客户投诉处理技巧(新职员培训).ppt
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1、主讲人:何春浓主讲人:何春浓客户投诉处理技巧客户投诉处理技巧1培训内容培训内容一、客户投诉处理流程一、客户投诉处理流程二、客户投诉处理技巧二、客户投诉处理技巧三、典型案例探讨三、典型案例探讨2第一部分:客户投诉处理流程第一部分:客户投诉处理流程投诉的分类投诉的分类有效投诉的定义有效投诉的定义投诉处理的宗旨投诉处理的宗旨投诉处理的原则投诉处理的原则投诉处理的程序投诉处理的程序3投诉分类投诉分类一类投诉:一类投诉:与物业管理服务有关的投诉与物业管理服务有关的投诉二类投诉:二类投诉:由于地产公司房屋质量、物业配套由于地产公司房屋质量、物业配套设施等原因导致的投诉设施等原因导致的投诉三类投诉:三类投诉
2、:外部环境、非管理服务区域公共配外部环境、非管理服务区域公共配套设施等原因导致的投诉。套设施等原因导致的投诉。投诉是指外部顾客的投诉投诉是指外部顾客的投诉4有效投诉的定义有效投诉的定义 由于我方服务不到位或对各项业由于我方服务不到位或对各项业务监控不严、服务人员技能欠缺等情务监控不严、服务人员技能欠缺等情况导致顾客不满,通过口头、书面和况导致顾客不满,通过口头、书面和网络等形式反映的抱怨。网络等形式反映的抱怨。5案例一:案例一:网民反映网民反映4 4月月5 5日海桐苑儿童木马破损日海桐苑儿童木马破损已久已久,4,4月月2929日投诉莲花苑的儿童滑梯因破损,维日投诉莲花苑的儿童滑梯因破损,维修人
3、员把梯的下部剪去,但仍存在安全隐患修人员把梯的下部剪去,但仍存在安全隐患,已,已存在很长一段时间了存在很长一段时间了 。案例二:案例二:网民反映网民反映4 4月月2727日日业主投诉其业主投诉其父母正父母正在翠柏苑装修房子时,有几次保洁员及保洁员的在翠柏苑装修房子时,有几次保洁员及保洁员的老公闯入现场找活干。并质疑:他们能够自由入老公闯入现场找活干。并质疑:他们能够自由入各苑是否有合法证件?且如此骚扰业主也存在安各苑是否有合法证件?且如此骚扰业主也存在安全隐患。全隐患。以上两宗投诉是否算有效投诉以上两宗投诉是否算有效投诉?6投诉处理宗旨:投诉处理宗旨:站在客户角度,尽最大可能解决顾站在客户角度
4、,尽最大可能解决顾客实际问题,提升顾客满意度。客实际问题,提升顾客满意度。7投诉处理原则:及时投诉处理原则:及时对投诉及时做出反应,并在规定的时间进对投诉及时做出反应,并在规定的时间进行有效处理,不能及时处理完毕的应按时行有效处理,不能及时处理完毕的应按时跟进,并适时通知客户。跟进,并适时通知客户。案例:桃源村案例:桃源村2424栋叶先生投诉,栋叶先生投诉,4 4月天月天花板渗水后向管理处反映维修事宜,至花板渗水后向管理处反映维修事宜,至今未解决,认为管理处工作下降。今未解决,认为管理处工作下降。8注重承诺和契约,有诺必践,处理问题应以注重承诺和契约,有诺必践,处理问题应以能够公诸于众为标准,
5、不暗箱操作,不承诺能够公诸于众为标准,不暗箱操作,不承诺能力以外的事情。能力以外的事情。投诉处理原则:诚信投诉处理原则:诚信如:红线外问题的处理如:红线外问题的处理9投诉处理原则:专业投诉处理原则:专业以专业标准要求自己,对客户体恤、尊重,以专业标准要求自己,对客户体恤、尊重,协调专业部门从专业角度处理问题,做到实协调专业部门从专业角度处理问题,做到实事求是,有根有据,维护公司专业形象。事求是,有根有据,维护公司专业形象。如:房屋质量问题的处理如:房屋质量问题的处理10投诉处理的程序:投诉处理的程序:1 1、一个工作日内回应、一个工作日内回应2 2、记记录录:工工作作信信息息本本,有有难难度度
