太和-职位分析与说明书.ppt

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1、1 1职位分析与说明书培训职位分析与说明书培训太和顾问太和顾问太和顾问太和顾问十二月十二月十二月十二月 22 22 22 222 2职位分析的要素是什么职位分析的要素是什么 WHO:任职者是谁，对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化 素质等资格要求。WHAT:员工要完成的工作任务到底都有哪些内容呢？WHOM:为谁做，即客户是谁。这里的客户不仅指外部的客户，也指企业内部的员 工，包括与从事该工作的人有直接关系的人：直接上级、下级、同事等。WHY:为什么做，即工作对从事该职位工作者的意义所在。WHEN:工作任务应该被要求在什么时候完成呢？WHERE:工作的地点、环境等。HOW:如何

2、从事或者要求如何从事此项工作，即工作程序、规范以及为从事该工作 所需要的权利。6W1H3 3n工作要素工作要素：工作行为中不能继续分解的最小单位。如：打字如：打字n任务任务：为达到某一特定目的所从事的一系列活动。如：打一份文件如：打一份文件n职责职责：特定职位需要完成的组织任务。如：为领导打印文件如：为领导打印文件n职权职权：依法赋予特定职位完成特定任务的权力。如：使用专用打印设备如：使用专用打印设备n职位职位：个体需要完成的一项或多项组织责任以及个体为此享有的权力的总和。如：总经理秘书如：总经理秘书n职业职业：由不同时间内不同组织中的相似职位组成的职位群体。如：秘书如：秘书职位分析的基本概念

3、有哪些职位分析的基本概念有哪些4 4说明书的内容说明书的内容内容项目内容项目项目内涵项目内涵一、工作标识职位名称、所属部门、职位等级、薪等、直接上级、职位类别、职位编号、版本号二、组织关系与工作联系工作涉及对象（包括公司内部和公司外部）及有关内容三、岗位目标该职位设置的意义和要达成的目标四、主要工作职责该职位需要完成的工作任务和必须担负的工作责任五、任职条件学历求学经历及所获证书；专业要求所获学校颁发的学业类别经验要求从事本专业工作的时间专业资格国家级及以上专业技术资格专业知识与技能与专业工作相关的知识与技能力水平通用知识与技能普遍具有的知识与技能水平，如办公软件、外语和公文处理能力要求完成工

4、作所具备的主观条件，如协调能力素质要求员工所具备的心理特征，如责任心5 5工作标识工作标识示例示例通过职位评估得出一一工作工作标识岗位名称财务部经理岗位编号所在部门财务部岗位级别直接上级财务总监所辖人数3岗位定员1版本号6 6组织关系与工作联系组织关系与工作联系示例示例二、组织关系与工作联系（子公司人力资源部经理）7 7岗位目标岗位目标根据（根据（），做（），做（）工作，要达到（）工作，要达到（）目的）目的/结果结果 简单、准确地说明该职位存在的意义及它对整个组织成功的独特价值，可通过思考简单、准确地说明该职位存在的意义及它对整个组织成功的独特价值，可通过思考以下问题来概括：以下问题来概括：（

5、1 1）为什么要设立本职位？）为什么要设立本职位？（2 2）如果不设本职位公司将无法实现哪些工作目标？）如果不设本职位公司将无法实现哪些工作目标？形式：形式：总是始于一个主动词总是始于一个主动词描述这一动词起着什么样的作用，要达成什么目标描述这一动词起着什么样的作用，要达成什么目标 8 8管理者经常性的任务、权力及工作衡量标准可归纳如下：管理者经常性的任务、权力及工作衡量标准可归纳如下：计划和组织工作计划和组织工作组织拟定制订计划，并组织监督检查计划的实施组织拟定制订制度组织开展活动控制工作：控制工作：检查工作监督工作对进行考核考核工作日常工作：日常工作：组织召开会议审核内部管理工作：内部管理

6、工作：部门内部计划的制订、分解与实施部门内部人员的管理部门内部规章制度的执行部门内部安全管理部门内部的成本管理示例示例职位说明书包含的内容职位说明书包含的内容管理职责参考管理职责参考 9 92 23 34 4穷举出职位所必须执行的任务；穷举出职位所必须执行的任务；分析各种任务并将相关任务整合、归并成若干项不同的工作；分析各种任务并将相关任务整合、归并成若干项不同的工作；逐条阐述每项工作的具体执行内容；逐条阐述每项工作的具体执行内容；结合职位总体目标检查各项工作内容，确保职位职责描述清晰、准结合职位总体目标检查各项工作内容，确保职位职责描述清晰、准确地反映了该职位的主要工作产出。确地反映了该职位

