【行政管理】各部门档案归档范围.docx

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1、XX公司各部门档案归档范E第一部分项目全程档案目录一、土地出让阶段:序号归档文件内容归档方式责任单位备注1土地使用权招标文件由发展部在 土地合同、补 充协议和收 购协议签订 盖章时向公 司档案室移 交归档。发展部公开出让 项目2土地使用权成交（中标）确认书3收购协议及会签单收购项目4公司办公会及投资委员会会议纪要5土地使用权出让合同、补充协议及合作开发协议书6合作（参资、参股）企业的证照尔织 税组码 氤氤树 工资机7土地现状、签约仪式的声像资料发展部照片、录相等二、设计阶段:1、前期定位序号归档文件内容归档方式责任单位备注1规划要点在施工图审 查意见下发 后一个月内 向公司档案 室移交归档。设

2、计工程 部2现场考察照片及相关文件照片附 文字说明3策划研究报告及可行性研究报告4合 同原则上我司 保留三份合 同原件，并在 合同签订后 由主责部门 及时向公司 档案室及财 务部移交归 档。5设计指引书6会议纪要7研究草模照片附说明2、概念设计2、包含专业：监理、土方开挖、基坑支护、桩基、深基坑、总包、铝合金门窗及钢结构、 消防、人防、总平及绿化、电梯、智能化、高低压配电、发电机、泛光照明、水景、公共装 修和室内装修、空调、燃气、电讯、有线电视、地库划线及标识、项目相关物品的采购、安 装、保修、其他相关专业。第二部分除项目全程档案外的其它档案归档范围一、党群部分:序号资料名称责任部门1本公司党

3、委班子通过的决议、决定、记录、纪要、讲话及文件行人部2讨论未通过的文件行人部3本公司党委、总支、支部工作计划、总结行人部4本公司党总支、支部会议记录、纪要行人部5本公司党委、总支重要问题的请示及上级的批复行人部6本公司党组织干部任免的请75及上级的批复、通知行人部7本公司党组织制订的规章制度行人部8本公司党组织印信刻制、启用的请示、通知行人部9本公司党员花名册、年度统计报表行人部10本公司党员入党、转正、延期、退党、取消预备期的通知、批复行人部11本公司先进党组织、优秀党员表彰的决定、通知及事迹材料行人部12党员教育、培训及职工政治教育的计划、总结、汇报行人部13本公司党员转移组织关系介绍信及

4、存根行人部14上级党委普发的一般性文件行人部15本公司纪检、监察工作计划、总结行人部16本公司纪检、监察工作会议记录、纪要行人部17本公司纪检监察问题的请不、报告及上级的批复、通知行人部18本公司对党员、干部的党政纪处分的决定、通知行人部19本公司纪检监察案件材料（违法违纪调查材料）行人部20本公司党风廉政建设文件材料行人部21上级纪检监察部门普发性的文件行人部22公司各部门廉政建设情况汇报、计划总结材料行人部23本公司廉政建设目标责任书、协议书行人部24群众来信来访材料及处理结果（有重大影响或重要领导批示的）行人部25本公司工会成立、换届选举的请示、报告及上级的批复、通知行人部26本公司工会

5、年度工作计划、总结行人部27本公司工会工作规章制度、职工福利规定行人部28本公司工会先进事迹评比及劳模表彰材料行人部29本公司团支部成立、换届选举的请不、报告及上级的批复、通知行人部30本公司团支部工作年度计划、总结、团员名册、年报表行人部31本公司团组织工作的请不、决定、评优表彰及上级的批复、通知行人部32本公司妇女组织成立、改选的请示及上级的批复、通知行人部33本公司对下属单位成立工、青、妇组织及换届选举的批复、通知行人部34本公司计划生育工作总结、计划行人部35本公司职工违反计划生育政策的处理结果行人部36本公司有关计划生育工作的规章制度、奖惩办法行人部37上级关于计生工作的普发性文件行

