房地产公司行政事务管理制度.docx

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1、房地产公司行政事务管理制度一、文书管理规定1 .目的加强公司各部之间的工作配合，提高工作效率，实现管理程序化。2 .范围集团所属房地产开发公司。3 .职责办公室负责监督和检查、实施。4 .管理规范文件处理程序规定4.1.1 发文单位（部门）经办人起草文件后应在文件前附文 件（函）处理批复表，填写时务必注明批复时间要求和文件提交对 象，形成完整的文件材料；4.1.2 文件材料形成后交由文秘登记后分发相关单位（部门） 批复处理。本环节不得超过30分钟，特殊情况应由单位主管领导审 批签字，单位内部部门之间的文件处理经单位文秘经办批复后报办公 室存档4.1. 3办公室根据提交文件的时间要求，督促相关人

2、员在规定 的时间内完成文件材料的批复工作。本环节应在提交人规定时间内 完成4. 1.4文件资料批复后办公室存档（原件）1份，复印1份转 提交具体实施单位，由文秘将批复结果转经办人根据批复实施。本 环节不得超过30分钟由办公室联系供应商送货，各中心办公用品管理人员到行政管理中心 登记入库后领取。4. 1.5各公司办公室每季度下月5日前将办公设备耗材发放明 细汇总，报至集团行政管理中心。办公用纸（打印复印）及墨盒管理规定4. 2.1各公司办公室严格控制所属公司的办公用纸使用情况。4.2.2集团各部门和公司打复印文件初稿时，必须在电脑上 进行反复审核后打复印，严禁同一文件和材料打复印后修改2次以 上

3、，打复印非正式文件时可用使用过的纸张。4. 2. 3各中心打复印资料用纸100张以上的，须提前2天通 知行政管理中心，行政管理中心负责将资料转交指定的电脑公司进行 速印，降低公司打、复印成本。4. 2. 4打复印时，各公司仍按登记制度执行。4.2. 5集团行政管理中心每月按各公司办公用品和设备耗材的 计划表和发放汇总表进行核检。4. 2. 6集团各中心和各子公司按计划购买办公用品及设备耗材, 如有计划外办公用品及设备耗材的采购，需报申请至行政管理中心， 批准后执行。相关文件办公用品购买申请单附：集团办公用品购买流程：四、会议管理规定目的完善会议管理制度，充分发挥会议在管理中的作用；确保会议上

4、提出的问题及时解决。范围公司召开的会议职责由会议组织部门/单位通知办公室预留会议室，并到办公室填写 重要会议预约单。由组织单位/部门负责通知会议时间和地点以及 参加人员。流程总经理会议4. 1.1会议时间：根据需要随时召开4. 1.2会议地点：会议室4.1.3参会人员：公司管理层成员4. 1.4会议内容：讨论重大决策事项每周例会4.2. 1会议时间：每周六上午8： 304. 2. 2会议地点：会议室4. 2. 3参会人员：总经理.、副总经理及总工程师、各部门负责 人。4. 2. 4会议内容：汇报工作及工作计划。现场办公会4.3.1会议时间：每半月一次4. 3. 2会议地点：项目现场4. 3.

5、3参会人员：与现场会议有关的人员，由办公室根据需要 通知参加会议人员4. 3. 4会议内容：现场观摩，考察现场，解决现场问题。重要会议预约通知4.4. 1各单位如需召开重要会议，须提前至办公室填写重要会 议预约单，并提交总经理审批。4. 4. 2重要会议由办公室秘书负责召集。4. 4. 3如会议中需使用投影仪等办公设备，需填写物资借用登 记单，使用完毕后将设备归还办公室。其他会议4. 8.1党总支召开的会议由党委负责人召集。4. 8. 2工会召开的会议由工会负责人召集。会议纪律规定参加会议人员必须准时到会；如果有特殊情况不能到会，最少应提前30分钟与会议通知人请 假，并说明理由，无极特殊理由的

6、不准请假；会议开始前，由会议主持人说明不能到会人员的原因；会议期间应维护其严肃性，所有手机应关闭或调至振动状态， 会议期间不准接听电话，确需接听电话的，要离开会场，不允许在会 场内接听电话；所有与会人员应着装整齐，配戴工作牌；应做好会议的详细记录，并根据会议的内容做好上传下达和保 密工作;进入现场办公会的人员必须带安全帽，否则不允许进入工地现 场；参会人员应做好会议内容的保密工作，未经领导同意泄露绝密 和受控会议内容者按照集团员工管理条例执行；各部门提议的会议，应事先（24小时前）将会议内容复印给与 会人员参阅。说明为使会议高效有序，所有会议召开前各相关人员必须做好充分 的准备（包括会场布置、

7、会议设施、文件、资料的准备与落实）。会 议后的通知以书面形式传达，应包含以下内容：会议名称、议题、时 间、地点、参会人员、通知单位、联系人等。五、办公用车管理规定目的为确保办公车辆安全有效运行，降低能耗，节约成本。范围集团所属房地产开发公司职责公司办公室是办公车辆的集中管理部门，对公司所属的办公车 辆实行集中统一管理。本管理办法对办公车辆管理、日常保养维修、交通安全、事故处 理、车辆使用以及能耗等制定了相应的管理规定。管理规范车辆使用管理规定及流程4.1.1 车辆调配使用时，财务现金取款、发放工资、物品采购 及前往政府部门办理手续等优先使用。其它部门用车时,一公里以内 范围不允许请车。4.1.

