DCC文件管理控制培训.ppt

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1、ISO9001:2008、ISO14001:2004、TS16949:20092021/9/262021/9/261 1纲 要文控职责文控职责文控范围文控范围文件级别文件级别受控文件类型受控文件类型文件编制、审批权限文件编制、审批权限文件编号文件编号文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件分类整理、检索、保存文件分类整理、检索、保存记录的填写、整理、检索、保存记录的填写、整理、检索、保存2021/9/262021/9/262 2文 控 职 责 对公司对公司对公司对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、部

2、门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。使用的文件均为有效版本。使用的文件均为有效版本。使用的文件均为有效版本。按规章办事；按规章办事；按规章办事；按规章办事；按文件控制程序处理文件按文件控制程序处理文件按文件控制程序处理文件按文件控制程序处理文件,并按要求分发文件到每个部门；并按要求分发文件到每个部门；并按

3、要求分发文件到每个部门；并按要求分发文件到每个部门；控制文件及编号；控制文件及编号；控制文件及编号；控制文件及编号；确保所有发出的受控文件均有确保所有发出的受控文件均有确保所有发出的受控文件均有确保所有发出的受控文件均有“受控文件受控文件受控文件受控文件”印章，此印章复印印章，此印章复印印章，此印章复印印章，此印章复印无效；无效；无效；无效；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；对部门文件进行分类整理、检索、保存；对部门文件进

4、行分类整理、检索、保存；对部门文件进行分类整理、检索、保存；对部门文件进行分类整理、检索、保存；2021/9/262021/9/263 3范范围APPLICATION申申请/编制制APPROVALAPPROVAL批准批准批准批准ISSUANCEISSUANCE发行发行发行发行CANCEL取消取消RECALL回收回收UPDATE更新更新RETENTION保留保留CHECK检查/审核核文件控制范文件控制范围2021/9/262021/9/264 4文件级别文件级别1)1)手册手册手册手册(manual-MAmanual-MA)质量、环境、职业健康质量、环境、职业健康质量、环境、职业健康质量、环境、

5、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉全主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉全主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉全主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉全体员工或顾客体员工或顾客体员工或顾客体员工或顾客2)2)程序文件程序文件程序文件程序文件(procedure-PRprocedure-PR)文件控制程序文件控制程序文件控制程序文件控制程序 是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针及是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针及是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针及是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针及目标的文件目标的文件目标的文件目

6、标的文件3)3)支持文件支持文件支持文件支持文件(work instruction-WIwork instruction-WI)SOP)SOP，SIPSIP，岗位要求岗位要求岗位要求岗位要求 详细说明特定作业是如何运作的关系详细说明特定作业是如何运作的关系详细说明特定作业是如何运作的关系详细说明特定作业是如何运作的关系4)4)记录表格记录表格记录表格记录表格(record-RErecord-RE)是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的文是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的文是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的文是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的文件件件件2021

7、/9/262021/9/265 5受控文件类型手册程序文件操作规程作业指导书企业标准检验标准APQPFMEA表格年度质量目标目标、指标及管理方案年度培训计划岗位职责要求工程/工艺更改书外部客户文件年度内外审资料年度管理评审2021/9/262021/9/266 6文件编制、审批权限文件编制、审批权限文件类型文件类型文件类型文件类型编制、修订、编制、修订、编制、修订、编制、修订、废止废止废止废止编号提供编号提供编号提供编号提供审核审核审核审核批准批准批准批准备案部门备案部门备案部门备案部门文件分发、文件分发、文件分发、文件分发、回收回收回收回收手册文件手册文件手册编写小组手册编写小组企管部企管部

