在办公室打电话礼仪.docx

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1、在办公室打电话礼仪打电话是职场生涯中不行缺少的一部分，看似简洁的一件事，里面包含了许多学问，其中礼貌问题就是特别重要的部分。下面是第一范文网为大家打算的在办公室打电话礼仪，希望可以帮助大家!我们遗忘了打电话的时候向电话微笑。莫非我们疯了吗?为什么要向电话微笑呢?对方是不行能从他的电话中望见我们的微笑的。或许我们真是很恳切、很热忱地在微笑呢，可是对方从电话中听到我们的声音或许是平淡的、呆板的，甚至是不开心的。所以，我们打电话时第一件事，就是用声调，表达出你友情的微笑来。正是因为对方不能从电话中望见你的笑容，所以你的声调就要负起全部的责任来。你的声调要充溢笑意。比平常兴奋的时候更多的笑意。你的声调

2、有笑意吗?有暖和吗?你自己比照一下吧。若没有，就得加以训练，使你能把你的友好与真诚灌进你的声调中去。很多人忽视了声音通过电话后音调变了。现在最好的电话也还不能够把你的原声传递给对方。因此，你在电话中谈话，不能完全依据你平常说话的习惯。你要有一种特别的适合于打电话的节奏与速度，你的音量也要加以调整，太轻太重都使对方听起来不清楚。一般来说，你的嘴要正对着话筒，咬字要清晰，一个字、一个字地说。数目、时间、日期、地点等等，要特殊留意，最好能重复一遍，并且确知对方已经完全听清晰了。此外，你在电话中谈话要尽可能地简短，因为电话同时只能容两个人谈话，在你跟这个挚友谈得太久的时候，可能另一个挚友打电话找你老打

3、不通，甚至，误了一件重要的事情。所以，只有在必要的时候才打电话，在打电话的时候，只讲重要的事情，这也是我们应当留意的要点。不要以为接电话没有什么，其实里面还是有很深的学问。肯定要等电话响两声之后再接。为什么?你要利用这段时间安静自己的心情，在你不知道来电人是谁、来电内容是什么之前，不要将你的心情带给将要和你对话的那个人，哪怕你此刻是欢快的，你怎么知道对方肯定就希望听到你欢欣鼓舞的声音?当然，把你的坏心情不加掩饰地传递给对方就更不应当了。电话总是由各种各样的人打来，他们总会带来一些好消息、坏消息或者一些不好也不坏的消息，将你的心情信号毫无保留地传递给对方，不免间或也会表错情。接电话，有时就像看待

4、人生，要有安静、平和的心态。电话响两声，对打电话的人来说，是完全可以接受的等待时间，也是他期盼你拿起电话的最佳状态。对接电话的人来说，在短短的一声电话铃声里，你的焦躁和担心可能已经瞬间平静，你才可以不惊不惧地面对任何事，宠辱不惊地面对任何人。世上许多事情，须要一个小小的停顿和转折，别那么急着拿起电话。记住，铃声响两下后，再接。(一)第一声很重要 当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、美丽的招呼声，心里肯定会很开心，使双方对话能顺当绽开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要略微留意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说你好，这里是XX公司，但声音清楚、悦耳、吐字嘹亮与否，

5、给对方留下的印象是完全不一样的。因此要记住，接电话时，应有我代表企业形象的意识。(二)带着喜悦的心情打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是也会被你欢快的语调所感染，对你留下极佳的印象。面部表情会影响声音的改变，所以即使是在电话中，也要抱着对方看着我的心态去应对。(三)端正自己的坐姿打电话过程中肯定不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿态对方也能够听得出来。假如你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的;若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充溢活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能留意自己的姿态。(四)快速精确地接听现代工

6、作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应精确快速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会非常急躁，对你的单位留下不好的印象。即便电话离自己很远，而旁边也没有其他人时，听到电话铃声后，我们应当用最快的速度拿起听筒，这样的看法是每个人都应当拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应当养成的。假如电话铃响了五声才拿起话筒，应当先向对方致歉，若电话响了许久，接起电话只是喂了一声，对方会非常不满，会给对方留下不好的印象。(五)仔细清晰地记录随时牢记5W1H技巧。所谓5W1H是指：When(何时)、Who(何

7、人)、Where(何地)、What(何事)、Why(为什么)和HOW(如何进行)。在工作中这些资料都是非常重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，这有赖于5W1H技巧。(六)了解来电的目的上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都非常重要，不行敷衍，即使对方要找的人不在，也切忌只说不在就把电话挂了。接电话时也要尽可能地问清事由，避开误事。我们首先应了解对方来电的目的，即便自己无法处理，也应仔细记录下来，委婉地探求对方来电目的，不但可以不误事而且赢得对方的好感。(七)挂电话前的礼貌要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声再见，

8、再挂电话，不行只管自己讲完就挂断电话。这样接打电话能使工作更顺当(一)迟到、请假由自己打电话;(二)外出办事，随时与单位联系;(三)外出办事应告知去处及电话;(四)延误探望时间应事先与对方联络;(五)用传真机传送文件后，以电话联络;(六)同事家中电话不要轻易告知别人;(七)借用别家单位电话应留意。借用别家单位电话，一般不要超过非常钟。遇特别状况，非得长时间接打电话时，应先征求对方的同意和谅解。另外，还要记一点，那就是，假如你的办公室里有客户，不要接电话。这种状况很常见。但却很少人意识到，这时接电话是一种不礼貌的行为。这样做其实是告知你的客户，电话那端的人比他更重要。除非你是在等一个特别重要的电

9、话，否则就让语音信箱留信息。假如你要接电话，应当让客户知道你为什么接这个电话，比如说我正在等老板的电话。记住几点:必需在24小时内回复全部的来电。假如你的经营哲学是能拖到明天，就不必急着今日做，那你这一辈子唯恐是很难熬出头了。把24小时内回复全部来电养成一种习惯，就能确保你那条人际关系网络上的资讯畅通程度。对某些职业而言，假如你不马上回复电话，就可能失去一次交易的机会。对挂断电话不要迟疑。比如当一位推销员喋喋不休地向我们举荐某种我们毫无爱好的商品时，打断他是一种慈爱的行为。对不起，我不想奢侈你的时间。然后马上挂上电活，并带着微笑。适当打断对方。要打断对方时，你可以采纳和面谈一样的准则，尽量不打断他，除非一切都证明不如此不行能了结。留意不良习惯。假如你发觉你在电话中有某项不良习惯，就把纸条贴在电话机上来矫正。假如你有爱清嗓子，说口头禅，或喜爱东拉西扯等坏习惯，这张提示你的纸会帮助你摆脱它们的危害。让电话中的交谈表现出你最好的一面吧!清楚用电话向总公司报告业务的推销员肯定都明白口齿清晰的重要性，只有这样，他的报告才不会出现差错。说到名字时，他要说出名字的拼法，同时要求对方复述，以核对是否精确，当你用电话递送消息时，即使是一般的社交消息，你也必需弄清晰对方是否真正明白了你的意思。