8、2 各部门用车需提前到办公室填写用车申请单，驾驶 员见用车申请单后方可出车。因紧急事务用车未填用车申请单， 须经主任同意后方可出车，事后补办手续。如赴外地办事用车需提前 一天到办公室办理手续。4.1.3 每辆车设有一个车辆使用登记本，每次出车前后驾 驶员按登记本内容填写,驾驶员和使用人双方签字确认。4.1.4 1.4每日办公室检查驾驶员车辆使用登记本的登记情况， 并做好每辆车行车总公里数汇总。能耗管理规定4.2.1汽车用油由办公室统一每月购买一次,驾驶员加油前到 办公室领取油卡,到指定的加油站加油。4. 2. 3车辆的过路费、过桥费、停车费等由车辆管理队队长审 核签字后报销。经批准出私车所发生

9、的费用公司不予报销，由用车人 承担。4.2.4车辆管理队队长每月对每台车辆的耗油量和行驶公里 数进行核算,对差额较大的车辆按比例进行调查,对违规者进行处罚。4. 2. 5车辆保险由车辆管理队队长统一在公司指定的保险公司 缴纳。驾驶员管理规范4. 3.1驾驶员需保持良好的个人形象,穿着统一工装,保持干净整洁。4. 3. 2驾驶员出车时应对乘车人问好，使用文明用语，维护公 司的良好形象。4. 3. 3当乘车人上车后，驾驶员应向其确认目的地，选择最佳 行车路线。4. 3. 4保持车内清洁、无异味、车况良好。4. 3. 5驾驶员离车前，应检查车辆门窗是否关好，贵重物品或 重要资料不得存放车内，锁好门窗

10、后方可离开。4. 3. 6驾驶员完成出车任务后，将车辆停放在公司指定的停车 场。驾驶员下班前检查车辆是否停放安全，不得私自将车辆开回家。4. 3.7节假日期间公司车辆必须停放在公司指定停车场，如临 时加班用车须经总经理同意并办理相关手续后方可使用。车辆日常保养及维修管理规定4.4.1办公车辆需保养，驾驶员要提前通知车辆管理队队长。4.4. 2车辆维修前车辆管理队队长对车辆维修原因进行核查， 驾驶员到办公室办理维修申请单，审批同意后到公司指定的维修 厂维修。特殊情况需到其他维修厂维修的，须经公司总经理批准，上 报集团主管副总裁批准后方可维修。4. 4. 3车辆管理队队长每季度到维修厂对帐一次，并

11、按照维 修申请单进行审核，由行政管理中心与集团财务人员共同审核批准， 方可结帐。安全驾驶与事故处理管理规定4. 5.1集团行政管理中心全面负责公司交通安全工作。坚持 “安全第一，预防为主”原则。4. 5. 2集团车辆管理队队长定期组织所有驾驶员进行安全学习,认真贯彻上级安全组下达的文件和精神。4. 5.3驾驶员出车时违反交通规则而被罚款的，由个人承担,公司不予报销。4. 5. 4驾驶员发生交通事故后,要立即上报车辆管理队队长,车 辆管理队队长对事故进行调查、登记，按事故大小逐级上报领导。4. 5.5交通事故责任划分：次要责任，同等责任，主要责任, 全部责任。4. 5.6交通事故性质的分类:轻微

12、事故（经济损失在4000元以 下）；一般事故（经济损失在4000-20000元）；重大事故（经济损失 在20000-50000元）；特大事故（经济损失在50000元以上）。4. 5.7车辆管理队队长根据事故性质和责任大小，给予驾驶员 警告或经济处罚；重大事故或特大事故集团要给予驾驶员降薪或辞退 的处罚。奖罚管理规定4. 6.1驾驶员全年无交通事故者可参加年底“安全奖”评比, 奖金标准为1200元奖金，评选按集团管理文件车辆安全奖管理 规定执行。4. 6. 2驾驶员全年无交通违章者，年底按奖励办法执行。4. 6. 3驾驶员酒后驾车，扣发当月全部工资，并解除劳动合同。4. 6. 4驾驶员擅自出私车

