现代电子档案管理存在的问题及解决方法论文.docx

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1、现代电子档案管理存在的问题及解决方法论文 信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的改变。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计，己产生了大量的cad或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案管理，是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地相识和应用，成为势不行挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速马路的建成，为缩小档案保存空间，快捷传递沟通信息，搞好信息服务，实现信息共享，无疑将会带来极大的便利，同时也给档案工作带来了一系列的新状况新问题。一、现代的档案管理工作的转变（一）档案载体的转变在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取

2、代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机协助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修变更得快捷又便利。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中很多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图便利、省时、省力并且有意义得多。（二）企业档案的分类改变旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令依据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分

3、类不尽相同，但可以确定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的须要，分类也将更具体、更科学、更规范。（三）档案接收和保管上也有所变更在电子环境中，假如档案人员不主动介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不行能被鉴定、保存、编目或者供应利用。这就是说档案人员假如不进入到信息集成系统中去，则很难驾驭到信息的核心部分甚至接收不到档案。无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最终形成与归档了。他们必需在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的电子文件管理方法，提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的

4、鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用特地的档案信息接收管理平台，要懂得如何限制和维护档案信息资源的有效性、牢靠性和实时性，驾驭电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。二、电子档案工作面临的问题（一）电子档案原件的真实性问题电子文件很简单被删改，且改后不留任何痕迹。在运用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也

5、难以发觉和确定。（二）电子档案内容的保密性问题用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制供应利用的内容的平安保密问题，带来了极大的威逼。（三）电子档案保笛的许久性问题随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，全部的状况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法的确为档案的归档存储简化了程序，也便利了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消逝，造成难以弥补的损失。（四）

6、档案管理软件的统一性问题计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的须要。档案系统各地区之间、单位之间不运用统一的软件，势必会影响到相互之间的利用以及全国的联网。三、建议实行的对策（一）尽快培育精通计算机技术的档案专业人才培育一批既懂档案业务又精通计算机专业学问的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机学问培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培育高、精、尖的电子档案管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟识档案业务，酷爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。（二）建立健全维护电子文件真实和平安的法规在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用

7、等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息平安技术，也须要有相应的电子档案管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其平安具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案管理和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。（三）制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范随着电子文件的大量产生，迫切须要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准

8、和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切须要解决的基础性工作。（四）研制开发数据格式标准统一、可以相互兼容的档案管理软件建议由国家档案局牵头，研制开发适应电子档案管理现代化的软件，并在全国档集系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点，以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。办公自动化的广泛实现，信息高速马路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，实行有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力气上来一次大储备，以英勇地应对信息时代的挑战。在这个信息时代，由纸质档案管理向电子档案管理是时代发展的需求，也是对档案管理人员的更高要求，档案管理人员须要依据电子档案的需求进行系统的学习和运用，转变原有的管理模式。在由纸质档案管理向电子档案管理的过程中，对于出现的一系列问题，应刚好敏捷的应对，以达到电子档案管理的最终目的。