002采购员日常工作指引1.docx

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1、采购员日常工作指引（三微文件）.文件编号：JL-WI-PC-002制/修CT：审核：批准：生效日期：文件制作/更新履历：本文件包括封页共7页制/修tr日期版本/次修订章节制/修订内容简述制/修订审核批准A/0新制定发放至总经理管理者 代表品保部营业部工程部采购部人事部PMC工模部生产部份数1100010000文件编号JL-WI-PC-002版本/次A/1版页 码2 OF 7制订日期2021-7-2文件名称采购员日常工作指引文件类别程序文件/31目的为规范采购部的日常工作，提高工作效率与部门管理水平，及时解决待处理问题，保证达到公 司年度经营计划与目标中规定的采购部各项指标，配合并促进公司整体发

2、展。2范围本管理文件适用于采购部各项日常工作。3工作职责3.1 认真贯彻执行公司采购管理规定和实施细则，努力提高自身采购业务水平。3.2 按时按质按量完成采购一、供应计划指标，积极开拓货源市场，货（价）比三家，选择物 美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。3.3 负责与客户签订采购合同，督促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货或索赔款项。3.4 严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场（委托） 检验，协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。3.5 负责办理物料验收、运输入库、清点交接等手续。3.6 收集一线商品供货信息，对公司采购策略、产品原料结构

3、调整改进，对新产品开发提出参 考意见。3.7 填写有关采购表格，提交采购分析和总结报告。3.8 做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，自觉遵守国家法律，扼止经济犯 罪。4具体日常工作流程规定4.1 工作时间管理规定早会时间：上午上班半小时内，每人3分钟汇报前一天重点工作事项完成情况与进程进度, 汇报当天工作计划事项及需要协助解决的困难事项，以便采购经理及时了解工作开展情况 与工作进度。4.1.1 周例会时间：每周一下午2： 00至5： 00,由主管负责收集每人上交的上周工作总结与本 周工作计划（周工作计划与总结格式见附件1） o会议主持采购主管，会议记录文员，会 议主题主要检讨各部

4、类买手任务完成情况、送货比率情况、毛利达成情况、费用收取情况 等，及时分析解决措施与提升业绩方法，布置本周工作重点与其它配合事项。4.1.2 供应商接待时间：每周一、三、五为各买手接待供应商时间，其它时间一律不于以接待，特殊情况除外。以便采购经理及采购更好的安排整体工作事项与任务。文件编号JL-WI-PC-002版本/次A/1版页 码3 OF 7制订日期2021-7-2文件名称采购员日常工作指引文件类别程序文件/3外购的时间：每周二、四、六为巡店及市场调查时间，各采购员必须按要求填写外出单和 填写清采购物料记录表，及时解决与记录外购和市场调查过程中的问题与待处理事项，采 购员回厂后上交工作情况

5、，以便采购经理，主管及时跟踪各采购外出及工作情况。4.2 采购员在进行业务联系时，打电话的要点。4.2.1 想好打电话的目的是什么？是询价、是讲价、是订价、是分析市场变化等。422、组织好自身谈话内容的概要，做到谈话流畅，语言丰富，用语专业，亲切自然大方，热 情大度。423、对供应商所销售的这个品种及其它供应商（同种产品）的信息要了解，以便回应对方的 谈话。424、要记住对方所销售这个品种现在的大约价格，及你上次所订购价格，或上次你报给对方 你购的价格及你虚拟报给对方的价格。425、在关心业务的同时，不妨多给予客户出了业务关心外，工作身体等也做个善意问候。426、对新客户多介绍并展示一下自己公

6、司的实力和优势等。4.3 各项目采购谈判标准4.3.1 价格的谈判价格谈判原则：永远不要相信供应商第一次报价。采购员必须尽可能多的压低供应商价 格为公司尽可能多的争取利润，保证公司所售商品的达到最低价。421.1 对于价格的谈判涉所及到价格、税票等指标。必须要求供应商进行二次报价和提供竞争 对手的供货增值税发票复印件（小规模纳税人可提供进货单等）。421.2 因公司的正规操作，对所引进之商品，必须提供相应的税票，如果没有增值税票则要求 其价格在原有基础上应有20%毛利以上的下降空间。432付款期的谈判原则：以本公司实现零风险为原则，也即不占用我方的资金。432.1 对于周转较慢，经营风险较大的

7、商品，一般结合其细分类平均预测销售、平均周转天数、 付款期进行铺底的谈判，也为方便供应商合作后的结款流畅，尽可能的拉长付款期时 间。432.2 .3对于不可采取月结等付款期的物料，一般参照价格下降2-5%/月为标准。文件编号JL-WI-PC-002版本/次A/1版页 码4 OF 7制订日期2021-7-2文件名称采购员日常工作指引文件类别程序文件/34.3.3 物流配送的谈判4.3.3.1 在谈判中，须要求供应商将物料配送到公司，以减少物料周转环节与。4.3.3.2 对供应商无法送货到本公司时，则要求给出相应的资料由本公司安排取货。4.3.4 后续合作的谈判434.1后续合作的谈判也包括新品进