8、管理者代表管理者代表总经理总经理企管部企管部企管部企管部程序文件程序文件手册编写小组手册编写小组/各部门各部门企管部企管部管理者代表管理者代表总经理总经理企管部企管部企管部企管部标准类文件标准类文件职责部门职责部门提出部门提出部门知识产权部知识产权部技术部技术部知识产权部知识产权部总经理总经理知识产权知识产权部部知识产权知识产权部部公司公司管理类文件管理类文件企管部企管部企管部企管部分管领导分管领导总经理总经理分管领导分管领导企管部企管部企管部企管部部门部门管理类文件管理类文件编制部门编制部门企管部企管部部门负责人部门负责人分管领导分管领导总经理总经理企管部企管部编制部门编制部门表单表单编制部

9、门编制部门企管部企管部部门负责人部门负责人/企管部企管部编制部门编制部门2021/9/262021/9/267 7文件编号原则第一、二级文件编码规则第一、二级文件编码规则第一、二级文件编码规则第一、二级文件编码规则NO.NO.文件类型文件类型公司代码公司代码文件类型文件类型顺序号顺序号例如例如/参考参考1 1方针、目标、方针、目标、手册文件手册文件TPTPMAMA001-999001-999TP-MA-001TP-MA-001质量手册质量手册2 2程序文件程序文件TPTPPRPR001-999001-999TP-PR-001TP-PR-001TP-EP-014TP-EP-014文件控制程序文件

10、控制程序化学品管理程序化学品管理程序2021/9/262021/9/268 8第三级文件编码规则（公司级）第三级文件编码规则（公司级）第三级文件编码规则（公司级）第三级文件编码规则（公司级）NO.NO.文件类型文件类型公司代码公司代码文件类别文件类别顺序号顺序号例如例如/参考参考1 1企业标准企业标准TP/OCTP/OCQBQB001-999001-999OC-QB-001/2009OC-QB-001/2009D101D101检验标准检验标准2 2技术文件技术文件TP/OCTP/OCTCTC001-999001-999/3 3管理文件管理文件TP/OCTP/OCWIWI001-999001-9

11、99/文件编号原则2021/9/262021/9/269 9文件编号原则第三阶文件编码规则（部门级）第三阶文件编码规则（部门级）NO.NO.文件类型文件类型公司代码公司代码部门代码部门代码文件类别文件类别顺序号顺序号例如例如/参考参考1 1技术类文件技术类文件TP/OCTP/OCQC/HR/MFQC/HR/MF等等QB/TCQB/TC001-999001-999TP/QC-TC-028TP/QC-TC-028水分仪操作规程水分仪操作规程2 2管理类文件管理类文件TP/OCTP/OCQC/HR/MFQC/HR/MF等等WIWI001-999001-999TP/QC-WI-015TP/QC-WI-

12、015废水管理方案废水管理方案第四阶文件编码规则第四阶文件编码规则NO.NO.文件类型文件类型公司代码公司代码部门代码部门代码文件类别文件类别顺序号顺序号例如例如/参考参考1 1记录表单记录表单TP/OCTP/OCQC/HR/MFQC/HR/MF等等RERE001-999001-999TP/HR-RE-001TP/HR-RE-001年度培训计划年度培训计划TP/HR-RE-002TP/HR-RE-002培训执行表培训执行表2021/9/262021/9/261010文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件发行、修订、作废、遗失处理流程流程流程流程流程图图图图职责权职责权职责权职责权限限限限相关相

13、关相关相关说说说说明明明明工作表工作表工作表工作表单单单单各部各部门门各各职责职责部部门编门编制文件制文件文件文件编编制表格制表格DCCDCC管理管理类类文件向企文件向企业办业办索取索取编码编码，技，技术类术类文件向知文件向知识产权识产权部部索取索取编码编码/分管分管领导领导管理管理类类文件提交分管文件提交分管领导审领导审核，体系核，体系类类文件提交管代文件提交管代审审核，核，技技术类术类文件提交技文件提交技术术部部/知知识产权识产权部部审审核核/分管分管领导领导总经总经理理管理管理类类文件可由分管文件可由分管领导领导批准批准/总经总经理批准；体系理批准；体系类类文件及文件及技技术类术类文件由

