公文培训材料之九—公文处理基本要求及常见问题解析2.ppt

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1、2021/9/271公文处理基本要求及常见问题解析让世界更畅通2015年6月中国交建公文处理培训材料之九2021/9/272Contents目 录常用公文写作要求公文处理基本要求公文处理常见问题解析2021/9/273Contents目 录公文处理基本原则公文管理公文办理基本要求：公文处理遵循的规章公文办理2021/9/274公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布规章制度，指导、布置、商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联衔接有序的工作。公文和公文处理工作202

2、1/9/275 1.党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）2.党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）3.中国交通建设股份有限公司公文处理办法（中交股办字2012732号）公文处理遵循的规章2021/9/276 1.实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。2.办公室主管公司的公文处理工作，并对所属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。3.各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理工作的人员，应当忠于职守，勤勉高效，具备相关专业知识。各部门公文处理人员应当保持相对稳定，以保证公文处理工作的连续性；确需调换时，要做好工作交接，并报办公室备案。公文处理基本原则2

3、021/9/277收文办理发文办理整理归档公文办理2021/9/278收文办理的主要程序：收文办理签收登记初审传阅催办答复对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，并注明签收时间。分办对需要传阅的公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。对紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。公文的办理结果应当及时答复来文单位。承办2021/9/279发文办理的主要程序：起草审核签发部门会签办公室审核2021/9/2710发文办理的主要程序：发文办理登记编辑用印核发复核公文印制完毕，应但对公文的文字、格式和印制质量进行检查后分发。涉密公文应当通

4、过机要渠道进行传递。校对印制 已经领导签批的公文，印发前应 当对公文的审批手续、内容、文 种、格式等进行 复核。公文一 经履行签发手续即为定稿，具有 正式文件的效用，需作实质性修 改的，应当报原签批人复审。2021/9/2711 需要归档的公文和有关材料，应当根据有关法律法规以及单位档案管理规定 及时收集齐全、整理归档。个人不得将应归档的公文据为己有或拒 绝归档。归档范围内的公文，根据其互相联系、特征和保存价值等进行分类整理，便于 保管和利用。两个以上机关联合办理的 公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼 职单位归档。

5、各部门兼职档案员负责本部门文件的平时整理工作。电子文件随时整理归档，纸质文件应在每年6月底前，将上一年已收集整理的案卷移交档案室，并办理移交手续。整理归档2021/9/2712制作涉密公文，应标明密级和保密期限；注明发放范围、制作数量和编号；制作场所应符合保密要求；使用专用保密设备；公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施，确定密级后，应当按照所定密级严格管理，绝密级公文应当由专人管理；公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定；涉密公文公开发布前应当履行解密程序，公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定收发涉密公文，应履行清点、登记、编号、签收手续。传递涉

6、密公文，要通过机要交通或机要通信部门，不得通过普通邮政、快递等渠道传递；绝密级以下的密级文件，市内可通过机要交换站交换；向驻外机构传递涉密公文，要通过外交信使传递。传达范围应当按照发文单位的要求执行，办理登记、签收手续;需要变更范围的，应当经发文单位批准。涉密公文管理2021/9/2713 复制、翻印、汇编、摘录、引用机密级、秘密级及商秘级公文，应当符合有关规定并经公司领导批准。绝密级公文一般不得复制、翻印、汇编、摘录、引用，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制翻印、汇编、摘录、引用的文件视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印单位名称、日期。汇编本的密级

7、按照编入公文的最高密级标注。携带涉密文件外出或参加涉外活动，必须确因工作需要，经本单位主管领导批准，且采取保密措施。保存涉密文件，应选择安全保密的场所，配备保密设备，定期清查、核对清退或者销毁涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。不具备归档和保存价值的公文，销毁涉密公文应当履行审批登记手续，经办公室（党委办公室）负责人批准后可以销毁。到指定场所由两人以上监销，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。涉密公文管理2021/9/2714Contents目 录请示 报告常用公文写作要求：基本要求 2021/9/2715 一、行文规则。基本要求 2021/9/2716行

