公司管理制度编写导则.doc

《公司管理制度编写导则.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司管理制度编写导则.doc（10页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、*管理性文件编写规则*-*-*-*-* 1 目的为了规范公司各类管理性文件的编写、制订和日常管理工作，促进公司制度标准化建设，持续提高公司管理水平，特制定本规则。2 适用范围本规则规定了公司管理性文件的制定原则、分类构成、编码原则、日常管理等要求。本规则适用于公司各部门、各子公司及其下属单位各类管理性文件的编制。3 引用文件下列文件中的条款通过本规则的引用而成为本规则的条款。GB/T1.1-2009 标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写规则。GB/T 15498-2003 企业标准体系 管理标准和工作标准体系。*-B-4201-2010 文件控制程序4 编写基本要求4.1 合法性管理性文

2、件应贯彻国家有关政策、法令和法规，遵守公司章程，与其他规章制度兼容，低层级文件不得与上层级文件相抵触。4.2 完整性管理性文件在其范围所规定的界限内，按需要力求完整。4.3 准确性管理性文件的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。管理制度的图样、表格、数值和其它内容应正确无误。4.4 统一性管理性文件中的术语、符号、代号应统一，并与其它管理制度一致，已有国家标准的应采用国家标准，已有公司标准的应采用公司标准。同一概念与同一术语之间应保持唯一对应关系，类似部分应采用相同的表达方式与措辞。4.5 适用性管理性文件应结合公司实际情况编写，同时应符合公司战略规划及公

3、司章程，力求具有合理性、先进性和可操作性。5 管理性文件的层次5.1 第一层次是指规范公司总体运行和重大事项的管理制度，在公司管理制度体系中具有最高的效力，也是其他管理文件制定的依据。一般为章程、规则、制度等。如：公司章程、 *有限公司2013-09-05批准 2013-09-06实施*-*-*-*-*5.2 第二层次是指在每个门类，也就是这一类工作总的准则。一般为规定、规范等。如：公司法律事务工作规定、采购业务工作规范等。5.3 第三层次是指某一门类总体规定下，针对某一项具体业务而制定的规章制度。一般为办法、实施细则、流程、通知等。如：成本费用管理办法、现场管理实施细则、发货控制流程、电价调

4、整通知等。6 管理性文件的编码6.1 文件编码公司简称版本号/修订次数分类编码部门编码颁发年月6.2 公司简称*汉语拼音的第一个字母。即：*6.3 版本号/修订次数版本号为英文字母，修订次数阿拉伯数字。如：第一版第二次修订，即：A/2。6.4 分类编码管理性文件分类的第一个拼音字母。如：制度，即：ZD。具体分类编码为：6.4.1 第一层次文件：制度ZD；章程ZC；规则GZ。6.4.2 第二层次文件：规定GD；规范GF。6.4.3 第三层次文件：办法BF；实施细则XZ；流程LC；通知。6.5 部门编码具有编拟管理性文件职责部门的汉语拼音的第一个拼音字母，见表一。表一：各部门名称和部门编码对照表序

5、号部门名称部门编码序号部门名称部门编码1管理部GL8技术服务中心2财务部CW9办公中心3党群人教部RJ10司法保卫部FB4生产保障部SB11销售公司5生产部SC12投资部6质检部ZJ13监察室7研发、技术部门6.6 颁发年月用阿拉伯数字表示。如：2013年8月份颁布，即：7 管理性文件的结构7.1 内容划分管理性文件由名称、目的、适用范围、引用文件、关键词语解释、职责、管理内容和方法、报告和记录、其它、终结线、批准实施日期标注栏、编写标注栏及附录（或附件）等部分组成。7.2 层次的描述和编号7.2.1 章*-*-*-*-*章是管理性文件内容划分的基本单元。在每项管理性文件中，应使用阿拉伯数字从

6、开始对章编号。编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前。每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。7.2.2 条条是章的细分，应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（例如5.1、5.2等）可分为第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），一般情况下宜分到第三层次（例如：5.1.1.1、5.1.1.2等）。同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第10章的条文中，如果没有10.2条，就不应设10.1条。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。例如：10.1有标题，则10.2也应有标题。第一层次的条如果包含有下一层次的条时宜给出标题。标题应置于编号之后，并与

