2022年电大办公室管理小抄 .docx

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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 一、单项挑选题1以下哪点不是办公室事务治理的特点？（ B决策性）； A服务性 C 专业性 D主动性2办公室布置要留意（ D ）；A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置 C打字、复印间离上司办公室近些 D 各种沟通、保密3文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不相宜的？（ C ）； A预备一些放开的文件夹,贴上相应的标识条 B 办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要常常清理 C 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 D 下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料保藏好以免丢失和泄密4以下关于文员对

2、办公室布置的情形,哪一个是错误的？（ B ）； A伸直双臂再合拢,在高于桌面 15cm 左右画弧形,手臂所能掩盖的桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品 B办公桌抽屉里的物品摆放要留意放置整齐,东西可放得满一些 C各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品,并贴上标识 D纸张和较重的东西放在架子下面几层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方5在办公室里,（ D ）的位置是上座； A 离入口最远 B离入口最近 C 靠近门口 D靠近窗户6传真机的使用哪哪一项不对的？（ B ）；A发送前检查原稿质量 B 随时随地可向对方发送 C 不宜发送礼仪性文本 D不宜

3、发送私人、保密文本7在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的？（ A ）；A接通电源可立刻复印操作 B 选定复印纸后要抖松排除静电 C挑选复印倍率来打算复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿8以下关于录音机的使用哪哪一项不相宜的？（ A ）； A 录音时需将监听开关至于“ON” 位置 B 想储存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C 机内话筒录音,留意正确录音距离为 30 一 150 厘 M D录音时要防止杂音混入,可采纳传输线录音9以下关于投影机的使用哪哪一项不相宜的？（ D ）；A安置窗帘遮挡室外光线 B与其他设备正确连接 C 投影机要远离热源 D应设置电脑的桌面屏幕爱护功能1

4、0以下哪些不是文员在预备办公用品时的职责？（ B ）； A 订购 B 制造 C 安排 D 储备11以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪哪一项不相宜的？（ B ）； A保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾 B 让员工们随便领取办公用品 C 通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度 D 用库存一览表来储备办公用品12以下文员的工作次序中,哪哪一项正确的？（ B ）； A没有任何设想就应着手从事该项工作 B文员也应具有适当判定情形,机灵应对的应变才能 C上司分派两项以上工作时,依据先来后到次序进行 D 上司所指示的工作假如不合适,可以不实施13文员依据“ 优先次序” 处理工作,以下哪哪一项不相

5、宜的？（ D ）； A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B 其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D 可以依据文员自己的习惯进行工作14文员必需治理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪哪一项不相宜的？（ C ）；A定好目标,把想做或需要做的事情写下来 B 尽量掌握外来干扰,把重要工作支配在寂静、有效的时间段里去做 C 每天把工作支配得超出工作时间,给自己压力 D对每一项工作作出支配,定好最终期限15以下关于文员治理好时间的说法,哪一个是不正确的？（ D ）； A定好目标,把想做或需要做的事情写下来 B想方法加快处理邮件、信件和其他反复显现的

6、事务 C开头工作之前要做好预备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿 D把零散工作支配在寂静、有效的时间段里去做16以下文员对办公室零用现金治理的行为中,哪哪一项不相宜的？（ C ） ；A现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里B把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C标准的零用现金单据有一个签名 D 不答应任何人从零用现金基金里借钱17文员传达上司的指示时,哪一项做法是不相宜的？（ A ）； A. 传达可以依据上司主要意思,夹进自己的看法 B 必要时可形成文字材料,照本宣科 C 不行在一般电话、一般函件里传达有隐秘内容的指示 D 重要的指示,应当要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记1

7、8文员必需具有合作精神,以下合作方法中哪哪一项不相宜的？（ B ）； A善于同他人合作,亲密协作,步调一样 B 应当有自己的个性,尽可能使别人听从自己 C 配备文秘人员时遵从异质结合的原就 D 公允地与同事共享成功的成果,分担失败的责任19以下接打电话的行为中,哪哪一项不相宜的？（ C ）； A 电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立刻记录 B 文员离开办公室时,要支配别人替你接电话 C 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D 假如已经回电,但没打通,切记要再联系20以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A ）； A受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击 B给上司的

