国内出差管理办法.docx

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1、修订状态日期章节修订内容修订后版本制/修订人审核2015.4.10全部新修订本 1.0潘文献批准审核编制1.目的： 规范员工在大陆地区出差的申请和审批程序；本着“必要、合理、经济”的原则，确定出差费用的标准；保证大陆地区出差工作的正常进行。2.范围： 江苏浩洋所有因公在大陆地区出差的员工均属之。3.术语： 3.1特殊地区北京、上海、天津、广州、深圳、厦门、珠海、汕头、杭州。 3.2一般地区指除上述特殊地区以外的其他地区。 3.3公出因工作需要，在一定时间期间内，该员工离开其被指定的日常工作区域履行职责的行为。 3.4公司内公出公出至本公司异地的兄弟单位，基本不需要与公司外部环境进行事务交涉的公

2、出。 3.5公司外公出公出至非本公司的异地区域，需要与公司外部环境进行事务交涉。 3.6短程公出正常情况下，单趟车程在三小时以内，能在当天往返的公出；一般在单位所在地大市范围内的公出被认为是短程公出。3.7出差费用员工出差，按公司规定的标准，应予以报销的直接因出差而产生的交通、住宿、用餐等费用。 3.8出差补贴指员工出差时，每天的用餐补贴。 4.职责： 4.1人力资源部负责本办法的制定、修改、监督和解释。4.2财务部和人力资源职能部门负责代表公司监督和执行本办法。4.3各部门的主管代表本单位和本部门执行本办法。4.4公司内所有员工负责本办法的实施。5.流程图步骤担当部门/人员出差申请、报销流程

3、形成文件/质量记录支持文件/质量记录12345678出差员工出差员工出差员工部门经理总经理助理以上人员财务部出差员工出差员工出差员工NGNG出差需求出差申请和预算出差A费用报销申请出差费用预算超过部门借款限额出差费用预算部门借款限额以内差旅费预支批准审核批准OKOKOKNG􀂼出差申请单暂借款管理办法出差申请单 审核或批准好的“出差申请单“审核好的“出差申请单 ”批准好的“出差申请单”暂借款管理办法出差费用报销单步骤担当部门/人员出差申请、报销流程形成文件/质量记录支持文件/质量记录9101112预算批准主管 部门经理、主管、总经理助理及副总经理总经理财务部经理 出纳 出差员工

4、归还借款出差费用结算复核批准审核预算批准主管复核超出预算20%正常预算内A“出差申请单”和“出差费用报销单” 复核过的“出差申请单”出差申请单”和“出差费用报销单” 审核好的“出差费用报销单”审核好的“出差申请单”和“出差费用报销单” 批准好“出差费用报销单” 批准好的“出差申请单”和“出差费用报销单”复核好“出差费用报销单”复核好的“出差申请单”和“出差费用报销单” 􀂻暂借款管理办法6.内容: 6.1员工大陆地区出差的申请和审批。 6.1.1员工因工作原因需要出差的，应该事先填写“出差申请单”，出差预算额度在部门借款限额以内，由常务副总经理批准；出差预算超过额度部门借款限额

5、的，由总经理及以上主管批准。对于因故未能事先申请者，应在事后补办，补办手续由总经理最后予以批准。6.2员工出差费用的预支和报销。6.2.1如果出差员工有预支差旅费的需要，员工可以凭批准过的“出差申请单”向财务部申请借款。6.2.2对于实际出差费用超出预算出差费用20%以上的，在报销出差费用前，其预算批准主管必须在“出差申请单”上予以书面复核。6.2.3出差员工返回后，必须在15天内报销出差费用；否则员工需要书面说明延迟报销的原因，并由总经理审批过后，财务部再予以报销。 6.2.4出差员工的预借款，必须于出差结束后20个工作日内还款结算，否则财务部可以在告知该员工并通报其上级主管后，直接从该员工

6、薪资中以最少次数扣回。 6.3员工出差产生的交通、住宿、出差补贴的费用标准。职别项目一般员工主管或工程师以上职级员工副经理或项目经理以上职级员工总助以上级主管交通飞机事前申请事前申请经济舱经济舱火车硬座 / 硬卧硬座 / 硬卧硬座 / 硬卧软卧高铁事前申请事前申请三等舱 / 经济舱二等/三等/经济舱汽车一般情况下按实报销按实报销市内交通20元/天30元/天50元/天一般地区130元/天130元/天200元/天特殊地区200元/天200元/天300元/天市内出差误餐补贴10元/餐10元/餐10元/餐公司外出差补贴40元/天40元/天60元/天无公司内出差补贴20元/天20元/天30元/天无6.3

