《职位体系建设项目》讲解10：职位分析与职位说明书撰写.pptx

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1、第10讲：职位分析与职位说明书撰写n双方角色分工HRBP组织发展部1.研讨会的主角2.内容的贡献者3.结果的使用者1.流程的设计者2.方法的提供者3.研讨会的引导者这是我们全体HR自己的工作会和工作成果！目 录职位分析与职位说明书的意义与作用 一职位分析流程和方法二职位说明书编写流程和方法三本项目职位说明书编写工作介绍四一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.1引言人力资源工作者的困惑分工不明缺乏合理的评价标准职位价值被低估过多突发事件职责不清我们可能并不了解每个职位的具体工作职责是什么？我们可能并不了解每个职位具体的工作量有多少？我们可能并不了解到底需要什么样的员工？我们可能并不了解如何有

2、效地考核员工的工作？我们可能并不了解如何去衡量各个职位对企业贡献的大小？用人不当一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.2职位分析的发展历程n早在公元前1115年，古代中国的政府就开始运用工作分析的方法。这些要求就是基于一种最早的工作分析的基础上的，这可能是工作分析在政府里最早的运用。西周时期要求参加政府职位应聘的人员必须通过礼（礼仪）、乐（音乐）、射（射箭）、御（骑术）、书（书写）、数（算术），简称为“六艺”的考试，并制订了不同职位要求达到的水平标准。一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.2职位分析的发展历程n2500年前，苏格拉底在对理想社会的设想中指出，社会的需求是多种多样的，每个

3、人只能通过社会分工的方法，从事自己力所能及的工作，才能为社会做出较大的贡献。2500年前苏格拉底的思想为后来的工作分析奠定了基础。了解各种不同的工作及工作对人的要求，以让合适的人从事合适的工作成为日后工作分析及整个人力资源关注的基本问题。工作才能具有个体差异；不同的工作有其特殊的要求；让人们从事其最适合的工作以获得最高的工作效率是很重要的。一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.2职位分析的发展历程19111911年，泰勒发表了管理学上的经典著作年，泰勒发表了管理学上的经典著作科学管理原理科学管理原理一书一书，书中他系统地阐述了他的科学管理理论。泰勒的时间动，书中他系统地阐述了他的科学管理理

4、论。泰勒的时间动作研究被认为是科学工作分析的起始。作研究被认为是科学工作分析的起始。一、泰勒与工作分析雨果雨果穆斯特伯格是工业心理学的主要创始人，被尊称为穆斯特伯格是工业心理学的主要创始人，被尊称为“工业心理学之父工业心理学之父”。其研究和思想对后来的工作研究和工业心理学理。其研究和思想对后来的工作研究和工业心理学理论的发展都有着深远的影响。他指出心理学家在工业发展中的作用应该是：论的发展都有着深远的影响。他指出心理学家在工业发展中的作用应该是：帮助发现最适合从事某项工作的人；决定在什么样帮助发现最适合从事某项工作的人；决定在什么样的心理状态下，才能使每个人都达到最高产量的心理状态下，才能使每

5、个人都达到最高产量；在人的思想中形成有助于提高管理效率的积极影响。这些思想实际上已经包含；在人的思想中形成有助于提高管理效率的积极影响。这些思想实际上已经包含了工作分析的成分。了工作分析的成分。二、穆斯特博格与工作分析近现代职位分析的发展历史一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.3职位分析与职位说明书的含义与职位相关的几个术语：n任务(task):指为达到一个目的所进行的一项活动。如：设计一个方案、开展一项调查、撰写一份报告。n职责(responsibility):指一个人担负的由一项或多项任务组成的活动。如：美洲区行销经理的职责之一是进行“市场竞争调查”,这项职责是由以下任务组成的:设计