7、的主要工作产出。1 1职位职责编写（二）职位职责编写（二）-编写步骤编写步骤1010对于不同部门但属同一层级的员工，某些职责是相似的，如各部门的负责人都应 当制订本部门的规章制度和年度计划并负责督导实施；对于同一部门但属不同层级的员工，要区分其职位职责的范围和程度。职能/业 务部门负责人对部门负全责；职能/业务部门副职的职责主要在于制订和督导实 施分管业务领域的规章制度和年度计划；专业人员/基层员工的职责主要集中在 具体工作的组织执行和执行层面；注意用词的准确性。如：职能/业务部门负责人可选用“审定”、“审核”等动词；职能/业务部门副职可选用“策划”、“建议”等动词；专业人员/基层员工可选用

8、针对具体工作的动词，如“收集”、“填写”、“保管”、“保存”、“办理”等。职位职责编写（五）职位职责编写（五）-编写规则编写规则规划规划为实现组织长期发展目标和长期利益，对组织的发展方向、资源为实现组织长期发展目标和长期利益，对组织的发展方向、资源 配置、实现目标的途径和手段所做的安排。配置、实现目标的途径和手段所做的安排。计划计划规定组织的目标，制订整体战略以实现这些目标，以及将计划逐规定组织的目标，制订整体战略以实现这些目标，以及将计划逐 层展开，以便协调和将各种活动一体化。层展开，以便协调和将各种活动一体化。起草起草将思想转化成书面文件的过程。将思想转化成书面文件的过程。拟订拟订提出文件

9、（或制度）的草案，并提交上级领导审议的行为。提出文件（或制度）的草案，并提交上级领导审议的行为。制订制订战略、目标、方案、制度、计划等内容在获得批准之前形成的过战略、目标、方案、制度、计划等内容在获得批准之前形成的过 程，包括拟定、修改、讨论、审核等环节。程，包括拟定、修改、讨论、审核等环节。组织组织通过设计和维持组织内部的结构和相互之间的关系，使人们为实通过设计和维持组织内部的结构和相互之间的关系，使人们为实 现组织的目标而有效地协调工作的过程。现组织的目标而有效地协调工作的过程。管理管理运用组织赋予的权力和资源，同别人一起或通过别人更有效的达运用组织赋予的权力和资源，同别人一起或通过别人更

10、有效的达 成组织目标的过程。成组织目标的过程。职位职责编写动词词库（一）职位职责编写动词词库（一）1212职位职责编写动词词库（二）职位职责编写动词词库（二）贯彻贯彻在组织中层层下达指令，使组织接受并执行某项规章制度、规定、规范等内容，在组织中层层下达指令，使组织接受并执行某项规章制度、规定、规范等内容，并对执行情况进行监督检查，确保达到预期的效果。并对执行情况进行监督检查，确保达到预期的效果。指导指导对工作的方法、思路、步骤、规则给予指示、建议、引导。对工作的方法、思路、步骤、规则给予指示、建议、引导。协调协调对工作中出现的矛盾进行调解以使能够顺利进行。对工作中出现的矛盾进行调解以使能够顺利

11、进行。监督监督在执行过程中通过检查发现现状与标准的差距，反馈意见，促使执行者达到标准在执行过程中通过检查发现现状与标准的差距，反馈意见，促使执行者达到标准的过程。的过程。检查检查将标准与结果对比。将标准与结果对比。检验检验运用仪器设备，检查对象特征并与设定的标准对比，判断对象是否合格的过程。运用仪器设备，检查对象特征并与设定的标准对比，判断对象是否合格的过程。考核考核对工作过程和结果进行调查、了解，并与标准、计划、目标对比后给予评价。对工作过程和结果进行调查、了解，并与标准、计划、目标对比后给予评价。审查审查检查以验证正确性或是否符合要求。检查以验证正确性或是否符合要求。审核审核根据规章制度和

12、原则，对提交来的文件中所包含信息的真实性、准确性、正确性根据规章制度和原则，对提交来的文件中所包含信息的真实性、准确性、正确性进行检查，否定错误、虚假的信息并提出改正的要求。进行检查，否定错误、虚假的信息并提出改正的要求。审批审批指审核并签字批准后，制度、方案或计划即可实施，对内容及实施效果负责。指审核并签字批准后，制度、方案或计划即可实施，对内容及实施效果负责。分析分析将整体解剖、分开以发现其本质、比例、功能、关系等将整体解剖、分开以发现其本质、比例、功能、关系等。1313职位职责编写动词词库（三）职位职责编写动词词库（三）预测预测事先感觉或意识到，预见。事先感觉或意识到，预见。领导领导激励