8、场、促销谈判、信息共享等的合作谈判。4.342对供应商应该进行半年一次的业绩回顾，对合作情况进行评估，同时对下一步的合作进 行洽谈。4.4采购工作流程要点4.4.1 询价准备：441.1计划整理。采购主管根据工程资料或营业部的要求，结合采购员的急需程度和采购物品 的规模，编制询价计划。采购根据工程文件或客户要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的 采购方案、编制询价项目的文件。441.3收集信息。根据采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一 步了解价格信息和其他市场动态。确定被询价的供应商名单。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于两家的供应 商，并向其

9、发出询价通知书让其报价。441.5询价完成后，采购员整理询价情况，交采购主管及经理审核后，选定供应商即为有效。下单：4.421 通常情况下，采购员接到申购单时，获取物料需求的以下基本信息：物料编码，产品型 号，数量。4.422 .分析申购信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：物料型号，数 量，单价，金额，计划到货日期。4423采购主管，经理根据具体情况进行定单审核，最后交副总审查。4.424 .定单传真给供应商以后，采购员需要与供应商确认采购信息，并要求签字回传。4.425 总艮催：采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确文件编号JL-W

10、I-PC-002版本/次A/1版页 码5 OF 7制订日期2021-7-2文件名称采购员日常工作指引文件类别程序文件/3认到货日期直至材料到达我公司。4.426 入库：4.441 实物入库：收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称， 订单号，物料编码，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求采购员意见是否可以 收下。4.442 单据入库：采购员根据检验合格单，将检验单上的数据入到管理系统中，便于以后对帐。4.443 退货：若IQC检查不合格通知退货时，采购根据IQC报告情况通知供应收回不合格的来料，货 仓填写退货单，进行订单退货。4.444 对帐：446.1 月结报告：

11、每个月月初，将各供应商的上月情况进行总结，采购员根据我公司收货员签 字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。446.2 增值税发票：校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称, 数量，金额。446.3 付款：采购部根据付款周期情况知会财务部安排付款。4.5 采购员需具备七大要素4.5.1. 操守廉洁：面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达其销 售目的。采购人员若无法把持，可能不自觉掉入供货商的陷阱，而不能自拔，进而任由供 货商摆布，到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言，很值得我们参考，那就是：“做 事可以失败，做人不可失败。

12、”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火 的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而导致个人身败名裂。4.5.2. 掌握市场：流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，所以商品种类繁多，且日新月异, 采购人员必须努力透过各种管道及方式（包含检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接 近客户），了解市场之需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能文件编号JL-WI-PC-002版本/次A/1版页 码6 OF 7制订日期2021-7-2文件名称采购员日常工作指引文件类别程序文件/3知天下事，究竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知己知

13、彼， 则必能百战百胜。4.5.3. 精打细算：有一商场名人曾说：“会卖不如会买”，这句话在流通业已成为至理铭言，这句话的意 思是：卖场人员若因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选对商品， 又买到便宜的价钱，来得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被仓库卖场人员说服买 下该件商品，事后发现被骗，他是不会再光顾的。采购人员必须能精打细算，供货商虽然 牺牲了一点利润，但若销售量增加，供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。4.5.4. 积极认真：现代流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购人员以积极认真的态度来 工作，将可使本公司的商品能适时适地的推出，符合卖场的需要。与卖

14、场的沟通更须要此 种工作态度。4.5.5. 创新求进：商场如战场，不进则退，输家可能成为赢家，赢家也可能变成输家。流通业尤其需要 采购人员能有创新（非标新立异）的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善 个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面也应力求创新，如此成功才可确保。4.5.6. 适应性强：采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商 也是采购的重要职责之一，故东奔西走，甚至远赴国外采购有时也是必要的。采购人员因 此必须有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不 可能把工作做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压

15、力可想而知，采购更必 须能适应此压力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指 辗转各地体力负荷，要做好采购的工作，须事先有此心理准备。4.5.7. 团结合作：表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可 能脱离公司的整体作业，采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购的工作才 可无往不利。身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人文件编号JL-WI-PC-002版本/次A/1版页 码7 OF 7制订日期2021-7-2文件名称采购员日常工作指引文件类别程序文件/3处事，尤须注重团队的合作，并以公司的利益为前提。

16、团结生力量，这是很容易懂的，我 们发挥公司的整体的力量，与竞争对手在市场上一争长短。公司全体每一位同事都应有此4.6 采购员工作要领尽量收集多一点产品信息：本人不熟悉这个产品，要尽自己最大的努力寻找懂得这个产品 信息的人，从别人那去学到自己本来不知道的东西。462做事情要有条理：每天记录下自己所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次 日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。463工作有计划：在每一天结束前要在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么， 做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个处理。464学会主动与人沟通：经常与车间，仓库，打样车间、品质的相关人员

17、接触，这样便于自己 了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。465对工作的难点重点要有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于自己以 后总结经验。要求厂家处服务处理事得交书面说明。466尽量做好工作总结：对所做的工作，每个月至少做个简短的总结。从工作量、工作内容、 完成事项，要事处理，问题解决，工作失误，工作计划等方面做个简短的总结。467做好供应商的管理：尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配合我们 工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。468要持续对订单的跟踪：工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应商会肯 定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏着 丝丝供货风险或其它东西。要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。469问题处理：反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建议提供, 并能与供应商做个合适的谈判结论。4610职业习惯：要让自己有一个好的职业习惯，有成本概念，有利润思维，有风险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近，做一名真正 优秀的采购员。