论声像档案管理对策.docx

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1、论声像档案管理对策 随着的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，干脆影响了档案的完整和利用。因此，实行有效措施，加强声像档案管理工作刻不待时。一、声像档案管理混乱，问题困难。主要表现在：1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理许多单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。2、档案意识不强，声像档案难以刚好完整归档声像档案有较强的时效性和特别的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，假如不刚好归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐

2、全和精确。调查发觉，有近20%的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。原来是很宝贵的照片，却由于没有刚好归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档状况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分宝贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其缘由，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。3、保管条件差，声像档案难以许久保存声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，许多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒

3、温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的许久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣!4、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以刚好完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没限制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今日的尴尬局面。5、重大活动档案失控，声像档案流失严峻众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都支配人员摄录像，形成了很多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印

4、成图书、画册对外发行，但在档案馆(室)却找不齐这些原始档案。分析缘由：一是多个单位同时参加的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的限制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不刚好归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议(一)加强宣扬、提高意识，争取领导重视搞好档案工作

5、不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的阅历看：一要争取宣扬主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特殊是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要擅长抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣扬作用。(二)加强管理，制定方法，狠抓制度落实要变更声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理方法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集

6、、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必需制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。(三)加强监督，分类指导，注意业务培训针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，实行不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位

7、，要巩固提高，在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注意业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业学问和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。(四)结合实际，创建条件，力求妥当保管从许久爱护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创建条件，力求妥当保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，运用声像柜或密

8、闭铁柜单独存放;其次要严格限制库房温湿度，远离光线、磁场等;录音带、录像带实行定期倒带检查等爱护措施，尽量延长声像档案的寿命。(五)全面出击，形式多样，疏通收集渠道要实现声像档案收集完整，实行必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，实行多种形式收集。(六)建议档案主管部门参加各类重大活动针对重大活动(重要会议)档案失控、声像档案流失严峻的现状及产生的诸多因素，应实行档案局、馆干脆参加的方法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生的档案，得以刚好、齐全、完整地归档，统一管理，便利各方面利用。