8、留言下面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用 D中途因有事需放下电话请对方等待时,应把听筒朝下放置21文员在接打电话时,正确的做法是（ B ）； A电话铃响一声就应接听 B在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立刻记录下来 C文员接听业务电话时,应第一让对方报出姓名、单位 D文员替上司传话时,应考虑对方的心情以个人的口吻转达22以下文员应遵守的电话礼仪中,哪哪一项不相宜的？（ B ）； A. 考虑打电话的时间是否合适 B 打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“ 美丽的谎言” D 对待投诉

9、电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知肯定立刻调查此事23以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？（ C ）；A按收件人姓名分拣 B按收件部门名称分拣 C按私人公务标准分拣 D 换邮件重要性分拣24文员在拆邮件时,不正确的做法是（ A ）；A拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开 B应当把邮件分成最急件、次急件和一般件 C经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提示上司留意有关问题 D在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并储存好25文员假如误拆了非本公司的信,应当（ A ）； A 在信封上注明“ 误拆” ,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去 B 在信封上注明“

10、 误拆” ,写上自己姓名的缩写,把信放开并退回去 C在信封上注明“ 误拆” ,把信重新封好并退回去 D写上“ 查无此人” ,并把信重新封好退回去26邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作要求不一样？（ D ）； A每天开箱次数与邮局投递次数一样 B取出邮件立刻返回办公室 C事先带上包袋返回办公室 D应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ）； A 时间 B 便利 C 经济 D 爱好28文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印次序应当是（ C ）；A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址,部门、国名 C姓名、部

11、门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址29传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）； A 一般的图纸 B隐秘文件 C很长的文件 D 感谢信30以下关于握手的礼节,不正确选项（ C ）； A上级先伸手后,下级才能相握 B一般社交场合握手不行太用力,但也不行漫不经心用手指尖点一下 C双方有很多人时,可以交叉握手 D握手时应上身稍前倾,双目凝视对方,微笑致意或问好31文员在处理信访工作时,由收信人（单位）复信的情形是以下哪一种？（ A ）A初次写信,或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信 C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信1 / 11 名师归纳总结 - - - - - - -第 1

12、 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 32文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时,不应（ C ）；A拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订 B对写信人的各项情形逐项登记 C处理信件依据“ 分级负责、归口办理” 原就,进行转办、交办或自办 D对问题复杂、调查处理的时间较长的信件,应复信作说明和答复33在会议开头前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的？（ C ）；A帮助签到 B分发资料 C 作会议记录时离开会议室接听电话 D临时保管与会者的物品34文员进行会议的方案和预备时,不应当做的是（ D ）；A文员依据上司的指示,应事先调

13、查时间支配对参与者是否便利 B什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 C会议场所的挑选,要依据会议时间长短、花费多少作打算 D文秘人员必需协作会议议程,具体检查各项工作35文员做会议记录时,可以在会议记录中（ C ）； A 加入自己的主观看法 B 不记录议题 C 与发言者用词不一样但意思完全一样 D 对所记内容作评论36会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应（ D ）； A 不理睬 B 不征求主持人看法,停止笔录 C 征求主持人看法,停止笔录,不关录音机 D 征求主持人看法,停止笔录,关录音机37上司打算参与某个会议时,文员不应当（ A ）； A 只在便笺上写好会议名

14、称 B除了送来的资料外,也必需收集其他上司有必要的资料 C 假如是第一次前往的公司外的地点,要先明白场地情形和交通所耗费的时间D和上司先充分沟通,防止在会议进行中遇到电话联系38以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议？（ C ）； A. 口字型 B教室型 C 圆桌型 D. U 字型39以下关于交互式电话会议的功能中,哪哪一项不具备的？（ A ）； A审查功能 B 保密功能 C 欢迎词播放功能 D报数功能40有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务？（ B ）；A预备资料 B发表看法 C现场服务 D会议或会谈记录41文员依据上司指示,向对方要求约会时,以下哪种做法是

15、错误的？（ D ）； A假如用写信的方式,在估量对方收到信后,再打电话确认B告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立刻通知 C对方越忙越必需早一点联络 D假如上司出差,可以在他回来的当天支配约会42文员制作日程支配方案表时,以下哪一种情形应防止？（ D ）；A上司没有经过文员而打算的日程支配方案,也必需填写在方案表上 B假如表上的空白处太少,可以使用速记符号或自己能够明白的简洁符号 C 制作日程支配方案表时,要留意上司转变摸索的时间和路途上的时间 D日程支配方案笔记本假如已经使用一年以上,可以废弃43在某些情形下,文员在支配日程方案表时可能获得上司的完全信任,取决于两点：一是把握足够的学问,明