14、文件由总经总经理批准；理批准；/DCCDCC管理管理类类、体系、体系类类文到企文到企业办备业办备案；技案；技术类术类文件到知文件到知识产权识产权部部备备案；受控文件需盖受控印章后下案；受控文件需盖受控印章后下发发；/编编制部制部门门文件文件备备案后，案后，编编制部制部门门将批准后文件下将批准后文件下发发到相关到相关联联部部门门；有作有作废废文件的，同文件的，同时时收回作收回作废废文件；文件；文件分文件分发发回收回收记录记录关关联联部部门门1.1.文件修文件修订订由文件中涉及到的关由文件中涉及到的关联联部部门门提出，并填提出，并填写写文件更改申文件更改申请请通知通知单单说说明修明修订订原因；原因

15、；2.2.文件修文件修订订原因得到原因得到编编制部制部门门或相关或相关领导领导同意后同意后进进行文件修行文件修订订；文件更改申文件更改申请请通知通知单单编编制部制部门门2.1 2.1 当出当出现现文件需作文件需作废时废时，编编制部制部门门提出文件提出文件/记录销记录销毁毁申申请请表，表，说说明原因，提交申明原因，提交申请请；文件文件/记录销记录销毁毁申申请请表表分管分管领导领导总经总经理理2.2 2.2 文件文件/记录销记录销毁毁申申请请表提交分管表提交分管领导审领导审核，上一核，上一级级领导领导批准；批准；文件文件/记录销记录销毁毁申申请请表表编编制部制部门门DCCDCC2.3 2.3 各文

16、件各文件编编制部制部门负责门负责回收下回收下发发的作的作废废文件；技文件；技术类术类文文件由知件由知识产权识产权部回收；公司管理部回收；公司管理类类文件及体系文件由企文件及体系文件由企业业办办回收；回收；文件分文件分发发回收回收记录记录企企业办业办知知识产权识产权2.4 2.4 对对回收后的作回收后的作废废文件，文件，DCCDCC要及要及时销时销毁毁，并注，并注销销相相应应文件文件编编号；号；文件文件/记录销记录销毁毁申申请请表表使用部使用部门门3.1 3.1 文件使用部文件使用部门门当出当出现现文件文件遗遗失失时时，可，可说说明原因，明原因，并提出申并提出申请请；DCCDCC3.2 3.2

17、企企业办业办/知知识产权识产权部部审审核提交申核提交申请请；3.33.3根据申根据申请请重新重新发发放文件，并做好放文件，并做好发发放登放登记记；文件分文件分发发回收回收记录记录2021/9/262021/9/261111记录填写、整理、检索记录记录记录记录:记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分.所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行

18、过程，而过程结果则是指体所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。系运行效果和产品满足质量要求的程度。系运行效果和产品满足质量要求的程度。系运行效果和产品满足质量要求的程度。根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。根据记录的上述特性

19、，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。质量记录：质量记录：质量记录：质量记录：质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有运行的证实。运行的证实。运行的证实。运行的证实。对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型：对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型：对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型：对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型：1

20、)1)与质量体系运行有关的记录，包括：与质量体系运行有关的记录，包括：与质量体系运行有关的记录，包括：与质量体系运行有关的记录，包括：“质量体系审核报告；质量成本报告；质量体系审核报告；质量成本报告；质量体系审核报告；质量成本报告；质量体系审核报告；质量成本报告；设计评设计评设计评设计评审报告；审报告；审报告；审报告；设计验证记录；设计验证记录；设计验证记录；设计验证记录；设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、考核记录等等。考

21、核记录等等。考核记录等等。考核记录等等。2)2)与产品有关的记录，包括：与产品有关的记录，包括：与产品有关的记录，包括：与产品有关的记录，包括：产品鉴定报告；产品鉴定报告；产品鉴定报告；产品鉴定报告；产品审核报告：产品审核报告：产品审核报告：产品审核报告：产品验证报告；产品验证报告；产品验证报告；产品验证报告；质量检验记录；质量检验记录；质量检验记录；质量检验记录；产品试验记录；产品试验记录；产品试验记录；产品试验记录；不合格品处置报告；不合格品处置报告；不合格品处置报告；不合格品处置报告；产品让步记录，等等。产品让步记录，等等。产品让步记录，等等。产品让步记录，等等。2021/9/26202