8、文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。总则总则2021/9/2717向上级单位行文应当遵循的规则：向上级单位行文应当遵循的规则：所属单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向所属单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。性意见后上报，不得原文转报上级单位。请示

9、应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不得抄

10、送所属单位。不得抄送所属单位。2021/9/2718向所属单位行文应当遵循的规则：向所属单位行文应当遵循的规则：办公办公室室（党委办公室）根据公司或公司党委的授权，可以向所属单位、所（党委办公室）根据公司或公司党委的授权，可以向所属单位、所属单位党委行文。其他部门不得向所属单位、所属单位党委发布指令性公属单位党委行文。其他部门不得向所属单位、所属单位党委发布指令性公文或者在公文中向所属单位、所属单位党委提出指令性要求。文或者在公文中向所属单位、所属单位党委提出指令性要求。各部门职权范围内的事项，应由部门自行行文。各部门依据部门职责可以各部门职权范围内的事项，应由部门自行行文。各部门依据部门职责

11、可以向所属单位的相关部门行文。向所属单位的相关部门行文。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。上级单位向受双重领导的所属单位行文，必要时抄送该所属单位的另一个上级单位向受双重领导的所属单位行文，必要时抄送该所属单位的另一个上级单位。上级单位。主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。的直接上级单位。2021/9/2719平行文应当遵循的规则：平行文应当遵循的规则：平行文主要指不相隶属单位之间、部门之间

12、的行文。平行文主要指不相隶属单位之间、部门之间的行文。不相隶属单位之间、部门之间可以互相行文，一般以不相隶属单位之间、部门之间可以互相行文，一般以“函函”行文。行文。对不相隶属单位、部门之间的行文，不得有指令性内容。对不相隶属单位、部门之间的行文，不得有指令性内容。2021/9/2720联合行文应当遵循的规则：联合行文应当遵循的规则：同级党、政、工、团可以联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联同级党、政、工、团可以联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。合行文。2021/9/2721党、政之间行文应当遵循的规则：党、政之间行文应当遵循的规则：同级党、政之间不能互相行文。党、政部门

13、依据职权可以互相行文。同级党、政之间不能互相行文。党、政部门依据职权可以互相行文。2021/9/2722使用签报应当遵循的规则：使用签报应当遵循的规则：“签报签报”须有主办部门主要负责人签字，如事项涉及其他部门职能，应会须有主办部门主要负责人签字，如事项涉及其他部门职能，应会签有关部门。签有关部门。“签报签报”不得同时分送两位以上公司领导审批。不得同时分送两位以上公司领导审批。“签报签报”作为公司内部文件，由办公作为公司内部文件，由办公室室（党委办公室）统一登记、编号、（党委办公室）统一登记、编号、呈公司领导签批、归档。呈公司领导签批、归档。起草、送审公文时，相关的起草、送审公文时，相关的“签

14、报签报”应当随公文一并流转并存档。应当随公文一并流转并存档。2021/9/2723 二、根据适应范围选择公文形式。基本要求 2021/9/2724公文主要形式及其适用范围信函式公文签报专用文件文件式公文传真文件部门信函式公文2021/9/2725 用于向上级单位呈报请示、报告和意见；传达贯彻国家路线、方针、政策；印发公司、公司党委制定的规章制度和规范性文件；作出重要工作安排；奖惩有关单位和人员；总部及所属单位有关人事任免；答复所属单位报请审批事项；通知重要事项；转发上级单位重要文件等。文件式公文2021/9/2726 用于向不相隶属单位请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；转发

