美世-岗位分析与岗位说明书撰写.ppt

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1、Position Analysis and Role ClarificationSession 2JD and Mercers Responsibility Analysis Tool 职位分析与美世职责分析工具2Mercer Human Resource ConsultingWe Will Learn我们将要学习nWhat is position 职位的概念职位的概念nPosition analysis method(ARCPI)职位分析方法（职位分析方法（ARCPI）介绍）介绍nHow to use Mercers tool analyze positions responsibility

2、 如何使用美世工具分析职位的职责如何使用美世工具分析职位的职责3Mercer Human Resource ConsultingVision 愿景愿景Responsibility 职责职责Function 职能职能Organization 组织组织Strategy 战略战略Position Position 职位职位职位职位According corporations According corporations business requirement sets business requirement sets position.position.根据企业经营的要求建立职位根据企业经营的要

3、求建立职位根据企业经营的要求建立职位根据企业经营的要求建立职位Vision to Position愿景到职位4Mercer Human Resource ConsultingThe Thinking Way for Build Position Map建立职位图谱的思路n根据职级所表现的特性，将职根据职级所表现的特性，将职级进一步整合形成大级进一步整合形成大职层，体体现公司战略导向的支持和传递，现公司战略导向的支持和传递，形成一种承上启下的通用层级形成一种承上启下的通用层级关系关系Position Class 1大职层大职层Position a（NO.）职种乙职种乙纵向的职级和横向的职种的交叉

4、点为职位职位，根据工作任务的大小和业务发展的需要所需设定的职位数量即职数职数从纵向上根据职位评估分数排序结果进行聚类分析，结合公司的情况整合成适宜的职级职级从横向上基于组织机构和业务流程分析，以相同或类似职能为原则将职位归纳为职种职种职种甲职种甲职种丙职种丙Position b（NO.）Position c（NO.）Position Class 2Position Class 3职类职类5Mercer Human Resource ConsultingWhat Is Position?什么是职位？Position is Position is 职位是职位是职位是职位是:A organizati

5、on structures basic unit 一个组织结构的基本单位一个组织结构的基本单位 It belongs to organization,not position holder 它属于组织，而不属于职位任职者它属于组织，而不属于职位任职者 Results driven-position must be output 以结果为导向以结果为导向 职位一定有产出职位一定有产出 Dynamic,but relatively steady 动态的，而又是相对稳定的动态的，而又是相对稳定的6Mercer Human Resource ConsultingWhen a employee move

6、d,he would take his management style,problem solution and performance level away.当当一一个个员员工工流流动动时时，他他带带走走的的是是他他的的管管理理风风格格、解解决决问问题题的的能能力力和和绩绩效效表现水平表现水平。He would leave his positons function,work scope and responsibility.他留下来的是他他留下来的是他所处职位的所处职位的“功能功能”、工作的范围和工作的范围和应付应付的职责的职责。In the other words,his positi

7、on still exists.换句换句话话说，他的说，他的职职位仍然存在位仍然存在。What Is Position?什么是职位？7Mercer Human Resource ConsultingOrganization Strategy组织战略Function 职能Line of Business 事业部Main Responsibility Area 主要职责领域Department 部门Structure结结构构Function职职能能PositionPositions existence,character and definition are based on organizati

8、on strategy.职位的存在、特征与定义，都是基于组织的战略职位的存在、特征与定义，都是基于组织的战略Position Is Organizations Minimize Unit职位是组织的最小单位PositionPositionMercer Human Resource ConsultingMiddle Levels Washing Machine中层管理的洗衣机High 高高Middle中中Low 低低Clear 清楚清楚Ambiguity 含糊含糊Clear 清楚清楚9Mercer Human Resource ConsultingPosition Holders point o

9、f view任职者角度任职者角度Managements point of view 管理者角度管理者角度To Understanding PositionMaybe Exist Difference对职位的理解可能的偏差10Mercer Human Resource ConsultingJD职位说明书Expected role公司的要求公司的要求Perceived role个人的理解个人的理解Accepted role双方同意双方同意Distribute responsibility分配工作职责分配工作职责Assignment Clarification任务澄清任务澄清Communicatio

