商务秘书实务教案本-会计1307-第14周.docx

《商务秘书实务教案本-会计1307-第14周.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务秘书实务教案本-会计1307-第14周.docx（9页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、广州市机电技师学院 广州市天河金领技工学校教师姓名：伍晴琳会计电算化（中）1307班课程名称： 商务秘书实务教 案编号：版本：流水号:科目商务秘书实务班级会计（中）1307授课日期第十四周课题第六章差旅安排第一节国内商务旅行的准备 第二节出国商务旅行的准备 第三节出国商务旅行的礼节课时4课时授课方式讲授辅助教具多媒体学 习 目 标通过学习这一章，学生应该掌握怎么准备国内商务旅行 和出国商务旅行作业布置课堂讨论重点国内商务旅行的准备、出国商务旅行的准备难点出国商务旅行的准备回教顾学授课教师:提交日期:授课教师:提交日期:审阅签名:审阅日期:教学过程教学环节教师活动学生活动资源准备课前准备导入任务

2、分析任务相关知识任务实施师生评议小结反思教学环节与时间分配上海至北京5月11日星期二上午7：8： 4010： 2012： 0000下午14：3018： 005月12日星期三赴虹桥机场（公司派车送达）。乘Mu5143次班机离沪赴北京。抵达北京（XXX接机），住XX宾馆606房间（已预先定房）。与XX总经理共进午餐（在宾馆）。.与义X总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在公文包中）。 与XX总经理在公司共进晚餐。上午9： 3011： 30下午15：18： 005月13日00赴XX公司与XXX董事长洽谈（需用的4、5号文件在公文包中）。与XXX董事长共进午餐（在该公司）。拜访XXX先生（由

3、XX先生陪同，礼品在手提箱内）。在宾馆用餐。星期四教学过程教学内容【组织教学】点名、问好【本节课内容】第六章差旅安排国内商务旅行一、旅行日程表的格式要求与内容旅行日程表实际上就是旅行计划的具体细化实施表。格式要求和内容可参考下例:XX总经理行程安排2004年5月11日5月13日上午8： 5010： 25乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交您）。 抵达上海虹桥机场（X X接机）。（-）旅行计划一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑：1 .时间一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间 和中转时间；二是指旅行过程中各项活动的时间；三是

4、指旅行期间就餐、休息时间。2 .地点一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称既可详写（即哪个地区、哪个公 司），也可略写（即直接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活动的地点；三是 指食宿地点。3 .交通工具一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动中使用的交通工具。这要求秘书了解这 方面知识，如识别火车种类等。4 .具体事项一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。 5.备注为出差陪同人员，秘书往往耍根据公司和领导意图，制定详细的商务旅行计划。特别是 在上司出国参加商务活动时，更应履行好职责，准备好相关资料、办理好各种手续、细心周 密地安排

5、好上司的日程。务旅行计划（日程表）具体要求：印三份：上司；上司家属；办公室存档；间不可太紧，应留有余地；解目的地相关情况：气候；交通等。有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。提醒上司注意的事项，诸如抵达目的地需要中转、中转站名称、休息时间、飞机起飞时 间，或需要中转时转机机场名称、时间，为旅客提供的特殊服务、或开展活动及就餐时要注 意携带哪些有关文件材.料，应该遵守对方民族习惯等。随从领导出差的注意事项（1）应格外注意自己的仪容仪表，尽量穿大方的职业装，言谈举止一定要得体。（2）在上司与前来迎接的人见面时，秘书不要急于跟对方打招呼，等上司与对方寒暄过后 再上前问候；只有当对方也是秘书来接站

6、时，才可以先上前向他（她）表示感谢。（3）当上司与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。但是，上车后和开 始正式会谈时，就不能显得太呆板了。在久别重逢等场合，领导们也许会有说不完的话，这 时，为了按预定的时间进行活动，秘书一方面要向上司示意时间已经过了，另一方面也要注 意提醒对方的秘书。（4）办理宾馆入住手续后，应了解上司房间的房号及电话；秘书住的房间最好在上司房间 的下一层，但秘书应把自己房间的房号和电话写在纸上交给上司，以便上司随时联系。（5）关于第二天的日程安排，秘书应在头一天晚上与上司商量好或得到上司的确认；提前 预定清晨叫醒服务，并安排早餐；根据当天的日程安排落实车辆；及

