会计文件材料归档制度、电子文件归档制度.docx

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1、会计文件材料归档制度第一章归档范围1、会计帐簿2、会计作证3、会计报表4、其它第二章归档时间会计文件材料要求在形成后第三年的（即已由财 会部门保存一年的）第一季度内归档。第三章归档要求1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的 页数均应齐全完整。2、归档文件材料要求装订成册。帐簿要按总帐、日记帐、存款日记帐、明细帐及辅助帐簿等分别建帐。帐册要在分类建帐基础上根据情况装订，报表每年一装订；凭证按月装订成一卷或数卷；案卷厚度 一般不得超过四公分。装订采用三孔一线。3、每一案卷内文件要求按排列进行编号。帐簿编页号；报表编张号，如果是双面都有内容应编页 号；凭证以记帐单为单位编顺序号，每张记帐单必须

2、填写清楚附件张数。除凭证外，卷内文件编号应在文字的每页材料正面右上角，背面的左上角。4、案卷封面的填写要求齐全，封面格式采用财务部现在使用的帐簿、凭证的统一格式，不得擅自更 换格式，报表封面采用文书档案封面格式。封面书写 应工整，一律采用碳素、兰黑墨水书写或打印。5、案卷脊背填写为了统一格式，特作以下规定： 凭证脊背填写应有年、月份、会计处理号和档号，除档号外，其他均由立卷的会计、部门填写。报表填写档号，由档案室填写，其他部门不用 填写。6、装订的凭证。一律要求下齐,右边齐。装订的卷内文件必须去掉金属物，无压字、无掉页现象; 对字迹扩散、破损的文件要进行修补、加固，或者复 制，复制件与原件一并

3、立卷。案卷应整齐、美观。7、会计报表、会计帐簿应按排列顺序填写卷内 文件目录和备考表，卷内目录放在卷首、备考表排列 在卷内文件材料的尾页之后。备考表内应填写情况说 明和立卷人的姓名、时间，无情况说明不必填写。8、会计凭证、帐簿、报表等会计文件材料，统一使用国家财政部门统一印制的表格。会计档案材料 的各种手续，必须完备、字迹工整、签字和印章清晰、 规格整齐划一。电子文件归档制度为确保公司归档文件的完整、规范，切实做好电 子文件的收集积累整理归档工作，特制定本制度。第一章 电子文件的范围只要是本公司在工作中形成或采用的具有查考 利用价值的各类电子文件都应收集保存。需要收集保 存的电子文件类型如下：

4、1、图像文件：将公文或图纸、图表通过扫描仪、 数码相机等设备输入计算机管理而形成的文件。类别 代码为Io2、图形文件：由CAD系统或其他制图软件生 成的文件。类别代码为G。3、数据文件：各种类型的分析、计算、测试、 设计参数及管理数据等文件。类别代码为D。4、文本文件：用字处理技术处理形成的文字文 件、表格文件。类别代码为几5、影像文件：记录影像的文件。类别代码为V、6、声音文件：记录声音的文件，类别代码为A。7、多媒体文件：运用多媒体技术形成的需要借 助多种媒体体现反映出来的文件。类别代码为M。第二章电子文件的收集电子文件的收集工作比纸质文件的收集任务更 加艰巨、复杂，为切实做好收集积累工作

5、，提出要求 如下：1、健全制度，落实责任，确保电子文件完整、 系统。电子文件收集积累一般应由文件形成部门负责, 档案部门负责监督和指导，从文件形成之时起，采取 多种措施，对电子文件积累管理利用实施全过程管理。2、完善技术，加强管理，确保电子文件的原始、 有效。要从电子文件生成开始不间断地对处理操作进 行管理登录，保证电子文件的产生、处理过程符合规 定程序。特别是办公自动化系统、CAD系统等一定 要采取各种先进的技术手段，严格保密权限，确保文 档数据的安全。3、注意及时登记，认真填写“电子文件积累登 记表“（附件1）。为保证电子文件的质量和收集工作 效率，要将电子文件收集积累分散到日常工作中，由

6、 文件形成部门负责，随时做好登记，形成电子文件积 累登记表，并同电子文件一起向档案部门归档。4、在收集电子文件的同时，还要继续做好纸质 文件的收集归档，并与相应的纸质文件在内容、相关 说明及描述上保持一致。5、电子文件收集积累过程中，要注意电子文件一旦定稿后，应设置为只读形式，不允许再修改；多 做备份，并脱离网络系统，独立存放；注意保管，避 免载体损坏使电子文件无法读出。第三章电子文件的整理电子文件的整理同纸质文件整理基本相同，将文 件按一定顺序组成保管单位，便于管理和利用；不同 之处在于电子文件整理还要选择存储载体。1、选择确定存储载体。电子文件的载体应符合存储容量大、易长期保存、使用方便、标准化程度好 等要求。国家标准推荐的有光盘、磁带硬盘等，软磁 盘禁止作为档案的存储载体。目前用光盘作为电子文 件的载体比较合适。2、整理刻盘。先由档案部门根据单位的归档范围和保管期限表进行归档审查；将应当归档的电子文 件在计算机硬盘设置一个子目录，将已审查通过的电 子文件转移到该目录下；按照一定的组织结构、目录 刻盘。其中，CAD电子文件应按项目集中整理，0A电子文件一般应一年一张盘。3、加封光盘标签。格式及填写（内容见附件2）。