7、其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。7.2.3 段段是章或条的细分。段不编号。编写段时不宜出现“悬置段”，以避免在引用这些段时产生混淆。“悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。7.2.4 列项列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。列项中每一项前应加破折号。如果需要识别时，则在每一项前加上后带半圆括号的小写拉丁字母序号。在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。8 管理性文件的起草8.1 名称名称为必备要素，它应置于管理性文件的正文首页。名称的结构为“单位名称管

8、理性文件主题”。例如：*有限公司安全生产管理制度。名称力求简练，并应明确表示出管理性文件的主题，使之与其它管理性文件相区分。名称不应涉及不必要的细节。8.2 目的目的为必备要素，它应置于每项管理性文件正文的起始位置。编写目的之陈述应使用“为了，特制定本制度（或本规则、本规定、本办法、）”。8.3 适用范围适用范围为必备要素，它应置于“目的”之后。范围包括管理性文件内容范围及其实施范围。如果管理性文件名称中已包含其内容范围，可只陈述其实施范围。8.4 引用文件引用文件为可选要素，应置于“适用范围”之后。引用文件的表述应符合GB/T 1.1-2009标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写规则中

9、关于本部分的要求。但在文件编制过程中仅作为参考的引用文件、资料性引用文件、非公开文件不作为引用文件。*-*-*-*-*8.5 关键词语解释关键词语解释为可选要素。当管理性文件中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理性文件的理解时，应对这些词语加以解释说明。8.6 职责职责为可选要素。当管理性文件中的事项需要两个或两个以上部门参与完成，且需要界定各自的职责时，应明确加以说明。8.7 管理内容和方法管理内容和方法是管理性文件的主体内容，可用一章或若干章予以表述。管理内容和方法应符合GB/T 15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系中的要求。8.8 报告和记录报告和记录为可选要素

10、，应规定该项管理活动所形成的报告、记录的格式、签发、传递路线和保存期限。8.9 其它其它为必备要素，它应作为每项管理性文件正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理性文件的解释部门、实施时间。当与现行管理性文件相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：文件自本文件实施之日起即行废止。现行文件与本文件有抵触的，以本文件之规定为准。现行文件中与本文件之规定不相符的，应参照本文件予以修改。8.10 终结线在管理性文件最后一个条款之后应有终结线。8.11 批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏为必备要素，表述内容包括管理性文件批准单位名称及日期、实施日期。例如：“日照*有

11、限公司2013-08-08批准 2013-08-09实施”。批准实施日期标注栏置于管理性文件首页页脚处。8.12 编写标注栏编写标注栏为必备要素，表述内容包括管理性文件版次、有效期限、起草部门、起草人、起草部门负责人、审核部门负责人及批准人，置于终结线之后的版面下方。8.13 附录（或附件）附录（或附件）为可选补充要素，主要是帮助理解管理性文件的内容，以便正确贯彻执行。管理性文件的每次修订均应在附件中说明各版次历次修改沿革说明。附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：范例；管理性文件中所引用的参考性文献资料或目录；管理性文件中所引用的政策法规名称；*-*-*-*-*管理性文件中所引用的专业

12、术语解释或系统介绍。附件的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：表格式样或图例；管理性文件历史上各版本的修改沿革说明。附录（或附件）中的图表编号与正文中的图表编号应分别采用不同的编号方法。9 管理性文件的编制、审核和批准9.1 编制根据工作职责标准分工，对于局部的、专业的、涉及本部门职责范围的管理性文件，由职责标准归属的职能部门提出编制、换版和修订意见。对于全局的、综合的、涉及多部门职责范围的管理性文件，经公司总经理授权后，由管理部提出或组织编制、换版和修订。9.2 审核 管理性文件由编制部门分管领导或相关专业部门负责人审核。9.3 复核 管理性文件由管理部进行复核，以保证管理性文件之间的接口