7、时提醒并事先落实各项 安排。如果上司感到疲劳或身体不适，应及时调整日程安排。秘书在宾馆期间如果需要外出, 就事先征得上司的同意（6）跟随上司外出期间，随从秘书必须摆正自己的位置，说话一定要谨慎。未经上司允许, 秘书对任何问题都无权表态。应选择适当的时机向上司提出自己和建议，但不得与上司唱对 台戏，更不能私下议论，犯自由主义。不得接受基层馈赠，更不允许张口索要礼物。（7）秘书每天参加各项活动时，应携带好上司的名片、必要的会议资料（报告稿件、会面 备忘、采访提纲）；涉及上司参加的活动，秘书要提前报告，早做准备，要提醒上司先做什 么、后做什么。（8）到达出差的最后一站，要向公司汇报出差的情况，在这时

8、一定要附带说明有多少行李, 以便返程时公司派车来接站。在出差过程中，秘书在生活上也应主动关心照顾好领导。差旅礼仪距离礼节 私人距离：50厘米之内。这一距离适用于家人、恋人、亲密朋友之间。 社交距离：50-150厘米之间。适合于同事、一般朋友之间。最正规的距离。 礼仪距离：150300厘米之内。适用于讲课、演讲、会见、会谈、仪式等比较严肃、 庄重的场合公共距离：300厘米以上的距离。适用于在公共场合与陌生人相处的最佳距离。这使 双方互不干扰，各自都感到轻松自然。 1、行走的次序礼节： 二人行 前后行：前为尊，后为次； 左右行：右为上，左为下； 沿路行：内侧为上，外侧为下。 三人并行：中为尊，右为

9、次，左为下。 男女同行：女在右，男在左；或女在内侧，男在外侧。 主客同行：主人应让客人走在内侧，主人走在外侧；若路况不好或路灯不明时，主人应走在客人前面，照顾提醒客人。2.乘坐电梯的礼节 有电梯工值守时，应让尊者、客人先进或先下。没有电梯工值守时，秘书应先进电梯, 被门夹住3.上下楼梯的礼节 上楼梯时，应让上司、客人、年长者、下楼梯时，年份低者、年轻人、男性、 人走在后面。这种次序礼节是使尊者、按住电钮，请尊者、客人后进或先下，防止女士走在前面，秘书、随员走在后面。主人应走在前面，上司、年长者、女士、客 需要照顾者总处在上方，万一他们不小心踏空摔倒，走在下面的人能很快将他们扶住。二、住宿礼节

10、（一）办理住宿登记： 在酒店前台进行住宿登记。 如果事先预订了房间，临行前一定要带上旅馆确认预订的传真或其他书面证明。 主动出示有效登记证件（包括：身份证、临时身份证或机动车驾驶证）并认真填写 或介绍关于个人的基本信息和资料，并领取房卡或钥匙。 问清旅馆每天的结账时间和房费结算方法。 熟悉环境：每个人出差入住一个新的环境都要熟悉和适应环境，特别是自己房间所 处的地理位置、楼层位置，还应熟悉和了解电梯（楼梯）以及安全出口的位置。 文明住宿：妥善保管和爱护房间内的设施和物品，不应故意破坏和损坏设施和物品。 （三）共同居住礼仪 床位选择：主动将临窗明亮、声噪较小、房间内侧的床位让与同住的人。 及时沟

11、通：避免生活习惯不同而造成的尴尬和矛盾，以期相互谅解。 尊重隐私：对方的禁忌要特别注意，同时不应将对方隐私作为聊天话题随意攀谈， 更不应主动询问对方隐私。（四）拜访他人礼仪 精心选择目标：熟悉被拜访人的姓名、性别、公司、职务以及其他一些基本情况。 拜访他人准备： 时间：提前联络被拜访者，最佳拜访时间为晚餐后20分钟。 服装：尽量不着正装，可选择休闲类服装，容易被对方接受。 礼物：有计划的被访者应准备适当礼品为宜，随访则不必备礼。 拜访他人步骤 先打电话形式提示对方即将接受拜访。 确认房间，随后敲门。 开门后，互致问候、握手，同时随被拜访者进入房间。 按照对方引导的位置就座，不宜坐在被拜访者的床

12、上交谈。 离开房间时，应向被拜访者致谢。（五）他人来访的礼仪诚意接受请求：当接到拜访请求时要根据实际情况诚意接受，应热情表示欢迎，并 主动提供房间位置和号码，以便对方可以随时来访，遇有特殊情况无法接待时，应 说明情况或解释原因。 他人来访准备：按拜访者约定的时间，准时等候拜访者；会见拜访者着装可选择休 闲类服装，不宜着睡衣，特别是女性不宜着装吊带装和低胸装；准备茶杯、水果。 他人来访步骤：听到敲门声及时答应或回应“稍等”，随后再打开房间门，互致问 候握手，同时引导拜访者入座，并提供茶水或水果，同拜访者对面而坐进行交谈。 拜访者离开时，发出“欢迎常来”等诚挚的邀请。 正确对待上下级关系：平等互尊

