有效时间管理法.ppt

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1、七七 天学会高效管理时间天学会高效管理时间 导导 语语 人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。每个星期有每个星期有 168个小时，其中个小时，其中56个小时在睡眠中度过，个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，个小时在吃饭和休息中度过，剩剩下的下的 91 个小时则由你来决定做什么个小时则由你来决定做什么-每天每天 13 个小时。如何根据你

2、的价值观和目标管理时间，个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失而不致在忙乱中迷失方方向。向。我们将用我们将用 7 天天的时间，学习时间管理的基本原则，了解怎样才能更有效地安排时间，减的时间，学习时间管理的基本原则，了解怎样才能更有效地安排时间，减轻轻工作和学习压力。时间管理能帮助你制工作和学习压力。时间管理能帮助你制 订出有效的时间表，减轻压力和忧虑，最大限度利用时订出有效的时间表，减轻压力和忧虑，最大限度利用时间。间。不用担心，时间表不会让你变

3、成机器人，相反，它能使你享受自觉支配时间的自由感。不用担心，时间表不会让你变成机器人，相反，它能使你享受自觉支配时间的自由感。1Logan课程目的课程目的完成课程以后，你将能：完成课程以后，你将能：1.明确时间管理的五个步骤明确时间管理的五个步骤2.了解时间管理中，了解时间管理中，“价值价值”和和“目标目标”的含义的含义3.确认和区分不同类型的任务确认和区分不同类型的任务4.制订有效的日程表制订有效的日程表2Logan学习注意事项学习注意事项 在开始学习之前，请对以下几点多加注意：在开始学习之前，请对以下几点多加注意：1.勤做练习。勤做练习。时间管理的时间管理的实践性很强实践性很强，课程中的每

4、一项练习都对提高我们的时间管理水平有很大，课程中的每一项练习都对提高我们的时间管理水平有很大帮助，如果不认真地完成它们，帮助，如果不认真地完成它们，学习效果将大打折扣。学习效果将大打折扣。2.学以致用。学以致用。时间管理的时间管理的个性化很强个性化很强，每个人都有自己的时间管理特色，以便和自己的生活方式，每个人都有自己的时间管理特色，以便和自己的生活方式及环境相适应。课程中介绍的原则和技巧只有运用到实际中才有效用，光记住它们，对及环境相适应。课程中介绍的原则和技巧只有运用到实际中才有效用，光记住它们，对改进我们的时间管理是没有意义的。我们最好一边学，一边运用起来，以便印证它们改进我们的时间管理

5、是没有意义的。我们最好一边学，一边运用起来，以便印证它们是否真的有效。是否真的有效。祝你在这一周里学习愉快，学有所成！祝你在这一周里学习愉快，学有所成！3Logan第一天第一天第一天4Logan第一天第一天 今天是课程的第一天，我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时今天是课程的第一天，我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间间管理。管理。请先完成下面两页的小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。请先完成下面两页的小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。5Logan练习练习 假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前

6、是这五天要 做的事情：做的事情：1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19 点以前），估计要花点以前），估计要花 1 小时。小时。5明晚明晚 8 点有个点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6明晚有一场演唱会明晚有一场演唱

7、会 7你在图书馆借的书明天到期你在图书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午明天下午 2 点到点到 4 点有一个会议点有一个会议 11你欠某人你欠某人 200 元钱元钱-他明天也将参加那个会议他明天也将参加那个会议 12你明天早上从你明天早上从 9 点到点到 11 点要听一场讲座点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗你没有干净的内衣，一大堆脏

8、衣服没有洗 6Logan练习练习 15你想好好洗个澡你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计点钟开会，预计 1 小时小时 17你身上只有你身上只有 5 块钱，需要取钱块钱，需要取钱 18大家明天晚上聚餐大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需 2 小时小时 21你收到一个朋友的信你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给

