4.8档案管理程序.docx

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1、1.0目的通过规范档案材料收集、归档、使用和销毁管理，有效保护和利用档案。2.0适用范围2.1档案定义：是指过去和现在的公司各单位以及员工个人从事经营管理活动直接形成的对 公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。历史记录包括纸质和 电子载体。2. 2档案利用定义：是指对档案的阅览、复制和摘录。2. 3公司的档案材料划分为业务文件材料、行政文件材料、员工文件材料和财务文件材料等 四种。2. 4公司档案工作实行统一制度，分级管理的原则，分级管理机构包括集团公司、成员企业 和管理处。3. 0职责1集团公司3.1.1 集团规划发展部门主管全集团档案事业，对全集团的档案事业实行统筹规划

2、、组织协 调、统一制度；负责集团档案室的日常工作；负责IT系统历史记录的管理。3. 1.2集团各职能部门（包括运营中心）负责全集团本职能口（行政、人事、财务、地产开 发、物业管理、社区商务）档案工作的监督和指导。3. 1.3各职能部门（包括运营中心）应指定人员负责本部门文件材料的收集、整理和保管工 作，并在每季度末将本部门的文件材料移交集团档案室保管。3. 2成员企业3. 2. 1成员企业应落实责任部门负责本公司业务文件材料、行政文件材料、员工文件材料和 财务文件材料的管理，并建立档案室。地产项目公司、物业咨询公司和社区商务公司应在每季度末将本公司的文件材料移交 集团档案室保管。3. 2.3区

3、域公司/其他专业公司应将由集团保管的文件材料（具体文件材料由集团另行文规 定）在每季度末移交集团档案室保管。3. 3管理处3. 3.1物业管理处应指定人员负责本管理处文件材料的收集、整理和保管工作。并建立管理 处档案室。3. 3.2管理处应将由区域公司保管的文件材料（具体文件材料由集团另行文规定）在每季度末移交区域公司档案室保管。3. 3.3物业项目服务合同终止移交时，文件材料移交清单应由区域公司总经理批准。4. 0活动描述档案管理流程档案资料管理程序收集人收集人档案管理人使用人支持性文件各单位确定专人负责 文材料收集工作于每年6月和12月分 将整理好的文件材料 提交档案室归档保管档案资料管

4、理要求收集人按各职能口档 案管理要求收集、整 理文件材料按档案资料管理要a求将文件材料归档保管汨京失效时，按般 !资料管理要求进行销 并做好销毁记七，需要借阅、利用档案 时；按要求填写档案资料 利用申请表申请借 阅，经档案管理部门责 任人审批同意褶出档案，并跟踪其便.I用情况，确保档案完好;归还存档。 /档案的收集和归档要求4.1.1 档案的收集与归档应遵循谁经办谁归档的原则，在公司各项经营管理活动中形成的档 案，必须由经办部门收集、整理、移交档案管理部门集中管理。任何个人不得据为己 有或者拒绝文件资料归档。4.1.2 2.2集团总部和成员企业各部门应当每季度移交一次本部门已经形成的档案资料（

5、财务、 人事档案除外），档案移交时间为每季度末。但以部门为策划单位的大型活动所形成的 相关资料，该部门应当在活动完毕后5个工作日内移交到档案管理部门。4.1.3 接收档案时档案管理部门应填写档案/资料归档收集表，档案移交人和接受人应签 字确认。4.1.4 归档文件材料应当完整、系统、原始、准确，文件书写和载体材料应能耐久保存，文 件材料的整理阅卷应当符合规范。4.1.5 归档文件材料必须是原件并且保持文件材料之间的历史联系，不是原件的应当作出书 面说明。4.1.6 2.6归档文件材料一般一式一份，比较重要的或利用频繁的一式两份或适当增加归档分数。4. 2.7归档的电子文件，应有相应的纸质文件材

