EXCEL__操作技巧-提升技能、提高效率.pptx

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1、EXCEL 操作技巧提升技能，提高效率提升技能，提高效率u文件打开、保存文件打开、保存u数据快速录入数据快速录入u键盘快捷键键盘快捷键 u地址引用地址引用u函数与公式函数与公式 u数据透视表数据透视表u添加快捷按钮添加快捷按钮u帮助的使用帮助的使用 主要内容主要内容文件打开文件打开1.2用键盘打开：移动方向键，在文件夹名用键盘打开：移动方向键，在文件夹名（或文件名）显示阴影后单击（或文件名）显示阴影后单击“回车回车”，用用“Backspace”可返回上一目录。可返回上一目录。文件打开文件打开1.1、同时打开多个文件：用鼠标或、同时打开多个文件：用鼠标或Ctrl+鼠标左键鼠标左键同时选中多个文件

2、，同时选中多个文件，点击鼠标右键，在弹出菜单单击点击鼠标右键，在弹出菜单单击“打开打开”按钮。如下图：按钮。如下图：文件打开文件打开1.3打开空白文档，把窗口还原呈半幅显示，把文件名直接拉入表框内，打开空白文档，把窗口还原呈半幅显示，把文件名直接拉入表框内，可同时打开一个或多个文件（在可同时打开一个或多个文件（在Excel版本不兼容时使用）。如下图：版本不兼容时使用）。如下图：工作表、单元格、文件保护工作表、单元格、文件保护7.1、保护工作表、保护工作表 按照按照“工具工具”“保保护护”“保护工作表保护工作表”操作即可。操作即可。保护单元格保护单元格按照按照“工具工具”“保护保护”“允许用户编

3、允许用户编辑区域辑区域”操作，在弹出的对话框内设置用操作，在弹出的对话框内设置用户可以编辑的区域，同时选中户可以编辑的区域，同时选中“保护工作保护工作表表”，则用户不可以编辑的区域则被保护，则用户不可以编辑的区域则被保护起来。起来。或或 选中不需保护的区域，在选中不需保护的区域，在“单元格格单元格格式式”“保护保护”中不选中不选“锁定锁定”选项，再选项，再把工作表设置为保护状态（在此操作中若把工作表设置为保护状态（在此操作中若选中隐藏，则可以隐藏工作表中的公式）选中隐藏，则可以隐藏工作表中的公式）文件夹保护文件夹保护选中文件夹，单击右键，在选中文件夹，单击右键，在“属性属性”“常规常规”“高级

4、高级”中选择中选择“加加密内容以便保护数据密内容以便保护数据”。这样以别的。这样以别的用户名进入计算机时此文件不能打开。用户名进入计算机时此文件不能打开。u文件打开、保存文件打开、保存u数据快速录入数据快速录入u键盘快捷键键盘快捷键 u地址引用地址引用u函数与公式函数与公式 u数据透视表数据透视表u添加快捷按钮添加快捷按钮u帮助的使用帮助的使用 主要内容主要内容 数据快速录入数据快速录入4.1、序列填充、序列填充 选择单行选择单行/列使用列使用“ctrl+d”或或“ctrl+r”可向下可向下/向右填充；向右填充；选中连续的文本单元格，把鼠标置于右下选中连续的文本单元格，把鼠标置于右下角，待出现

5、实心角，待出现实心“+”后，按住鼠标左键拖后，按住鼠标左键拖动鼠标可实现区域填充；动鼠标可实现区域填充；移动或复制移动或复制4.2、移动或复制技巧、移动或复制技巧用鼠标移动剪切用鼠标移动剪切 ：选中需移动的区域，把鼠标置于区域边框，待选中需移动的区域，把鼠标置于区域边框，待出现出现“十十”字方向箭头时，按住鼠标左键拖动字方向箭头时，按住鼠标左键拖动“十十”字箭头。字箭头。用鼠标复制：用鼠标复制：选中需复制的区域，把鼠标置于区域边框，同时选中需复制的区域，把鼠标置于区域边框，同时按住按住“ctrl”，待鼠标右上方出现，待鼠标右上方出现“十十”字时，按住鼠标左键拖动字时，按住鼠标左键拖动“十十”字