13、，罚款200元。4. 6. 5驾驶员擅自将车交他人驾驶，罚款200元。4. 6. 6驾驶员的车辆、车容、车况较差，罚款50元。相关管理规定4.2.1所有环节必须由相关人员签字，作为责任承担的依据。4. 2. 2根据文件执行要求将文件分为加急文件（1-2日内批复）、 标准文件（3-7日内批复）和一般文件（7日以上）三种，但文件必 须在规定时间内批复完毕。4. 2. 3对提交对象或提交部门不能自行批复的问题，由提交对 象或部门负责人组织相关人员开会讨论通过，确定批复结果，特殊情 况经总经理审批。4. 2. 4对不能在规定时间内给予批复的文件，应在文件批复要 求时间内给予经办人答复，并注明不能及时批

14、复的原因。4. 2. 5文件的批复结果作为文件处理的最终依据，经办人根据 批复结果实施，不得超出批复范围。4. 2. 6文件在批复过程中确实因问题难度大短时间内不能确定 批复结果的，可延缓批复时间，但不能给公司带来任何经济和声誉上 的损失。4. 2. 7如果文件（函）处理批复表不能表达全部批复内容， 可另附打印文件，但必须附文件（函）处理批复表。4. 2. 8为落实本办法的执行情况，公司成立督办小组（由办公 室负责），对此项工作进行督办和检查，哪个环节出现责任就由哪个 环节的职责人对此负责，给公司造成重大损失的，按照管理文件相关 规定进行处罚。相关文件文件批复流程A：经办人应说明事件情况，提供

15、相关 证据，并表明处理意见。B：填写批复表应严格按照表中要求填 写详细、完整。C：填写完毕后转交文秘登记管理。D：集团文秘进行登记管理，并在规定 时间内转交批复人。E：批复人批复，按照相关规定执行。F-H：批复完成后批复人转交集团文秘, 由集团文秘转交经办人单位文秘，再转 交经办人。二、档案资料管理规定目的为贯彻落实劳动部门和人事部门关于企业职工档案管理工作规 定，维护企业和职工的合法权益范围集团所属房地产开发公司。职责行政部是档案的统一管理部门。负责档案的整理存档和上报。管理规范档案材料的收集、归档4.1.1档案材料应随时根据材料形成的时间规律或年终年初, 转移至档案室；4. 1.2办理完毕

16、的档案材料要真实、文字清楚、时间准确、对 象明确；4. 1. 3归档材料签章等手续完备，档案室人员严格审查归档;4.1. 4归档材料纸张和书写材料符合要求；4.1. 5档案材料建立移交登记簿，交接手续完备；4. 1.6严禁任何人利用档案材料营私舞弊损害他人，违者依照 档案法、保密法处理；4.1. 7档案员加强对各有关科室形成的档案材料收集、归档的 监督、检查、指导，做到及时、完整、准确归档。档案保密的规定4. 2.1档案员要严格执行保密纪律、严守机密，未经领导批准， 不得擅自摘抄、复印档案材料或带出室外；4. 2. 2档案人员要妥善保管档案材料，严禁泄密事件发生，如 发生泄密应及时向有关领导报

17、告；4. 2. 3档案人员要严格库房管理，定期进行安全检查，及时处 理安全隐患。档案利用、转递的规定4. 3.1查阅档案应凭盖有用人单位公章的介绍信，申明查阅理由，根据规定提供档案材料。4. 3. 2查阅档案时，查阅人填写查（借）阅单，经批准方可查阅。4. 3. 3职工档案一般不对外借出，如因特殊需要相关领导批准, 最长不超过十五天即应返还。4. 3. 4查阅的档案未经允许不得擅自摘抄、复制，不准在档案 上随意涂、写、戈IJ、改或撤换档案材料。4. 3. 5任何个人不得查阅借用本人及亲属的档案，不得泄漏或 擅自向外人公布档案内容。4. 3. 6对外转出的材料应使用市档案局统一印制的职工档案转

18、递通知单的项目登记，并密封包装。4. 3. 7对转出的材料不得扣留或分批转出。4. 3. 8接收单位或劳动代理机构收到档案经核对无误后，应在 回执上签名、盖章并将回执立即退回，转出单位逾期15日（跨地区 调动逾期30日内）未收到回执的应及时追查以防丢失。职工档案转 递通知单由原部门保存15年以上。图书、报刊、电子设备管理规范4.4. 1统一购置的图书、软件及照相机等电子设备，实行统一 登记管理的制度。4.4.2按照要求采购完毕后，由办公室统一登记，加盖公司印 章排列编号后，使用人方可领取使用。4. 4. 3使用人使用完毕后应在规定时间内返还办公室，书籍类 规定借用时间不超过30天，工具类书籍、