6、料一并归档保存。4. 2.8各级单位或部门产生的以下文件材料，必须及时提交档案管理部门进行归档处理。a. 公司与有关单位的来往信件，各种协议、合同；公司会议记录、纪要、决定；b. 公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；会议形成的领导重要讲话、文件；c. 公司对外交流的文件、协议、报告等；其它具有保存价值的文件、材料。d. 外单位发给各部门的抄送信件；公司营业执照、税务登记证等重要文件。e. 重要的科技文件、技术资料、方案等。4.3 档案的存档. 3.1首先将收集的文件按档案的分类进行整理，逐个录入档案管理系统，再根据系统生成 的报表即归档文件目录整理纸质档案，再将整理好的档案装盒，并放置

7、在 相应的位置。做好档案索引，以便于查找。4 .3.2各类档案的归档文件目录可通过知识管理系统之档案管理软件自动生成。点击设置查 询档案条目后，系统将自动生成档案报表，即可打印归档文件目录。4.4 档案的整理和保管要求档案按以下分类进行整理a.分年度：将文书材料按其形成年度分开;b. 分保管期限：将同一年度的文书材料按永久、短期二种保管期限分开；分类别：将同一年度同一保管期限的文书材料按立档单位的档案分类方案中确定的一级类目分开，同一问题的文件应放在一起。4. 4. 2对档案进行排列同一年度、同一保管期限、同一类别的文书材料按其形成时间进行排列，其中同一问题的文件和会议文件、统计报表、简报、刊

8、物应分别排列在一起。a. 排列完毕后，同一年度、同一保管期限的文书材料各编一个顺序号，即件号。同一年度、同一保管期限内的件号不得重复。4. 4. 3编号并加盖档号章a.文书材料排列完毕后，应对每件文书材料进行编号，并在文书材料首页的右上方加盖档号章。编号详见CCPG信息编码规则，档号章的格式见下图所示：全宗号年度保管期限类别件号装订归档文书材料应以件为单位装订。装订时，要求正本在前，定稿在后；复文在前,来文在后；正件在前，附件在后。a. 档案案卷的厚度一般为1. 5 cm5 cm,装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或退色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加 纸衬边

9、；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以认清的材料要附 上抄件。4. 4. 5装盒保管档案盒应采用无酸纸制作的。同一保管期限的文书材料按件号顺序装入档案盒，每盒装满后再换下一盒。档案盒封面的格式为：在横线上方填写立档单位的全称; 档案盒脊背其项目有全宗号、年度、保管期限、起止件号。其中，起止件号填写 盒内文书材料的起止件号，其它项目的填写方法与档号章中的填写方法一样。a. 严格执行档案清理和整理制度，实行半年大整理和年度大清理，防止借阅档案催要不及时遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。半年对档案材料的数量和保 管情况必须进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。b. 档案室的

10、门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。c. 档案室是公司的重要工作场所，任何无关人员不得入内。档案室的一切设施设备任何人未经许可不得随意使用及翻动。4.5 档案的借阅5.1借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅 的，需填写档案/资料利用申请表经部门负责人及档案管理部门负责人批准。借阅 时间不得超过7天，延长时间须重新办理借阅手续。4. 5.2借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、 不经允许不得复印档案。5. 5.3文件复制需经档案管理部门负责人批准。4.6 档案的销毁6.1档案达到规定的保存期限后，对失效的，没有保存价值的档案要进行销毁。4.2.2 档案销毁前要认真鉴定，由档案员负责清理达到保存期限的档案，经档案存入部门的 负责人同意后，并经相应的行政事务部门审批后方可销毁。同时要登记造册，填写档 案/资料销毁清册登记表，才予以销毁。4.2.3 档案销毁时，必须派专人监督，防止泄密，严禁将档案作为废品直接处理。5. 0支持性文件信息编码规则5.2 行政档案管理要求员工档案管理要求5.3 财务档案管理要求物业档案管理要求5.4 地产档案管理要求商务档案管理要求编写人C/0 :钟梓城编写时间2008-10-29申请人：余颂东审核人：梁志军批准人：陈耀忠发布日期：2008-10-30