13、、团结互助 正确处理男女间关系：男女同事之间礼仪：女士优先、接受对方男女同事相互配合：求同存异、协作互补四、涉外差旅礼仪（）出国的手续：护照签证国际预防接种证书出境登记卡购买机票保险等出国申请手续主要有五项：递呈出国申请书、办理护照、申请签证、准备妥健康证书、办理出境登记卡。1、办理出国申请。出国申请的内容，一般包括：出国事由、出国团组的人数，出国路线（外 国公司所在国名称），出国日程安排（出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间）等。申 请文书后面要附出国人员名单（写清出国人员姓名、年龄、性别、职务、职称）以及外国公司 所发的邀请函（副单）。2办理护照（1.）护照的作用,照是主权国家发给本国

14、公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出 国人员均应持有护照。（2.）护照的种类目前，多数国家颁发外交、公务和普通三种护照，也有一些国家颁发三种以上或根本不分类的 护照，或颁发代替护照的证件。我国政府现在颁发的有外交护照、公务护照和普通护照（包括国公普通护照和因私普通护照） 三种。（3.）护照的办理在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权单位（各省、市、自治区的外事办公 室）办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。3、签证的作用和种类，证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证一般可 做在护照上，也有的做在其他身份证上。

15、如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照 同时使用。我国的签证一般做在护照上。签证也分为外交、公务和普通三种。根据不同使用情况可分为入境、入出境、出入境、过 境签证，另外还有居留签证。我国政府规定，因公出国的公民出入国境凭有效护照，可不 办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理中国的签证4、什么叫“黄皮书”？黄皮书的英文为：International ertificate Of Vaccination,它是国际卫生组织 为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。5、办理出境登记卡在办妥了上述各项手续后，再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出境

16、 登记手续。凡出国超过六个月的（含六个月）人员，秘书则要携带上述证件到其常住户口所 在地的公安派出所办理注销户口手续，然后凭护照、前往国的签证或入境许可证、临时出境 登记单、注销户口的证明到护照颁发单位，把办理护照时领到的第一张“出境登记卡”换为 第二张“出境登记卡”之后，可以购买机、车、船票离境出国。6、时差如何计算？国际规定以英国格林威治时间（GMT）为标准时间。地球的两个半球分为东八区和西八 区，东八区时间比GMT早，西八区比GMT晚。对于出国人员来说，调整时差必不可少。通常 计算是以经线划分，即格林威治以东，每15度加1小时；格林威治以西，每15度减1小时 7.订购机票并检查机票 出示

17、护照并仔细查对机票。在购买出国的机票都非常简便，在拿到机票后一定要对票面进行查验。首先查验姓名的 拼音是否与本人护照或其他有效证件中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘机联, 每一联的黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每个航班起飞和降落的时间，机场名称；是 否在定座栏内填好“0K”等。8、通知接待方如果所到国家有接待，这时候就可以发出通知，最好以书面形式通知。内容包括：航班 号、到达机场名称和时间。9、办理保险为了防止意外事故，如医疗及行李丢失等，在出国之前应帮上司办妥相应的保险。（-）出入境手续边防检查海关检查安全检查检疫检查（三）.出行前准备（1）编制旅行方案，供上司选择；（2） 了解

18、外汇信息，办理兑换；（3）准备随身携带物品;（4）根据旅行目的，准备文件；（5）检查相关证件；（6）收集所到国的背景资料（如韩 国）。搜集文化习俗材料到国外出差和在国内出差的情况大体相同，只是由于存在着语言、风俗习惯、环境等方 面的差异，秘书要尽可能地多搜集一些所到国的资料供上司参考。最简便的方法是通过网上 找到所到国政府的旅游管理部门或旅游公司的网站了解情况；对于自己还不了解的，可用电 子邮件或电话提出咨询，请教他们在那里旅游时应注意的事项。（四）其他准备 了解时差 兑换外币 准备礼物 了解资料 准备行装（五）涉外出行携带现钞、旅行支票、国际信用卡如具有中国传统特色的，既轻巧又便携的。语言、习惯护照、身份证、机票、个人出行用品以及常用必备药品等。 着装：男士应以穿着正装（西装）为宜，女士应以穿着正装（裙装）为宜，集体考 察时应统一佩带识别标志的徽章。 交谈：应尽量避免和周围人员进行搭讪，以免得因语言表达意思误差造成不必要的 麻烦和误会。 乘车：遵守交通法规和注意交通安全，乘坐计程车时应注意部分国家左驶的特点， 因此等侯乘车时应选择好乘车方向和车辆。