13、衔接和内容的合法性、完整性、准确性、统一性、适用性，以及格式编排的规范性等。9.4 会签 必要时，管理性文件在提交批准前，应经过相关人员会签，会签人员由文件编制部门提出。9.5 批准管理性文件在颁布前应得到批准，以保证文件的权威和效力。管理性文件由公司总经理或经总经理授权人员批准。10 格式编排10.1 幅面与页边距幅面采用A4幅面（210mm297mm）。页边距的设置：上边距、下边距各为2.0cm，左边距2.5cm、右边距为1.5cm。单页管理性文件左右边距各为2.5cm。10.2 名称管理性文件名称用三号黑体加粗水平居中排，置于首页版面上部。单位名称与其它要素分行，行间距为固定值19磅。1

14、0.3 管理性文件编号首页管理性文件的编号置于名称后，与名称之间空一行，用小四号黑体加粗居版面右侧排。管理性文件编号与正文之间用一水平粗实线分隔,线长同版面宽度。管理性文件编号与水平粗实线的距离宜为2mm，管理性文件正文与水平粗实线的距离宜为一行。从次页开始到最后一页，管理性文件编号均置于页眉右侧，用小四号黑体加粗字体排。从次页开始，管理性文件编号与正文之间无分隔线。*-*-*-*-*10.4 章、条、段 章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。章的标题占两行。段的文字空两个字起排，回行时顶格排。章、条的编号及章的标题用小四号宋体加粗排。条的标题及章、条、段的内容用小四号宋体排

15、。10.5 列项各项前面的破折号或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）均空两个字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边五个字的位置。字母编号、下一层次的数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）、破折号或圆点均空四个字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边七个字的位置。列项的内容用小四号宋体排。第一层次列项中的段空四个字起排，回行时应置于距版心左边五个字的位置。10.6 图、表管理性文件中每个图、表均应有图题或表题并从1开始予以编号。即使只有一个图、表时也应编号。表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用小四号宋体加粗排。表内文字内容用五号宋体排。图的编号和图题应置于图下方的居中位置

16、，用小四号宋体加粗排。图内文字可用五号或小五号宋体排。10.7 终结线终结线置于管理性文件正文的最后一条之下空一行，为一居中粗实线，长度为版面宽度的四分之一。终结线不能另起一面编排。10.8 批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏应置于管理性文件首页页脚两侧，与正文用同版面宽的粗实线分隔。批准单位名称及日期置于左侧，实施日期置于右侧，用五号黑体加粗排。10.9 编写标注栏编写标注栏置于终结线之后，邻近页脚。该标注栏为表格形式，6列4行，宽同版面宽度。行高宜为10mm，列宽视情而定，应美观。编写标注栏内标题用小四号黑体加粗排，其它的用小四号宋体排。编写标注栏不能另起一面编排。10.10 附录（或附

17、件）附录（或附件）编号以及附录（或附件）标题，每项各占一行，附录（或附件）编号用五号宋体,置于版心左上侧,附录（或附件）标题用四号宋体加粗，于附录（或附件）条文之上居中位置。附录（或附件）应另起一面，以后各个附录（或附件）通常另起一面。如果有多个较短的附录（或附件），也可接排，接排的附录（或附件）之间距离宜大于20mm。管理性文件中如果同时存在附录和附件时，附件应排在附录之前。11 其它*-*-*-*-*11.1 本规则对于管理性文件中的通知类文件的编写未作说明，依照通行惯例处理，不作特别要求。11.2 本规则由公司*负责解释与修订。11.3 本规则自总经理签发批准之日起生效执行。 版 次*批

18、 准 日 期有效期限*至*复 核日 期审 核日 期起草部门*编 制日 期附件1：YXDL-B-4201-2010 文件控制程序部分条款摘录附录1：GB/T 15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系部分条款摘录附件1YXDL-B-4201-2010 文件控制程序部分条款摘录以下条款均摘自于YXDL-B-4201-2010 文件控制程序。4.4 文件的分发和管理4.4.1 文件分发由其审批部门确定分发范围，相应文件管理部门负责登记、发放，领用人在收/发文登记表上签字。4.4.2 分发时，文件应填写分发顺序号作为受控号，并在封面上加盖“受控”印章。4.4.3 文件持有人调离原岗位时，

