2022年电大办公室管理形成性考核册答案 .docx

《2022年电大办公室管理形成性考核册答案 .docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年电大办公室管理形成性考核册答案 .docx（10页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室治理形成性考核册答案作业 11将办公室实务工作的简要内容填入以下表格,内容基本相同的填在一行中；序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函；记录上司指令及会谈、会议内容2 文书制作 复印资料；打印文稿及表格3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函；信函和邮件的处理；4 档案治理 档案治理；5 会议组织 支配会议事务,并做会议记录或纲要；记录上司指令及会谈、会议内容；6 调查讨论 帮助上司预备书面的财务报告、讨论报告；7 信息资料 预备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息8 信访工作 替上司接

2、洽外界人士；例如记者、工会职员等；接待来宾和员工的来访；9 接待工作 接待来访来宾；接待来宾和员工的来访；10 和谐工作 以电话往来维护和外界的良好公共关系；通讯事务、电话；11 督查工作 督导一般职员或速记员；12 日程支配 替上司定约会并做好记录；13 日常事务 阅读并分类信件14 办公室治理 , 保管办公室设备及用品办公室环境的布置和整理15 其他暂时以速记登记上司交待的事项；执行上司交办事项交办的事项 - 16 替上司申报交纳所得税及办理退税；17 外出办事,如银行、邮局等；2、公用易耗品主要包带括要哪）些盒？办公用易耗品主有：（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（ 4）

3、圆珠笔；正；（7印；（5）签字笔或钢笔；6）修正液或修（ 8 ） 各 种 小 型 机 器 , 如 订 书 机 （ 包 括 订 书 针 ） 、 打 孔 机 、 装 订 机 （ 包 括 装 订 线 ） 、 日 期号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（ 10）日历等；（ 11 ） 其 他 , 如 标 签 纸 、 直 尺 、 三 角 尺 、 透 明 胶 带 、 粘 胶 带 、 绳 带 、 图 钉 、 橡 皮 筋 、 大头针、纸夹等；3、文简要阐述文员工作的三个步骤划,、相互关系如何？员工作分为三个步骤：计实施和检查；（ 1 ） 计 划 的 步 骤 , 要 充 分 了 解 即 将 开

4、始 的 工 作 内 容 , 并 思 考 以 什 么 方 法 进 行 效 率 会 最佳；（ 2 ） 实 施 的 步 骤 , 要 注 意 ： 同 时 检 查 是 否 按 照 当 初 所 拟 定 的 顺 序 进 行 ； 上 司 所 指 示 的工作无论是哪一种,都要正确地实施；配合上司预期的期限；（ 3 ） 检 查 的 步 骤 , 要 分 析 计 划 和 实 绩 的 差 异 , 并 把 以 前 进 行 过 的 工 作 或 别 人 做 过 的 工1 / 6 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 6 页精选学习资料 - - - - - - - - - 作和目前自己所从事相同性质的工作加以

5、比较分析；过其次,说明三个步骤之间的关系；三者的关系为：先 作 计 划 , 付 诸 实 施 , 然 后 检 查 结 果 , 围 绕 “计 划 实 施 检 查 ”这 样 一 个 滚 动 的程开展；三者相互联系形成一个循环；文 员 首 先 要 仔 细 制 定 计 划 , 然 后 根 据 这 个 计 划 去 实 施 , 并 严 格 检 查 其 结 果 , 使 得 这 个 结果 对 下 一 次 的 计 划 有 所 帮 助 和 启 示；4 、 按 照 “优 先 顺 序 ”处 理 工 作 原 就 , 虚 拟 一 份 半 天 或 一 天 工 作 （ 或 家 务 ） 计 划 书 ；本 题 的 例 子 请 同

6、学 们 见 教 材 第 28 页 ； 同 学 们 可 以 参 照 教 材 上 的 例 子 , 自 己 制 定 一 份 计划书,不要抄袭；5 、 从 下 列 文 员 工 作 方 法 中 , 任 意 选 择 一 种 或 两 种 , 谈 谈 你 的 工 作 体 会 或 对 此 工 作 方法的认识；1 请 示 方 法 和 报 告 方 法 ；2 计 划 方 法 和 总 结 方 法 ；3 受 意 方 法 ； 4 传 达 方 法 ；5 进 言 方 法 ；6 变 通 方 法 和 挡 驾 方 法 ；7 分 工 方 法 与 合 作 方 法 ；受 意 就 是 文 员 接 受 和 领 会 上 司 的 意 图 ； 可