22、1/9/261212质量记录的作用质量记录的作用质量记录的作用质量记录的作用 ：A.A.质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管 理就没有实际义意。理就没有实际义意。理就没有实际义意。理就没有实际义意。B.B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。C.C.质量记录是一种

23、客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。D.D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。E.E.质量记录有利于产品标识和可追溯性。质量记录有利于产品标识和可追溯性。质量记录有利于产品标识和可追溯性。质量记录有利于产品标识和可追溯性。记录填写：记录填写：记录填写：记录填写：记录的填写要求及时记录的填写要

24、求及时记录的填写要求及时记录的填写要求及时,真实真实真实真实,准确准确准确准确,按规定进行填写按规定进行填写按规定进行填写按规定进行填写.字迹清晰字迹清晰字迹清晰字迹清晰,不得涂改不得涂改不得涂改不得涂改;若有填错若有填错若有填错若有填错,用线或用线或用线或用线或/线划掉线划掉线划掉线划掉,在旁边重新填写上正确在旁边重新填写上正确在旁边重新填写上正确在旁边重新填写上正确数值数值数值数值,并签上修并签上修并签上修并签上修 改人名字改人名字改人名字改人名字,填写修改日期填写修改日期填写修改日期填写修改日期.当出显记录空白栏目无内容可填写时当出显记录空白栏目无内容可填写时当出显记录空白栏目无内容可填

25、写时当出显记录空白栏目无内容可填写时,要求在空白的适中位置画一横线要求在空白的适中位置画一横线要求在空白的适中位置画一横线要求在空白的适中位置画一横线,表示记录已被关注表示记录已被关注表示记录已被关注表示记录已被关注,只是无内容可填只是无内容可填只是无内容可填只是无内容可填.如何是纵向几行均无内容可填写如何是纵向几行均无内容可填写如何是纵向几行均无内容可填写如何是纵向几行均无内容可填写,用用用用一斜线代之一斜线代之一斜线代之一斜线代之.记录的签署记录的签署记录的签署记录的签署(检测人检测人检测人检测人,审核人审核人审核人审核人,批准人批准人批准人批准人)均应签署全名均应签署全名均应签署全名均应

26、签署全名,尽可能清晰易辨不允尽可能清晰易辨不允尽可能清晰易辨不允尽可能清晰易辨不允许有姓无名或有名无姓存在许有姓无名或有名无姓存在许有姓无名或有名无姓存在许有姓无名或有名无姓存在.2021/9/262021/9/261313记录整理、保存、检索：记录整理、保存、检索：记录整理、保存、检索：记录整理、保存、检索：记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、检索可按照文件要求进行分级整理保存，检索可按照文件要求进行分级整理保存，检索可按照文件要求进行分级整理保

27、存，检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照记按照记按照记按照记录控制程序中规定的保存年限进行保存。录控制程序中规定的保存年限进行保存。录控制程序中规定的保存年限进行保存。录控制程序中规定的保存年限进行保存。2021/9/262021/9/261414文件分类整理、检索、保存文件分类整理、检索、保存2021/9/262021/9/2615152021/9/262021/9/261616整理（SEIRI）：区分必需与非必需品，把非必需品处理，在岗位上只放必须品。6S 管理管理2021/9/262021/9/261717因缺乏整理造成的浪费因缺乏整理造成的浪费空间浪费空间浪费资金浪费资金浪费时间浪