6、人部38本公司关于妇女职工保护的有关规定措施行人部39本公司领导兼任其他协会、团体形成的有关材料行人部40本公司关于民主党派人士工作的有关规定行人部41本公司职员出任民主党派职务形成的文件材料行人部二、行政部分:序号资料名称责任部门1本公司董事会议记录、纪要及决议公告行人部2股东大会的资料3本公司监事会议记录、纪要及决议公告4本公司董事会、监事会其他临时公告5本公司总经理办公会议记录、纪要行人部6本公司召开的各部门负责人例会会议记录、纪要7本公司大事记、组织沿革、史志8本公司年度工作计划、总结9本公司半年以上年度以下计划总结及下属上报的年度计划总结10本公司与上级签订的目标责任书及年终考核结果

7、行人部11本公司与下属公司签订的目标责任书及年终考核结果12本公司及对下属公司半年、季度考核结果13本公司重大问题的请示及上级的批复、通知行人部14本公司对下属单位重大问题的请示的批复、通知15上级普发的文件16本公司制定的各项规章制度、员工手册17本公司的档案管理、保密制度及业务规范18本公司工作简报、期刊、出版物定稿、画册19上级领导来本公司检查、指导工作的才旨不、讲话、题词等20本公司办公用品的购买、发放、领用的请示、报告、合同21关于本公司的信访函件及处理结果22本公司印信刻制、启用的请不、报告、批复、通知23本公司成立、变更、迁徙等的请不、报告及上级的批复、通知24本公司机构设置、撤

8、并、更名、人员编制的请示、报告、批复25本公司领导、部门负责人任免、聘任的决定、通知（聘书）26本公司干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、停薪留职、抚恤、 死亡、医疗养老保险等文件材料行人部27本公司干部职工考核、职称评定、聘任的通知三、业务经营管理:28本公司工资制度、福利待遇、奖金发放有关规定29本公司干部职工工作调动、工资、党团组织关系介绍信及存根30本公司干部职工的表彰、处分材料31本公司干部职工培训、上岗教育材料32本公司干部职工考察、访问、探亲访划艮批材料33本公司干部职工花名册、年度统计表34本公司安全生产专、兼职人员聘任的决定、通知设计工程 部35本公司安全生产手册36本公

9、司安全生产检查记录、整改报告37本公司安全生产重大事故应急预案38本公司年度安全生产报表39本公司安全生产事故的调查报告、处理结果40本公司有关社会治安综合治理的文件、材料1、行政部:序号资料名称责任部门1本公司业务工作专题会议材料行人部2本公司有关业务问题的请示、函、报告及上级批复3本公司对下属公司业务问题的批复、通知4本公司安全生产、三防工作的通知、总结、情况汇报、责任书设计工程 部5本公司业务工作规章制度、岗位责任制行人部6来信来访来函来电处理结果及复函2、财务部:序号资料名称责任部门1本公司年度投资计划编制、请不及上级的批复、通知财务部2本公司固定资产购置的计划、请不及上级的批复3本公

10、司关于股权转让、购买的报告及上级批复、买卖协议、合同4本公司及下属公司投资项目效益测算报告5本公司关于银行信贷、授信额度、开设账户的请示及上级的批复6本公司抵押、按揭贷款预售监管等协议书、合同7本公司编制财务预算、决算的通知8本公司各类统计报表、统计分析9本公司财务规章制度10本公司下属单位年度财务审计、报告、结论11上级普发的财务工作文件12银行信用评级资料3、审计部:序号资料名称责任部门1本公司审计工作会议纪要、签报审计部 （财务 部）2本公司年度审计工作计划、总结3本公司关于项目审计的通知、决定、审计结论及整改报告4本公司及下属公司负责人离任审计结论、报告审计部 （财务 部）5本公司审计