10、n沟通沟通Commission承诺承诺，答应负责答应负责Position Requirement Recruitment Profile Basic tool of HR Management 职位职位的要求的要求 招聘要求招聘要求人力资源基本工具人力资源基本工具11Mercer Human Resource ConsultingJDs Efforts:Consistent Agreement岗位说明书的效果：一致的认同JD may strengthen position holder for positions understanding岗位说明书可以强化任职者对职位的理解，减少任职者和管理

11、者对岗位职责的认识差异。JD岗位说明书岗位说明书Managements point of view管理者角度管理者角度Position Holders point of view任职者角度任职者角度Managements point of view管理者角度管理者角度Position Holders point of view任职者角度任职者角度12Mercer Human Resource ConsultingPosition Analysis Roadmap职位分析路径图1.Analyze Organization 组织分析组织分析2.Clarify Department Responsi

12、bility部门职责澄清部门职责澄清3 Detail Department Responsibility 部门职责细化部门职责细化4.Distribute to Position分配到职位分配到职位5.Write JD编写职位说明书编写职位说明书1.Position information2.职位基本信息职位基本信息3.2.Positions existence purpose4.职位存在的目的职位存在的目的3.Positions Size4.职位规模职位规模4.Work network 工作联系网络工作联系网络5.Lowest position holders requirement 最低任

13、职要求最低任职要求6.Responsibility scope 职责范围职责范围7.Measure standard 衡量标准衡量标准13Mercer Human Resource Consulting1：Organization Structure Analysis What shape should the Organization Structure be?What shape should the Organization Structure be?组织结构分析 公司应当采用什么样的组织结构公司应当采用什么样的组织结构nTall with small units and small s

14、pans of control?多层次结构以及较小的管理幅度？nFlat with large units and wide spans of control?扁平结构以及较宽的管理幅度？14Mercer Human Resource ConsultingOrganization Structures Type-by function(1)组织结构的类型按职能（按职能（1 1）15Mercer Human Resource ConsultingBy Products(2)按产品（2）16Mercer Human Resource ConsultingBy Area(3)按地域（3）17Merc

15、er Human Resource ConsultingBy Function,Products,Area(4)按职能、产品、地域（4）18Mercer Human Resource ConsultingMatrix Organization(5)矩阵结构（5）Function/Product Matrix职能职能/产品矩阵产品矩阵President总裁Design Director 设计总监 Manufactory Director生产总监Marketing Director市场总监 Finance Director财务总监Procurement Director 采购总监A Product

16、 ManagerA 产品经理B Product ManagerB产品经理C Product ManagerC产品经理D Product ManagerD产品经理Product Business Director 产品经营总监19Mercer Human Resource ConsultingKey Considerations of Organizational Structure Analysis组织结构分析的考虑要素Vertical Oriented Organization以纵向型结构为主以纵向型结构为主-Task specific 任务专业化-Strict Hierarchy with

17、 many rules 严密的层级链，规则多-Vertical communication and reporting system 纵向沟通和报告系统-Few teams,task forces,or integrated people 很少设有团队、任务小组和整合人员-centralized decision making 集权的决策Horizontal,Flattened Oriented Organization以横向型，扁平化结构为主以横向型，扁平化结构为主-Shared task,authorization 任务共享、授权-loose hierarchy with few rule

18、s 松散的层级链，规则少-horizontal,face-to-face communication 横向，面对面的沟通-many teams and task forces 许多的团队和任务小组-decentralized decision making 分权的决策Functional Organization职能型结构Functional Organization with cross Function Team设有跨职能团队或整合人员的职能型结构Line of Business Organization事业部型结构Matrix Organization矩阵型结构Horizontal Or

19、ganization横向型结构20Mercer Human Resource ConsultingFunction Analysis职能分析Function职能Responsible Area职责领域 Research&Development 研究与开发n Application Research应用研究n Development 开发n Design 设计 Manufactory 生产n Maintenance 维修n Manufacture 制造n Quality Control 质量控制 Materials 材料n Procurement 采购n Inventory 仓储n Logist

20、ics 运输 Marketing 市场营销n Marketing Research 市场研究n Advertisement 广告n Promotion 促销Function职能Responsible Area职责领域 Communication 沟通n Internal Communication 内部沟通n Public relationship 公共关系n Advertisement 广告 Information Technology 信息技术n System Development 系统开发n Network 网络n Technical Support 技术支持 Finance 财务n