19、电子设备长期使用的应每 季度重新办理使用手续。4.4. 4非人为因素损坏的书籍、工具设备由办公室统一登记更新。4. 4. 5办公室是各种图书、软件及照相机等电子设备归口管理部门。4. 4. 6对新购图书、工具书、各种软件、照相机等电子设备应 及时办理入库手续，加盖公司印章，按顺序排列编号。4. 4. 7建立图书、软件及照相机等电子设备借阅制度，设一览 表，以方便员工借阅。4. 4. 8员工借阅图书应填写图书借阅登记表，并按时归还。4. 4. 9在借阅过程中，员工应自觉爱护图书，做到不在书上乱 写、乱画，不折页、不损坏图书。若图书受到损坏，借阅者应按价赔 偿。4. 4. 10定期对图书、软件及照

20、相机等电子设备进行清点，核 对数目；同时做好仓库防火、防潮、防霉、防盗工作。档案库房管理规范4.5. 1库房内档案柜架排列整齐，通道适宜，便于管理。4. 5. 2档案入库时认真检查，防止虫、霉菌及有害物质进入库 房。4. 5. 3新归档案卷，要进行系统化处理，统一编号，按不同门 类载体和保管期限分别排列，做到排列有序，整齐划一。4. 5. 4档案室门窗要牢固、设置必要的灭火器材。严禁放置易 燃和腐蚀性物品，管理人员离库时要关好门窗、切断电源，并保管好 库房钥匙，防止失窃和火患。4. 5. 5档案库房应做到防虫、防鼠、防潮、防高温、防光、防 尘。4.5. 6不要放置与档案无关的杂物，保持库房的整

21、洁、卫生。4. 5. 7查阅完毕的案卷应及时归还原处。4. 5. 8每季度对档案保管情况进行一次全面检查，发现问题及 时向领导报告并妥善处理解决。档案借阅管理办法4. 6.1查阅档案必须认真填写调阅登记薄。4. 6. 2本单位工作人员查阅档案，须按档案划密范围和利用 审批权限的规定办理审批手续后方可。4. 6. 3外单位人员查阅档案，须持介绍信经总经理批准，填写 调阅登记簿并按规定办理完审批手续后方可查阅。4.6. 4借阅者对档案要爱护，严禁折叠勾画、批注、涂改、污 损等。4.6. 5阅档时不得吸烟、喝水，以免损坏档案。4.6. 6抄录、复制档案，须经接待人员审批、同意，不得抄录 与所查问题无

22、关的内容，抄件需经检查登记后方可带走。4.6. 7原则上不外借，特殊情况须经领导批准，但必须保证档 案的安全与完整，并限期归还。4. 6. 8凡列入控制使用范围内的档案，原则上不提供利用，特 殊需要时须经总经理签字批准后方可查阅。4. 6. 9档案员要主动、热情为借阅者提供服务，解答借阅者提 出的问题。4. 6. 10归还档案时，档案员应检查档案的完好情况，以免借 阅过程中发生的问题责任不清。工程档案、图纸管理规范4.7. 1办公室为工程档案、图纸的归口管理部门。4.8. 2总工办为工程档案、图纸印制、审核和发放部门。4. 7. 3工程档案和图纸采用编号管理方法，办公室统一管理入库和出库。4.

23、 7. 4管理流程A、领取图纸或根据工程需要复印图纸由总工办负责领取和办 理复印。B、图纸取回后由总工办负责审核。C、审核完毕后交办公室登记编号入库。D、由总工办人员领取图纸。E、根据工程需要由总工办发放图纸。F、竣工后的图纸和档案交办公室存档。相关文件档案目录卡调阅登记表使用登记表职工档案转递通知单三、办公用品管理规定目的为保证办公用品和设备的合理使用，节约办公耗材成本。范围集团所属房地产开发公司职责办公室是办公用品和设备耗材的计划管理部门，对公司办公用 品及耗材实行计划审核，实施监督管理。办公室是本单位办公用品和设备耗材的具体管理部门，建立管 理台帐，集团行政管理中心，负责各公司办公用品和设备耗材的年度 审核。为降低成本，办公用品和设备耗材到集团指定的厂家采购（采购 价格由集团行政管理中心统一确定）。管理规范办公用品和设备耗材采购管理规定4.1.1集团行政管理中心对办公用品和设备耗材质量、价格和 服务进行市场调查，货比多家，选择价格低廉、质量上乘、服务到家 的供应商合作（即招投标形式选择）。4. 1.2各公司办公室每季度第一个月10日前将公司季度所需 办公用品和设备耗材计划表上报集团行政管理中心。4.1. 3各公司办公室每年12月25日前将公司下一年度所需办 公用品和设备耗材计划表上报集团行政管理中心。4. 1.4集团各中心办公用品和设备所需的耗材报行政管理中心,