19、原发放部门应及时收回并予登记，公司内部机构调整或变更时，文件管理部门负责协调处理受控文件的交接工作。4.4.4 文件严重破损时，文件持有人到文件归口管理部门办理更换手续，交回破损文件补发新文件，仍延用原分发号，破损文件由文件归口管理部门负责销毁。4.4.5 文件丢失后，原持有人应提出书面申请，管理者代表批准后， 重新办理领用手续，并仍沿用原分发号。4.4.6 “受控”文件不得随意更改其内容和复制。确需复制的需经文件归口管理部门负责人批准，并加盖“受控”印章，否则复印件无效。复印件的编号方法：在原件发放号后加注1或2作为受控号，以便发放登记。4.4.7 作废或超过保管期的文件，文件归口管理部门负

20、责收回、登记和销毁。因知识积累确需保存的作废文件，由留用部门提出申请，管理者代表批准，文件归口管理部门加盖“作废保留”印章，申请部门保管。4.4.8 文件外借应由文件归口管理部门负责人批准，借阅人填写“借阅登记表”并签字，归口管理部门负责按期索回。原稿文件一般不得外借。4.4.9 各部门负责本部门文件管理，保持文件清晰完整和整洁。4.4.10 文件审批原稿由文件归口管理部门负责归档保存，保存期一般为三年。4.4.11 “受控”、“作废保留”等印章由文件归口管理部门管理和使用。4.4.12 文件归口管理部门每年发布一次现行有效文件总清单，供使用单位核查，以保证在规定场合均能识别文件的现行修订状态

21、和有效版本。4.5 文件的更改4.5.1 文件需修订或更改时，由原审批部门审核、批准。原审批部门已被撤销时，现审批部门须获得原审批所需的背景资料。4.5.2 文件的更改部门填写文件更改通知单，说明更改的原因和内容，注明更改标记和更改生效日期，经批准后，由文件归口管理部门按发放记录进行追踪更改，更改人签字并在更改处作上更改标记。4.5.3 文件更改办法a) 划改：部分更改采用“划改”方法，在原文件相应条款处进行修改。即在需更改的文字上划两道横线，并在原文附近适当位置写出更改后的内容；b) 换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，单页文件累计更改面积不得大于页面有效面积的1/4或单页文件划改不超过四处

22、，否则必须作换页处理；c) 换版：文件有重大更改或最新排版时需要换版。新版文件生效时，旧版文件随即作废。换版后的作废文件由文件归口管理部门收回。4.6 公司所有外来质量文件由办公中心负责收集、整理和统一控制，识别、制定有效外来文件清单，并将文件下发到各使用部门。4.7 文件的保管4.7.1 文件应分类保存，便于检索，易于识别。4.7.2 质量手册和程序文件，由企管部备案保存。4.7.3 部门工作文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等，

23、由各相关部门自行保存并报文件归口管理部门备案存档。4.7.4 其他质量文件：可以是针对特定产品、项目和合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。4.7.5 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由办公中心保存。4.8 文件的评审4.8.1 文件在下列情况下应进行评审：a) 管理评审；b) 文件的大范围变更（更换版本）；c) 当出现重大质量事故；d) 当组织机构调整之后；e) 最高管理者要求评审时。4.8.2 文件经评审后如要求变更或修订的需按4.5条要求执

24、行。附录1GB/T 15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系部分条款摘录以下条款均摘自于GB/T 15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系。6.3.9 管理活动的内容与方法企业在制定管理标准时，首先确定管理内容和方法，包括：a) 应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法；b) 逐步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容。其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其他活动接口处的协调措施；c) 明确每个过程中各项工作由谁干、干什么、干到什么程度、何时干、何地干、怎么干以及为达到要求应如何进行控制，并注明需要注意的任何例外或特殊情况。必要时可辅以程序或流程图；d) 内容复杂的管理标准，当条的层次太多时，可根据管理活动的特点或类别分别列出若干章，分别表述；e) 管理要求应尽可能量化，不能量化的要求应用可比较的特性表达。