2022《参会客人的详细接待方案》.docx

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1、拟定参会客人的详细接待、安排计划在会议前两日，由会议总指挥组织会议，依照时间顺序对下面工作进行详细计划：1.1 1参会客人及陪同人员住宿安排2参会客人餐饮安排1.2 3参会客人行程安排4会议结束后活动安排10. 5会议前、中、后陪同人员的安排6参会客人的接站工作安排11. 7会议期间与客人协调工作8突发事件应急处理工作、人员11.会议现场的工作安排在会议前一日对下面工作完成，由会场工作负责人进行检查。并将结果及时汇总汇报给总指挥参会客人、陪同人员、工作人员房间11.1.1 所有房间内情况的落实2所有房间钥匙统一领取，并做出相应标示11.1. 3制作好房间人员入住空表格4会议秩序册送到参会嘉宾房

2、间11. 1.5水果、鲜花送到参会嘉宾房间1L2会场的布置，会场内设备的调试11.2.1 会场内座椅摆放整齐，布局合理会场内横幅的悬挂整齐，标示粘贴牢固11.2.2 会场内投影仪及幕布调试无误会场内所有麦克风、音响调试无误。（保密会议不能用无线麦克风）会议讲演用电脑和资料联机调试无误11.2.3 会场内灯光、开关、电源及插板的落实会场用打印机和纸张落实，联机调试无误11.2.4 会议现场录音设备或器材的落实，且调试无误11. 2. 9会议场所各指引标示的落实11. 3会议所有物品、资料的到场、分装整理11. 3.1会议所有物品指定规放位置会议用各物品及时购买，分装整理好11. 3. 3会议用所

3、有资料进行标示、并盖好图章11. 3. 4会议用的物品（文件袋、笔、软皮本）检查无误分装入袋会议用产品资料分装入袋，并做好发放人员编号表格11. 4参会客人的桌牌、会议牌制作1由会议总指挥对参会客人座次进行排定核实所有桌牌名字无误，并按照规定摆放整齐11. 4. 3依照参会人员数量制作相应会议牌11. 4. 4按照公司会议人员制作相应会议牌11.5会议过程的摄影、照相安排。11.5 . 1人员确实定各重要时刻的摄影、照相确定11.5.2 合影留念的场地确认会议用车的安排11.5.3 确定好参会客人车辆到场时间11. 6. 2确定好参会客人车辆行走路线确认好接机、接站车辆、时间、人员。12.会议

4、现场外工作安排在会议前一日对下面工作完成，并由外场工作负责人进行检查，并将结果及时汇总汇报给总指挥现场设备的调试、主会场的布置工作12. 2会议用各物品的采购工作12.3公司人员、设备、资料和物品的运送到会议现场12. 4会议期间天气情况及物品的准备12.5药品准备12. 6会议期间道路通行情况7主会场及入住酒店附近核酸点情况13. 工作人员的仪容仪表要求（二）会议中期工作会议期间每天晚上各会议组组长将情况向会议总指挥进行汇报，并按照会议总指挥要求做出第2天工作安排1 .检查工作由会场工作组组长随时对下面工作进行检查，并根据情况及时安排1.1 工作人员、设备、资料和物品的情况会议用水果、酒水、

5、物品、礼品的购买、分装、整理情况L3主会场情况1. 3. 1活动用矿泉水、纸、笔的落实，并在会议前30分钟摆放到位活动用茶水、茶杯的落实，并在会议前30分钟准备好L4活动用车、摄影、摄像人员的落实和通知情况L5参会人员的接机、接站工作安排情况2.迎接工作2.1 接机、接站参会人员工作安排将参会人员的到机场、火车站进行时间排序2.1. 2落实好接待参会人员的司机和车辆定好到达酒店门口迎接的准确时间2. 2宾馆门口迎接参会人员的安排2. 2.1由司机将接到参会者的情况及时通知会议总指挥2. 2. 2由总指挥根据参会者到达酒店的时间，指定负责人安排工作人员在门口迎接3组长对工作人员进行分工安排，指定

6、负责接待、签到、注册登记、酒店房卡及餐 券发放的工作人员2. 2. 4组长随时保持与会议总指挥的联系，在得知参会者到达酒店前十五分钟通知工作 人员到门口等侯，并准备好接待工作2. 2. 5准备好参会者房卡:房间人员入住表格;各车辆内的参会者情况落实工作2. 2. 6司机将车开到酒店门口，由酒店服务人员将车门拉开并站立一旁。参会者下车时, 主要接待人员上前迎接问候，并引领参会者到登记工作人员处2. 7由登记工作人员进行来宾身份确认，发放房卡、餐券2.3与对方协调人员的沟通、落实人员到场情况. 3. 1实到参会人数2 .3.2参会来客情况。3 .3.3参会客人身体状况。4 . 3. 4参会客人有无