9、他个月了，没有回信，也没有打电话给他 22星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且只能用业余时间个小时，而且只能用业余时间 23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24下个星期二，你要参加一次业务考试下个星期二，你要参加一次业务考试 请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。些事件，制订一个周末的时间安排表。

10、7Logan练习练习 在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请：1把要做的事情全部看一遍把要做的事情全部看一遍 2确定每件事情的重要等级确定每件事情的重要等级 3根据重要程度把事情重新排序根据重要程度把事情重新排序 时间表可以参照下页的格式：8Logan时间表时间表9Logan时间表时间表编好时间表以后，请考虑：1、哪些事情被放弃不做？为什么？哪些事情被放弃不做？为什么？2、哪件事情有最高的优先级？为什么？、哪件事情有最高的优先级？为什么？3、你会高兴地执行这个计划吗？、你会高兴地执行这个计划吗？请把你的回答写在下面几页：请把你的回答

11、写在下面几页：10Logan时间表时间表 哪些事情被放弃不做？为什么？11Logan时间表时间表哪件事情有最高的优先级？为什么？12Logan时间表时间表你会高兴地执行这个计划吗？为什么？13Logan第二天第二天第二天14Logan时间管理系统五步骤时间管理系统五步骤 前一天，我们动笔写了一份为期一周的时间表，对时间管理有了亲身体会。现在，我们来学习有关的知识，以便能做得更好。任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：1.明确你的价值观 2 .确定你的目标 3 .对你的目标按优先级排序 4 .明确你的任务 5 .对任务按优先级排序15Logan时间管理基础时间管理基础 价值观价值观是我们想和

12、做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。什么对你而言是最重要的？什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明 确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的,你很可能会到达别的地方。16Logan时间练习分类时间练习分类 上一节练习中的事件可以分为几个类别：健康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等

13、金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观价值观。17Logan目标目标 目标目标是我们的需求和愿望我们想得到什么。它们应该直接 源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。例如，例如，周末有一对矛盾：要么去外地拜访朋友，要么准备星期 天的报告。如果你决定去外地访问朋友，而不为报告做准备，你的目标很可能是：保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。如果你不去访问朋友，而是准备报告，你的目标很可能是：尽最大努力完成工

14、作。当然，保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。把友谊放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足源于 你的家庭和朋友。把工作放在前一位的价值观可能是：你对生活 的真正满足来自于追求卓越。再如，再如，任务表中还有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣，对它们如何排序，也完全取决于你的价值观和目标。一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。18Logan时间管理能力自测题时间管理能力自测题请把你的答案和后面的解释互相对照。下面是一套时间管理能力的自测题，请为

15、每一项选择最适合你 的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？19Logan时间管理能力自测题时间管理能力自测题1.我觉得我可以工作得更努力我觉得我可以工作得更努力 你总是觉得你可以做得更好一些吗？如果你总是觉得自己的 时间没有发挥最大作用，这说明你的时间管理技巧有问题，你要学会善用时间。2.我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时 很多人对自己的工作时间只有个大致的印象：我好象一直在工作。这样是不行的。人们的感觉往往和实际并不相符。研究人员用 录像机摄下实验者的工作情况，把统计得到的工作时间与实验者自 我感觉的工作时间对照，发现两者之间的差距相当大

16、。如果你对自己的工作时间没有明确的认识，最好花一天至一星期的时间，逐小时记录自己的工作时间，结果说不定会使你大吃一惊。3.我常常把事情留到最后一分钟才做我常常把事情留到最后一分钟才做 如果总是出现这种情况，有两种可能原因：一是你忽视时间管理，不使用时间表，二是在制订时间表时，没有依照合理的顺序。4.对我来说，开始一项工作很难对我来说，开始一项工作很难 哪怕订好了计划，要开始做这件工作，仍是件头疼的事如 果常常出现这种情况，那么，症结不在制订计划的环节，而在于“行 动”这一环。你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服 拖延的技巧。20Logan时间管理能力自测题时间管理能力自测题5.我对下

