物业公司文件档案管理方案.docx

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1、物业公司文件档案管理方案目的加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和 有效利用。适用范围适用于公司档案室的各种档案的管理工作。职责档案员职责1）档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；2）档案资料的交接；3）办理档案的借阅、登记、统计；4）执行相关保密制度；5）档案室设备、设施的管理等。档案资料的确定凡属下列几类资料均属归档资料：1）本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、 财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本情况描 述等资料；2）公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等;3）各部门资料，包括业务、行政管理等材料；4）外来资料，包括中央、省、市、区、

2、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；5）图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣 传资料等；6）其它。归档管理归档前资料管理1）分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管 理。2）各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不 同的卷宗内。3）各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确 定归档时间。1）公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行 书等重要文件随时归档；2）法律诉讼、外来文件等资料处理完 毕即行归档；3）用户资料在用户办理完各项手续后即行归档；4）各项工程资料在验收后一个星期内归档；5）各

3、部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、 人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；6）图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档一次。7）其它资料按公司领导确定的时间归档。归档要求1）归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和 稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；2）归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用 复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得 使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水；3）归档资料必须准确记录各项 活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到 “图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。档案资料移交1）资料归档前各部门须按类整理好

4、，并填写档案资料移 交清单。2）移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无 误后，交接人在移交清单上签字。3）移交清单一式两份，交接人各留存一份。资料编号归档档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在登记册上。编号后的档案，按规定上架排列存放。档案管理档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负 责具体管理工作。档案员岗位职责1）档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职 能活动和档案材料情况。2）档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管 理等工作。3）档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。4）档案员负责档案资料的

5、借阅、登记、统计等工作。5）各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资 料的收集、整理及交接等工作。6）档案员必须按要求做好保密工作。7）档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。8）档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。档案保管1）档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使 用。2）档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁 卫生。3）档案室内严禁烟火，室内须配灭火器材，档案员必须掌 握正确使用灭火器材的方法。4）保持档案室干燥，定期在柜架中投放干燥剂。5）雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。6）档案柜架内须定期投放防

6、霉、防鼠药品，定期检查档案 有无霉变、鼠咬现象。7）发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即 采取措施加强防范，对已造成损坏的档案进行修复、补制。8）下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室 钥匙除档案员外，其他人不得持有。档案鉴定与销毁1）文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、 永久三类。城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年， 永久三类。2）公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小 组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。3）鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会， 审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。4）档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一 人监督

7、执行。销毁档案编号的处理5）经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放 架上取出，用X（表示暂存记号）标识记号，并将其装订放入专 门存放区内。6）档案销毁情况均须登记在物业管理有限公司档案销 毁登记表上。档案借阅7）档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的 人员查阅。外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管 行政副总经理批准。8）档案一般只限于在档案室内查阅，因工 作需要借出时，必须填写档案借阅申请审批表。9）审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责 人批准签字，方可借出档案。借出档案者必须保证档案的完好, 不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复 印，并保

8、证如期归还。11）档案借还情况须在登记本上登记。档案统计1）档案资料定期进行清理、统计。2）档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情 况，并将统计结果报行政管理部负责人。3）档案管理意外事件处理程序4）档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。处理程序1）发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管 理部负责人和主管领导。当发生档案失盗或借出档案人丢失档 案事件时，应立即设法追回所失档案；2）当发生借出人损毁 档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进 行修补、复原；3）若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助 设法重新补制。4）在进行补救工作的同时，对意外事件发生 的原因进行调查，追究有关人员的责任。