21、资金管理n 报表n 会计 Cooperate Affaire 公司事务n Administration 行政管理n Communication 沟通n Law 法律事务 Human Resource 人力资源n Recruiting 招聘n C&B 薪酬与福利n Training&Development 培训与开发21Mercer Human Resource Consulting2：Clarify Department Responsibility 部门职责澄清nApply process thinking,and identify whole teams general function

22、modules,or function line 应用流程的思想明确整个团队的总体职能模块，或职能条线应用流程的思想明确整个团队的总体职能模块，或职能条线nDetail each work for module/line 分析细化各模块分析细化各模块/条线下的工作内容条线下的工作内容nDecompose work in necessary必要时进一步分解工作内容必要时进一步分解工作内容nAccording to“verb.-verbs object”format.Eg,review maintenance afford responsibly circuitry 按照按照“动词动词的宾语动词动

23、词的宾语”的格式描述。如：的格式描述。如：“检查所属线路维护工作检查所属线路维护工作”nCare to describe our team or our work,avoid to be impractical 注重描述本团队做或所能影响的注重描述本团队做或所能影响的那部分工作，避免描述太虚那部分工作，避免描述太虚nDo not describe carefully hot to do the work,avoid to be trivial不需要一步一步地具体描述如何不需要一步一步地具体描述如何完成工作，避免描述太琐碎完成工作，避免描述太琐碎nNeed to describe“what”,n

24、ot“how”需要描述的是需要描述的是“做什么（做什么（What）”而不是而不是“怎么做怎么做（How）”22Mercer Human Resource Consulting3：Detail Department Responsibility 部门职责细化The objective to further detail department responsibility description is to clarify each positions responsibility.在部门职责描述下的进一步在部门职责描述下的进一步细化，目的是明确各职位的细化，目的是明确各职位的职责。职责。1Pla

25、nning and Development 规划及发展规划及发展1.1Analyze and forecast HR supply and demand status,establish HR development and management overall planning and all kinds of business plan 分析预测人力资源供需状况，制定人力资源开发与管理的总体规划及各项业务计划1.2Implementation and control of HR plan 人力资源规划的实施与控制1.3Guide and supervise all subsidiary u

26、nits(departments)to execute HR planning and all kinds of related policy,regulation,guidance 指导并监督所属各单位（部门）贯测执行人力资源规划和各项相关政策法规、规章制度2HR Deployment 人力资源配置人力资源配置2.1Position and Headcount Setting岗位设置及编制定员2.1.1Coordinate related organization plan and write institutional management area 配合涉及组织机构方案及撰写机构管理领域

27、2.1.2Organize position design,analysis and evaluation 组织岗位设计、分析及评估2.1.3Organize JD write and revise 组织撰写及修订岗位说明书2.1.4Confirm headcount of each position 确定各岗位人员数量2.2Position Management 岗位管理2.2.1Establish position management policy 制订岗位管理办法2.2.2Positioned employee contract management and contractor ag

28、reement management 在岗员工劳动合同管理和劳务工协议管理2.2.3Establish departmental competitive positioning management policy 制订本局内部竞争上岗管理制度2.2.4Organize departmental position recruiting 组织开展本局范围内的岗位招聘2.2.5Employee rewards and punishment management 员工奖惩管理2.2.6Employee attendance and vocation management 员工考勤和各类假期管理23Me

29、rcer Human Resource Consulting4：Depose to Position Role Mapping,a effective position analysis tool 分配到职位 职责匹配，一种有效的职位分析工具职责匹配，一种有效的职位分析工具nWhat is role mapping 什么是职责匹配？什么是职责匹配？Detail departments responsibility,and map to each position 将细将细化的部门职责匹配到各个职位化的部门职责匹配到各个职位nThe purpose of role mapping 职责匹配的目的

30、职责匹配的目的：Analyze,clarify relationship for each position in implementation process,distribute work,clarify responsibility,improve corporation,decrease mistake or wrangle 分析、澄清各项工作执行分析、澄清各项工作执行过程中各相关职位之间的职责关系，分配工作，分清职责边界，以加强过程中各相关职位之间的职责关系，分配工作，分清职责边界，以加强合作、减少误解或扯皮现象合作、减少误解或扯皮现象nStandard for role mappi

31、ng职责匹配的标准职责匹配的标准：How to divide the work now,not how should we do;parts that un-clear or overlap should fill by actual work 现在是怎么分工的现在是怎么分工的，而不，而不是应该是怎样的；不清楚或重叠的部分按照实际情况填写是应该是怎样的；不清楚或重叠的部分按照实际情况填写24Mercer Human Resource Consulting4：Decompose to Position role mapping sample分配到职位 职责匹配示例职责匹配示例25Mercer H