28、费时间浪费人力资源浪费人力资源浪费如何进行整理？如何进行整理？区分必需品与非必需品。将必需品的适量降到最低程度；处理非必需品；2021/9/262021/9/261818整顿（SEITON）：把区分好的东西分区作好标识，必需品定置存放，在30秒内找到要找的东西；2021/9/262021/9/261919整理不好造成的浪费A.寻找时间的浪费；B.停止和等待的浪费；C.认为本单位没有而盲目购买所造成的浪费；D.计划变更而产生的浪费；E.交货期延迟而产生的浪费。2021/9/262021/9/262020寻找物料百态图寻找物料百态图2021/9/262021/9/262121如何进行整顿？如何进行

29、整顿？彻底地进行整理彻底地进行整理确定放置场所确定放置场所规定摆放方法规定摆放方法进行标识进行标识色线的含义有以下几种：色线的含义有以下几种：黄线，它是属于那种可移动的设置，也是一种临时黄线，它是属于那种可移动的设置，也是一种临时黄线，它是属于那种可移动的设置，也是一种临时黄线，它是属于那种可移动的设置，也是一种临时的摆设；的摆设；的摆设；的摆设；白线就是作业区；白线就是作业区；白线就是作业区；白线就是作业区；红线就是不良区跟不良品。红线就是不良区跟不良品。红线就是不良区跟不良品。红线就是不良区跟不良品。绿色：料区、成品区2021/9/262021/9/262222清扫（SEISO）：将岗位保

30、持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态；2021/9/262021/9/262323清洁（SEIKETSU）：将前3S进行到底，并且制度化、管理透明化；素养（SHITSUKE）：对于规定的事，严格遵守、严格执行；安全（SAFETY）：生产安全，人人有责；安全生产、预防为主。2021/9/262021/9/262424文件的分类整理原则和方法一级分类：一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或以各部门的字母来代表（公司编号表）以各部门的字母来代表（公司编号表）二级分类：二级分类：按照文件类型来划分；例如：通知，会议记录，申按照文件类型来划分

31、；例如：通知，会议记录，申请书，检验标准，检验报告、培训计划等等，按照请书，检验标准，检验报告、培训计划等等，按照不同的类目进行分类；不同的类目进行分类；三级分类：三级分类：按照文件年份来划分，分月进行分类整理；按照文件年份来划分，分月进行分类整理；例如：例如：20102010年入库记录（年入库记录（1 1月份入库记录，月份入库记录，2 2月份入月份入库记录库记录）；）；20102010年原材料检验报告（年原材料检验报告（1 1月份检验月份检验报告，报告，2 2月份检验报告月份检验报告或再细分：或再细分：1 1月份油漆类月份油漆类检验报告，检验报告，1 1月份树脂类检验报告月份树脂类检验报告）

32、2021/9/262021/9/2625252021/9/262021/9/2626262021/9/262021/9/2627272021/9/262021/9/2628282021/9/262021/9/262929五五.文件控制程序文件控制程序1.1.掌握体系文件总体分类掌握体系文件总体分类掌握体系文件总体分类掌握体系文件总体分类方针、目标方针、目标手册手册程序文件程序文件作业指导书类文件作业指导书类文件相关记录相关记录2.2.熟悉体系文件的编制、审核、批准规定熟悉体系文件的编制、审核、批准规定熟悉体系文件的编制、审核、批准规定熟悉体系文件的编制、审核、批准规定手册、程序文件手册、程序文

33、件手册、程序文件手册、程序文件-由管代组织编写，经管理者代表审核，总经理由管代组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。批准。作业指导书类文件作业指导书类文件作业指导书类文件作业指导书类文件-由各部门负责编制本部门相关的管理或作业由各部门负责编制本部门相关的管理或作业指导文件，部门负责人审核，总经理批准。指导文件，部门负责人审核，总经理批准。技术研发部负责产品标准、岗位操作法、工艺作业指导书、检验计划技术研发部负责产品标准、岗位操作法、工艺作业指导书、检验计划等技术文件的编制，部门负责人审核，副总经理批准。等技术文件的编制，部门负责人审核，副总经理批准。2021/9/262021/9/26303