7、以 分 为 直 接 受 意 （ 即 领 会 上 司 在 会 议 讲 话 、 文件 批 示 、 工 作 部 署 或 与 文 员 谈 话 时 , 直 接 就 某 一 问 题 或 某 项 工 作 所 发 表 的 意 见 和 想 法 等 , 易于 文 员 判 断 和 领 会 ） 和 间 接 受 意 （ 即 上 司 在 平 时 随 便 交 谈 的 情 况 下 , 或 与 其 他 人 员 谈 话 种 就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）；受意会方意法要注意图：（1）善于领上司图,不要曲解上司意；（2）备好倾记录本,记录下指示要点；（3）注意听,用心判断指示的用意；（4 ）必要时可以提问, 直至明了意图

8、为止,但不要打断谈话；（ 5 ） 如 有 不 同 意 见 , 可 以 公 开 提 出 , 但 要 言 之 成 理 , 并 要 注 意 方 式 、 态 度 ；（6结）接受指示实后,要不失谈时机地贯彻会实施；合际体；我 曾 经 经 历 过 一 件 事 情 , 使 我 充 分 认 识 到 , 在 受 意 时 , 充 分 做 好 记 录 的 重 要 性 ；才 开 始 工 作 时 , 我 到 一 家 房 地 产 公 司 当 文 员 ； 有 一 天 , 总 经 理 把 我 叫 到 办 公 室 让 我 写 一份 公 司 的 简 介 , 内 容 要 包 括 四 个 部 分 公 司 的 历 史 、 公 司 的

9、现 状 、 公 司 的 硬 件 和 软 件 配 备 、公 司 取 得 的 成 绩 ； 当 时 , 我 没 有 经 验 , 没 有 带 上 记 录 本 , 记 录 下 指 示 的 要 点 ； 事 后 , 又 怕 显得 自 己 没 有 能 力 , 而 没 有 去 请 示 总 经 理 ； 只 好 凭 自 己 大 脑 中 的 记 忆 写 , 结 果 写 出 来 的 简 介 根本 就 不 行 ； 后 来 , 我 再 次 向 总 经 理 询 问 , 并 备 好 了 记 录 本 做 好 了 记 录 , 根 据 总 经 理 的 授 意 ,才 写 出 了 各 方 满 意 的 公 司 简 介 ；从 这 个 事 情

10、 中 , 我 体 会 到 了 在 受 意 时 , 做 好 记 录 的 重 要 性 ；作 业 2 一 、 从 文 员 工 作 的 角 度 对 比 说 明 打 电 话 和 接 听 电 话 的 异 同 ；（1）都应先问好,再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热情的态度；（3）通话终止,应让对方感受到自己开心的心情；（4）都 应 简 明 扼 要 表 达 自 己 的 意 思；异 ： （ 1 ） 打 电 话 应 首 先 查 清 楚 对 方 的 电 话 号 码 ； 接 电 话 应 等 电 话 铃 响 2 4 声 就 接 听 ；（ 2 ） 打 电 话 应 将 重 点 部 分 在 挂 电 话 之 前 再 确

11、认 一 遍 ； 接 电 话 就 没 有 这 一 步 ；二、怎样做好为领导挑选电话的工作, 主要做法有哪些. （1）文秘人员在说了迎接词,对方发出声音之后,就能讯速辨听出对方,这应是一种专业技巧；（2）除了辨论声音之外,文秘人员对名字的辨识肯定要有相当的把握,新上任的文秘人员特别要在这方面下工2 / 6 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 6 页精选学习资料 - - - - - - - - - 夫；（3）来电者查找你的上司,应弄清对方的身份和来电目的,然后再通报上司；（4）有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些 下口信,待上司作挑选性的回复；“ 漂亮的谎言 ” ,以应对那些

