公文管理知识培训课件.ppt

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1、公文管理制度培训课件陈卓卓 2012.1.112021/9/271目录 一、公文的概念及作用二、常用公文分类三、公文格式要求四、行文规则及语言层次要求五、如何起草公文六、如何发布公文2021/9/272一、公文的概念及作用 公文公文：指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范。什么是公文什么是公文2021/9/273一、公文的概念及作用 公文的作用公文的作用 公文是规范化管理的组成部分，也是规范化管理的重要体现，高质量的公文对于加强沟通、提升规范化管理水平

2、有着重要意义。2021/9/274二、常用公文分类 集团对现行公文的分类集团对现行公文的分类须须加加盖盖公公章章2021/9/275二、常用公文分类 常用公文文体常用公文文体1、报请性文件请示：适用于向上级单位请求指示或批准事项。报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问或要求。2、答复性文件批复：适用于答复下属部门或所属单位的请示事项。3、会议纪要适用于记录、传达会议情况和会议决定事项。4、对外单位文件函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽 工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。2021/9/276二、日常公文分类 5、告知性文件通知转发上级单位和不相隶属单位的公文；

3、批转所属单位的公文，发布规章、制度、程序；传达要求所属单位办理和需要周知或执行的事项；人事任免和聘用。通告适用于公布集团及所属单位应当遵守或周知的事项，无强制执行性。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖罚有关单位或个人，变更或撤销所属单位不适当的决定事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。6、决策性文件2021/9/277二、日常公文分类 “请示请示”与与“报告报告”在实际工作中，混淆“请示”与“报告”两种文体的情况较普遍，其负面影响是为正常的公文处理带来不便，甚至造成上级单位的错批、漏批。目前，混淆“请示”与“报告”的主要表现形式

4、就是报告中夹带请示事项，总裁办在收到所属各公司的报请性文件后，都会附上文件阅办单，呈相关领导签署意见，一般而言，报告的篇幅都很长，如果其中夹带了请示事项，不易被发现，很可能造成领导签批了自己不同意的事项，从而影响正常工作的开展。因而，一定要将请示与报告严格区分开。下面，主要对“请示”与“报告”的区别进行阐述。2021/9/278二、日常公文分类 2021/9/279二、日常公文分类 会议纪要的分类会议纪要的分类由公司领导召集的，对一个或少数几个项目、专业工作进行研究的会议。其会议纪要字号为“专会”。专题会会其他以公司名义召开的会议。其会议纪要字号为“工作会”。工作会工作会由集团总裁或所属公司总

5、经理召集的，总裁（总经理）办公会成员参加的会议。其会议纪要字号为“总会”。总裁（裁（总经理）理）办公会公会由集团总裁或所属公司总经理定期召集的，总结前一阶段工作，安排后一阶段工作的会议，如集团月度工作例会、周工作例会等。其会议纪要字号为“例会”。例会例会文头为“公司会议纪要”文头为“公司专题会议纪要”2021/9/2710三、公文格式要求 1、字体：除标题、主题词分别用二号、三号宋体外，其他全部用三号仿宋字体。2、标题：居中，可分一行或多行，回行时，要做到词义完整，排列对称。标题中除法规、规章名称加书名号以及为表示停顿加顿号外，一 般不用标点符号。3、正文：每自然段左空2字，数字、年份、标点符

6、号不能回行。4、附件：在正文下空1行，左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件 如有序号使用阿拉伯数码。附件名称后不加标点符号。6、附注：在成文日期下1行，居左空2字加圆括号标识。7、页码：对于两页（含）以上的公文须标明页码。5、成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。8、抄送单位、印发部门需左空1字，印发日期、印数需右空1字。2021/9/2711四、行文规则及语言层次要求 2、行文关系应根据的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和汇报。如 情况特殊，确需越级上报的，应当抄送给被越过的上级单位。3、“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位或部门，需要同时送其他单位 或部门