6、并并超超过过1 1个个工工作作日日的的投投诉诉填填写写顾顾客客投投诉诉记记录录表表,视视情情况回访。况回访。3 3、房屋质量问题:书面知会,跟进处理、房屋质量问题:书面知会,跟进处理4 4、红线外问题:协调、跟进、报告、反馈、红线外问题:协调、跟进、报告、反馈 11上上级级公公司司(地地产产、集集团团、政政府府部部门门转转来来的的投投诉诉)由由品品质质部部填填写写顾顾客客投投诉诉记记录录表表,被被投投诉诉部部门门一一个个工工作作日日反反馈馈处处理理措措施施,并并在在规规定定时时间间内内完完成成,品质部视情况回访。品质部视情况回访。网络投诉的处理,由客服中心转责任部门,部门网络投诉的处理,由客服
7、中心转责任部门,部门负责人按规定时间将处理措施反馈给客服中心和负责人按规定时间将处理措施反馈给客服中心和品质部,由客服中心回复顾客。(注:重要投诉品质部,由客服中心回复顾客。(注:重要投诉回复需报品质部审核)回复需报品质部审核)投诉处理的程序:投诉处理的程序:12投诉总结分析:投诉总结分析:业务部门:业务部门:1 1、顾客投诉统计,每月、顾客投诉统计,每月2828日;日;2 2、向业主通报月投诉处理情况,每月、向业主通报月投诉处理情况,每月3030日;日;3 3、遗留问题统计,季度一次;、遗留问题统计,季度一次;4 4、投诉统计分析,季度一次。、投诉统计分析,季度一次。13投诉总结分析:投诉总
8、结分析:品质管理部:品质管理部:1 1、季度统计分析、季度统计分析2 2、收集典型案例,、收集典型案例,品质月刊品质月刊公布公布3 3、季度组织客服人员交流会、季度组织客服人员交流会14第二部分:客户信息系统介绍第二部分:客户信息系统介绍客户信息系统作用客户信息系统作用任务处理流程任务处理流程系统结构设计说明系统结构设计说明系统模块操作说明系统模块操作说明15第三部分:投诉处理技巧第三部分:投诉处理技巧1 1、如何理解客户投诉、如何理解客户投诉2 2、处理客户投诉的基本程序及注意事项、处理客户投诉的基本程序及注意事项3 3、客户满意服务的过程、客户满意服务的过程16如何理解客户投诉如何理解客户
9、投诉投诉客户是信任公司的人投诉客户是信任公司的人客户的投诉是送给公司最好的礼物客户的投诉是送给公司最好的礼物客户投诉指明了公司前进的方向、改善运作的客户投诉指明了公司前进的方向、改善运作的平台平台妥善处理客户投诉,更有可能成为忠诚客户妥善处理客户投诉,更有可能成为忠诚客户(万科在投诉中完美)(万科在投诉中完美)17客户的需求:客户的需求:不了解投诉客户的需求,按照自己的意图不了解投诉客户的需求,按照自己的意图解决投诉问题,只是一厢情愿。解决投诉问题,只是一厢情愿。不同的客户会有不同的需求,只有了解他不同的客户会有不同的需求,只有了解他们的需求,才可能解决他们的问题。们的需求,才可能解决他们的问
10、题。18投诉客户的需求:投诉客户的需求:不满的顾客可能想要从你那得到以下答复:不满的顾客可能想要从你那得到以下答复:1、认真地对待顾客、认真地对待顾客2、尊重顾客、尊重顾客3、立即解决问题、立即解决问题/采取行动采取行动4、赔偿或补偿、赔偿或补偿5、惩罚过失者、惩罚过失者6、消除问题不让它再次发生、消除问题不让它再次发生7、听取顾客的意见、听取顾客的意见1920迅速带离接待现场迅速带离接待现场查明真相查明真相从客户角度考虑问题从客户角度考虑问题迅速处理回应迅速处理回应保留处理过程所有资料保留处理过程所有资料吸取教训彻底改进吸取教训彻底改进处理客户投诉步骤处理客户投诉步骤21接待客户投诉的专业态
11、度接待客户投诉的专业态度电话应记录或录音电话应记录或录音认真倾听客户陈述认真倾听客户陈述对客户的遭遇表示同情对客户的遭遇表示同情不急于申辩不急于申辩/道歉道歉对于重点要重复确认对于重点要重复确认记录要让客户核实签名记录要让客户核实签名明确告知处理的程序和时间明确告知处理的程序和时间22投诉出现后的心理准备投诉出现后的心理准备企业的心理准备:企业的心理准备:A A:正视、积极处理:正视、积极处理B B:在投诉中完美。:在投诉中完美。23处理投诉人员心理准备处理投诉人员心理准备时刻提醒自己代表公司时刻提醒自己代表公司以第三者态度看待顾客的投诉以第三者态度看待顾客的投诉学会控制自己的情绪学会控制自己
