物业档案管理培训课件.ppt

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1、雅居乐地产置业有限公司雅居乐地产置业有限公司行政中心行政中心20222022年年1212月月1 1日日档案管理学习档案管理学习雅居乐地产置业有限公司档案管理学习雅居乐地产置业有限公司档案管理学习三个基本问题三个基本问题 什么是档案什么是档案 为什么要管好档案12 怎样管好档案3第一章第一章 什么是档案什么是档案档案：是公司现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的并保存备查的文件材料。1.1、档案的定义、档案的定义 是文件材料是文件材料 是使用完毕或告是使用完毕或告一段落的文件材料一段落的文件材料 是具有保存价值是具有保存价值的文件材料的文件材料123 是保存备查的文是保存备查的文件材料件材料4第

2、一章第一章 什么是档案什么是档案文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形 是信息记录材料是信息记录材料载体形式多样载体形式多样原生性和相关性原生性和相关性内容极其丰富内容极其丰富实质是信息实质是信息 是各种载体形式的是各种载体形式的 是公司直接产生和形成的是公司直接产生和形成的 是各项工作和活动中形成的是各项工作和活动中形成的1.2、文件的定义、文件的定义成的各种载体形式的信息记录材料。第一章第一章 什么是档案什么是档案1.3、文件与档案的关系、文件与档案的关系文文件件档档案案整理归档整理归档具有保存价值具有保存价值使用完毕或告一段落使用完毕或告一段落半现行文件半现行文件非现行文件非现行文件现

3、行文件现行文件文件生命周期文件生命周期形成者形成者部门资料室部门资料室项目档案室项目档案室100%1070%310%第一章第一章 什么是档案什么是档案1.4、对档案定义的理解、对档案定义的理解档案形形式式依依附附载载体体保管保管！电子时代面临的挑战电子时代面临的挑战信息与实体分离信息与实体分离前端控制前端控制包包含含信信息息内内容容保密保密过程管理过程管理方方式式变变革革第一章第一章 什么是档案什么是档案1.5、档案基本分类、档案基本分类行政管理行政管理财务管理财务管理综合管理类综合管理类其它类其它类档档 案案 基基 本本 分分 类类经营管理经营管理营销管理营销管理多种经营多种经营技术类技术类

4、物业管理物业管理基建工程基建工程设备仪器设备仪器特殊载体特殊载体第二章第二章 为什么要管好档案为什么要管好档案2.1、档案的直接作用、档案的直接作用 记录公司历史记录公司历史 著录公司资产著录公司资产 维系公司正常运转维系公司正常运转 保护公司合法权益保护公司合法权益1234凭证作用凭证作用参考作用参考作用第二章第二章 为什么要管好档案为什么要管好档案2.2、档案在管理活动中的价值体现、档案在管理活动中的价值体现决策决策计划计划组织组织领导领导创新创新控制控制伦理伦理文化文化信息信息档档案案P(plan)D(do)C(check)A(again)第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案管理的基本原

5、则档案管理的基本原则 集中统一管理本公司全部档案集中统一管理本公司全部档案 维护档案完整与安全维护档案完整与安全 便于各项工作的利用便于各项工作的利用123第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案行政工作档案行政工作档案业务工作档案业务工作组织协调组织协调实施监督实施监督业务指导业务指导统一制度统一制度统筹规划统筹规划积累积累收集收集整理整理归档归档利用利用鉴定鉴定统计统计整理整理保管保管分类分类编号编号办法办法库房库房管理管理办法办法利用利用办法办法鉴定鉴定办法办法统计统计办法办法综合类综合类规范规范技术类技术类规范规范归档归档办法办法收集收集范围范围文件转化为档案文件转化为档案日常日常工作工作

6、档案工作结构展开图档案工作结构展开图部门部门文员文员DAGL人员人员指导监督检查指导监督检查文件管理工作文件管理工作档案管理工作档案管理工作档案工作档案工作第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案管理体系和机构档案管理体系和机构集团综合集团综合DAS项目综合项目综合DAS区域综合区域综合DAS部门部门ZLS部门部门ZLS集团行政中心集团行政中心区域行政中心区域行政中心项目行政人事部项目行政人事部部部 门门部部 门门三层架构双线管理三层架构双线管理工程工程ZLS工程部工程部 表示领导表示领导 表示指导表示指导 表示虚拟表示虚拟 机构机构第三章 怎样管好档案怎样管好档案 主管领导主管领导 行政管理部门

7、行政管理部门 档案主管档案主管档案管理岗位和职责档案管理岗位和职责 档案管理员档案管理员工程资料员工程资料员部门文员部门文员纳入规划纳入规划解决关键解决关键协调发展协调发展拟订规划拟订规划提供条件提供条件创造环境创造环境制定计划制定计划树立标准树立标准检查指导检查指导提升业务提升业务抓住头尾抓住头尾控制过程控制过程图纸管理图纸管理竣工验收竣工验收贯彻标准贯彻标准开展业务开展业务基层指导基层指导执行制度执行制度整理文件整理文件保管保密保管保密第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案行政工作职能档案行政工作职能统筹档案事务，规划目标和发展方向统筹档案事务，规划目标和发展方向制度、标准、规范的制定、维护