17、一步要做什么不很确定我对下一步要做什么不很确定 如果总是对下一步要做什么不很确定，则是缺乏整体计划的表现。6.我要开始做某件事之前，要拖延很长时间我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 请参见对第 4 项的解释7.我不知道我做的是否足够多我不知道我做的是否足够多 请参见对第 1 项的解释8.我在不同的任务之间频繁地换来换去我在不同的任务之间频繁地换来换去 怎样确定分配给不同任务的时间段长度，是一项重要的技巧，过长或过短都会降低你的效率，你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 没有人能完成排除外界影响，不同的地点

18、对人的工作效率有不 同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。如果你清楚地知道自 己在哪些地方的工作效率较高，说明你对自己很了解。这有助于你 进行时间管理。10.我在某些时间的工作效率比在其他时间的高我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 请参见对第 9 项的解释。21Logan时间管理能力自测题时间管理能力自测题11.我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 这也是缺乏整体计划的表现。12.我不可能完成我想做的所有事情我不可能完成我想做的所有事情 13.人不可能完成所有想做的事情，在制订时间表时必须有所取舍。但如果连时

19、间表上的事情也总是不能14.完成，那么不是时间表不切实际，就是执行的过程出现问题。13.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种事情确定优先 级，优先处理重要的事情。如果总是对此感到迷惘，则说明对自己 的价值观不很明确，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。14.到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底 如果因为缺乏计划和执行能力，常常不能完成想做的事情，就会对自己失去信心，做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。15.我工作时没有任何计划我工作时没有任何计

20、划 16.这是你对自己的计划性的评价，请对照上面各项的解释，看你对自己的评价是否适当。22Logan第三天第三天第三天23Logan第三天第三天 经过两天的学习，你是不是感到自己对时间管理有了更深的了 解，管理起时间来更轻松了呢？时间管理的精髓远不止此，今天，我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响，还将学习更多内 容：任务的类型。请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目 标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主

21、要任务来实现你的目标。树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你现有的生活。拿出一张白纸，画出一棵树，如下：24Logan任务树任务树25Logan任务树任务树 在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任 务，完成这幅图。你可以按照下面的步骤进行：1树根树根。写上你认为最重要的价值。如果你对这一点比较模 糊，不能清楚地说出自己最想要的是什么，请试一试这个办法 重新拿一张纸，写下所有想要的东西，如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定 写完之后，划去你认为 最不重要的一项，再在剩下的项目中划去一个

22、最不重要的，一直划 下去，直到只剩下一项，它就是你最重视的东西。2树干。树干。写上你的人生目标。注意，你的人生目标应与你的 价值观是一致的，如果不一致，你写下的树根确实是你最珍视的东 西吗？或者，你写下的人生目标真的是你最大的希望吗？3主枝。主枝。写上几个主要任务。这些主要任务应是直接为你的目标服务的，实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样，请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。4树叶。树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手 段，有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的，没有树叶的树无法生长，但它们不应占据你的主要精力。进行时间管理时，这幅图是重要的参考。进行

23、时间管理时，这幅图是重要的参考。26Logan任务分类任务分类 面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多 重要，从而对它们进行选择和排序呢？按不同的标准，任务可以分 为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务，在此基础上，你就 能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。紧急任务紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少 甚至消失。重要任务重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。紧急任务和重要任务有四种不同的组合：1.紧急并且重要的任务紧急并且重要的任务 这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。2

24、.紧急但不重要的任务紧急但不重要的任务 这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。3.重要但不紧急的任务重要但不紧急的任务 它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。4.既不紧急又不重要的任务既不紧急又不重要的任务 你真的需要做这些事情吗？27Logan任务分类任务分类 发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。发展任务发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。维持任务维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每 个月缴纳房租和水电费。发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点：1.通常由你的