34、03.3.文件的发放和回收文件的发放和回收文件的发放和回收文件的发放和回收盖有红色盖有红色“受控受控”印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复印；印；技术类文件由知识产权部统一发放和管理，其他体系运行的相关技术类文件由知识产权部统一发放和管理，其他体系运行的相关文件由总经办统一发放与管理；文件由总经办统一发放与管理；手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理确定，其它支持性文件由编制部门确定确定，其它支持性文件由编制部门确定发文部门填制文件分发与回收记录，由部门接收人签收并负发文部门填

35、制文件分发与回收记录，由部门接收人签收并负责文件去向；责文件去向；各部门受到文件资料后编制并及时更新部门受控文件记录一览各部门受到文件资料后编制并及时更新部门受控文件记录一览表，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的表，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的文件；文件；当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流通顺畅；通顺畅；若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准后再由发文部门发放并登记。后再由发文部门发放并登记。2021/9/

36、262021/9/2631314.4.文件的更改文件的更改文件的更改文件的更改当文件需要修改时，提出人需先填写文件更改申请当文件需要修改时，提出人需先填写文件更改申请/通知通知单，说明更改原因，由原文件审批人进行审批；单，说明更改原因，由原文件审批人进行审批；文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原文件的文件分发与回收记录进行发放。同时需收回作废文件的文件分发与回收记录进行发放。同时需收回作废文件，并告知文件使用人更改处；文件，并告知文件使用人更改处；5.5.文件的管理文件的管理文件的管理文件的管理各部门体系文件（新编或修订）审核

37、批准后，原版文件交总各部门体系文件（新编或修订）审核批准后，原版文件交总经办存档，由总经办统一编制公司内部质量环境体系文件经办存档，由总经办统一编制公司内部质量环境体系文件一览表；一览表；各部门体系管理专员各部门体系管理专员各部门体系管理专员各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收负责本部门文件资料的建档、保管和收发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完好和易于检索查阅。好和易于检索查阅。2021/9/262021/9/263232六六.记录控制程序记录控制程序1.1.记录的管理记录的管理记录的管理记录的管理品管部负责

38、统一登记公司体系质量环境体系记录一览表，品管部负责统一登记公司体系质量环境体系记录一览表，各部门分别登记部门受控文件记录一览表。各部门分别登记部门受控文件记录一览表。部门若有记录表格需要增加、减少或修改时，经负责人批准部门若有记录表格需要增加、减少或修改时，经负责人批准后，需同时提交新的记录表格到品管部备案并修订质量环后，需同时提交新的记录表格到品管部备案并修订质量环境体系记录一览表。境体系记录一览表。品管部对各部门记录进行不定期抽查，并填写记录检查表品管部对各部门记录进行不定期抽查，并填写记录检查表2.2.记录的填写记录的填写记录的填写记录的填写为保证记录的真实、准确和可追溯性，记录一般不允

39、许随意为保证记录的真实、准确和可追溯性，记录一般不允许随意涂改。涂改。如系笔误或经证实原始记录有误，需要修改记录时应按照程如系笔误或经证实原始记录有误，需要修改记录时应按照程序规定执行，即在错误的内容上平行划两条线（保证原始记序规定执行，即在错误的内容上平行划两条线（保证原始记录可识别），并在其附近空白处填上正确的内容并签名，同录可识别），并在其附近空白处填上正确的内容并签名，同时注明更改日期。时注明更改日期。2021/9/262021/9/2633333.3.记录的检索、保存记录的检索、保存记录的检索、保存记录的检索、保存对入库单、现场记录表等发生频次较多的原始记录，部门可按月对入库单、现场

40、记录表等发生频次较多的原始记录，部门可按月份整理汇总。其余发生频次较少的记录，各部门可安排每年进份整理汇总。其余发生频次较少的记录，各部门可安排每年进行一次总的整理。对完善的记录按时间先后顺序装订成册，并行一次总的整理。对完善的记录按时间先后顺序装订成册，并在其封面注明记录全称、部门别、记录编号及发生时间段等。在其封面注明记录全称、部门别、记录编号及发生时间段等。4.4.记录的保存期限和处理记录的保存期限和处理记录的保存期限和处理记录的保存期限和处理记录保存期限的规定记录保存期限的规定 内审和管理评审记录保存期限为三年以上，其它记录：原始记内审和管理评审记录保存期限为三年以上，其它记录：原始记