16、白业务的轻重缓急；另一是具有（ B ）,明白要求约会者的心理； A 社交的才能 B说话的技巧 C 听话的才能 D听写的才能44以下关于确认上司日程支配方案的行为中,哪哪一项不相宜的？（ A ）； A 以电话方式打算面谈或开会的重要预定方案,不用再以书面形式确认 B 上司和文员必需在周末核对下周的行动方案,每天早上核对当天的行动方案 C 假如会议的主办者是上司,就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室 D 会议、面谈所必需的文件及资料,在前一天就预备好45文员应当为上司的商务旅行作很多预备工作,以下哪哪一项不相宜的？（ B ）；A预备旅行方案和旅社信息 B 代替上司制定约会方案 C 为商务洽谈

17、收集资料 D把上司商务旅行时需要带的行李列出清单46以下关于预订工作的行为中,哪哪一项不相宜的？（ D ）；A. 与人联系要登记对方姓名（同时告知你的姓名）,需再打电话弄清疑点应找同一人 B 第一要明白火车运行时间,上司对铺位的要求 C. 假如预订需要有保证,应事先申明,假如想取消预订,也要在结帐之前打电话 D 不肯定要弄到确认旅社预订的传真或其他书面形式的证明47上司出差,文员预订机票时,以下哪一种做法不正确？（ D ）； A第一搞清晰上司想作什么样的支配 B办理预订飞机票手续之前材料要备齐 C与人联系时要登记对方姓名（同时告知你的姓名）,如有疑点,应找同一个人 48照管上司身边琐事的说法,

18、哪一种是不正确的？（ D ）；D不必提前在取票前或动身前再用电话予以确认A有更多的机会体会到文员在工作、学问、才能上的从属性 B到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话,要利用适当时机提示上司用餐 C对上司的健康治理包括预防、治疗、病后调理各阶段 D应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必赐予帮助49以下关于名片的使用方式,哪项是错误的？（ D ）； A文员应在任何时候、任何场合携带名片 B向别人递送名片时应双手捧交,将文字下面朝向对方 C假如对方给你名片,而你恰好没有带在身边,应说明并表歉意 D各自只能当面递送,寄去是不礼貌的 50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应（ D ）；A不作

19、声,等无人时查字典 B 作判定,用同偏旁的字音读 C 不用读,只称呼姓即可 D 请教对方“ 可否请问一下,这个字怎么念？”51以下关于交际礼仪的举止行为,哪哪一项比较相宜的？（ D ）； A用后跟着地走路 B 正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿C男性在任何场合都可戴着手套握手 D 穿着短裙的下蹲姿态,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺拔,蹲下时慢悠悠地弯下腰52社交场合很讲究次序礼仪,一般（B）； A.以右为次 B 以右为尊 C 以后为次 D以左为尊53当文员获知婚丧喜庆的消息后,第一应（ D ）； A向上司报告 B 送礼 C 写信 D 查证消息的牢靠性54文员帮助举办宴会时,不用考虑（ D

20、 ）； A. 宴会的形式与气氛 B交通是否便利 C. 有无停车场 D有无休息室55以下说明宴会的种类与形式的内容,哪哪一项正确的？（ C ）； A 鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好 B茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举办 C 工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举办均可 D午宴一般不设固定席位,以便于客人社交56以下关于文员的宴会礼仪中,哪哪一项正确的？（ D ）；A用叉、匙进食时,将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔 B 站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜爱的食物 C口内含有食物与人说话D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正确

21、的（ C ）； A中途离座,把餐巾放在椅子上 B用来擦刀叉 C用来擦嘴唇嘴角 D塞入衣服领口里59以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中,哪哪一项不相宜的？（ C ）；A应挑选轻软而富于光泽的衣料,用黑、红、白等纯色为宜 B白天赴宴应选用香味较浓的香水,夜晚就应选用香味文静的香水 C. 未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内 D 文员应在上司之后与对方碰杯,碰杯时应目视对方以示敬意60上司参与各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应（ A ）；A通知上司家人把衣服送达 B 自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装61以下关于说话的要领中,哪一项不相宜？（