7、.1因工作原因确需乘坐飞机的，出差员工可以在“差申请单”上注明，提出申请；并需要得到总经理以上主管批准；否则按火车标准报销，超出部分自理。 6.3.2乘坐飞机一般购买经济舱票，商务舱票及以上报总裁审批。高于标准的，按标准额度予以报销。6.3.5出差员工对于市内交通费的支出，主要用于乘坐公共汽车，非必要情况不允许乘坐出租车；如果在出差过程中确实需要，可按照各职级市内交通费标准的两倍以内报销，但必须在报销费用时附原因说明，且只能用实际当日出租车发票。6.3.6对于出差中发生的交通保险费可以列支在交通费用中予以报销；对于公司已经统一办理交通意外保险的员工，不再另行报销其他的交通保险费用。 6.3.7

8、出差中因工作发生的通讯费用可在出差归来后一个月内，查询话费清单并依据公务话费部分据实由部门主管审核后报销。6.3.8公司公出出差补助标准按各职级集团外公出出差补助标准减半处理。6.3.9 员工公司内公出，应该服从兄弟单位的交通、住宿和用餐安排；且所有费用由出差员工所属单位承担，其兄弟单位不得以签单、报销等方式为其承担费用。6.3.10 总经理助理及以上级别员工出差用餐实报实销，不再另行给予出差补贴。6.3.11随高阶人员出差的，如果食、宿、行与高阶人员共享的，不再另外报销出差费用。6.3.12短程公出无出差补贴，车费按实报销，市内交通费用比照出差标准按实报销，用餐以误餐补贴10元/餐的标准给予

9、；短程公出申请误餐补贴的，需要填写“出差费用报销单”。6.3.12.1短程公出时间涵盖11：0013：00的，给予午餐误餐补贴；涵盖16：0018：00的，给予晚餐误餐补贴；在21：00次日7：00期间涵盖1小时以上的，给予夜宵误餐补贴。 6.4 出差费用的计算方式。 6.4.1 两人或两人以上共同出差的（异性除外），其住宿费用按标准的80%执行。 6.4.2 如果出差时间大于3天，出差补贴按24小时为一天计算，但若出发时间(以报销的车票时间为准)为当天16：00以前，返回时间为当天16：00以后则按2天计算，其余情况出发和返回的两天算头不算尾，按1天计算。 6.4.3 夜间（指20：00点至

10、次日晨7：00）在途时间6小时以上的每夜给予40元的夜间津贴，不足6小时但超过4小时的减半，不足4小时的不计。 6.4.4员工趁出差之便，事先请假并经部门经理批准探亲或回家，其因绕道而多支出的费用，不予报销，探亲或回家期间不享受补贴。6.4.5 特殊情况下的出差（如陪同客人出差等），事先在“出差申请单”上进行说明和申请，由总经理批准，可按实报销出差费用。 6.4.6 出差费用（住宿费用、交通费用、用餐费用）凭实际出差期间所发生的发票报账。 6.4.7住宿费用凭住宿发票报账（无住宿发票或住宿发票上内容不齐的不予报账），住宿发票必须是合法发票且注明住宿天数、住宿日期，住宿费按实际住宿天数计算是否超

11、支，不能按出差天数平均计算是否超支。 6.4.8如果有遗失发票或不能取得发票，则必须在“出差申请单”上附书面说明，由总经理批准，才予以报销。6.4.10员工进修学习或参加培训，无出差补贴。6.5如主管有要求，员工出差后应提交相应的出差报告，否则不予报销出差费用。6.6在出差过程中，如有特殊情况需要发生超出标准的费用，出差员工需事前报请所属部门经理以上主管批准，同时在出差后费用报销时附上对超标费用的书面说明（由部门经理以上主管审核），对超标部分的费用可以予以报销。 6.7员工出差后通过填写“出差费用报销单”进行出差费用报销，如果有非出差费用（即不是因出差而产生的交通、住宿、用餐费用）的，一般不予

12、以在出差费用中报销；特别情况下，可以列支在“其他费用”项目中，同时对其进行说明，由总经理批准后予以报销。 6.7.1“出差费用报销单”由部门经理及以上主管审核，总经理批准，财务部经理复核后予以报销。 6.8关于面试人员和新进人员车旅费报销的相关规定。6.8.1对于来公司面试的技术、管理、专业类中高级人才，应视具体情况，报销其单程或双程车旅费。6.8.2被录用后来公司报到的技术、管理、专业类中高级人才，视情况可报销其来公司报到的车旅费，但需在上班后30天内办理报销手续，逾期不再予以办理。6.8.3此类车旅费的报销由本人或人力资源职能部门代为申请，人力资源职能部门经理审核，总经理批准。6.8.4车旅费报销的具体标准，若有特别需要超出标准，须经总经理特别批准后方可执行。人员类别交通费汽车火车行李费住宿费报到人员 面试人员高级人才硬卧按实报销按实报销100中级人才硬座按实报销-807.附件：（参照公司现有表单） 7.1 出差申请单。7.2 出差费用报销单。8.相关文件： （在编制中，预计4月15日完成）8.1江苏浩洋人事异动管理办法 8.2江苏浩洋考勤休假管理办法 8.3江苏浩洋组织编制管理办法 8.4江苏浩洋暂借款管理办法 8.5江苏浩洋费用报销管理办法