6、即可。字即可。快速剪切和插入行（列快速剪切和插入行（列 ）用用“Ctrl+x”剪切整行或列，选中待插剪切整行或列，选中待插入的邻近行（列），按入的邻近行（列），按“ctrl”+“+”（小键盘中的（小键盘中的“+”号键）号键）工作表的快速复制（同工作簿）工作表的快速复制（同工作簿）用鼠标左键点击工作表的名称，用鼠标左键点击工作表的名称，待出现待出现“书页书页”号时，按住号时，按住“ctrl”，此时，此时“书页书页”号中出现号中出现“+”符号，用鼠标拖动工作表名称，松开鼠标左键然后松开符号，用鼠标拖动工作表名称，松开鼠标左键然后松开“ctrl”。选择性粘贴选择性粘贴4.3、选择性粘贴、选择性粘贴复

7、制某区域的单元格，在复制某区域的单元格，在“编辑编辑”“选选择性粘贴择性粘贴”中选择需粘贴的格式，中选择需粘贴的格式，“数值数值”可把含公式的单元格粘贴为纯数值；可把含公式的单元格粘贴为纯数值；“转置转置”可把行和列的值互相转换成可把行和列的值互相转换成列和行的值。列和行的值。“乘乘”选定区域各值乘选定区域各值乘以复制的数字以复制的数字 文件打开、保存文件打开、保存数据快速录入数据快速录入键盘快捷键键盘快捷键 地址引用地址引用函数与公式函数与公式 数据透视表数据透视表添加快捷按钮添加快捷按钮帮助的使用帮助的使用 主要内容主要内容 显示和使用窗口显示和使用窗口 Alt+Tab切换到下一个程序切换

8、到下一个程序/窗口。窗口。Ctrl+Tab不同工作簿之间的切换。不同工作簿之间的切换。Ctrl+W或或 Ctrl+F4关闭小窗口关闭小窗口 或或 关关闭文件和计算机。闭文件和计算机。PrScrn将屏幕图片复制到剪贴板将屏幕图片复制到剪贴板中（截图）。中（截图）。Ctrl+P或或 Ctrl+Shift+F12显示显示“打印打印”对对话框。话框。处理工作表处理工作表 Shift+F11插入新工作表。插入新工作表。Ctrl+PageDown移动到工作簿中的下一张工作表。移动到工作簿中的下一张工作表。Ctrl+PageUp移动到工作簿中的上一张工作表。移动到工作簿中的上一张工作表。Ctrl+Home移

9、动到工作表的开头。移动到工作表的开头。Ctrl+End移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。所占用的最右列的最下行中。Ctrl+箭头键箭头键 移动到当前移动到当前数据区域数据区域的边缘。的边缘。F5/ctrl+G显示显示“定位定位”对话框。对话框。Shift+F5/ctrl+F显示显示“查找查找”对话框。对话框。Ctrl+H显示显示“替换替换”对话框。对话框。Ctrl+“-”（小键盘（小键盘-）删除删除Ctrl+“+”（小键盘（小键盘+）插入插入选定单元格、行和列以及对象选定单元格、行和列以及对象 Ctrl+A选定

10、整张工作表。选定整张工作表。Ctrl+*选定工作表中有数据的区域。选定工作表中有数据的区域。Ctrl+9隐藏选定的行。隐藏选定的行。Ctrl+Shift+(（左括号）（左括号）取消选定区域内的取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态。所有隐藏行的隐藏状态。Ctrl+0（零）（零）隐藏选定的列。隐藏选定的列。Ctrl+Shift+)（右括号）（右括号）取消选定区域内的取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态。所有隐藏列的隐藏状态。输入数据输入数据Shift+Enter完成单元格输入并向上选取上一个单元格。完成单元格输入并向上选取上一个单元格。Ctrl+D向下填充。向下填充。Ctrl+R向右填充。向右填充