22、B ）；A语句要简短 B 由过程先说 C. 利用重复的成效 D 说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言62接受忠告的正确反应是（ D ）； A以烦躁的倾听 B尽量把责任推给别人 C应辩解说：“ 那是由于 ”D切勿感情用事63办公室人员在社交活动中应如何挑选话题,哪些是属于合适的话题？（ A ）；A有共同利益的话题 B 炫耀自己的话题 C保密的话题 D 应当忌讳的话题64将同文多页沿边取齐后匀称错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页的确是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是（ A ）； A. 骑边章 B封存章 C. 骑缝章 D 证见章65值班人员不应当做以下哪类事

23、情？（ A ）； A签发文件 B 分发会议通知 C 询问情形 D 传达指示66文员要做好档案收集,应当收集的文书资料是（ A ） ；A下级单位报送的报告,统计报表等 B未经签发的文电草稿 C单位内部相互2 / 11 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 11 页精选学习资料 D 归档范畴、时间限度、归档抄送的文件材料D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料- - - - - - - - - 67以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷；如问函与复函等用（ A ） ；A. 按通讯者特点立卷 B按地区特点立卷C按文种特点立卷 D 按作者特点立卷68文书立卷归档要求遵守肯

24、定的制度,包括以下方面（ B ）；A归档内容、归档时间、保密要求 B 归档范畴、归档时间、归档耍求C收集范畴、归档时间、治理制度材料要求69文书立卷的归档制度包括三方面：归档范畴、（ A ）和归档要求； A归档时间 B归档凭证 C归档模式 D归档历史判定题1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度；（ ）2办公室的灯光照明要躲开自然光,最好用人工灯光；（）3在阳光光明的教室和会议室内使用投影机,成效不受影响；（）4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一样就是典型的工作；（ ）5文员第一次做一项工作时应当快一些,假如错误可以再做一遍；（）6善于

25、合作指每一个文秘人员都要虚心、谨慎,对同事敬重和懂得,即不能违反同事的意愿；（）7文员对支票治理要谨慎,支票簿与印章应当一同锁入抽屉；（）8文秘人员对上司支票往来治理要谨慎当心,支票簿与印章应当一起保藏,以防止被盗用冒领；（）9文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或削减,以个人的口吻来转达；（）10文员代替上司传达不利消息时,由于当这个信差很困难,所以要拖到最终一刻行动；由于上司震怒,自己转达口信的语气也应当变成上司的语气；（）11假如文员要找的人是一位比上司位置高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话,告知上司要找的人立刻就会来听电话,让上司直接与对方通话；（ ） ）12

26、文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读；（13文员应防止不必要的通信和邮寄,尽可能频繁的联系集中起来分批进行；（ ）14文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行；（）15文员在工作时间如需要补妆,应当去洗手间；（ ）16男女之间,男士先伸手了,女土才能与之相握；（）17按英美国家习惯,文员接待来访者,应当站起来与来访者讲话；（）18假如需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者便利的时间,查看上司的时间表,假如这一时间有空,就可答应下来；（19假如会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才能让客人进入；（）20假如会客室的门是拉开的,先让

27、来访者进入会客室后,文员立刻换手握住室内的门把手,以轻巧的步伐进入室内,轻轻关上门；（ ）21假如会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门；（ ）22介绍位置相同的人时,应依据到职的先后,先介绍新进的职员；如同时到职,就先介绍年纪较轻的人；（ ）23文员作介绍,应先介绍位置高的人,再介绍位置低的人；（）24文员作介绍,如年龄、位置都相同,应从较靠近的人开头介绍；（ ）25同时介绍很多人时,可从右至左,按次序介绍；（ ）26假如是你主持会议,就要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹,假如以后显现问题,可以查看笔记,证明某一天你曾给某人支配了某件工作等

28、；（ ）27为来自外地的与会者支配宾馆住宿,最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可；（28假如上司不预备参与某个会议,应立刻将会议通知丢掉,以免干扰其他事情；（ ） ）29假如会议气氛紧急,且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和气,轻柔缓慢地端出茶点,以排除紧急的气氛；（30会议租用的设备,文员必需确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来,并在会议开头前有足够的时间布置好,这些设备应由文员具体操作和负责；（）31代表会议依法定期召开,与会代表必需达到法定人数方为有效,因此文员应认真核对出席人数；（ ）32假如上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次