41、录为一年以上、报告为二年以上、台账为三年以上，其它文件录为一年以上、报告为二年以上、台账为三年以上，其它文件另有规定者按照规定执行。另有规定者按照规定执行。超过保存期限的记录，由记录保管人员填写文件超过保存期限的记录，由记录保管人员填写文件/销毁申请表销毁申请表，经本部门负责人审核，管理者代表批准后方可进行处理，经本部门负责人审核，管理者代表批准后方可进行处理2021/9/262021/9/263434七七.内部审核控制程序内部审核控制程序1.1.目的：目的：目的：目的：验证质量环境管理体系是否符合标准要求，是否得到有效地保持、验证质量环境管理体系是否符合标准要求，是否得到有效地保持、实施和改

42、进实施和改进2.2.审核前准备：审核前准备：审核前准备：审核前准备：由总经理制定审核组长。审核组长在审核前召开审核小组会议，编由总经理制定审核组长。审核组长在审核前召开审核小组会议，编制本次内审实施计划，并编制审核检查表，交管理者代表批准。制本次内审实施计划，并编制审核检查表，交管理者代表批准。内审实施计划批准后，至少提前一周发至审核员和审核部门，内审实施计划批准后，至少提前一周发至审核员和审核部门，受审部门如有异议，应在内审前三天内通知审核组长调整。受审部门如有异议，应在内审前三天内通知审核组长调整。落实管理评审报告中与本部门相关的工作；落实管理评审报告中与本部门相关的工作；制定本部门纠正与

43、预防措施并组织实施。制定本部门纠正与预防措施并组织实施。2021/9/262021/9/2635353.3.首次会议首次会议首次会议首次会议参加会议人员：总经理、管理者代表、内审组长及成员、各部门负责参加会议人员：总经理、管理者代表、内审组长及成员、各部门负责人。人。会议内容：由内审组长阐明审核的目的、范围、依据、方式、组员和会议内容：由内审组长阐明审核的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排，以及其它相关的事宜内审日程安排，以及其它相关的事宜4.4.现场审核现场审核现场审核现场审核内审员根据内审实施计划安排，通过看、问、查的方式，客内审员根据内审实施计划安排，通过看、问、查的方式，客观公

44、正的检查质量环境体系运行的符合性、有效性、适宜性，将观公正的检查质量环境体系运行的符合性、有效性、适宜性，将体系运行效果及不符合项详细记录在审核检查表中，针对不符合体系运行效果及不符合项详细记录在审核检查表中，针对不符合情况具体开具不符合项报告情况具体开具不符合项报告5.5.末次会议末次会议末次会议末次会议内内内内审组长提交内审报告，宣读发现的不符合项，并就审核实施情审组长提交内审报告，宣读发现的不符合项，并就审核实施情况进行总结评价，就体系存在的问题进行解说，提出相关改进的况进行总结评价，就体系存在的问题进行解说，提出相关改进的意见和建议。意见和建议。2021/9/262021/9/2636

45、36八八.管理评审控制程序管理评审控制程序1.1.目的：目的：目的：目的：保证体系运行的适宜性、充分性和有效性，并为体系持续改进寻保证体系运行的适宜性、充分性和有效性，并为体系持续改进寻求机会。求机会。2.2.形式形式形式形式管理评审以召开会议的形式进行，由总经理主持实施，管理者代管理评审以召开会议的形式进行，由总经理主持实施，管理者代表筹划，各部门主要负责人参与汇报完成。表筹划，各部门主要负责人参与汇报完成。总经理对各部门提出的问题提出解决方案，并明确责任部门、责总经理对各部门提出的问题提出解决方案，并明确责任部门、责任人、完成时间等。任人、完成时间等。会后由品管部根据会议精神发出管理评审跟