15、上级单位及其部门事务类文件；向上级单位有关部门报告事物类工作；向所属单位布置事务类工作等。信函式公文2021/9/2727 用于各部门依据部门职责，对职权范围内的事项与部门之间商洽工作、征询意见或答复问题，向所属单位的相关部门布置事务类工作、征询意见或答复问题等。部门信函式公文2021/9/2728 三、文种的使用应当根据行文目的和行文关系确定。基本要求 2021/9/2729公告通报报告请示通知决议决定批复函纪要2021/9/2730二级企业中国交建中国交建部门报告文件式公文 函信函式公文请示 报告文件式公文平级或不相隶属单位 函、意见信函式公文纪要所属企业批复、决定、通知、通报、意见文件式

16、公文 通知、通报、意见信函式公文纪要2021/9/2731 四、公文内容要全面、客观、真实地反映实际情况，符合党和国家的路线方针、政策、法律、法规及公文处理的有关规定。基本要求 2021/9/2732 五、行文要重点突出、主旨鲜明、条理清楚、层次分明、结构严谨。基本要求 2021/9/2733 六、文字简练、通畅，标点符号使用正确、恰当，人名、地名、数字、引用准确无误。基本要求 2021/9/2734 公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成。其中，发文机关可视情况加以省略，但事由和文种是必备要素。某某铁路投标跟踪请战书拟制公文标题要求2021/9/2735在标题拟定中应注意动宾搭配关于哈

17、大客运专线900吨架桥机购置的请示关于某某办法修订的通知 拟制公文标题要求2021/9/2736公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的。关于清算某某公司的请示 拟制公文标题要求2021/9/2737公文标题中一般不使用标点符号，特殊情况除外。拟制公文标题要求2021/9/2738转发文标题的拟制中国交建关于转发国资委关于转发国家安全总局关于做好2008年夏季防汛工作的通知的通知的通知 拟制公文标题要求2021/9/27392.公文的结构层次序数使用要求：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”。3.公文中“时间”的表达要求：“上年”、“明天”、“本月”、“上月以前”、“去年之

18、后”；“20052008年”、“34月”，“20052008年度”、“34月份”。4.公文中使用简称要求：规范、统一。1.公文中使用数字要求；其他要求2021/9/2740公文的语言要求 一、表达明确。即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑关系紧密。二、表达准确。即根据不同的语言环境，正确使用精确词或模糊词语，使表述恰当准确。三、语言平实。即说明要浅显，议论要精当；要言之有物、言之有理、通俗易懂；应不矫 饰、不打官腔，力戒说大话、说假话、说空话。在表述上，应多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不采用描写或抒情，少量使用议论，不用辩论性语言。四、用语得体。即

19、按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气要委婉，措词要平和，恰当使用敬语、谦语；平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，语气坚定。五、用词庄重。即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语言和公文的专用语，不使用略语、冷僻字 和方言土语；可恰当使用某些文言词语，但一般不使用文言句式。2021/9/2741叶叶公文不一定是好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。叶圣陶公文的语言要求2021/9/2742向全国进军的命令（1949年4月21日）公文的语言要求2021/9/2743 值招商局14

20、0华诞之际，获赠贺礼，隆情厚谊，殊深感谢！一直以来，承蒙支持，贵我双方结缘深厚，合作无间。期待今后能继续携手，共启新章。公文的语言要求2021/9/2744 请示的一般写法 请示一般由三部分组成：请示缘由 请示事项 结束语 一、请 示 2021/9/2745 请示的一般写法 （一）请示缘由。即请示事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性、可行性，以引起上级单位的重视。请 示 2021/9/2746 请 示 基本建设项目立项请示基本建设项目立项请示申报材料主要包括：申报材料主要包括：（一）基本建设项目立项请示文件。内容主要包括：拟建项目的必要性和预计效益分析、项目的资金