29、见面的情形,文员应把有关资料输入电脑,预备交往提示文件；（ ）33受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己能够支配办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否就要向直属上司请示后再作打算；（ ）34假如不当心发生日程支配方案重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己打算优先次序；（）35上司自己支配的约会忘了事先告知你,显现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己支配的那一位；（）36文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完成任务了；“ 做过某项工作” 和“ 完成某项工作” 是完全相同的；（37对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“ 该地址不对” ,并把它退回去；（）3

30、8假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不行独断地拒绝,应当问明上司的意思,由于或许那是件必需取消原定约会的重要事情；（ ） ）39拜望长辈或位置较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报；（ ）40当上司要求文员帮助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；（41即使是上司私人的应酬,文秘人员也应当积极、愿意地去帮助；（ ）42假如是沿着人行道走,两个人并行,“ 尊贵的位置” 是在右边,三个人并行,就在中间；（ ）43文员坐下时,脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧,膝盖与大脚可分开；（）44女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,

31、后背离椅面有一个拳头大小距离；（ ）45当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声；（ ）46交际应酬要讲求时效,如时机错过再来补救,不但无法表达诚心,仍会破坏彼此关系；（ ）47宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必需有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒；（48不要在酒宴上评论或附和别人对某人的谈论,也不行评论菜肴的优劣；（ ） ）49用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔；（）50宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早支配,已经口头商定的就不要补发请柬了；（51无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式；请帖上指定打“ 黑领结” ,

32、便表示穿无尾正式礼服；（52鸡尾酒会一般要支配好座次,在请柬上注明对着装的要求；（）3 / 11 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 11 页精选学习资料 ）- - - - - - - - - 53口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文静些；对一般同事或顾客说话,就可通俗；（54要发问或有看法时,应当等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法；假如上司不加采纳,应说服上司；（55假如要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以防止由于拒绝而发生不必要的困扰；（）V ）56合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比

33、较高雅的话题和炫耀自己的话题；（）57凡是单位撤消,原公章应立刻停用,不用通知有关单位；（）58监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章；（）59文秘人员开出的介绍信的正本和存根必需一样,可以出具空白介绍信；（）60值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理；（61面对突发大事,值班人员有时在领导人未指示前就要实行临时应急措施；（） ）62办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度；（）63列入保密范畴的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范畴,密级和保密期限的变更和解密；（64注办是指

34、文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果；（ ）65档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有储存价值的文书；（ ）66即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限；（）67文书部门立好的案卷,必需逐年移交给档案室集中保管,称为“ 归档” ,有归档范畴和要求,但没有期限；（68文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作；（ ）简答题1什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？受意：是指文员接受和领悟上司意图；一种：直接受意另一种：间接受意；文员在受意过程中应留意的事项：专心倾听、认真记录、

35、弄清意图、准时实施；2文员进言是指什么 .进言具有什么作用 .方法和要求是什么？P36 37 进言 : 是指文员主动对上司提出看法、建议、批判或规劝；进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用；进言的方法和要求：适事 适时 适地 适度3来信受访的范畴包括哪些 .受理与处理的程序和基本要求是什么？1 受理的范畴是 : 国家机关 , 主管部门或新闻单位转来的信件；职工 , 群众直接给机关 , 单位领导的信件 . 2 准时拆封 . 拆封时 , 不要损坏邮票 ,邮戳和其他书写内容的地方 . 对急信 , 要信 , 或有过激言语的来信 , 要处理准时 , 报告上司 , 仍要以有效方式通告有关单位紧

36、急处理 . 拆开后在装订时 , 信纸在前 , 信封在后 , 要一并装订 . 3 认真阅读 . 把握信中的主要内容 , 也可用颜色笔为领导标明信中的重点 , 或在信纸的空白处注明 参阅某卷宗 或 可与前信印证 等 . 供应领导复信所需要的资料 . 4 逐项登记 . 用钢笔将写信人的姓名 , 职业 , 单位或住址 , 写信时间 , 收发日期 , 主要内容 , 要求 , 收信单位 人 以及承办后的情形 , 结果和立卷存档号等具体记载 , 便于统计 , 查找和催办 . 5 认真处理 . 处理信伺 : 应当依据 分级负责 ,归口办理 的原就 , 进行转办 , 交办或自办 .6 准时复信 . 复信是取信于