12、上司不想接待的人；或请对方留（5）应鉴别来电者的问题,依据对方的身份和来电目的分别处理,聪慧地转接电话,把来电转接给真正处理该事情的人；（6）文秘人员常常会接到推销等电话,要完全躲开这些电话是不行能的；对这些电话也要有礼貌的回绝；（7）文秘人员对待投诉电话要有礼貌,有责任心；三、简要回答邮件件分人拣的的一般标准；（1）按照收姓名分拣；（2）按照邮件件部的门重的要性分拣；（3）按照收名称分拣；四、怎样处理上司不在时的邮件？1、假如上司习惯于每天给办公室打电话,就应当把内部信件和外来的信件分开,同时把每封邮件的内容大致记录,这样就可以随时向上司汇报；2、假如上司没有每天给办公室打电话的习惯,应当主

13、动打电话把需要上司亲自处理的邮件告知他,或者传真一份给他；3、假如上司离开时间较长,应把全部邮件 无论是私人邮件仍是商业邮件 都通知给他； 4、尽可能多处理一些邮件,在给上司的通知中应清晰地说出邮件的主题,或者把邮件交给公司其他人处理；5、把寄给上司的邮包连续编号 如 3 1、32、33、 34,这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了；假如上司外出不止一地,在邮包上编号就显得尤为重要了；6、假如上司正在度假,并且不让秘书转交邮件时,可以把需要上司亲自处理的邮件先储存下来,并在对发件人回复的信中告知对方何时可以得到回复 .7、把积压的邮件分别装入纸袋,标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮

14、件”、“需要阅读的邮件 ”、“报告 ”、和 “一般阅读材料 ” 上司可能想读的各种各样的广告出版物 ；五、怎 样 妥 善 处 理 上 司 拒 绝 接 见 的 来 访 者 的 来 访？（1）上 司 正 在 开 会 时；（2）上 司 繁 忙 时；（3）上 司 即 将 外 出 时；（4）远道来访或有重要事情的来访时；作业 3 一,提高会议效率,文秘人员应留意那些方面,请列出相关要点；：此题的答案请同学们见教材第162-167 页；教材上有明确的答案二、日程支配方案表的种类大致有几种？试以其中一种为例,编制一份预定表；日程安排计划表的种类（ 1 ） 年 预 定 表 ； 是 企 业 在 每 年 度 例

15、行 的 主 要 业 务 活 动 , 及 有 关 公 司 的 活 动 事 项 一 览 表 ,所 记 载 的 活 动 事 项 有 股 东 大 会 、 董 事 会 、 公 司 创 立 纪 念 日 、 年 休 假 等 ； 一 般 于 年 初 将 整 个 年度的活动事项定整表理、成周表预,定再表通知各部门；（2）月预、日预定表；月 预 定 表 是 从 年 预 定 表 中 抽 出 一 个 月 的 预 定 计 划 , 以 一 个 月 为 单 位 , 填 写 该 月 要 进 行 的会议、面谈、出差、访问等预定计划；周 预 定 表 是 一 个 月 预 定 计 划 中 的 一 周 计 划 , 此 预 定 计 划

16、比 月 预 定 表 更 详 细 ；日 预 定 表 就 是 从 周 预 定 表 里 写 出 一 天 的 预 定 计 划 , 进 一 步 以 时 间 为 单 位 , 详 细 地 预 定 从早到晚的业务活动；各种预定表的编制请同学们参照教材P.166 P.170 上的例子,编写；一月5 日（星期一）开工典礼8 日（星期四）董事长视察3 / 6 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 6 页精选学习资料 - - - - - - - - - 二月2 日（星期二）常务董事会9 日（星期一）公司纪念日三月成本会议25 日（星期三）2 日（星期一）常务董事会3 日（星期二）分行经理睬议25 日