8、、实施制度、标准、规范的制定、维护、实施施加外部压力（职责考核）施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）激发内部动力（示范）以目标为导向的过程控制（报表巡查）以目标为导向的过程控制（报表巡查）标准指引和行为修正（培训总结咨询）标准指引和行为修正（培训总结咨询）统一制度统一制度统一制度统一制度 组织协调组织协调组织协调组织协调 实施监督实施监督实施监督实施监督 业务指导业务指导业务指导业务指导 统筹策划统筹策划统筹策划统筹策划 第三章 怎样管好档案怎样管好档案销毁销毁清退清退暂存暂存归档归档无保存价值无保存价值有保存价值有保存价值有清退要求有清退要求文文件件处处理理方方式式超过保管期限超过

9、保管期限有参考价值有参考价值重份文件重份文件文件处理方式文件处理方式视视情情况况酌酌定定二次利用需二次利用需判断保密性判断保密性权威性（红权威性（红头红章）用头红章）用途（报批对途（报批对外）等因素外）等因素二次利用二次利用出卖出卖积累收集整理积累收集整理积累收集清理积累收集清理回复及外单位回复及外单位重份文件重份文件第三章 怎样管好档案怎样管好档案文件管理工作要点文件管理工作要点第三章 怎样管好档案怎样管好档案综合类文件整理综述综合类文件整理综述按件整理，按卷装盒按件整理，按卷装盒基本原基本原基本原基本原则则则则 整理时间、地点方便灵活整理时间、地点方便灵活 方式简洁，减少工作量方式简洁，减

10、少工作量 便于利用，有利保密便于利用，有利保密123优优点点有保存价值，属归档范围有保存价值，属归档范围基本前提基本前提基本前提基本前提 件：具有完件：具有完整、独立意思整、独立意思表达的文件基表达的文件基本整理单位本整理单位 卷：具有内卷：具有内在逻辑联系的在逻辑联系的件的集合及基件的集合及基本保管单位本保管单位第三章 怎样管好档案怎样管好档案综合类文件整理程序综合类文件整理程序第三章 怎样管好档案怎样管好档案归档章填写示例归档章填写示例第三章 怎样管好档案怎样管好档案归档文件目录填写示例归档文件目录填写示例第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案盒封面脊背及备考表填写示例档案盒封面脊背及备考表

11、填写示例盒内文件情况说明盒内文件情况说明整理人：欧莹整理人：欧莹（手签）2007年年3月月20日日检查人：郭杰检查人：郭杰（手签）第三章 怎样管好档案怎样管好档案工程类文件整理概览工程类文件整理概览第三章 怎样管好档案怎样管好档案技术类文件整理程序技术类文件整理程序组卷组卷排列排列编目编目装订装订原则原则要求要求方法方法卷内卷内案卷案卷页号页号封面封面目录目录备考表备考表皮装皮装盒装盒装夹装夹装第三章 怎样管好档案怎样管好档案文件归档办法文件归档办法第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案分类办法档案分类办法工程营销物管营销策划营销策划销售管理销售管理销售合同销售合同综合管理综合管理服务管理服务管

12、理物业合同物业合同行行政政管管理理行政综合行政综合人力资源人力资源企业文化企业文化信息管理信息管理经经营营管管理理经营综合经营综合目标计划目标计划审计监察审计监察立项立项设计设计施工施工筹备筹备监理监理竣工竣工财财务务管管理理财务财务综合综合资金管理资金管理会计档案会计档案分类原则：分类原则：以全部档案为对象以全部档案为对象 依据管理职能依据管理职能 结合内容及形成特点结合内容及形成特点 保持有机联系保持有机联系 便于管理和开发利用便于管理和开发利用基基于于核核心心业业务务的的职职能能分分类类第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案编号办法档案编号办法全宗号全宗号+分类号（一级类目分类号（一级类目

13、+二级类目二级类目+三级类目）三级类目）+件号件号/卷号卷号档号构成：档号构成：从从1开始开始编流水号编流水号两位数字两位数字从从0199八分制先八分制先18再再9198十进位制十进位制从从09大写英文大写英文字母表示字母表示 注：综合注：综合管理类、特管理类、特殊载体类档殊载体类档案用以表示案用以表示件号，技术件号，技术类用以表示类用以表示卷号卷号第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案编号示例档案编号示例A.0.1.011件号件号表示第表示第1件件三级类目三级类目表示机构管理表示机构管理二级类目二级类目表示行政综合表示行政综合一级类目一级类目表示行政管理表示行政管理全宗号全宗号表示集团本部表示