25、目标衍生出来 2.可以作为一项挑战 3.需要多加考虑 下面是第一天的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程 度排序。对比现在的排序和在第一天的排序，两者有什么区别吗？28Logan练习练习 1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期

26、三晚上去面试（19 点以前），估计要花点以前），估计要花 1 小时。小时。5明晚明晚 8 点有个点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6明晚有一场演唱会明晚有一场演唱会 7你在图书馆借的书明天到期你在图书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午明天下午 2 点到点到 4 点有一个会议点有一个会议 11你欠某人你欠某人 200 元钱元钱-他明天也将参加那个会议他明天也将参加那个会议 12你明天

27、早上从你明天早上从 9 点到点到 11 点要听一场讲座点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 29Logan练习练习 15你想好好洗个澡你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计点钟开会，预计 1 小时小时 17你身上只有你身上只有 5 块钱，需要取钱块钱，需要取钱 18大家明天晚上聚餐大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份

28、会议记录 20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需 2 小时小时 21你收到一个朋友的信你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他个月了，没有回信，也没有打电话给他 22星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且个小时，而且 只能用业余时间只能用业余时间 23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24下个星期二，你要参加一次业务考试下个星期二，你要参加一次业务考试 相信你

29、在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。30Logan第四天第四天第四天31Logan时间管理浅谈时间管理浅谈 大家可能会希望有一种通用的时间管理方法，学会以后，无论何人何时何地，都能畅通无阻地运用。不过，可惜的是，并没有通用的时间管理方法，就像买衣服一样，我们得根据自己的特点选择合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采用不同的 时间管理方法，有时甚至得自己创造出新方法来。有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确地划分为一小块一小 块，严格地按日程表行动；有的人则相反，喜欢把握整体，形象地 思考问题，抗拒“机械

30、的”日程表，传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把事情简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割成小块，填入时间表。无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法，以便创造出自己的时间管理体系。在继续这节课时，请注重考虑你的需要和偏好，按你的想法修 改课程中的建议和方法。32Logan工作习惯工作习惯 不管你偏好使用哪种风格管理你的时间，下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。1积极积极 积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。与主动相反的是被

31、动，被动的人习惯于对周围的事情 做出反应，这使他们耗费掉更多时间。想一想，然后写下一些能使你采取主动的具体方法，以便能对你的时间有更多控制权。2通盘考虑通盘考虑 从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细 计划。写下你的目标，然后从目标出发，逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间，然后列出整体计划。3按顺序做事按顺序做事 对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把 剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只 需要 20%的努力。而 20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这 20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分 配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。

32、做好的事情，是有效 果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效，然后才考虑效率。4提前准备提前准备 保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份 计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的 事情。33Logan时间管理与自由时间管理与自由 许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。按日程表行 事的确会降低一定的灵活性，但如果认为日程表把人变成奴隶，那 就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。事实上，有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由，就会 出现上面所说的误解。首先，人们提到自由时，往往指的是选择的自由。我们按自己 的意愿，做这件事，而不做那件事。反过来讲，一个自由的人不会 被

33、迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。第二种更重要的自由，是实现自己、控制自己行为的自由。它 是一种积极的自由，因为它通向人的目标。它可以表达为“自由的意愿”，这是更加高级的自由，也就是“成为自己想要成为的人”的自由。不过，如果只是肤浅地理解这种自由，很可能会认为它和第一 种自由是相对的，甚至无自由可言。导致这种想法产生的原因是，现实生活中，为了实现更美好大的目标，我们常常需要放弃当前的 欲望。例如，在阳光明媚的星期天上午，你也许很想出去好好地玩 一场，不去参加培训班。从第一种意义上来说，你当然可以自由选 择是否出去玩。但是，不上课很可能会导致你考试不合格，或者学 不到该学的东西。学习能使