7、的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位或部门。4、“报告”中不得夹带请示事项。1、行文应当确有必要，注重效用。行文规则行文规则层次要求层次要求 公文特别是内容较多，逻辑关系较复杂的公文要注意分清层次，切勿将所有内容堆积在一个自然段中，给人一团乱麻的感觉。为此，可以借助正文标题和划分自然段的形式增加文章的层次感。2021/9/2712四、行文规则及语言层次要求 语言要求语言要求 1、语言表达要严谨，不能有歧义歧义。简单地说，歧义就是一句话出现两种或多种意思，从而妨碍接收者的理解。例如：u 并列结构中容易产生的歧义。10日和11日下午。请领取电脑、办公用品、招待用品申请单的同事到前台。u语序错误

8、容易产生的歧义。我公司3个下属单位的员工参与了本次技术评比，并取得了名次。u语法结构关系不明容易产生的歧义。请集团所属各公司综合部人员于2012年1月11日前来报到。2、语言表达要通顺并精简扼要通顺并精简扼要，减少不必要的修饰和赘述。“为节省看公文的人的精力和时间，公文就应该写得简而得要。”叶圣陶2021/9/2713五、如何起草公文 明确公文主旨明确公文主旨 任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 公文的主旨，即发文的主题与目的，用于解决哪些问题或告知哪些事项。2021/9/2714五、如何起草公文 选用合适的公文文体选用合适的公文文体 根据公文的主要内

9、容和用途，选用合适的公文文体。在选择过程中，主要考虑的因素有如下几点：1、对上行文还是对下行文。2、对集团内部行文还是对外单位行文。3、属于报请性还是告知性、答复性、决策性、纪录性。2021/9/2715五、如何起草公文 拟定提纲，安排文章结构拟定提纲，安排文章结构 拟定提纲对于保证公文表意清楚、层次合理清晰有着重要意义。因此，在公文起草前，应认真拟定提纲和安排结构，同时，文章内容应直观地反映出来。例如在起草请示类文件时，应将请示的主要原因、目的和事项写在正文部分，而其他背景类、说明类资料以附件形式附后，这样可方便公文接受者快速准确地查看该请示文件的主要内容。拟写正文拟写正文 待以上工作完成后

10、，便可按照所列提纲、结构正式起草正文，但要坚持开宗明义、简明扼要、紧扣主题等原则。2021/9/2716五、如何起草公文 请示类文章的主要结构请示类文章的主要结构1、“帽子”。每篇公文都有“帽子”，所谓帽子就是对整篇文章的主要内容的 概括。请示的帽子就是对请示原因和请示事项的简要介绍。2、请示的具体原因。当前工作遇到了哪些困难和阻碍，需要向上级单位请示。3、请示的具体事项：请求指示：对于工作中的困难，还没有成熟的解决办法，需要上级单位指示，那么可以讲需要达到的目的和可能的解决办法进行说明，以便领导决策。请求批准：对于工作中的困难，已经有解决的办法，但需要上级单位批准，那么可以将解决办法进行详细

11、说明。4、结束语：统一用“妥否，请批示。”2021/9/2717五、如何起草公文 通知类文章的主要结构通知类文章的主要结构1、“帽子”。对事件目的和事件内容的简要介绍。结尾句一般为“现将有关事 项通知如下：”2、通知的具体事项：会议（活动）的时间、地点、参加人员、相关要求等。3、结束语：统一用“特此通知。”2021/9/2718六、如何发布公文 公文发布流程公文发布流程若公文内容涉及其他部门职权范围内的事项，需在签发前送相关部门和主管领导会签。目前集团总部在公文发布的会签、签发环节有两种方式可以采用：1、通过EAS系统的发文审批流程可实现文件会签、签发，其中会签流程需发起协办。2、通过纸质的发

12、文审批单进行会签、签发。2021/9/2719六、如何发布公文 签发签发 文件的签发：以集团所属公司名义印发的公文，由公司总经理核准签发；以部门名义印发的公文由部门主管领导（分管该部门工作的公司领导）核准签发。会议纪要的签发：集团层面签发：由集团领导召集的，在集团所属公司召开的，内容涉及多个公司的会议，由所属公司起草会议纪要，由集团总裁办进行签发和发布。由集团部室召集的，在集团所属公司召开的会议，由集团部室起草会议纪要，由集团总裁办进行签发和发布。所属公司层面签发：由所属公司召集的会议，内容只涉及本公司工作，即使有集团领导参会，也由所属公司总经理签发。2021/9/27202021/9/2721