6、调查问卷,调查,统计分析等。n岗位(position):是在一定的时间内,由一个特定的人及其所担负的一个或数个职责所组成的组织结构单元。如：美洲区行销经理、欧洲区行销经理。n职位（Job）：是对工作性质相同、工作内容相似的一系列岗位的归类。如：国家行销经理。一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.3职位分析与职位说明书的含义n什么是职位 Job？职位是HR管理中最基础、最重要的管理内容，HR的管理对象是每个活生生的人，但是从体系设计角度看，不是基于人，而是基于职位，因为每个人是非常个性的，如果基于每个人设计体系，管理成本将非常高，并且不具备推行可能。职位定义：职位（Job）是对工作性质相同、

7、工作内容相似的一系列岗位的归类。职位存在的目的是因为他们是落实组织使命的具体承担者，并为人与工作之间架设了桥梁。职位是从组织结构的分析细化而来，我们强调战略和流程决定组织、组织决定职位，职位的来源和具体的人无关。所以职位的设置和分析不能考虑在职位上的具体某个人的特点，不能因人来设置职位或者提出对职位的要求。n什么是岗位 Position？职位体现一种责任和定位，岗位则体现对职位落实到人时的位置和分解关系，岗位实现职位和人的对应关系。如国家行销经理是一个职位，但职位要落实和实现，需要非洲区一个行销经理，欧洲区一个行销经理，则美洲区行销经理和欧洲区行销经理是两个岗位。职位和岗位的区别在于岗位是组织

8、的最小单元，可以说一个员工就是一个岗位，公司有多少员工就是有多少岗位，而多个相同性质和责任的岗位组成职位。n我们经常说，写岗位说明书，其实写某个岗位说明书是没有意义的，岗位的要求应该体现在流程和岗位的操作指导手册中，应该写职位说明书。同时岗位会随着人的调整发生变化，而职位却不会，所以基于职位进行HR体系建设和管理有助于体系的长期稳定性。职位与岗位的区分：一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.3职位分析与职位说明书的含义职位分析：职位信息的收集、分析及综合，以便确认职位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。职位说明书：整理职位分析结果的工作描述的书面文件，包括：工作基本信息、职位设置目的、主要

9、职责、工作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、训练、经验、体能等）一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.4职位分析的必要性n我们并不了解每个人的工作量是多少？n我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？n我们并不了解员工的应该如何有效地考核与激励？n我们并不了解部门和部门、职位与职位之间应该怎样配合？n怎么办？明晰职责界定范围工作时间为什么要进行这项工作 工作职位工作内容如何工作n面对管理中出现的问题，明晰职责、界定范围则是人力资源管理活动的切入点。一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.4职位分析的必要性数量部门对编制的要求质量职位职责职位任职资格人力成本预算培训需求的来源职位的特定

10、要求绩效考核结果员工个人发展需要培训课程的选择不同职位侧重不同绩效是什么？绩效即完成工作职责的程度绩效指标的来源绩效指标从根本上来源于工作职责职位价值源于什么？工作职责的内容工作职责的复杂程度与工作匹配的风险与工作匹配的责任工作环境n要理顺人力资源管理的思路，解决管理中的问题，需要从职位管理入手进行深入分析。招聘培训绩效薪酬完成人力资源管理的提升，对职位进行深入研究是基础性工作。一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.4职位分析的必要性n一般来讲，组织、业务发生变化时需要进行工作分析。企业刚成立时组织规模发生变化时组织结构发生变化时建立新的部门/职位时新的管理模式导入时人员结构发生变化时职位

11、新增工作内容时新技术新工艺导入时企业涉足新的行业时外部客户的需求发生变化时组织本身发生变化业务发生变化一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.4职位分析的必要性n由此可见，工作分析是本次人力资源管理活动中的基础工作。职位职级矩阵职位职级矩阵是对各职位在企业中的相对价值排序，职位说明书将是排序的重要依据，即根据对其中界定的职位职责、任职资格等信息对职位的价值进行衡量。工作分析考核指标的确定考核指标的确定是绩效管理方案的重点之一，任何层级员工的绩效完成从根本上都是在完成工作职责，因此工作职责是提取考核指标的重要来源之一。薪酬管理绩效管理一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.5职位分析的意义职

