办公室管理期末练习设计题.doc

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1、期末练习设计题1 麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会? 答案： (1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2)座谈会以小型为主，人数以七、L人为宜； (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； (7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 2科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为

2、总经理、副总经理、各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。 答案： (1)会议成本=23(G+S)Tn+后勤开支=6(G+S)Tn+后勤开支 (2)G-参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400308) (3)S参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为25元。(600308) (4)T参加会议

3、人员人均到会时间为5小时； (5)n参加会议人数为50人(46+4)； (6)后勤开支等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+1050) (7)会议成本=6(10+25)550+800 =18750一-800 =19550(元) 3文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做? 答案： (1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； (2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。 (4)还

4、应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。 (5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 (6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 (8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 (9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 4文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作? 答案： (1)整理好旅行

5、过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 5小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒各种笔、胶水、剪刀、

6、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做? 答案： （1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边， （2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条： （3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。 （4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内。 （5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。 6安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于

7、8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案? 答案： (1)接受任务； (2)了解来宾； (3)制订计划； (4)预订食宿； (5)迎接来宾； (6)商议日程； (7)安排会谈； (8)陪同参观； (9)送别客人； (10)接待小结。7.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？ 答案： （1）准备旅行计划和旅行信息，旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。 （2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省州名（如果是国外旅行，写

8、明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会的者的姓名、公司和地址，电话号码。 （3）为商务洽谈收集资料。 （4）觉决定旅行用品。把上司作商务两重性时需要带的用品列出清单。 （5）考虑行李问题。通过航空公司出版的两重性计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。 （6）安排差旅费。 （7）建立旅行旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。 （8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。 8.某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？ 答案： （1）客人的选择。缺点名单，再请上司核定。 （2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应按国际惯例，

9、征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。 （3）会场的选择。要考虑宴会的性质、客人的数目、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。 （4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请次数、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。 （5）寄法请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。 （6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；难主宾做在女主任的右边，女主宾坐在男主人的右边

10、。主任方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触。 9.文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？ 答案： （1）文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个完整结构的构思，简略记下发言的要点。 （2）会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。 （3）对发言内容加以引导，提醒时间有限。 （4）在会上可分配工作任务，认真倾听其他人的意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。 （5）要求与会者记笔记，自己做好笔记并把会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证。 10上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术人股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一

11、行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案? 答案： （1）接受任务 （2）了解来宾 （3）制订计划 （4）预订食宿 （5）欢迎来宾 （6）商议日程 （7）礼节性拜访 （8）宴请 （9）正式会谈 （10）签订协议书 （11）陪同参观游览 （12）互赠礼品 （13）欢送来宾 （13）接待小结。 11某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎样设计？ 答案： （见书本P46页：电话记录单） 12.康桥宾馆位于本市南京西路号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上

12、午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？ 答案 : （1）会议的名称： （2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称； （3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）； （4）地点：（具体在几楼几号会议室）； （5）议题（或者议事日程）； （6）主办者的联络处，电话号码等； （7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）； （8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。 13.某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束

13、了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？ 答案: （1）要替搭车回去的人安排车子； （2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领； （3）有留话时，切记务必传达； （4）检查会场有无物品遗漏； （5）要为参加会议的人员送行； （6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； （7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭 （8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回； （9）关紧门窗并上锁； （10）通知会场的管理单位，会议已经结束。