37、职工群众的有效措施 , 增加职工群众对组织的信任 . 复信可实行收信人 单位 复信 , 或承办人 单位 复信两种方式进行 . 4文员受上司指示,向对方要求约会时应留意哪些要点？打算时间、地点时要留意什么？p17017 1 要获得上司的许可；2 假如用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认3 要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式 早餐会、午餐会等 、所需要的时间等等；4 商定好以后,肯定要向上司汇报,并填写在日程支配方案表：；仍应预备约会所需要的文件资料5 星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要支配约会；6 对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教

38、意义的日子不要支配约会；7 公司有重大活动的那一天不宜支配约会；8 地点挑选对方比较便利的地方,仍应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素；5文员利用提示系统提示上司的工作,有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178 181 （ 1）有电子提示系统和人工提示系统（2）电子提示系统的做法 : 在电脑中设置日程表 , 报警系统 , 一周方案以及其他提示事项 , 文员（ 3）应当随着情形的变化不断编排和修改输人的信息（4）人工提示系统的做法 : 设置基本办公日程表（5）固定活动日期一览表（ 6）使用提示性备忘录（7）预备约会表（ 8）预备特殊提示卡（9）预备交往提示文件. 6文员所作的

39、完整的会议记录应当包括哪些事项？p137 （ 1）会议名称；（ 2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开头时间,终止时间）；（4）会议地点；（ 5）议题；（ 6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期；7提高会议效率可以有哪些做法？p156159 遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；削减会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；掌握会议经费；分析会议成本；8文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求？p234 （ 1）不要时区报告的适当时机,最好是在完成被指示工作之时,但也有时要在未完成前作期中报

40、告；假如上司太忙,或报告时间长,要预先约好时间；（ 2）不要弄错报告对象及次序,要直接向指示工作的人报告,次序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,事先要把要说的事及次序整理好,肯定要简短、扼要、流畅；复杂的报告,内容要按 9办公室人员为了说服对方接受自己的看法应当怎么做,要领有哪些？5W2H的原就检查是否有遗漏；让对方接受自己的看法而没有将就的感觉；用语言和态度去打动别人；清晰的知道最想说什么；明白并争论对方的立场和意向；以恳切的态度为对方着想而发言；10单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？1 单位印章 , 套印章,钢印 , 领导人签名章 , 其他印章；（ 2）刻制公章有

41、两种情形 : 一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请 , 经主管部门批准 , 公安部门登记后由特地刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用 , 其他印章也应专人专用；加盖公章 , 是哪一级的公章 ,须经哪一级的负责人批准 , 并审核签名；将盖用文件名称 , 编号 , 日期 , 签发人 , 领用人 , 盖章人等项具体登记；功日盖印章必需做到用力匀称 , 使印章端正 , 完整 , 不歪斜 , 更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文 , 信函等都必需加盖单位公章方能有效；11依据 2000 年国务院行政机关公文处理方法的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种？1 命令 令 ； 2 打算；

42、 3 公告 ；通告； 4 通知 、通报； 5 议案； 6 报告； 7 请示； 8 批复 : 看法； 9 函； 1 0 会议纪要；12公文的完全格式包括哪几项？请写出这些工程；1 版头 , 发文字号 , 印刷次序号； 2 密级 , 紧急程度； 3 签发人姓名； 4 公文标题； 5 主送机关；6 正文 , 附件； 7 发文机关 , 成文日期 , 机关印章； 8 注释 , 阅读 发送 范畴； 9 主题词； 10 抄送单位 , 印发说明；13文员依据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程；请说明这一系列过程；1 拟稿 .2 核稿 . 是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实 3

43、签发 . 指机关领导人对文稿的最终审定 , 签字发出4 编号 . 已经签发的文件 , 由文秘人员统一编排发文字号 5 缮印 . 对已经签发的文件定稿进行誊清 , 复印或排版印制 .6 校对 , 指将文件的誊写稿 , 打印稿或清样按定稿核对校正 7 用印 , 是指在完成的文件上加盖机关印章 .8 登记 9 分发 . 指对预备发出的文件 : 进行分装和发送 . 4 / 11 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 11 页精选学习资料 - - - - - - - - - 14什么是文书的立卷特点 .通常可以依据哪几种特点立卷？p265267 1 文秘或档案人员把文书依据某些共同特点组合成案卷 , 称为 立卷特点 ；2 按问题特点立卷；3 按作者特点立卷；4 按文种特点立卷；5 按时间特点立卷；6 按地区特点立卷；7 按通讯者特点立卷；8 在运用六个特点立卷时 , 需要运用两个或两个以上的特点组合每一个案卷；设计题1小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、