11、。Ctrl+Z撤消上一次操作。撤消上一次操作。F9按按 F9计算所有已打开工作簿中，自上次计算后已进行了计算所有已打开工作簿中，自上次计算后已进行了更改的公式以及基于这些公式的公式。如果工作簿设置为自动计算，更改的公式以及基于这些公式的公式。如果工作簿设置为自动计算，就不必按就不必按 F9。Shift+F9只计算活动工作表中，自上次计算后已进行了更改的公式以只计算活动工作表中，自上次计算后已进行了更改的公式以及基于这些公式的公式。及基于这些公式的公式。Ctrl+Alt+F9计算所有已打开工作簿中的所有公式，而不管它们自上计算所有已打开工作簿中的所有公式，而不管它们自上次计算后是否进行了更改。次

12、计算后是否进行了更改。按按 Ctrl+Shift+Alt+F9再次检查从属公式，然后计算所有已打开工作簿再次检查从属公式，然后计算所有已打开工作簿中的所有公式，而不管它们自上次计算后是否进行了更改。中的所有公式，而不管它们自上次计算后是否进行了更改。编辑数据和设置数据的格式编辑数据和设置数据的格式编辑数据和设置数据的格式编辑数据和设置数据的格式Alt+Enter在单元格中换行。在单元格中换行。Shift+F2编辑单元格批注。编辑单元格批注。Ctrl+1显示显示“单元格格式单元格格式”对话框。对话框。Ctrl+B应用或取消加粗格式。应用或取消加粗格式。Ctrl+I应用或取消字体倾斜格式。应用或取

13、消字体倾斜格式。Ctrl+U应用或取消下划线。应用或取消下划线。Ctrl+5应用或取消删除线。应用或取消删除线。文件打开、保存文件打开、保存数据快速录入数据快速录入键盘快捷键键盘快捷键 地址引用地址引用函数与公式函数与公式 数据透视表数据透视表添加快捷按钮添加快捷按钮帮助的使用帮助的使用 主要内容主要内容小游戏看看你的名字和单位合不合.xls含义：含义：单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用。格引用。引用方式：引用方式：相对引用相对引用绝对引用绝对引用混合引用混合引用地址引用地址引用例：在例：在F2中输入公式中输入

14、公式“C2+D2+E2”相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。区域时，公式中的单元格地址会随着改变。相对引用相对引用相对引用也称为相对地址，它用列标与行号直接表示单元格。如果某个单元格的公式被复制到另一个单元格时，原来单元格内公式中的地址在新单元格中发生相应的变化，就需要用相对引用来实现。例：在例：在F2中输入公式中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”设置绝对地址设置绝对地址需在行号和列需在行号和列号前加符号号前加符号“$”绝对引用

15、是指在把公式复制绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。的单元格地址保持不变。绝对引用绝对引用在表示单元格的列标与行号前面加“$”符号的单元格引用就称为绝对引用。它的最大特点是在操作过程中，公式中的单元格地址始终保持不变，相对地址与绝对地址可以混合使用。例：在例：在F2中输入公式中输入公式“C2+$D$2+$E2”混合引用是指在一个单元格混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。又有相对地址引用。混合引用混合引用文件打开、保存文件打开、保存数据快速录入数据快速录入键盘快捷键键盘快捷键 地址引用

16、地址引用函数与公式函数与公式 数据透视表数据透视表添加快捷按钮添加快捷按钮帮助的使用帮助的使用 主要内容主要内容Excel有丰富的内部函数，其类型包括：财务函数日期与时间函数数学与三角函数统计函数查找与引用函数数据库函数文本函数逻辑函数信息函数公式与函数公式与函数公式与函数公式与函数Excel中的函数类型中的函数类型获得更多的有关函数的信息获得更多的有关函数的信息选择选择“粘贴函数粘贴函数”选择函数类型选择函数类型选择具体函数选择具体函数查看函数说明查看函数说明寻求更多的函数帮助寻求更多的函数帮助常用函数常用函数3.1、SUMIF，功能：功能：对满对满足条件的单元格求和。例：足条件的单元格求和

17、。例：SUMIF($G:$G,A6,$L:$L)$G:$G条件单元格区域（区域为条件单元格区域（区域为单行单行或或单列单列）。）。A6求和的条件值，其形式求和的条件值，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，如单可以为数字、表达式或文本。例如，如单元格元格A6、32、32或或apples。$L:$L求和单元格区域（区域求和单元格区域（区域为单行或单列）。为单行或单列）。常用函数常用函数3.、VLOOKUP,功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。格式：并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。格式：vl