12、位分析与职位说明书的意义（一）：落实组织职责，支持实现组织目标什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？愿景战略我们公司存在的目的和长期目标是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？关键成功要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？n职位分析及职位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.5职位分析的意义职位分析与职位说明书的意义（二）：奠定人力资源管理体系的基础在人力资源管理系统中，职位分析和职位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人

13、力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。职位分析员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型职位继任计划职位评估人员规划人力资源战略人力资源战略一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.5职位分析的意义职位分析与职位说明书的意义（三）：职位分析与人员招募的关系职位说明书职位名称职位目的工作职责任职资格职位名称工作内容任职要求招聘信息的内容直接转换 提炼最重要的部分 提炼最重要的部分一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.5职位分析的意义职位分析与职位说明书的意义（四）：培训的循环管理模式分析培训需求制定培训计划培训结果评估实施培训计划职位分析的贡献一、

14、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.5职位分析的意义职位分析与职位说明书的意义（五）：基于职位分析的考核指标设计过程职位分析业绩标准考核指标职位目的：-工作职责：1、-2、-责任细分指标筛选与可操作化考核指标的补充一、职位分析与职位说明书的意义与作用 1.5职位分析的意义职位分析与职位说明书的意义（六）：薪酬体系设计的四条基本原则原则内部公平性外部竞争性激励性可行性薪酬技术薪酬目标职位分析，职位评价，内部工作结构市场调查，政府政策，薪酬结构，预算年薪基础，绩效基础，激励计划计划，预算，沟通，评估效率：业绩导向 全面质量 客户导向 成本控制公平协调目 录职位分析与职位说明书的意义与作用 一职位

15、分析流程和方法二职位说明书编写流程和方法三本项目职位说明书编写工作介绍四二、职位分析流程和方法2.1职位分析的基本原则三大原则坚持对事不对人的原则坚持统一和规范的原则坚持实事求是的原则n编写职位说明书是以职位为基准，针对职位本身的要求进行编写、描述或说明，不能考虑或针对实际职位所在员工的具体情况进行编写。n编写职位说明书要客观、真实和公正，防止人为夸大或缩小职位元素，做到不增不减。n编写职位说明书对所需编写每一项内容元素要不遗不漏，并按照统一的要求，使用规范用语和标准进行编写。二、职位分析流程和方法2.2职位分析所关注的对象职位内在要素关系模型投 入过 程产 出职位对工作者知识、技能与能力有何

16、要求？完成工作需要什么样的材料、工具以及其他非人力资源？通过完成什么职责和任务将投入的资源转化为组织期望的产品与服务？在这一过程中需要采用什么样的流程、技术与方法？组织期望该职位取得什么样的成果？该职位的成果如何与其他职位相区别？二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程职位分析流程比较简单，但工作繁琐，工作量也较大，工作时需要耐心和细心。准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程准备工作准备工作收集信息分析信息1、建立职位分析项目小组 建立职位分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的流程、方法及安排，以保证分析活动的协调和顺利完成。2、了解企业战略、组织、流

17、程 职位分析及职位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与职位分析的人员需要对它们有很好的理解（HRBP责无旁贷）。3、罗列职位:根据职位管理前期项目成果，罗列职位清单。4、选择信息来源:信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，职位任职者、管理监督者、内外部客户、职位分析人员等反馈。在收集整理信息时应注意：u应从不同角度收集，不要有事先抱有偏见u 应结合实际，不可照抄照搬二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息准备工作收集信息分析信息职位分类资料：公开发行的通用职位描述以及其他的公开资料。（外部对标）公

18、司文件：企业规章制度，已有的工作描述，以及其他的书面材料。（内部书面）人员信息：任职者本人，其上级或同事，及组织中相关的其他人员都是工作分析信息的重要来源。（访谈）职位分析的信息来源二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息 简单来说，职位分析所要回答的问题可以概括为6W1H：What，指从事的工作活动；Why，指任职者的工作目的，也是该职位在组织中的作用；Who，指对任职者的资格要求；When，指该项工作活动进行的时间安排；Where，表示工作进行的环境；for Whom，指在工作中与其他职位发生的关系及相互的影响；How，指任职者如何进行工作活动以获得预期的工作结果。信息收集的内容准

