【行政管理】各部门档案管理工作指导书.docx

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1、XX公司各部门档案管理工作指导书第一章总则第一条 为了规范公司各部门的档案管理工作，提高档案立卷管 理水平，根据公司档案管理工作指引，结合各部门实际情况制定 本指导书。第二条 部门档案是指在日常管理、经营、生产、建设等活动中 直接形成，对本部门和公司有保存价值，以备查考利用的各种文字、 图表、声像及电子数码等不同形式、不同载体的历史记录。第三条术语及注释本指导书中所称“公司”指XX公司。本指导书中所称“各部门”指xx公司各部门。第二章档案工作的基本任务和准则第四条各部门应根据部门档案工作的实际，选派相对固定的专 /兼职档案工作人员，负责本部门档案的管理工作。第五条各部门在生产、经营、管理等活动

2、中直接形成的不同形 式、不同载体的历史记录，均由部门兼职档案员按照要求收集、整理, 并按时向公司档案室移交归档。第六条各部门应建立档案登记簿，及时将收入和移出的档案分别进行登记。第三章档案的分类与立卷要求第七条 公司档案包括党群档案、行政档案、成本、策划、法律、 营销租赁、企管等业务档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事 档案、声像档案、实物档案、土地管理档案以及、审计、重大活动档 案等十四类。第八条各类档案的责任部门应在规定的归档时限内按归档范围 和归档要求进行组卷后移交公司档案室，并造册登记完成移交手续， 公司档案室根据卷内目录编制案卷目录、全引目录等档案检索工具， 并按档案著录规则进行

3、档案的著录工作。第九条各类档案的责任部门需按公司各部门档案归档范围 （见附录一）的内容将档案收集齐全，并按公司各部门档案立卷归 档指导书（见附录二）进行整理、立卷，及时向公司档案室移交归 档。第四章档案的移交与归档第十条 部门当年形成的文书档案（党群、行政、业务三类）、人 事档案、设备档案、声像档案、实物档案以及审计档案，应在次年第 一季度结束前整理、编目后向公司档案室移交、归档。第十一条 会计档案，于次年第一季度结束前编制当年的档案目 录清单和电子文件公司档案室移交，实体档案可暂由部门保管、利用 一年后，于第三年的第一季度结束前按照原编制的目录内容向公司档 案室移交实体档案进行归档。第十二条

4、 发展部、设计工程部、营销中心、成本部等部门产生 的涉及建设项目的档案移交时间参照项目全程档案的规定向公司档 案室移交归档。第十三条 重大活动档案应在重大活动结束之日起一个月内由组 织、承办重大活动的部门向公司档案室移交记录、反映活动全过程的 各类载体的资料进行归档并登记备案。第五章档案管理员岗位职责第十四条负责本部门各门类档案的收集、整理及立卷移交工作。第十五条按公司档案管理工作指引，定期编制部门档案移交清 册，向公司档案室移交实体档案、档案目录和电子文件。第十六条 做好本部门档案的利用、登记工作，并对本部门工作 有参考作用且又不需归档的文件资料，及时进行分类处理。第六章 档案管理的检查与考

5、评第十七条为提高各部门档案管理水平，促进档案管理工作规范 化建设，公司档案室于每年不定期对各部门的档案管理工作进行实地 检查、指导，为各部门在档案的保管、利用、整理、移交等环节提供 有效的支持与服务，对存在问题提出整改意见并跟进整改结果。第十八条 通过对项目重要施工节点的档案检查和项目竣工档 案的验收，加强对项目部和施工单位档案规范化编制的管理，确保项 目竣工档案的规范和与工程的同步移交。第十九条 公司档案室于每年年末（12月）按照公司各部门 档案工作考评标准（见附录三）、结合各部门自查评分的结果，对 各部门的档案管理工作进行年度检查和考评。将考评结果进行通报， 对不合格的部门要求限期整改，并对整改结果进行全面检查、评估。第七章附则第十七条 本指导书由公司行政部负责解释。第十八条 本指导书自发布之日起执行。本指导书执行前制定的 规章制度和其他下发文件与本指导书不一致的，以本指导书为准。附录一：各部门档案归档范围附录二：各部门档案立卷归档指导书 附录三：各部门档案工作考评标准