采购控制及付款控制制度.docx

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1、采购控制制度第1章总那么第1条目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过 程透明化。第2条责权单位1 .采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。2 .总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。第2章 采购方式控制第3条采购方式分类1 .订单采购方式（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的 具体工程、价格、数量、交货时间等，送交供应商并说明购买意愿。（2）供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。（3）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。2 .合同订货方式（1）采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运

2、输 条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。（2）供应商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收货物并支付款项。3 .直接采购方式采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方 式。4 .比质比价采购方式选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行比照分析，在符合 质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。5 .紧急采购方式因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般 只有在临时性、突发性需要时方可采用。第4条 采购方式选择1 .根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。2 . 一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货

3、等方式。3 .小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。4 .重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序 后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。5 .大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改工程主要物资的采购以及其他 金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。第3章 采购数量控制第5条 采购数量应该严格按照采购计划进行确定。第6条 采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。第7条 检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。第8条 对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对本钱 影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后

4、利用经济批量法来测算本钱。第9条 对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的本钱分析控 制可对照资金预算来执行。第4章采购时间控制第10条 采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货 时间、运货时间、验收时间和入库时间等。第11条 根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。1 .现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。2 .以最正确本钱为原那么确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。3 .保险储藏量和定量当某一商品到达订货点时就是采购时间。第12条 对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现 金被使用而

5、形成过大的存量资产。第13条 采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货 点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时 通知仓库管理部门。第5章供应商选择第14条供应商初步评价1 .采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面 的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供 应商填写“供应商基本资料表”。2 .采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的 供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。3 .选择供应商标准（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。（2）供应商按国家（

6、国际）标准建立质量体系并已通过认证。（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。（4）具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。（5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。4 .采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律 法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。第15条供应商现场评审1 .采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以 及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。2 .供应商评价内容（1）采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。（2）财务部主要负责评价供应商

7、要求的付款条件等。（3）使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。（4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。3 .适用范围（1）根据所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、 普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。（2）必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。（3）对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。（4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调 查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。第16条 “供应商质量保证协议”的签定1 .采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商 签定“供应

8、商质量保证协议二2 .“供应商质量保证协议” 一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格 物资的一种契约。第17条样品需求与供应商送样1 .如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门 等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。2 .样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。第18条样品确认1 .样品在送达企业后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、 外观等方面的检验，并填写“样品签样试用回单”。2 .经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格或不合格， 标识检验状态。3 .合格的样件至少为两件，一件返还供

9、应商，一件留在采购部作为今后检验 的依据。第19条确定合格供应商名单1 .采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场 评审的，直接填写合格供应商名单后，交采购经理审核。2 .采购经理审核无误后，交总裁审核。3 .原那么上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。4 .唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单二第6章订单的控制第20条 选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供 应商进行采购。第21条采购价格审核1 .财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报财务总监、总裁审 批。2 .对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特

10、殊审批。第22条条款审核财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问 把关。第23条合同审批根据采购授权审批制度的相关规定，报相关人员按权限进行审批。第24条 登记采购订单1.采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。（1）一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要 求。（2） 一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。（3） 一联提交财务部，作为入账凭证。2 .采购员要及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理 的采购汀单是否连续编号。3 .定期汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。4 .定期汇总所有未完成的采购申请

11、，并编制报表。第7章附那么第25条 本制度经总裁审批后，自公布之日起执行。第26条 本制度由采购部负责解释。付款控制制度第1章总那么第1条 为规范企业商品采购付款业务的内部控制管理，特制定本制度。第2条 本制度由采购部制定、修改，报总裁审批后执行。第3条 企业应当按照现金管理暂行条例、支付结算方法和内部会 计控制规范资金（试行）等规定办理采购付款业务。第2章付账控制中单据的审核第4条 财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证 明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。第5条真实性审核。1 .应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。2 .

12、核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的 本质等。第6条合法性审核。审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和 国家统一会计制度的规定等。第7条合规性审核。审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是 否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、 弄虚作假现象等。第8条完整性审核。根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手 续是否齐备，应填写的工程是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章 是否具备等。第9条 除对上述5、6、7、8条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审

13、核， 即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有 无错误，大小写金额是否相符等。第3章 付账控制中的现金使用第10条现金使用范围。1 .向个人收购农副产品和其他物资的价款。2 .结算起点以下的零星采购支出价款。3 11条现金使用方法。1 .采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。2 .财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取 后支付。3 .财务人员不得从企业的现金收入中直接支付（即坐支），需要坐支现金的 需报经开户银行批准。4 .因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用 现金支付时，应向开户银行提出

14、书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开 户银行审批后，予以支付现金。第4章付账控制第12条 采购员在付款时，应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负 责人的相应确认或批准。第13条一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购 部、生产部、销售部、总裁等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。第14条 收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序 编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。第15条 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进 行比拟，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符, 核对无误后交财务部。第16条 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合 同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。第17条采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭 单，并经财务经理审核，财务总监和总裁按权限审批。第18条已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应 商的良好关系，并维持企业信用。第19条财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互 相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。第20条 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭 单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。