14、集团本部 综合管理综合管理类特殊载体类类特殊载体类档号需与年度档号需与年度及保管期限结及保管期限结合使用合使用第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案库房管理办法档案库房管理办法第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案库房布置示意图档案库房布置示意图门门窗窗表示不小表示不小于于60cm60cm库房要求：库房要求：功能分区，轻重有别，标识清晰；新建房宜等三个月，装修房宜等一个月后搬入；选择干燥楼层，不宜设在地下室、顶层或平房；远易燃易爆物和污染源1234第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案鉴定销毁办法档案鉴定销毁办法直接价值鉴定法直接价值鉴定法方法方法5-105-10年一次年一次频率频率申请鉴定申请鉴定

15、成立鉴定小组成立鉴定小组 价值鉴定价值鉴定形成鉴定报告形成鉴定报告 销毁销毁审批同意审批同意审批同意审批同意留存留存1-21-2年年鉴定销毁程序鉴定销毁程序后续工作后续工作内容内容来源来源完整程度完整程度载体形式载体形式第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案统计档案统计指标体系指标体系档档案案数数量量统统计计档案档案管理管理统计统计档案档案利用利用统计统计综合统计综合统计专题统计专题统计人员统计人员统计设备统计设备统计用量统计用量统计用户统计用户统计分类统计分类统计环境统计环境统计鉴定统计鉴定统计整理统计整理统计档档案案辅辅助助统统计计档案统计指标体系档案统计指标体系方案方案 调查调查 整理整理

16、 分析分析程序程序第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案统计档案统计指标分析指标分析归档率归档率U U查准率查准率Z Z完整率完整率V V准确率准确率WW查全率查全率QQ档案统计指标分析档案统计指标分析U=（U1+V1）/（U2+V2）100%V=R1/R2100%V=R1/R2100%Z=Z1/Z2100%Z=Z1/Z2100%W=W1/W2100%W=W1/W2100%Q=Q1/Q2100%Q=Q1/Q2100%第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案利用概述档案利用概述树立服务意识树立服务意识利用前提利用前提配备服务设施配备服务设施建立检索体系建立检索体系主动性主动性利用要求利用要求针对性针对

17、性及时性及时性多元化多元化保密性保密性熟悉馆藏，了解需求熟悉馆藏，了解需求用户分类，需求分析用户分类，需求分析熟悉流程，前端介入熟悉流程，前端介入方式多元，内容多元方式多元，内容多元用户分类，秘密分级用户分类，秘密分级在恰当的时间，以恰当的方式，在恰当的时间，以恰当的方式，将恰当的档案提供给恰当的用户将恰当的档案提供给恰当的用户利用宗旨利用宗旨第三章 怎样管好档案怎样管好档案利用方式利用方式提供原始档案提供原始档案提供一次信息提供一次信息提供二次信息提供二次信息阅览阅览出借出借复制供应复制供应电话查档电话查档网络查询网络查询咨询咨询编研编研档案利用方式档案利用方式第三章 怎样管好档案怎样管好档

18、案档案利用需求分析档案利用需求分析第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案利用审批程序档案利用审批程序内部利用内部利用外部利用外部利用第三章 怎样管好档案怎样管好档案档案保密办法档案保密办法整理整理按件整理，便于利用按件整理，便于利用保管保管严守库房严守库房、重点监控重点监控、专题索引专题索引、调整密级调整密级利用利用利用审批利用审批、勤于监督勤于监督、出借谨慎出借谨慎、及时归还及时归还过过程程保保密密人员保密人员保密树立保密意识树立保密意识牢记保密要务（牢记保密要务（422422）签定保密协议签定保密协议泄密必将追究泄密必将追究把好门、守住口、记于心把好门、守住口、记于心第三章 怎样管好档案怎样

19、管好档案设备档案管理概览设备档案管理概览第三章 怎样管好档案怎样管好档案设备档案管理职责设备档案管理职责第三章 怎样管好档案怎样管好档案声像档案管理办法声像档案管理办法音音像像档档案案照照片片档档案案录录音音带带数数码码照照片片传传统统照照片片录录像像带带1.1.声像档案分类声像档案分类声像档案声像档案第三章 怎样管好档案怎样管好档案2.2.归档要求归档要求声像档案归档及整理声像档案归档及整理及时归档、材料齐全、归前检查、价值鉴定3.3.整理及保管要求整理及保管要求第三章 怎样管好档案怎样管好档案1.定义：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅

20、读、处理，并可在通信网络上传送的文件 指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。2.电子文件管理要点：收集齐全、本末不漏、脱机保存、适时检测、有效标识、及时归档3.电子档案管理要点：按件（张）整理、目录完整、妥善保管、小心利用电子文件电子文件电子档案电子档案电子档案管理办法电子档案管理办法第三章 怎样管好档案怎样管好档案1.实物档案分类2.实物档案管理要点：次年归档、按件整理、参见互联、标识明了、专柜保存实物实物档案档案证照证照印印章章荣荣誉誉实物档案管理办法实物档案管理办法模型模型重重视视重重要要价值体现价值体现综合保障综合保障宣宣传传保保管管体体系系制制度度机机构构人人员员硬硬件件资源资源凭证凭证查考查考档档案案是是公公司司资资产产服服务务开开发发加加强强基基础础管管理理引导引导执行执行推动推动信心信心对档案工作充满信心对档案工作充满信心