9-外部来函管理标准.docx

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1、中铁建设集团管理标准ZTJS-FL-02-2017 (A) -9外部来函管理标准2017-08-XX 发布2017-08-XX 实施中铁建设集团目 次前 言II1 范围12规范性引用文件及术语和定义13职责14外部来函管理的目的与风险25外部来函管理内容35. 1 来函的接收及转送3催款类律师函管理35.2 其他类来函管理4责任追究46报告和记录及支持性文件5附录A （规范性附录）外部来函台账6本标准依据集团公司实际制定。执行中将会追踪上级的最新要求，组织对相 关内容的充分性、适宜性和有效性进行评价，并随时修订本标准。【本标准在外部来函管理方法（建法务12016） 130号）基础上，依据 集团

2、公司实际修定。增加了外部来函处置的责任分工、外部来函接收转送程序等 内容。本标准自实施之日起，原外部来函管理方法（建法务2016） 130号） 同时废止。】本标准的附录A是规范性附录。本标准由中铁建设集团（以下简称集团公司）法律合规部提出。本标准由集团公司法律合规部归口。本标准由集团公司法律合规部负责解释。本标准起草单位：法律合规部本标准主要起草人：高静本标准审核人：李敬升本标准批准人：本标准首次发布日期：2017年08月XX日修改记录版本发布日期修改内容主要修订人VIV2外部来函管理标准1范围本标准规定了集团公司来函管理工作的处置原那么、责任分工、接收回复程序 及要求以及违反本标准需要承当的

3、相应责任。本标准适用于集团公司所有外部来函的管理2规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件以下文件对于本标准的应用是必不可少的。但凡注日期的引用文件，仅注日 期的版本适用于本标准。但凡不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修 改单）适用于本标准。无。2.2 术语和定义以下术语和定义适用于本标准。2. 2. 1来函本标准所称来函，包括建设单位、分供单位、律师事务所、政府机关及其他 单位针对合同履约等事宜发来的联系函、催款函、律师函、公函等。2. 2.2小额纯支付纠纷本标准所称小额纯支付纠纷是指与分供单位已经完成最终结算，除到期欠款 外，双方对于合同履行再无其他争议，且欠款总额小于50

4、万元的支付纠纷。3职责3.1集团/二级单位各部门分工工程部负责处理以工程管理（在建工程管理、竣工工程维保等）为主要 内容的来函（包括律师函及其它形式来函），技术质量部、安全环保部等部门进 行协助。3. 1.3安全环保部负责处理以工程安全责任事故为主要内容的来函（包括律师 函及其它形式来函），工程部、技术质量部等部门进行协助。3. 1.4经济管理部负责处理以结算及造价问题为主要内容的来函（包括律师函 及其它形式来函），财务部、法律合规部、工程部等部门进行协助。3. 1.5法律合规部负责处理以催要欠款为主要内容的律师函，财务部、经济管 理部等部门进行协助.3. 1.6以催要欠款为主要内容的其它形式

5、来函：a）财务部负责处理已确权、债权债务明确的纯支付纠纷，物资设备部、经济 管理部等部门进行协助；b）物资设备部负责处理未确权、我方对债务有争议的物资租赁合同纠纷，财 务部、法律合规部、经济管理部等部门进行协助；c）经济管理部负责处理未确权、我方对债务有争议的劳务分包、专业分包合 同纠纷，财务部、法律合规部等部门进行协助。3. 1. 7其他来函由各业务主责部门依据来函所涉内容负责处理。3.2集团/二级单位主责部门职责2.1受理并向涉事单位、业务部门或其它分支机构转送来函，核实来函内容, 及时回函并与对方沟通；3. 2.2协调其他部门处理来函事项，并对来函的处理结果进行跟踪；2.3催促检查来函事

6、项的处理；3. 2.4研究、分析来函情况，开展调查研究，及时提出改进工作的建议；3. 2.5建立台账，填写外部来函台帐（见附录A）,对来函的主要信息进 行登记，包括来函单位、来函时间、涉及工程、来函主要事项、函件处理结果等 内容；3. 2. 6集团公司应对二级单位以及工程部的来函处理工作进行指导和检查。4外部来函管理的目的与风险集团公司外部来函管理的目的是防止小额纯支付纠纷转化为诉讼案件，促 进企业持续、健康、稳定开展。4.1 集团公司外部来函管理包括以下原那么：一一分级负责的原那么。纵向上，根据函件所涉二级单位及具体工程部实施分 级负责制，工程部对涉及工程部的来函负责，并将来函处置结果向二级

7、单位汇报 并对二级单位负责，二级单位对涉及二级单位的来函负责，并将来函处置结果向 集团年公司汇报并对集团公司负责；归口管理的原那么，即谁主管谁负责。横向上，根据同级职能部门归口管理。坚持谁主管、谁负责，以尽快解决来函中涉及的具体问题。4.2 集团公司外部来函管理的关键绩效指标包括：来函台账记录完整性；来函处置及时性。4.3 集团公司外部来函管理需应对的主要风险包括：部门间职责重叠或空白导致来函不能得到及时有效的处理。5外部来函管理内容来函的接收及转送5. 1. 1各二级单位和工程部收到来函之后，应在2日内将来函转交至二级单位 主责部门，由主责部门组织相关人员与来函单位接洽协商、解决问题、及时回

