照片档案管理2PPT.ppt

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1、照照 片片 档档 案案 管管 理理 广东省档案馆广东省档案馆 陈竞亚陈竞亚20092009年年4 4月月前 言声像档案是国家机构、社会组织及个人在社会公务活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的照片、录音带、录像带、影视片等特殊载体的历史记录。声像档案的特点：1、载体材料种类繁多2、记录方式特殊多样3、载体记录容量巨大4、记录对象范围较广5、记录和利用方式先进特殊6、复制性能准确快捷7、耐久性能特殊复杂声像档案的作用 1、声像档案是解读历史的直观材料。2、声像档案是业务工作的查考凭据。3、声像档案是科学研究的参考材料。4、照片档案是宣传教育的生动教材。一、照片和照片档案一、照片和照片档案1

2、、摄影技术的历史、摄影技术的历史2、摄影的基本原理、摄影的基本原理3、照片的分类、照片的分类4、照片档案的定义、照片档案的定义国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。二、照片档案的收集和移交二、照片档案的收集和移交、收集范围、收集范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。其他具有保存价值的照片。2、收集要求、收集要求对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任

3、何单位或个人不得据为己有。对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。底片、照片、说明应齐全。底片与照片影像应一致。对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。3、收集时间、收集时间对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。对跨年度的工程或项目的照片档案待项目或工程结束后一并归档。依照中华人民共和国档案法实施办法的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。档案馆应按收

4、集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。机构撤销或合并，照片档案应随同其它载体形态的档案移交给同级档案馆或合并后单位的档案管理机构，不得转移和随意销毁。移交照片档案，应办理移交手续，其具体移交方法与其它载体形态档案相同。三、照片档案的整理三、照片档案的整理1、整理原则、整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。2、照片、底片的鉴定、照片、底片的鉴定保管期限：保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定执行。密级

5、：密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照中华人民共和国保守国家秘密法、中华人民共和国保守国家秘密法实施办法、GB/T 7156及有关规定执行。3、底片的整理、底片的整理底片的编号：全宗号保管期限代码张号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。张号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。底片号的登录底片袋的标注 底片的入册大幅底片的放置册内备考表底片册的封面 底片册的排列 4、照片的整理、照片的整理照片的分类 照片的排列 照片的编号 格式一：全宗号保管期限代码册号张号 格式二：全宗号保管期限代码

6、张号照片的入册 大幅照片的放置 单张照片说明的填写 题 名：照片号：底片号：参见号：时 间：摄影者：文字说明：文字说明：题名：照片号：底片号：文字说明：参见号：时间：摄影者：题名：文字说明：照片号：底片号：参见号：文字说明：时间：摄影者：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。如：“3月2日，*领导来我公司参观”。“2002年1月12日，*公司在劳动饭店召开档案工作协调会，图为大会主席台，左起，张总、刘书记总、刘书记”。组合照片说明的填写册内备考表 照片册的封面 照片册的册脊 照片册的排列 照片档案目录的编制 目录的著录 目录的编制 目录种类 基本目录

7、册内目录 四、胶片档案的耐久性四、胶片档案的耐久性1、胶片的结构与成像、胶片的结构与成像黑白胶片结构示意图黑白胶片结构示意图 彩色胶片结构示意图 2、胶片的老化与变质、胶片的老化与变质3、影响照片档案耐久性的外部因素、影响照片档案耐久性的外部因素 温度 湿度 灰尘 有害气体 霉菌、细菌和害虫 水 火 机械性损伤 五、照片档案的去污与修复五、照片档案的去污与修复去污 去除底片上的手印 去除底片上的擦痕、划痕 去除底片上的水斑 去除底片上的颜色污染 去除底片上的霉斑 去除底片上粘附的粘胶物 去除底片、照片的灰尘和其他污物 去除底片上的折压痕迹 底片和照片卷曲修复 粘连底片的修复 乳剂层起皱、龟裂或

8、产生气泡胶片的修复 反银底片的修复 褪色黑白照片底片的修复 发黄底片、照片的修复 褪色彩色胶片的修复 六、照片档案的保管六、照片档案的保管1、包装物与装具、包装物与装具 底片袋 底片册、照片册 贮存柜架 2、温度、湿度要求、温度、湿度要求类型中期贮存长期贮存最高温度/相对湿度/最高温度/相对湿度/黑白底片2520-5021151020-3020-4020-50彩色底片2520-502-3-1020-3020-4020-50黑白照片2520-501830-50彩色照片2520-50230-40注：1：中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存10年。长期贮存是指胶片、照片在表中规

9、定的温、湿度条件下至少能保存10年。注：2：推荐值内较低的温度、湿度环境，更能延长胶片、照片的寿命。一般情况下，保存底片的适宜温湿度为：温度1315，相对湿度35%45%。保存照片的适宜温湿度为：温度1424，相对湿度40%60%。3、空气调节和净化要求、空气调节和净化要求4、库房有关要求、库房有关要求5、保管要求和措施、保管要求和措施6、照片档案管理制度、照片档案管理制度 出入库房制度 消防安全制度 温湿度登记、控制制度 利用制度 翻拍制度 防霉杀虫制度 定期检查制度 库房清洁制度 七、照片档案的利用七、照片档案的利用建立照片档案借阅、利用制度，严格审批手续。照片档案一般不外借。编制必要的照