34、人获得更大的自由，新知识可以使人更好的完成人生的目标。34Logan时间管理与自由时间管理与自由 以上所说的这些是为了开阔我们的视野。我们不要把自己限制在“自由”狭窄的定义内：“自由就是想做什么就做什么”。而应把自 由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。如果不约束和控制自 己的行为，使之符合目标，我们就无法达到人生的目标。正是因 为如此，日程表非常重要：它使我们能有计划地运用时间，以达到 自己最终的目的，实现更高层次的自由。要写一份日程表，没有固定的方式，只需遵循一些基本原则。在开始前，找到合适的工具。你可以使用一张纸、日程计划簿或电 脑来记录你的日程表。首先，你把一天的时间分为几块，如上班

35、的 时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。写日程表时，要现实一点。日程表是帮助你安排时间、达到目 标的工具。不要把日程表写成做不到的愿望列表，那样只会使你被 自己不切实际的计划挫败并失去信心。35Logan时间管理与自由时间管理与自由 灵活地执行日程表。一般来说，只将时间的 50%计划好，其余的 50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时，事情总会发生这样或那样的变化，使你不得不偏离定好的计划，如果时间表定得过于精确，反而会失去机动性和实 用性。每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期，重新审视一遍日 程表，看它起了多大作用，是否订得过高或过低，可以怎

36、样改进它。然后，进行必要的修改。如果你以前从未好好计划过你的时间，从头开始会有点困难。不过，时间管理和其他事情一样，你做得越多，就会做得越好。关键是要坚持大约关键是要坚持大约 30 天，以养成逐日管理时间的习惯，并看到它的效果，增强信心。天，以养成逐日管理时间的习惯，并看到它的效果，增强信心。你不需要实施课程中提出的每一种方法，就像在超市中购物一 样，选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某 些方法。用一整天的时间观察你自己，尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。观察自己使用时间的情况时，一定要找出并记住以下几点：1你通常用哪些方式浪费时间 2你在什么情况下效率

37、最高 3你效率最佳的时间是什么时候36Logan时间管理时间管理PDCA要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：我们可以从圈中的任何一点进入循环。下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”，坚 持一个星期，提高管理时间的能力。37Logan每日计划表每日计划表 今天要做的事 日期：必须做的事情12345 应该做的事情12345 能够做的事情1234538Logan第五天第五天第五天39Logan第五天第五天 自从第一天动手制订过一份时间计划后，我们已有好几天没进 行实战演练了。在这一节中，我们将进行具体

38、的时间管理规划，为 自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。正如前一 节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗 到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化程 度。找出第三节中绘制的树图，以它为参考，开始规划。你也许会说，我只是想订一个如何应付下个月考试的计划，并不想做出关于整整一生的宏伟计划。整体计划就像一座大厦，各段 时间的计划则像大厦中的一间间房子，如果你对整体目标不明确，大厦的框架没有搭好，房间的位置也无法确定。40Logan第五天第五天 不愿思考整体计划有两个原因：一是一切都由别人代为设计妥 当；二是从来没有考虑过这个问题。一旦你开始考虑，就会发

39、现有 必要从大框架开始。例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段：20-30 岁是由求知到收益的过渡；30-40 岁是储备时期；40-50 岁应 正视现实，调整财务状况；50-60 岁则应为退休做准备；60 岁以后 是幸福的晚年。然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。进行时间管理也应如此。只不过划分阶段的标准是你的人生目 标，而不用按着上面的样子机械地划分。尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么？你需要完成哪几件主要的事情？它们有期限吗？期限分别是什么时候？你现在的感受如何？等等。41Logan时间规划时间规划 明确阶段目标后，进一步将其细化，对未

40、来的一年进行规划。进行规划并不意味着把未来的 365 天的日程安排得满满当当，而是 明确以下问题的答案：-我希望在这一年过去以后得到什么？-除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？-我必须做哪些事情？-这些事情必须在什么时候完成？-这一年中有哪几个关键的任务？-我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？-预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）-今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？-今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意