11、制度6本公司审计工作底稿7上级普发的审计工作文件8公司年度或季度、项目审计报告9对上级公司的反馈文件4、成本部:序号资料名称责任部门1本公司成本管理会议记录、纪要成本部2本公司成本管理年度计划、总结3本公司成本管理、控制规章制度4本公司成本管理问题的请不、报告及上级的批复、通知5项目成本目标和盈利分析资料6招投标及合同资料：招标书、招标图纸、标底和工程量清单、标前答疑 会议纪要、中标单位商务标、标书分析报告和询标文件、开标会议纪要 和定标书、中标通知书、合同、造价审核单、预警单、成本小组会议纪 要7结算造价审核资料（包括按月审结资料）：造价审核单、设计变更单、 结算图纸、合同结算调整表、工程验

12、收单、付款单、成本小组会议纪要8其它成本管理控制资料5、信息部:序号资料名称责任部门1合同、协议、软件文档、软件许可证信息部 （行人 部）2工作计划、总结、管理制度、培训材料3数据库备份（光盘）、项目招投标资料4IT规划、管理指引6、营销部:序号资料名称责任部门1本部门管理制度、工作计划、总结营销部2中心参与的项目定位报告、市场分析报告3营销广告、折页等宣传资料4各小区物业管理合同、有关协议7、法律类:序号资料名称责任部门1关于本公司的民事判决书、民事裁定书法务部 （行人部）2关于本公司的劳动仲裁裁决书3本公司涉案的案件资料8、企管部:序号资料名称责任部门1本公司所属单位的工商注册资料、文件（

13、营业执照、公司章程、合作协 议、合同、法人组织机构代码证、董监事会名单、股权转让协议、章程 修订案、董事会、股东会决议等）企管部（发展部）2本公司下属单位的变更、撤并、成立的请不、报告及批复文件3本公司下属公司资产优化、清理、重组的报告及上级的批复4本公司下属公司董事、监事变更的函5本公司与上级公司、下属公司之间经营管理往来文件6本公司下属公司经营情况月报、季报、专题汇报7部门工作会议纪要、文件8本公司及下属公司清产核资、审计报告9下属公司的董事会、股东大会决议9、租赁部:序号资料名称责任部门1部门工作计划、总结租赁部（营销部）2部门工作会议纪要、工作管理制度3物业管理合同、有关协议、空置房统

14、计表、租赁物业产权证4楼书5租赁合同、协议，退租合同、租赁代理合同、委托设计广告合同6零星购房合同（土地使用权临时出租合同）7咨询机构档案、财产保险单据8租赁汇总报表、统计分析、空房控制欠租报表、部门预算等四、会计档案（06）：序号资料名称责任部门1原始凭证、记账凭证、汇总凭证、收付款凭证、转帐凭证财务部2涉外原始凭证、记账凭证、3现金日记账、现金出纳账、银行存款日记账4总账、明细账、往来账5涉外账簿（日记账、明细账、总账等）6往来对账单、银行余额调节表、科目汇总表7会计年度报表、预算决算报表8会计月、季度报表9专项涉外资金报表财务部10会计档案移交清册、保管清册11会计档案销毁清册12银行余

15、额调节表等其它资料13月度、季度纳税申报表及年度税务汇算清缴资料14财务月、季度、年度财务分析报告15关于本公司各种验资报告、评估报告16关于本公司各种验资报告、评估报告五、人事档案（07）：序号资料名称责任部门1履历材料行人部2自传材料3鉴定、考核、考察材料4学历、学位及专业技术职务评聘材料5政治历史情况审查材料6参加党、团及其它组织（民主党派等）关系材料7奖励材料8处分材料9录用、任免、聘用、转业、工资待遇、出国、离退休、退职材料1()其它可供参考的材料六、声像档案（08）：序号资料名称责任部门1本公司历届领导班子（董事、总经理、副总等）的照片、底片行人、董秘2本公司获得的各种荣誉（奖杯、