32、uman Resource Consulting4：Decompose to Position role mapping sample分配到职位 职责匹配示例职责匹配示例26Mercer Human Resource ConsultingCommitment 使命和任务使命和任务Strategy 策略策略Composed by following 由下列构成由下列构成:4：Decompose to Position分配到职位ARCPIARCPI，另一种有效的职位分析工具，另一种有效的职位分析工具 Position/RoleOrganization Structure组织结构组织结构Work p

33、rocess 工作流程工作流程Store Purchase Process备用品采购备用品采购流程：流程：Position/Role Position/Role Position/Role27Mercer Human Resource Consulting4：Decompose to PositionARCPI Explanation 分配到职位ARCPIARCPI的诠释的诠释A-V审批审批(Approval-Veto)：审核以批准或否决的权利审核以批准或否决的权利R主要负责主要负责(Responsibility):):负责启动并跟踪某一活动，并确保该活动负责启动并跟踪某一活动，并确保该活动的

34、顺利完成，对该活动的结果负责的顺利完成，对该活动的结果负责,主要是主要是“管理管理”该活动，不一定需要该活动，不一定需要亲自完成它亲自完成它P参与（参与（Participation）：做为行动小组成员之一参与该活动）：做为行动小组成员之一参与该活动C咨询咨询(Consultation)：为某活动提供咨询、建议为某活动提供咨询、建议I 被被告知或获悉告知或获悉(Informed)：必须被告知，但是没有直接影响力必须被告知，但是没有直接影响力28Mercer Human Resource Consulting4：Decompose to Position-ARCPI Rule 分配到职位ARCPI

35、ARCPI的运用的运用规则规则No directly relationship is block 无直接关系的可以留空无直接关系的可以留空R*means only responsibility for the department R*指只对本部门负责指只对本部门负责Every action has,and only has a R.Therefore,must agree-on“R”,or decided by supervisor.If no agreement,please reference following 每每一活动都有、而且通常只有一项一活动都有、而且通常只有一项R。因此，必须

36、就此项因此，必须就此项R形成共识，或由上形成共识，或由上级拍板决定。达不成共识时可以按如下页方法决定：级拍板决定。达不成共识时可以按如下页方法决定：Detail action(common one)将活动细分（最常见的方法）将活动细分（最常见的方法）Move R to supervisor(not the best one)将将R上移给上级主管（不一上移给上级主管（不一定是最好的方法）定是最好的方法）Supervisor decides who is R 上级决定将上级决定将R给谁给谁29Mercer Human Resource Consulting4：Decompose to Positi

37、on-ARCPI Sample 分配到职位ARCPIARCPI应用举例应用举例Goalkeeper守门员守门员Guard后卫后卫Forward前锋前锋Offense进攻进攻IPRDefense防守防守R*R*ICorner角球角球IP/R*R*/P30Mercer Human Resource Consulting4：Decompose to Position-ARCPI Sample 分配到职位ARCPIARCPI应用举例（续）应用举例（续）Role 角色角色Activity活动活动CEOVP分管副分管副总总Marketing Manger 市场营销市场营销部经理部经理Finance Man

38、ager财务部经财务部经理理Product Manager生产部经生产部经理理HR Manager人力资源人力资源部经理部经理Performance Management 绩效管理绩效管理-Build KPI 建立绩效指标A-VCR*R*R*R*/CBuild Performance Evaluation system 建立绩效评估系统A-VCIIIREvaluate Performance 评估绩效-A-VR*R*R*R*/CDesign Employee Development Planning 设计员工发展计划-A-VR*R*R*R*/CDefine Employee Developme

39、nt Potential 确定员工发展潜力-A-VPPPRDefine Employee Career Development Planning 确定员工职业发展计划-A-VPPPR31Mercer Human Resource ConsultingUtilize Analysis Results,Identify Responsibility of Position利用分析结果明确职位的职责nSave current ARCPI draft,based on current situation,adjust responsibility according to job requiremen