17、（星期三）成本会议三,文秘人员应为上司的商务旅行做那些预备工作？此题的答案请同学们见教材第188-189 页；教材上有明确的答案神四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包；括哪些方面？提醒脑的服务上 司 早 上 到 公 司 上 班 或 外 出 返 回 , 以 及 工 作 告 一 段 落 , 文 员 可 适 时 端 些 饮 料 或 准 备 湿 毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作；私事方面的协助；协 助 的 方 法 应 视 实 际 情 况 , 其 一 是 与 业 务 有 关 的 部 分 , 另 外 是 上 司 身 边 的 纯 粹 私 事 ：（ 1 ） 特 别 指 示 事 项 的

18、 时 候 虽 然 是 上 司 的 私 事 , 但 以 为 关 系 到 上 司 的 形 象 问 题 , 所 以 文 秘 人 员 必 须 从 头 到 尾 替 上 司 办 理 这 些 琐 碎 的 事 , 使 上 司 得 到 充 分 的 便 利 ；（ 2 ） 纯 私 人 性 请 求 时 遇 到 这 种 情 形 , 就 把 它 当 作 上 司 利 用 文 秘 人 员 是 下 属 同 事 的关系财来协物助他解理决私人的事括务；管；包：（ 1 ） 薪 金 收 入 管 理 薪 金 收 入 达 到 一 定 的 金 额 , 或 有 两 种 以 上 收 入 来 源 者 , 以 及 薪 金 以 外 有 超 额 的 收

19、 入 , 都 需 要 按 税 法 申 报 ； 特 别 是 稿 费 、 版 税 、 演 讲 费 等 副 业 收 入 多 的 时 候 ,由文秘人员保 管单据,以备 申报 所得, 或直接替上司 办理申报手 续；（ 2 ） 支 票 往 来 的 管 理 最 主 要 的 是 保 管 支 票 簿 、 支 票 专 用 印 章 ； 文 秘 人 员 应 将 支 票簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领；其 他 ； 如 每 年 的 各 种 节 日 , 上 司 收 到 礼 物 , 有 时 要 文 秘 人 员 代 写 致 谢 函 , 并 做 纪 念 保 管 ；五,举办一般规模的宴会,需要什么工作 . 此题的答案请同学们见教

20、材第 223 页；教材上有明确的答案 五,举办一般规模的宴会,需要什么工作 . 此题的答案请同学们见教材第 223 页；教材上有明确的答案作业 4 二、简要阐述社交话题的挑选；合适的话题包括：（1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题,如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族颜色的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛；不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题；

21、如个人私生活等；（2）令人不快的话题；如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等；（3）过于敏锐的话题；如个人的特别的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等；4 / 6 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 6 页精选学习资料 - - - - - - - - - （4）自己不甚熟识的话题；如对于专业问题略知皮毛就不应随便发挥；（5）炫耀自己的话题；（6）庸俗的、色情的话题；（7）不宜谈论的保密的话题；如涉及商业秘密的话题；三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范畴如何？印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑

22、边章；（6）密封章；（7）封存章；落款章、骑缝章、更正章的使用范畴：（1）落款章加盖于文书作者的落款处,用来说明作者的法定性和文件的有效性；（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上；（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自 行更正的凭信；四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原就；收文处理的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办；分送的基本原就：（1）属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件

23、,或早有批示规定和有规可循的例行 公文,按主管业务的分工范畴分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件,要先填好“ 公文处理单” ,连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交详细负责人办理；（5）在文件份数少时,阅办阅知部门（或领导）多的情形下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别批阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅；五、依据文书立卷特点立卷,主要有哪几种类型？简要说明依据问题特点立卷的基本 含义； 类型：（1）按问题特点立卷；（2）按作者特点立卷；（3）按文种特点立卷；（4）按时间特点立卷；（5）按地区特点立卷；（6

24、）按通讯者特点立卷；按问题特点立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一详细问题的相互联 系和处理情形,运用最广泛；六、简要说明电子文件归档的基本方法 1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上；5 / 6 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 6 页精选学习资料 - - - - - - - - - 2 、压缩归档；采纳数据压缩工具,对电子运算机网络上应归档的电子文件,经过一段时间积存后进行压缩操作,录入到磁、光记录介质上；3、备份系统归档；一般是在电子运算机网络环境下采纳；将归档的电子文件在网上进行一次备份操作,就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上6 / 6 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 6 页