13、一个组织中的人朝着某个方向、目标努力的过程。激励一个组织中的人朝着某个方向、目标努力的过程。授权授权依照规定授予行使某种权利。依照规定授予行使某种权利。担任担任以明确形式行使职责。以明确形式行使职责。跟进跟进收集任务进展各阶段信息，关注各任务的执行过程。收集任务进展各阶段信息，关注各任务的执行过程。处理处理根据原则、规章制度、程序和权限，解决问题的过程。根据原则、规章制度、程序和权限，解决问题的过程。完善完善在实践中发现修改不合理的内容，补充原来遗漏的内容。在实践中发现修改不合理的内容，补充原来遗漏的内容。修订修订对已有文件中不合理的、过时的、疏漏的内容进行修正、完善和提高。对已有文件中不合理

14、的、过时的、疏漏的内容进行修正、完善和提高。整合整合调整后重新组合。调整后重新组合。解决解决运用组织赋予的权力和资源，依照组织内相关的规章制度和权限，决运用组织赋予的权力和资源，依照组织内相关的规章制度和权限，决 策并采取行动去除矛盾和问题的过程。策并采取行动去除矛盾和问题的过程。控制控制监控各项活动以保证它们按计划进行，比较实际情况是否符合既定的监控各项活动以保证它们按计划进行，比较实际情况是否符合既定的 标准，并纠正各种偏差的过程。标准，并纠正各种偏差的过程。提议提议依据法定的权利提出主张。依据法定的权利提出主张。批准批准正式确认或同意，以言语或行动赞同或认可，签署或授权。正式确认或同意，

15、以言语或行动赞同或认可，签署或授权。1414职位职责编写慎用词汇职位职责编写慎用词汇参与参与配合配合协助协助三个极易制造歧义和矛盾的用词三个极易制造歧义和矛盾的用词三个极易制造歧义和矛盾的用词三个极易制造歧义和矛盾的用词1515职位职责编写忌用词汇职位职责编写忌用词汇做好搞好到位确保1616职位职责职位职责案例分析案例分析1.负责审核每季度向直接上级提供的市场分析报告；2.指导下属完成竞争对手信息收集与分析。3.负责新产品市场上市计划制订，包括：产品选择、市场分析、产品定位、价格制订、渠道选择、产品上市推广、销售目标制订、促销方案制订；4.执行产品上市计划；5.负责监控上市计划的执行情况，提出

16、改进意见；6.制订并实施产品培训计划。7.负责成熟产品策划方案，包括：销售目标、费用预算分配、推广支持计划、价格政策；8.执行策划方案；9.负责监控计划执行情况，提出改进意见；10.制订并实施产品培训计划。11.负责本职位的计划、总结的拟定并提交上级审批；12.负责直接下级业务工作的检查和指导工作；13.负责监督及管理直接下级的工作计划和总结14.负责直接下级的绩效评估工作；15.对直接下级公司制度执行情况进行监督。16.负责本职位相应制度、流程的建立和完善工作。17.完成上级交办的其他事务请判断该这是哪个职位的职位职责，该职责描述有哪些问题。1717职位说明书职位说明书任职资格的构建任职资格

17、的构建任职条件（Qualification），指的是任职者有效履行职责权限的各种客观条件。任职条件任职条件学历：大专、本科、硕士、博士专业要求：如经济学、金融学、工商管理、机械工程等经验要求：包括工作经验和专业经验专业资格：如经济师、注册会计师、专业知识与技能：如精通应用Auto-CAD软件进行产品设计等通用知识与技能：办公软件、外语和公文处理方面，级别为一般、熟练或精通能力要求：战略规划、决策能力、领导能力、监控能力、应变能力、授权能力、影响力、培养员工、分析能力、沟通能力、人际和谐、关注细节素质要求：诚信、责任感、团队合作、忠诚、成就导向、主动性、自信、压力管理、可信赖性、自我激励、坚韧性(注：能力与素质根据所列举的词条，按重要性依次进行挑选，分别在岗位说明书中不超过5项。)1919五、任职条件五、任职条件学历大学本科及以上专业要求人力资源管理、工商管理、经济学、心理学等经验要求5年及以上工作经验、3年及以上人力资源管理经验专业资格人力资源管理师专业知识与技能具有人力资源管理、行政管理、企业管理、劳动法等相关专业知识与技能通用知识与技能熟练使用办公软件、英语一般、公文处理熟练能力要求领导能力、监控能力、人际和谐、分析能力、培养员工素质要求成就导向、团队合作、压力管理、可信赖性、责任感任职条件举例任职条件举例人力资源部经理人力资源部经理示例示例