40、t 保留当前状况的保留当前状况的ARCPI稿，从当前状况出发根据工作的需求进行职责调整稿，从当前状况出发根据工作的需求进行职责调整nAdjustment focuses are R and P 调整的重点是调整的重点是R和和PnReferring organizational chart,make A-V and R in one same reporting line as mush as possible 参照组织架构图，尽量使参照组织架构图，尽量使A-V和和R在一条汇报线上在一条汇报线上nCommunication is very important in adjustment proc

41、ess,team manager or management teams discussion and decision are necessary 调整的过程中沟通十分重要，调整的过程中沟通十分重要，需要由团队的经理或管理小组讨论决定需要由团队的经理或管理小组讨论决定nAccording to ARCPI analysis result,consolidate and describe each positions responsibilities 根据根据ARCPI的分析结果，归纳整理，并描述各具体职位的职责的分析结果，归纳整理，并描述各具体职位的职责nBe careful of each

42、 positions reporting hierarchy,identify corresponding organizational structure 注意各职位的汇报线关系，明确相应的组织架构注意各职位的汇报线关系，明确相应的组织架构32Mercer Human Resource ConsultingDepartment roles and responsibilities exercise(60 minutes)部门职责撰写练习(60分钟)33Mercer Human Resource ConsultingRole mapping exercise（30 minutes）职责分配练习

43、（30分钟）34Session 3How to write a right JD如何撰写精确适用的职位说明书35Mercer Human Resource ConsultingWe Will Learn我们将要学习nJDs definition and effects 职位描述的定义和作用职位描述的定义和作用nJD preparation 职位说明书的准备工作职位说明书的准备工作nJDs write method 职位说明书的撰写方法职位说明书的撰写方法nJD case and practice 职位说明书案例及练习职位说明书案例及练习36Mercer Human Resource Consu

44、ltingJD Is职位描述是nA exact instruction to each employees work assignment,contents and evaluation standard 对每个员工的工作任务和内容及考核标准的准确说明对每个员工的工作任务和内容及考核标准的准确说明nIndividual work content,one of prescribe in work scope 个人工作内容，工作范围的一个规定个人工作内容，工作范围的一个规定nAccording to self-development needs identify main task,JD will

45、 include expatiation,organization has some resources that match with HR,the resource something like responsibly,power,benefits,qualification and environment 组织根据自身发展需要所确定的重要工作，与可能拥有的人力资源组织根据自身发展需要所确定的重要工作，与可能拥有的人力资源相匹配而产相匹配而产生的、针对人在组织中的责、权、利、资格、环境等方生的、针对人在组织中的责、权、利、资格、环境等方面的阐述。面的阐述。37Mercer Human Re

46、source ConsultingJD Is职位描述是nA Progress:JD is a process that identify organizations business strategy,and collocate effectively function,responsibility and structure 一个过程一个过程：职位描述是明确组织为了实现其经营战略，按最有效方式配置的职能、职责和结构的一个过程Describe object:to achieve needs of organizations business strategys effective functi

47、on,responsibly and structure 描述对象：为了满足组织实现经营战略的需要的最有效的职能、职责与结构JD is a process 职位描述是一个过程oAnalysis and differentiation 分析与识别oCheck and confirmation 检验与确认oWriting and update 撰写与更新nA Responsibly Detail List:JD is a position that relatively all of responsibility 一份职责清单一份职责清单：职位描述是一个职位的所有相关职责的清晰列表nA Manag

48、ement Tool一个管理工具一个管理工具Exact JD status 准确的描述职位现状Position holder and supervisor agree-on 被任职者与主管共同接受To position provide exact information为职位评估提供准确信息Indicate positions long-term objective,as a base in individual objective setting and performance review指出职位的长远目标，将作为个人目标设定与业绩考核的基础To position competency n

49、eeds and develop useful information 为职位能力需要与开发提供有用的信息To select right position holder provide requirements 为遴选适当的任职者提供要求38Mercer Human Resource ConsultingJD Is NOT职位描述不是nTo person describe 对人的描述对人的描述nTo performance evaluation 对业绩的评估对业绩的评估39Mercer Human Resource ConsultingWhy do we need JD?为什么要描述职位？nI

50、dentify each positions role 明确每个职位的角色明确每个职位的角色nIdentify each positions contribution for organization objective 明确每个明确每个职位对组织目标的贡献职位对组织目标的贡献nProvide exact list that position holds,reduce the gap among“expected role”,“understanding role”and“accepted role”提供职位所承担职责的精提供职位所承担职责的精确列表，尽可能减少确列表，尽可能减少“期望的角色期