16、奖牌、锦旗、证书）书画、纪念品照片各部门3本公司重要会议形成的声像材料4本公司重要合同、协议签字仪式声像材料6上级领导及来宾来访形成的声像材料行人部7本公司出国考察、培训形成的声像材料行人部8本公司举办的各项宣传活动形成的声像材料行人、营销9本公司举办的重大节日、庆典、晚会活动形成的声像材料行人部10本公司举办的各项体育比赛及运动会形成的声像材料行人部11本公司重要档案资料形成的磁盘、光盘各部门12本公司各种品牌推广活动的声像资料营销部七、实物档案（09）：序号资料名称责任部门1本公司获得的奖杯、奖牌、奖状、锦旗、证书各部门2上级领导、国内外著名人士对本公司的题词、绘画、书法3本公司获得的各种

17、纪念品4本公司各种交回不再使用的印章行人部5本公司各种证照行人部6各种有保存价值的设计模型设计部八、重大活动档案（14）:序号资料名称责任部门1政府部门对本公司的检查、指导、视察活动的录相、照片、录像、发 言等文字资料。行人部2政府部门重要领导人及著名学者、专家对本公司的参观访问资料。3集团董事长、总裁对本公司的检查、指导、视察等活动资料。4公司内具有重大影响的经营、投资、管理、科技、文化、外事等活动 资料。各部门5公司范围内的严重自然灾害和重大抢险救灾活动，或处置重大突发事 件和解决重大纠纷资料。行人部6在全公司范围内的重大庆典、纪念、会展、宣传、学术讨论会等活动 资料。行人部序号归档文件内

18、容归档方式责任单位备注1招投标文件施工图审查意 见下发后一个 月内向公司档 案室移交归档。设计工程 部2设计任务书3会议纪要4方案图及设计说明施工图审查意 见下发后一个 月内向公司档 案室移交归档。设计工程 部光盘5方案征集/建筑规划设计合同原则上我司 保留三份合 同原件，并在 合同签订后 由主责部门 及时向公司 档案室及财 务部移交归 档。6审查意见7模型照片附说明3、方案设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1设计委托书/合同在施工图审 查意见下发 后一个月内 向公司档案 室移交归档。设计工程 部原则上我司 保留三份合 同原件，并在 合同签订后 由主责部门 及时向公司 档案室及财 务部移

19、交归 档。2设计任务书3会议纪要4方案图光盘5审查意见6模型照片附文件说明4、初步设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1设计委托书/合同在施工图审 查意见下发 后一个月内 向公司档案设计工程 部原则上我司 保留三份合 同原件，并在 合同签订后 由主责部门室移交归档。及时向公司 档案室及财 务部移交归 档。2设计任务书3建筑标准4会议纪要5图 纸蓝图附光盘6设计说明7消防局审查合格书及意见8设计院审查意见9策划中心审图小组审查报告5、施工图设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1设计任务书在施工图审 查意见下发 后一个月内 向公司档案 室移交归档。设计工程部2交楼标准3图 纸蓝图附光盘4会

20、议纪要5合 同因报建及备 案验收需要， 我司保留五 份合同原件， 并在合同签 订后由主责 部门及时向 公司档案室 移交四份及 财务部移交 一份归档。6消防局审查合格书及意见7设计院审查意见向前向前8策划中心审图小组审查报告6、专项设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1环境景观设计合同及施工图在施工图审 查意见下发 后一个月内设计工程 部原则上我司 保留三份合 同原件，并在 合同签订后向公司档案 室移交归档。由主责部门 及时向公司 档案室及财 务部移交归 档。2室内装饰设计合同及施工图同上3钢结构施工设计合同及施工图同上4幕墙外装饰工程施工图设计合同及施工 图同上5标识设计合同及设计图同1:

21、6泛光照明设计合同及设计图同上7燃气设计合同及设计图同上8人工湿地设计合同及设计图同上9金属屋面板设计合同及设计图同上7、其它声像和实物档案序号归档文件内容归档方式责任单位备注1项目获奖证书、奖杯、奖牌相关主责 部门2奖项申报及批复材料3重大活动的照片、录相等4标准化成果档案备注：施工期间的设计修改成果应在工程竣工验收后一个月内向行人部移交归档。 三、施工阶段：.序号归档文件内容归档方式责任单位备注1立项申请报告及批复文件在申请报告 盖章后按办 文时限向公 司档案室移 交归档设计工程 部报建小 组2项目建议书3可行性研究报告及评审文件4项目环境影响评估报告书环保局5项目环境报告审查批复文件6上

22、级机关有关工程建设的决议、批示及重 要会议纪要和指导性文件相关部门7计划立项批文发改局8固定资产投资许可证9建设用地方案图（规划局、国土局）同上设计工程 部报建小国土、规划10项目选址意见、征用地申请批复文件规划局11建设用地规划许可证组12红线地界桩放点报告国土局13工程地质勘察报告（含水文地质资料）在项目城建 档案移交时 向公司档案 室移交归档设计工程 部项目部14场地地震评价报告15主体结构设计计算书、设计招标备案证明16初步（方案）设计审查意见书在申请报告 盖章后按办 文时限向公 司档案室移 交归档设计工程 部规划局17施工图设计审查意见书18消防设计审核意见及消防材料设备备案 表消防

23、局19人防地下室建设意见征询单及初步设计 审查意见书人防办20燃气工程施工图审图意见在项目城建 档案移交时 向公司档案 室移交归档设计工程 部燃气公司21供电审图意见供电公司22供水审图意见供水公司23建筑抗震设计审查意见项目部24设计咨询合同因报建及备案 验收需要，公司 需留存勘察、监 理、设计合同五 份原件，其余合 同留存三份原 件，并在合同签 订后由主责部 门及时向公司 档案室及财务 部移交归档。25招投标代理合同26工程造价咨询合同27勘察合同28监理合同29设计合同项目部30合同变更、争议、违约处理材料31总包及直接分包工程的施工承包合同32合同争议、变更、违约处理材料33设计咨询定

24、标书、中标通知书在中标通知 书盖章时同 招投标文件 一并向公司 档案室移交 归档34工程造价咨询定标书、中标通知书35设计定标书、中标通知书36勘察定标书、中标通知书37监理定标书、中标通知书同上设计工程 部项目部38工程施工定标书、中标通知书39建设工程规划许可与批准文件及附件在申请报告 盖章后按办 文时限向公 司档案室移 交归档设计工程 部报建小 组规划局40桩基础提前开工证明书国土局41建设工程施工许可证及临时开工证明书建设局42建筑物命名批复及更名通知规划局43施工安全监督登记书在项目城建 档案移交时 向公司档案 室移交归档设计工程 部报建小 组44工程质量监督登记书质监站45起重机械

25、安装、改造施工核准通知46市政（路口）审批文件47工程建设前期法定建设程序检查表48建设方项目部人员组成及负责人任命书49建设方项目管理人员变更通知50各专业施工合同在竣工验收 后三个月内 向公司档案 室移交、归档设计工程 部详见备注51项目相关物品的采购、安装、保修合同52开工仪式、封顶仪式的声像资料及说明照片、底ijl m 卡 斤、求日、录像等53各重要施工节点的的声像资料及说明54项目相关活动的声像资料及说明备注：各专力施工合同包括：土方开挖、基坑支护、桩基、铝合金门窗及钢结构、人防、绿化、电 梯、给排水、电气、暖通、空调、燃气、消防、智能化、高低压配电、发电机、泛光照明、 水景、装饰装