21、来源（集资、贷款、自有资金等）、项目的地理位置、面积、建设周期、用途等。（二）可行性研究报告。内容主要包括：建设用房的基本状况、项目建设的目的和依据、建设地点和用地情况、建设规模和总投资、资金来源、建设工期和进度、财务分析及评价、组织机构和劳动定员、环境保护等基本情况。2021/9/2747 请示的一般写法 （二）请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见。情况较复杂的还可提出几种方案，分别说明理由，供上级单位抉择。需注意的是，请求事项一定要明确，以便上级单位做出准确的判断和答复。请 示 2021/9/2748 请示的一般写

22、法 （三）结束语。常用“妥否，请批示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）”或“特此请示，请批复”等结束语。请 示 2021/9/2749 四种不同类型请示的写法 请求批准的请示 请求指示的请示 请求解决问题的请示 请求批转性的请示请 示 2021/9/2750 请请求批准的求批准的请请示示请求批准的请示,是指下级单位拟做某件事,但批准权限在上级单位,需要上级单位批准、审定时拟写的公文。这类请示的拟写重点应放在申述理由、重要性、必要性和可行性上，要注意理由一定要充分，报批方案（请示事项）一定要明确，有关材料一定要齐全、完整。请 示 2021/9/27512021/9/2752 请求指示的请示请

23、求指示的请示请求指示的请示,是指下级单位对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握的问题，请求上级单位予以答复或指示时拟写的公文。这类请示应把问题的焦点、难点、矛盾点及需请上级单位作出答复或指示的问题表述清楚，同时还应将本单位的有关意见一并报告，以便上级单位了解全面情况作出回复。请 示 2021/9/27532021/9/2754请请求解决求解决问题问题的的请请示示请求解决问题的请示,是指下级单位在工作中遇到新情况、新问题，或因条件限制自身难以解决的有关问题，需要上级单位予以协调或解决时拟写的公文。这类请示重点要写好事由和请求解决的问题两部分。拟写时，事由要条理清晰，理由要充

24、分；请示事项要合情合理，并有解决问题的设想和明确意见。必要时，可附代拟稿。请 示 2021/9/27552021/9/2756拟拟写写请请示示应应注意的事注意的事项项 一、注意行文规则。请示要一文一事，一般情况下不得越级请示，不多头主送，不报领导同志个人，不抄送下级单位等。二、陈述请示原因和理由时，一是理由要充分；二是应尽可能地联系全局说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。三、请示事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考。四、注意行文语气，要言简意赅、语气委婉、言辞恳切，讲理由要开门见山，讲需求要明确具体。五、请示事项若涉及其他单位职能，

25、应履行会签手续，必要时在文中对有关单位的会签意见予以说明。六、请示件应给上级单位留出研究决策的时间，特别紧急的事项，除突发事件及法律、法规另有规定或上级领导另有交代的以外，应在请示中说明紧急原因。请 示 2021/9/2757 四种不同类型报告的写法 汇报工作的报告 反映情况的报告 答复上级询问和交办事项的报告 调研报告报 告 2021/9/2758 汇报工作的报告的写法 基本情况、主要成绩、存在问题、经验体会和教训、下一步工作的意见和拟采取的措施。报 告 2021/9/27592021/9/2760 反映情况的报告的写法 首先要交代清楚时间、地点，提出问题或讲明情况；其次是叙述事件的发展过程

26、，论述其性质及当时的态势；第三是分析存在的问题，提出处理意见和拟采取的措施。报 告 2021/9/27612021/9/2762 答复上级询问和交办事项的报告的写法 首先简要说明报告的缘由，即上级单位询问和交办的事项；其次介绍有关情况、叙述办理结果；第三是存在的问题和建议。报 告 2021/9/27632021/9/2764 请示与报 告的区别（1）行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等，请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。（2）处理方式不同。报告属阅件，可不回复，请示则属办件，需要办理批复。（3）时间要求不同。报告一般是报告办理结果或有关情况，是事后的事，即所谓“事后报告”；请示是

