浅议电子档案的整理与保护.docx

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1、浅议电子档案的整理与保护 目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。、文书电子档案整理一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年头、组织机构、保管期限进行组盘；其次将不同年头、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年头、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上便利利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件书目，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文

2、件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门驾驭，处理完毕的文件由承办部门依据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。、科技电子文件归档科技电子文件档案种类较多，可以根据基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印运用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户干脆检索

3、到每一张图纸资料。设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商供应资料、图纸的载体形式渐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了设计，而且企业的总图管理也采纳了电子化。所以，在引进设备时必需在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应当附上电子文件内容说明和留意事项。会计电子文件整理工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物事实上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必需启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必需签名，以增加账簿的真实性和凭证作用。