18、ookup（指（指定条件，查找区域，查找值所在的列数，逻辑值），定条件，查找区域，查找值所在的列数，逻辑值），指定条件指定条件 可以是单元格、数字、文本可以是单元格、数字、文本 查找区域查找区域 以指定条件为首列的区域以指定条件为首列的区域 查找值所在的列数查找值所在的列数 整数数值，不能超过查找区域的列数整数数值，不能超过查找区域的列数 逻辑值逻辑值 false表示精确匹配；表示精确匹配；true（缺省默（缺省默认值），表示模糊匹配，在不能精确匹配时取认值），表示模糊匹配，在不能精确匹配时取“小于且最接近小于且最接近”的条的条件对应的值件对应的值如：如：VLOOKUP(A1,$A:$Z,2,

19、FALSE)，操作见附件。，操作见附件。常用函数常用函数3.3ABS，功能：求绝对值功能：求绝对值 例：ABS（A1）SUM,功能：普通求和与多个区域求和功能：普通求和与多个区域求和 例：例：SUM（A5,B2:B6）FIXED=round，功能：四舍五入功能：四舍五入 例：例：FIXED（A1，2）AVERAGE，功能：求平均值功能：求平均值 TODAY()、YEAR()、MONTH()、DAY（）（）,功能：功能：返回当前日期、指定日期的年月日返回当前日期、指定日期的年月日 文件打开、保存文件打开、保存数据快速录入数据快速录入键盘快捷键键盘快捷键 地址引用地址引用函数与公式函数与公式 数据

20、透视表数据透视表添加快捷按钮添加快捷按钮帮助的使用帮助的使用 主要内容主要内容数据透视表数据透视表 主要功能：按照数据类别自动汇总、根据汇总主要功能：按照数据类别自动汇总、根据汇总生成图表，双击透视表中的数据行可弹出明细。生成图表，双击透视表中的数据行可弹出明细。按照按照“数据数据”“数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图”的顺序操作，在弹出的选项中选择数据源类型的顺序操作，在弹出的选项中选择数据源类型和报表类型，按照提示操作直到和报表类型，按照提示操作直到“完成完成”。在。在“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”中选择中选择数据源的字数据源的字段段并拖到左边的并拖到左边的“将行字段拖

21、到此处将行字段拖到此处”，将，将数据字段拖到数据字段拖到“请将数据段拖到此处请将数据段拖到此处”。点击。点击“设置报表格式设置报表格式”按钮，在弹出的按钮，在弹出的“自动套用自动套用格式格式”栏选择报表格式。栏选择报表格式。数据透视表数据透视表设置报表格式键注意：数据透视表的源数据表必须有标题行注意：数据透视表的源数据表必须有标题行设置报表格式键添加快捷键按钮添加快捷键按钮10.2、添加工具栏快捷按钮、添加工具栏快捷按钮 添加快捷键添加快捷键按钮按钮如上图所示点击如上图所示点击“自定义自定义”按钮，在弹出按钮，在弹出的的“自定义自定义”窗口选择窗口选择“命令命令”，在左边，在左边的的“类别类别

22、”选项选择需添加快捷键的类别，选项选择需添加快捷键的类别，在右边的在右边的“命令命令”栏选择需添加的按钮，栏选择需添加的按钮，用鼠标选中，按住鼠标左键拖动按钮到工用鼠标选中，按住鼠标左键拖动按钮到工具栏。具栏。文件打开、保存文件打开、保存数据快速录入数据快速录入键盘快捷键键盘快捷键 地址引用地址引用函数与公式函数与公式 数据透视表数据透视表添加快捷按钮添加快捷按钮帮助的使用帮助的使用 主要内容主要内容帮助的使用帮助的使用帮助的使用帮助的使用 按按“F1”键键,或在或在“帮助帮助”“MicrosoftExcel帮助帮助”中输入需提中输入需提供帮助的关键字，可获得供帮助的关键字，可获得Excel表所有功能的提示。包括上述所有的内表所有功能的提示。包括上述所有的内容。容。学习最重要！