27、事前的事，应事前行文，即所谓“事前请示”。2021/9/2765Contents目 录常见问题公文处理常见问题解析：评价标准2021/9/2766 9项标准：（一）越级行文。（扣2分）（二）公文主旨不清，影响公文办理效率。（扣2分）（三）文种使用不正确。（扣1分）（四）主送单位不正确。（扣1分）（五）引文不规范。（扣1分）（六）附件问题。（扣1分）（七）明显文字错误。（扣1分）（八）文件印制格式不规范。（扣1分）（九）无特殊原因，未按要求按时报送公文。（扣1分）公文评价标准2021/9/2767常见问题2021/9/2768 公文主旨不清，影响公文办理效率。举例说明：报送中国交建的公文，行文主

28、旨不清晰，不符合单一、鲜明、确切的要求，或一个公文多个主旨。如文件标题是关于设立公司的请示，但内容却是公司“股权设置”的有关事项；请示一文多事。扣分项常见问题2021/9/2769常见问题2021/9/2770常见问题2021/9/2771常见问题2021/9/27722021/9/27732021/9/27742021/9/2775 文种使用不正确（扣1分）举例说明：报送公文未按党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）、中国交通建设股份有限公司公文处理办法（中交股办字2012732号）的规定，使用规定文种或文种使用不准确。如“请示”、“报告”文种混用；汇报工作的报告中夹带请示事项；使

29、用平行文种“函”；生造文种等。扣分项常见问题2021/9/27762021/9/2777关于推荐高级 技师考评委员会委员人选的报告文件引用不正确2021/9/2778关于转发上海证券交易所上市公司控股股东、实际控制人行为指引的通知关于在中国银行开立临时账户的报告关于在建项目流动资金借款的申请2021/9/2779 主送单位不正确（扣1分）举例说明：请示多头主送或报中国交建领导个人；应主送中国交建、中国交建党委的公文径送有关部门等。扣分项常见问题2021/9/2780应主送中国交建而径送部门2021/9/2781请示不能直接主送领导个人标题中事由叙述不清楚，文种使用不正确。2021/9/2782

30、不抄送下级单位2021/9/2783 引文不规范（扣1分）举例说明：公文中引用文件未按照“先引文件标题后引发文字号”的规范要求，或只引用标题，或只引用发文字号，或标题和发文字号都未引用。如“按照中交股厅发2013号要求”；“按照中国交建办公厅1月16日来文要求”等。扣分项常见问题2021/9/2784只引文号，没引用标题2021/9/2785先引标题，再引文号；年份用六角符号，非方括号。2021/9/2786 附件问题（扣1分）举例说明：正文中标有附件而未附全；应有附件而未标注，也未附上；附件说明与所附附件名称不一致；附件说明标识不规范等。扣分项常见问题2021/9/27872021/9/27

31、882021/9/27892021/9/27901.在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；2.如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号（如“附件：1.”），附件名称后不加标点符号；3.附件名称较长需回行时，应当与上行附件名称的首字对齐2021/9/2791“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，后面不加冒号。附件标题居中编排在版心第三行，格式要求同正文标题。1.附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应与附件说明表述一致。2.如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标

32、注“附件”二字及附件顺序号。附件正文格式要求同正文。2021/9/2792 明显文字错误（扣1分）举例说明：单位名称、人名有误，单位简称不规范；数量单位、数字错误；错行、漏句、重句、缺页等。扣分项常见问题2021/9/27932021/9/2794 文件印制格式不规范（扣1分）举例说明：报送公文未按党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）的规定印制。如上行文未标注签发人姓名，请示类公文未标注联系人和电话；公文无生效标识；出现空白印章等。扣分项常见问题2021/9/2795公文格式要素编排要素划分 主体为公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发 文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。版头位于公文首页红色分隔线以上的部分，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版记为公文末页首条分隔线以下、末条分割线以上的部分，包括抄送机关、印发机关、印发日期等要素。版头部分版记部分主体部分2021/9/2796印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章顶端距正文或附件说明一行之内。2021/9/2797谢谢观看THANKS让世界更畅通2021/9/2798