46、进措施表会后由品管部根据会议精神发出管理评审跟进措施表3.3.各部门主要职责：各部门主要职责：各部门主要职责：各部门主要职责：准备与本部门相关的管理评审资料，汇报本部门工作；准备与本部门相关的管理评审资料，汇报本部门工作；落实管理评审报告中与本部门相关的工作；落实管理评审报告中与本部门相关的工作；制定本部门纠正与预防措施并组织实施。制定本部门纠正与预防措施并组织实施。2021/9/262021/9/263737九九.人力资源控制程序人力资源控制程序1.1.目的：目的：目的：目的：通过对从事影响质量环境工作的人员实施有效管理并提供适宜通过对从事影响质量环境工作的人员实施有效管理并提供适宜培训，确

47、保其能胜任本职工作培训，确保其能胜任本职工作2.2.部门职责：部门职责：部门职责：部门职责：人力资源部负责编制、完善员工手册，并监督实施；人力资源部负责编制、完善员工手册，并监督实施；人力资源部负责制定年度培训计划，并组织或监督实施，人力资源部负责制定年度培训计划，并组织或监督实施，负责对各类培训记录进行存档、管理；负责对各类培训记录进行存档、管理；人力资源部根据公司组织架构情况，协同各部门编制并及时更人力资源部根据公司组织架构情况，协同各部门编制并及时更新岗位职责权限说明书；新岗位职责权限说明书；3.3.需注意的问题：需注意的问题：需注意的问题：需注意的问题：各部门针对各项培训，做好培训记录

48、及有效性评估后需及时反各部门针对各项培训，做好培训记录及有效性评估后需及时反馈到人力资源部存档管理；馈到人力资源部存档管理；对于特殊工种人员需定期评定相关资质，确保关键工序的控制对于特殊工种人员需定期评定相关资质，确保关键工序的控制管理管理2021/9/262021/9/263838十十.纠正与预防控制程序纠正与预防控制程序1.1.目的：目的：目的：目的：查明并消除质量环境管理体系运行和产品生产全过程查明并消除质量环境管理体系运行和产品生产全过程中已发现或潜在的不合格原因，采取措施，防止不合中已发现或潜在的不合格原因，采取措施，防止不合格继续发生，确保体系有效运行和持续改进。格继续发生，确保体

49、系有效运行和持续改进。2.2.工作程序工作程序工作程序工作程序措施的制定与实施确定完成日期措施的制度化文件化措施有效性的验证、评审执行措施跟踪记录不合格原因的分析与调查纠正及预防措施要求的发出数据及信息的定期收集发现不合格确定责任方2021/9/262021/9/263939十一十一.法律法规控制程序法律法规控制程序1.1.目的：目的：目的：目的：收集与评价环境法律法规及其他相关要求，以便环境管理的执行收集与评价环境法律法规及其他相关要求，以便环境管理的执行2.2.部门职责：部门职责：部门职责：部门职责：品管部负责环境法律法规及其他相关要求的收集，确认其适应性，品管部负责环境法律法规及其他相关

50、要求的收集，确认其适应性，并制定法律法规清单并制定法律法规清单管理者代表负责审查应遵守的相关法律法规和其它要求，批准管理者代表负责审查应遵守的相关法律法规和其它要求，批准法律法规清单，确定法律法规和其它要求的发放范围法律法规清单，确定法律法规和其它要求的发放范围其它相关部门协助法律法规及其他相关要求的收集和执行其它相关部门协助法律法规及其他相关要求的收集和执行.（做到（做到实时关注法律法规，宣导环保，增强部门员工的环保意识实时关注法律法规，宣导环保，增强部门员工的环保意识)3.3.需注意的问题：需注意的问题：需注意的问题：需注意的问题：收集到法律法规及其他相关要求，应注意其发展变化，做好及时收