10、片档案目录等检索工具，方便提供利用。配合党和政府的中心工作，利用照片档案举办展览会、报告会，编辑综合性或专题性画册，主动提供服务。照片档案在保管和利用过程中，如发现有损毁、倒卖、私带出境等违反法律行为，应按档案法实施办法有关条款处理。八、数码照片档案管理八、数码照片档案管理1、数码照片的定义、数码照片的定义数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两部分组成。2、数码照片

11、的特点、数码照片的特点形成和使用方式的先进性记录方式的数字性 信息表现形式的多态性载体的特殊性所存信息的易损性 所存信息的可改性及更改的隐蔽性可复制性 3、数码照片的归档、数码照片的归档凡属收集范围的数码照片，由摄影者或形成部门按本规定进行整理，在年度内定期向单位档案机构或档案工作人员移交归档；重大活动或重大事件形成的照片档案，工作结束后一个月内应整理移交归档，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。归档的数码照片、文字说明二者应齐全。对反映同一内容的若干数码照片，应选择其主要数码照片归档。收集归档的数码照片应为JPEG或TIFF通用格式。拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不

12、低于600dpi。对具有永久保存价值的数码照片，收集时必须同时冲印出纸质照片并附加说明一同归档。4、数码照片档案的整理、数码照片档案的整理整理原则：数码照片档案的整理应遵循有利于保持数码照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。鉴定：没有保存价值的或重复的数码照片不得归档。分类：在同一全宗内，数码照片按“保管期限形成年度”分类。排列、编号 在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。数码照片档号格式为：全宗号-保管期限代字-数码照片号。如：234-Y-20030016 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号 保管期限代字：永久、定期分别用Y、D代表标注 数码照片号：是指在同一保管

13、期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。编制数码照片光盘目录 数码照片光盘目录项目包括：全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限、备注 光盘号光盘号题名题名起止年月起止年月张张数数保管保管期限期限备注备注编制盘内数码照片文件目录 数码数码照片号照片号题题名名拍摄拍摄时间时间拍摄者拍摄者备注备注填写数码照片光盘封面全宗号保管期限盘号数码照片光盘数码照片光盘全宗名称起止年月年月至年月照片张数制作时间制作人审核人套别题名5、数码照片档案的存储、数码照片档案的存储根目录 说明文件（SM.TXT）盘内数码照片文件目录(ML)数码照片档案文件夹

14、（DATA）数码照片号1（20070001.jpg）数码照片号2（20070002.tif）数码照片号3说明文件命名为SM.TXT，文件存储格式为文本文件，主要说明本张光盘的各类信息。内容包括存储数码照片档案的全宗名称、全宗号、归档年度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。如：全宗名称：全宗号：归档年度：保管期限：照片数量：照片反映主要内容：套别：摄影者：制作人：审核人：制作时间：200601236、数码照片档案的安全性、数码照片档案的安全性影响数码照片档案数据安全的因素 硬件因素 软件因素 人为因素 数码照片档案数据备份与数据安全的关系 保证数码照片档案数据安全的主要措施 7、

15、数码照片档案的保管、数码照片档案的保管环境温湿度 环境磁场强度 环境洁净程度 减少震动冲击 对新入库的数码照片档案数据应检查载体是否完好，检测在指定的硬软件环境下能否准确读出数据 光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压 要建立数码照片的定期检查制度 对特别重要、珍贵的数码照片档案，要复制多套，并异地保存 对数码照片档案涉及的计算机等设备和软件使用情况、更新情况要定期进行检查，保持读取设备或软件的可用性 机关、单位数码照片档案数量少，保管条件不达标准的，可申请交由同级国家综合档案馆代为保管或提前移交进馆 8、数码照片档案的利用、数码照片档案的利用建立数码照片档案借阅、利用制度，严格审批手

16、续。根据声像档案的机密程度，确定利用范围。配合党和政府的中心工作，利用数码照片档案主动为机关和社会提供服务，或举办展览、编辑综合性和专题性宣传资料等。数码照片档案在保管和利用过程中，如发现有损毁、倒卖、私带出境等违反法律行为，按档案法以及有关法律法规处理。原版声像档案不得外借。珍贵、重要、使用频率高的声像档案利用时应当提供拷贝、复制件。利用与公布声像档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。九、国外声像档案管理情况九、国外声像档案管理情况 1、美国国家档案馆、美国国家档案馆2、美国国家、美国国家公共广播档案公共广播档案馆和美国广播馆和美国广播图书馆图书馆3、史密森研究院、史密森研究院ELIOTELISOFON照片档照片档案馆案馆 馆藏非洲风情照片4、国家航空航天档案馆、国家航空航天档案馆5、国内外照片档案保管的新方法、国内外照片档案保管的新方法低湿冷藏法密封冷藏法密封无氧保存法 一般冷藏法 6、一些国家档案保管温湿度标准、一些国家档案保管温湿度标准谢 谢！