19、备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息职位A职位B职位C职责清单q分发信件q打字q维修打印机q方法1：从组织、流程入手方法2：从现职位入手职责清单q分发信件q打字q维修打印机q收集信息的方法准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息职位A职位B职位C职责清单q分发信件q打字q维修打印机q方法1：从组织、流程入手我们需要收集到组织设计、业务流程及管理流程等资料，如下一页的例子：准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息职位A职位B职位

20、C方法2：从现职位入手职责清单q分发信件q打字q维修打印机q个别面谈集体面谈直接观察 员工日记/记录调查问卷主主要要方方法法工作实践 从现有职位入手，可以采用的方法 准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息如何从现职位收集资料工作实践法工作实践是指职位分析人员实际从事该项工作，在工作过程中掌握有关工作的第一手资料。采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。这种方法适用于短期内可以掌握的工作，但是对那些需要进行大量训练才能掌握或有危险工作，不适宜采用此法。观察法职务分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的

21、等信息记录下来，最后把取得的职务信息归纳整理为适合的文字资料。这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观察者有足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作；得不到有关任职资格要求的信息准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息如何从现职位收集资料问卷法通过结构化问卷来收集并整理信息的方法，具体包括：问卷调查表法、核对法。该类方法要求公司有较好的人力资源管理基础。问卷调查表法即根据职务分析的目的、内容等编写结构性问卷调查表，由职位任职者填写后回收整理，提取出职位信息。核对法是根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情

22、况进行核对，从而获得有关工作信息的方法。访谈法通过职位分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料，包括单独面谈和团体面谈。此法较适于专业技术等难以从外部直接观察到的职位。此法需要职位分析人员掌握较好的面谈技巧。员工日记/记录根据职位任职者按时间顺序记录的工作内容和过程，经过归纳提炼，取得所需工作信息。准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息在这次职位分析工作中，我们将综合运用调查问卷法和访谈法，具体做法如下：1）对于通用性职位，我们主要采用访谈法，我们通过与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，以确认职位分析所需相关材料是否完整、客观、准确2）对于专业性比较

23、强的职位：我们一方面通过问卷调查职位信息，另一方面，通过与任职者本人及其直接上级的访谈，确认职位的具体信息。面谈准备获得应答面谈开头澄清结束面谈反馈工作面谈步骤准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息工作分析面谈是一种事实挖掘的面谈，切记其目的是获得事实而非观点或偏见要引导整个面谈过程把对方带回主题让对方有时间思考面谈开头面谈开头面谈准备面谈准备获得应答获得应答 时间约定地点安排-不受干扰之处明确规定面谈目标事先准备有关资料让面谈者做好准备采用较友好的方式营造一个较为宽松的环境去除偏见保持目光接触解释面谈的目的告诉对方你要记一些笔记获得对该工作的总体认知准备工作

24、收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程收集信息使用提问和倾听技巧及时澄清任何不清楚的方面核查一下是否已获得了所有的信息询问对方是否还有话说总结关键信息并告知下一步行动感谢对方所投入的时间和努力趁你还比较记得细节时写出职位说明书如果有什么还不够清楚再去询问向该职位任职人员或其上级领导反馈讨论和修改结束面谈结束面谈澄清澄清反馈反馈准备工作收集信息分析信息二、职位分析流程和方法2.3职位分析流程分析信息分析信息:对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对职位的全面、准确和有条理性的认识。分析信息职位名称分析工作职责分析工作环境分析任职资格分析职位名称标准化