7、其他要求。5 .领导会面工作主办方领导与参会嘉宾的会面安排5.1 参会人员入住后走访、交流工作.防疫政策及核酸检测站、隔离点情况的落实工作5.2 当地防疫政策的提醒与解答酒店、主会场附近核酸检测点、隔离点的情况介绍4. 3统一进行核酸检测的时间安排5.会场工作5.1 防疫用品的到位检查会议资料的到位检查5. 2. 1会议演示资料2. 2企业文化宣传资料秩序册中会议议程表5. 1.4各发言辞稿5.1.5投影指示激光笔2会议现场秩序及人员工作的安排5. 2.1会议现场总调度的人员指定2. 2会议主持人的安排6. 2. 3会议发言人及顺序安排2. 4会议辩论人员及顺序的安排7. 2. 5会议现场服务

8、人员的安排3会议场外人员工作的安排7.1.1 议用水的准备议用物品的准备7.1.2 会场服务人员沟通、协调工作场内交待的任务5. 3. 5其他偶发事件5.4资料协助人员的安排1. 4.1投影资料的协助4. 2文件修改及打印工作协助5. 5会议全程记录人员的安排5. 1会议现场的文字书记人员6. 5. 2会议现场的录音记录人员6会议全程摄影、摄像人员安排7. 会后工作会人员就餐的准备、安排7.1.1 照会议前制定的会餐安排对就餐地点进行落实菜单进行落实6. 1. 3就餐客人座位、排序的落实4在会议结束前30分钟与就餐部门联系确认情况6.1. 5在会议结束前10分钟确认凉菜均已经上桌，饮料、茶水到

9、位2安排落实引领参会者到餐厅的人员6.3引领参会人员到餐厅6. 4与对方协调人员进行沟通确认参会人员的返程时间、方式6. 4. 2参会人员其他要求6. 5餐后休息安排6. 6其他安排6. 6.1参会客人返程票务的落实6. 6. 2参会人员是否有旅游活动及安排 6. 6. 3晚餐及晚上活动的安排（三）会议后期工作.送机、送站参会客户工作安排1.1 将参会人员前往机场、火车站等目的地进行时间排序2将离开的参会者进行合理安排，并落实好返程的司机和车辆1. 3定好到达酒店门口迎等的准确时间2.酒店门口迎送参会客人的安排2.1 由总指挥根据参会人员离开时间安排工作人员在门口迎送，指定负责人2负责人对人员

10、进行分工安排，指定主要迎送参会者人员、登记人员2. 3负责人在参会人员离开前十分钟通知所有送别人员到门口等侯参会人员离开时，由主要迎送人员上前迎接，其他人员面带微笑，由门口的迎送人 员拉开门等候，司机将车开到门口，由门外人员将车门拉开等候2.4 当参会人员到门口时，所有人员齐声说“感谢您的支持！”，当参会者坐上车后集体 挥手道别3.结账工作3.1 由活动财务人员对活动期间的费用进行记账2在参会者离开房间前对房卡、其他费用进行核实3.3与酒店、餐厅等人员进行对账4结清费用并审核票面4.落实参会人员平安到否工作对参加会议的人员进行分类，并细分落实到每个和参会者联系的人员。4. 2根据参会者离开的时

11、间，乘坐的交通工具。在参会客户到达目的地1个小时内进行 联系确认平安与否3将联系结果及时向会议总指挥汇报5.会后公司内部总结会由会议总指挥确定时间对会议的组织情况召开总结会5. 2由会议总指挥主持，邀请公司领导出席3由会议总指挥对会议情况进行书面汇报5. 4由会议记录人对会议中参会者提出的问题进行书面汇报5各小组负责人书面汇报本小组在会议期间的工作情况3. 6由会议期间负责财务的负责人对会议期间所有的费用情况向公司领导进行书面汇 报由会议中各领导对汇报工作进行点评，并进行工作安排3.7 由公司人员进行总结会议的会议记录会后资料的整理3.8 现将会议的所有资料包括总结会议记录进行分类. 2对整理好的会议资料进行编号6 . 3对于答复参会者提出来的问题按照时间节点完成.制作参会人员名册依据此次参加会议的人员，对所有来宾资料做成名册.资料、名册的存档与送达6.1 对所有会议资料进行存档管理8. 2对于客户所需的资料，在时间节点内完成，经审核没有问题，及时发送给客户