41、下面几点：42Logan时间规划时间规划1.首先安排固定项目首先安排固定项目 首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定 的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如 睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作 50 分钟休息 10 分钟。2.根据你的生物钟安排时间根据你的生物钟安排时间 把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余 时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任 务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。3把较大的任务分割成易于控制的小块把较大的任务分割

42、成易于控制的小块 当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着 把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做 有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序 完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为 若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜 悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控 制。43Logan时间规划时间规划4.充分利用零碎时间充分利用零碎时间 从时间表中“剪裁”大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能 浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间 的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，

43、然后在做其他事情的间隙 每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。5.为每件事情设定明确的起止时间为每件事情设定明确的起止时间 这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最 后一分钟才做。6留出充分的休息和娱乐时间留出充分的休息和娱乐时间 在制订时间表时，千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的计划，就应该为生活中真实的你“度身订做”，预留出你需要的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。否则，执 行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也 脱离预定轨道。7留出机动时间，不要把所有的时间都填满留出机动时间，不要把所有的时间都填满 为突发事件预留时间。一个填得满

44、满当当的计划表是没有“防 震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。44Logan时间规划时间规划订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：1事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要 的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要 做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件 事情做得尽善尽美。2每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。3对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充 裕的时间。4把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持

45、平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合 计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进 行调整。45Logan节省时间方法节省时间方法下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。2.从优先级最高的事物着手。3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。8.学会委派别人做事。9.归纳相似的事情

46、，把它们放在一起处理。10.减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的 事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推 迟优先级很低的任务。46Logan节省时间方法节省时间方法11.避免完美主义。记住 80/20 定律。12.避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。14.设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过 3 分钟。15.聚精会神地做手头的事情。16.处理重要事情时，使用大块的时间。17.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。18.文书工作争取只处理一次。19.在行动以前

47、，彻底地思索整件工作。20.第一次就做好。47Logan时间管理浅谈时间管理浅谈 进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作，需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理，同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能力控制局面，把握好间隔和规律这正是时间管理的内容。工作时，要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈，要 赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作 上的目标，它能使你最大程度地发挥自己的作用，并在工作和个人生活之间保持平衡。48Logan第六天第六天第六天49Logan时

48、间管理模式时间管理模式 时间管理的主要内容我们已学得差不多了。在今天，我们将分 小标题学习几项有用的知识。如果说，前面的工作是搭好了房子的 框架，那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板，使 房间变得更加宜人。使用时间的模式使用时间的模式 你是否了解自己？时间管理是帮助我们通过投资时间达到目标的技巧，因此，学习时间管理的第一步是了解你自己。你习惯怎样使用时间？要回答这个问题，仅凭感觉和记忆是不够的，必须依靠精确的记录。因为人们往往宽于律己严于律人，自 己认为在工作，在别人眼里则完全不是。例如，有的脑功能衰退患 者在求诊时，自称家中宽敞，每天可行走一万步以上，带上记步器 进行记录后发现，

49、实际每天只走了几百步。在时间管理上也一样，自己感觉工作了若干小时，实际上，也许大部分时间在打岔、走神、吃东西，真正工作的时间只有几十分钟。因此，需要详细地记录自己的活动情况，才能客观地了解自己使用时间的模式。50Logan练习练习 练习：记录你的模式记录你的模式 准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。记录中要包括以下几点：活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：

50、是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。51Logan练习练习52Logan练习练习 填表说明：项目：这段时间所做事情的说明；地点：进行活动的地点；效率自评：对完成效率的自我评价，可以用 ABC 或 123 为标记，如果效率有较大波动，则标出来，如 A-B（由高效率变为中等效率），或 1-3-2（由高效率变为低效率再变为中等效率）。计划：用百分数表示计划的完成比例，100%表示完成这段时间应做的 事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示这件事是计划以外的事情。中断说明：注明中途中断的次数、原因、持续时间。53Logan时间管理模式时间管理模式 你的时间的主人是谁？是家人？上司？电