26、修、电讯、有线电视、地库划线及标识合同。四、竣工验收阶段:序号归档文件内容归档方式责任单位备注1工程竣工验收申请表在项目城建 档案移交时 向公司档案 室移交归档设计工程 部2工程竣工验收会议纪要3工程竣工验收整改意见4工程验收整改意见处理报告5竣工验收备案表6工程质量评估报告7勘察文件质量检查报告8设计文件质量检查报告在项目城建 档案移交时 向公司档案 室移交归档设计工程 部9建筑工程室内环境质量检测报告10建筑工程土壤氨浓度检测报告11房屋建筑工程竣工验收报告12消防工程验收意见书消防局13电梯（扶梯）验收结果通知单特检所14燃气工程竣工验收报告15规划验收合格证及建设工程竣工验收测 量报告

27、及房屋建筑面积测绘报告规划局16环保验收合格证环保局17噪声源治理工程验收合格证18人防工程竣工验收报告民防办19污水排放许可证20房屋建筑项目竣工验收备案回执21工程造价三算核准表造价站22工程造价审计书23建筑物竣工定位测量表24单位（子单位）工程质量控制资料核查 记录25（子）单位工程安全和功能检验资料核 查及主要功能抽查记录26单位（子单位）工程观感质量检查记录27单位（子单位）工程质量竣工验收记录28施工安全与文明施工竣工评价书29其它专项验收证书30白蚁防（整）治实施记录31工程结算书32房屋建筑工程质量保修书33住宅质量保证书34住宅使用说明书35各类专项验收的声像资料及说明照片

28、、底片、 水日、录像等36竣工仪式的声像资料及说明在项目城建 档案移交时 向公司档案 室移交归档设计工程 部37监理单位竣工资料详见广州市 城市建设档 案馆工程档 案编制指南，38施工单位竣工资料要求提交不 少于一式四 份全套资料。39竣工验收文件40竣工结算资料要求施工单 位提交不少 于三套的结 算资料。41全套竣工图要求提交一 式四份蓝图 附光盘42声像电子档案：照片、录音录象、光盘玉、销售及初始普记销售（原件归档的文件可由复印件替代）:序号归档文件内容归档方式责任单位备注1认购书在初始登记 申请盖章时 向行人部移 交归档营销部2各项目营销总纲、上市策略报告、专题报 告、营销总结报告3住宅

29、定价工作指引、商铺定价工作指引4签约付款证明5面积差补充协议6委托公证书、监护公证书7房地产买卖合同书8业主身份证明留存复印件 及扫描电子 文件9按揭承诺书10延迟签通知11入伙通知书12办证通知书13开盘仪式的声像资料及说明照片、录 音、录像等14入伙仪式的声像资料及说明15土地证16付清地价证明17付清地价收据18宗地图附图19工程三算审定表20工程造价审定表21房地产预售许可证（正副本）22合作开发合同书23房屋分配协议或补充协议24建筑设计总平面图及建筑物竣工图 （包括平、立、剖面图）25房地产初始登记申请表26分栋、分户汇总表六、入伙:序号归档文件内容归档方式责任单位备注1房地产（住

30、宅）质量保证书在项目进行 城建档案移 交时由项目 部统一移交 归档设计工程 部2房地产（住宅）使用说明书3用电许可证书4用水审批表及水费收缴合同书5电视共享天线合格证、有线电视许可证6电梯使用合格证7国土局发出的单元物业使用面积证书8工程合同及开工、竣工报告9沉降观察记录及其沉降观察点布置图10机电设备订购合同11单台设备的说明书、试验记录及系统调试 记录12设备清单13前期物业管理企业出具的物业共有部位、 共用设施设备接管查验清单14供水试压报告、排水通球试验施工单位备注：项目全程所需归档招投标文件的内容和专业:1、招投标文件内容：序号内容备注1招标备案表公开招标2招标文件3工程量清单4答疑纪要5标底公示证明书公开招标6专家评标报普7招标审定书8定标书及会签面单9询标书、定标分析10完标报告公开招标11交易费清单12中标通知书