8、函, 并将来函的基本信息及处理结果上报至集团公司主责部门。6. 1.2集团公司收到来函之后，应在收函当日将来函转交集团公司主责部门， 由主责部门登记后，根据来函涉及工程,转发至各二级单位的主责部门接洽协商、 解决问题、及时回函，并跟踪、登记处理过程及结果。5.1 催款类律师函管理5. 2. 1回复及跟踪集团公司各部门、二级单位各部门或工程部在收到催款类的律师函后, 应立即转交本单位法务部门及集团公司法律合规部，二级单位法务部门应在明确 相关债权债务关系基础上、核实来函中的基本领实、经济数据，并及时回函。对 于核实无误的，应在回函中说明欠款形成原因，得到来函单位的充分谅解；对于 来函中记载错误的

9、数据、事项，应在回函中进行说明。集团公司法律合规部对来 函的处理过程及结果进行跟踪、监督。5. 2. 1.2回函应在来函规定的时限内进行，来函中未提及回函时间或者要求的 回函时间不合理的，应在收到来函5日内回函。5. 2. 1.3二级单位法务部应对回函内容进行审核，审核之后方可申请用印。回 函需加盖二级单位或集团公司印章，不得加盖工程部印章。送达回函时，需要取得有效签收，签收人应具备相应授权。对方拒绝 签收的，可采取邮寄方式送达，需清楚填写收件单位、收件人及职务、地址、联 系 ，并妥善保存邮寄底单。重要函件须采取公证送达方式。5. 2.1. 5法务部门应持续跟踪来函处理全部过程，记录重要事件、

10、时间或节点, 直至来函反映问题全部解决完毕并登记最终结果。5. 2.1. 6二级单位法务部应在处理来函完毕后2日内以书面形式向集团公司法 律合规部上报来函背景情况、发函原因、处理过程、处理结果等。由集团公司转 交二级单位法务部处理的来函，二级单位法务部应在5日内或集团公司规定的时 限内，以书面形式上报来函背景情况、发函原因、处理过程、处理结果等。5. 2.2保存及整理2. 2. 1来函的原件原那么上由二级单位法务部门妥善保管，同时，处理来函过 程中形成的以及结果性文件均应归档保存。5. 2. 2. 2集团公司及二级单位法务部门负责本级范围内来函的收集、整理、汇 总和归档。法务部门应建立台账，填

11、写外部来函台帐（见附录A）,对来函 的主要信息进行登记，包括来函单位、来函时间、涉及工程、来函主要事项、函 件处理结果等内容。5.3 其他类来函管理其他类来函按本标准3规定的部门分工及局部职责，由业务主责部门按已有 标准处理。没有明确标准或已有标准与本标准不一致的，应按照本标准内容进行 管理。5.4 责任追究有以下情形之一的，对直接责任人、主要领导责任人进行警示约谈、通 报批评：a）虽已建立台账但更新不及时或登记内容不完整的；b）来函原件或相关处理资料未归档的；c）未及时上报来函处理结果的；d）其他轻微违反本方法行为。5.4.1 有以下情形之一的，对直接责任人给予通报批评、经济处分100020

12、00 元，情节严重的可并处降职、调离工作岗位。主要领导、重要领导责任人给予警 示约谈、通报批评、经济处分5001000元：a）未建立台账的；b）未及时回函、未及时与对方沟通处理导致事态扩大的；c）对于来函接收、处理，上推下卸、互相推诿的；d）其他违反本方法行为。5.4.2 有以下情形之一的，对直接责任人给予通报批评、经济处分20003000 元、根据情节并处降职、免职、调离工作岗位。主要领导、重要领导责任人给予 警示约谈、通报批评、经济处分10002000元：a）处理来函不当或不及时，导致法律纠纷案件发生的或导致小额纯支付纠纷 转化为诉讼或仲裁案件的；b）对于业务主管部门制定的解决方案拒不执行

13、，导致法律纠纷案件发生的； c）其他严重违反本方法行为。5. 4. 4除以上责任追究外，集团公司及下属各单位人员因玩忽职守或滥用职权, 未按照规定程序处谿来函，给集团公司造成损失的，依照事件的性质、造成损失 和影响的大小，根据法律事务责任追究管理标准，追究其相应责任。对违反国家有关法律法规规定的，除对相关责任人进行责任追究外，还 应当依法承当法律责任，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。各二级单位应建立来函管理细那么，工程经理部应建立自查和检查制度， 对涉及欠款纠纷、债权债务纠纷来函管理工作进行定期或者不定期的自查和检 查，及时发现缺陷并予以改进。6报告和记录及支持性文件报告和记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。表1报告和记录序号对应附录报告和记录编号名称保存期限1附录AZTJSFL029B1外部来函台帐长期6.1 支持性文件法律事务责任追究管理标准外部来函管理标准ZTJS-FL-02-2017 (A) -9附录A （规范性附录）外部来函台账登记部门：登记部门：外部来函台帐序 号来函单位来函时间涉及单位及工程部来函主要事项函件处理结果上报或转 交情况备 注ZTJSFL029B1