12、的情绪把处理投诉当作自我提升的一种考验把处理投诉当作自我提升的一种考验互相鼓励、形成良好氛围互相鼓励、形成良好氛围诚心诚意听取顾客申诉诚心诚意听取顾客申诉24处理投诉不正确的心态处理投诉不正确的心态害怕、回避害怕、回避强硬强硬随意应付(应及时汇报,反馈)随意应付(应及时汇报,反馈)25平息顾客愤怒的技巧平息顾客愤怒的技巧充分聆听充分聆听同情和理解同情和理解问题本身达成一致问题本身达成一致立即道歉立即道歉恢复信任感恢复信任感对个别利益给予个性化处理对个别利益给予个性化处理 26平息顾客愤怒的平息顾客愤怒的“禁止禁止”法则法则1 1、立刻与顾客摆道理、立刻与顾客摆道理 7 7、转嫁责任、转嫁责任
13、2 2、着急得出结论、着急得出结论 8 8、装傻气怜、装傻气怜3 3、一味地道歉、一味地道歉 9 9、与顾客辨论、与顾客辨论4 4、告诉顾客、告诉顾客“这是常有的事这是常有的事”1010、中断式与改变话题、中断式与改变话题5 5、言行不一、言行不一 1111、过多使用专业用语和术语、过多使用专业用语和术语6 6、吹毛求疵,责难顾客、吹毛求疵,责难顾客27处理投诉的九句处理投诉的九句“禁语禁语”1 1、没有这回事、没有这回事2 2、我绝对没有说过那种话、我绝对没有说过那种话3 3、这个问题属于开发商的事,你去找开发商、这个问题属于开发商的事,你去找开发商4 4、我们的服务是一分钱、一份事、我们的
14、服务是一分钱、一份事5 5、这个问题太简单、这个问题太简单6 6、改天我再和你联系、改天我再和你联系28处理投诉的九句处理投诉的九句“禁语禁语”7 7、我不太清楚、我不太清楚8 8、总会有办法的、总会有办法的9 9、肯定不行、肯定不行29处理投诉处理投诉“三不七要三不七要”三不:三不:不回避、不害怕、不随意不回避、不害怕、不随意七要:七要:要平等、要虚心、要真诚、要记录、要报告、要平等、要虚心、要真诚、要记录、要报告、要及时、要反馈。要及时、要反馈。30客户满意服务的过程客户满意服务的过程一、开始:一、开始:1 1、专业服务的态度、专业服务的态度2 2、体贴客户的感受、体贴客户的感受3 3、了
15、解客户的状况、了解客户的状况二、与客户正面接触二、与客户正面接触1 1、工作层面、工作层面 (寻求信息)找出客户的需要和期望(寻求信息)找出客户的需要和期望 (提供信息)(提供信息)给客户信息;检查客户是否明白给客户信息;检查客户是否明白31客户满意服务的过程客户满意服务的过程2 2、人性层面、人性层面 认同客户有感受认同客户有感受 解释服务的过程解释服务的过程 你会做什么,你为什么要这样做你会做什么,你为什么要这样做 强调正面的东西:对客户有什么好处,关客户什么事强调正面的东西:对客户有什么好处,关客户什么事三、结束面谈三、结束面谈1 1、询问客户是否满意;、询问客户是否满意;2 2、总结今
16、天成果,订下一步行动、总结今天成果,订下一步行动3 3、对客户表示欢迎,再会及感谢。、对客户表示欢迎,再会及感谢。32如何接受客户的批评、抱怨及投诉如何接受客户的批评、抱怨及投诉一、态度一、态度1 1、视客户的批评为进步的机会、视客户的批评为进步的机会2 2、适当的时候,甚至要求客户给你批评、适当的时候,甚至要求客户给你批评3 3、用积极性傾听的技巧,确定自己明白客户意思、用积极性傾听的技巧,确定自己明白客户意思4 4、注意听,看看自己是否真的要改进的地方。、注意听,看看自己是否真的要改进的地方。5 5、感谢客户给你指教、感谢客户给你指教33如何接受客户的批评、抱怨及投诉如何接受客户的批评、抱
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