25、，以便于了解工作性质和内容工作内容、工作职责、工作关系物理环境、安全与健康环境、社会环境知识、技能、经验、体能准备工作收集信息分析信息目 录职位分析与职位说明书的意义与作用 一职位分析流程和方法二职位说明书编写流程和方法三本项目职位说明书编写工作介绍四三、职位说明书编写流程和方法3.1职位分析的书面结果是职位说明书n 职位描述是在职位分析的基础上，把整理好的职位分析资料按规定的形式表达出来，形成职位说明书的过程。n 从职位资料收集到分析，从职位分析到编写职位说明书的过程是由繁杂到简洁、从简洁再到精确的过程。n 职位描述的流程如下：确定格式职责描述小组讨论反馈和确认3.2职位说明书确定格式三、职

26、位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式用于记录对该职位主要工作职责的逐项描述。用简练而准确的语言来描述本职位在单位及部门中存在的目的和作用，一般只有1-2句话。3.2职位说明书确定格式三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式用于对该职位所需的任职基本要求作出判断，该任职基本需求未必与职位现任职者的情况相同，而应该着重考虑以下因素：从事该工作所必备的最低要求 胜任该工作的新员工的资历 从事该职位所有员工的通用标准。用于记录该职位对内和对外联系的对象和内容，这种联系主要是指业务上的联系。3.2职位说明书职责描述三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈

27、和确认确定格式职位目的：任何职位的存在价值都在于能够帮助组织实现战略目标，因此职位目的一般通过战略分解的方式得到。组织目标部门目标部门目标部门目标部门目标职位目标职位目标职位目标职位目标职位目标职位目标职位目标职位目标职位目标分解分解3.2职位说明书职责描述三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式 可以通过对以下问题的回答来完成目标的分解 组织整体目标的哪一部分与该职位高度相关？该职位如何对这部分组织目标做出贡献？如果该职位不存在，组织目标的实现将会发生什么问题？我们究竟为什么需要该职位的存在？例如：组织目标：1-2年内成为全国市场占有份额最大的电教产品企业；人力资源部门

28、目标：吸引、保留、激励、与优化配置公司的人力资源，确保人力资源能支持组织目标；招聘专员的职位目标：搜寻并招募服务公司战略要求的人才，确保公司的人力资源能满足战略发展的需要。职位目的的写法 格式：工作依据+工作内容+工作目的 工作依据：根据 工作内容：动词+工作对象 工作目的：描述职位要达到的目的 例如：市场部经理的职位目的：根据公司的销售战略，利用和调动销售资源，管理销售过程和销售渠道，开拓与维护市场，以促进公司经营目标和销售目标的实现。3.2职位说明书职责描述三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式工作职责：指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合，常常

29、用任职者的行动加上行动的目标来加以表达。其基本特点是：结果导向：它以结果为导向，而非以过程为导向，即它要表达的是该职位要完成什么工作，以及为什么要完成这些工作，而非如何完成这些工作。完备性：它表达了该职位所要取得的所有关键成果。稳定性：工作职责仅仅包含职位具有稳定性的工作内容，而不包含上级那些临时授予的、动态性的工作内容。独立性：每一项工作职责都直接指向一个惟一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠。系统性：同一职位的若干项工作职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。3.2职位说明书职责描述三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式确定职位目的 分解

30、关键成果领域 确定职责目标 确定达成职责目标的行动 形成初步的职责描述 工作职责的构建方法：基于战略的职责分解3.2职位说明书职责描述三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式基于战略的职责分解步骤工作的目的成果领域A成果领域B成果领域C成果领域C职责目标a职责目标b职责目标c职责目标d行动行动行动行动3.2职位说明书职责描述三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式职责说明动词举例 决策或设定目标批准指导授权建立规划决定准备预备 执行管理达成增进评估建立 评定吸引限制确保 评估衡量监控取得 认同审核找出设定执行指明改善 专业与支援分析辨明界定建议 建议

31、预测协调解释 特定性或基层工作检查检验执行履行 处理收集汇集进行提供获得提交操作3.2职位说明书小组讨论三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式n职位说明书的起草人在初步起草职位说明书后，应经过职位分析项目小组讨论确定。在讨论过程中如果有不明确的问题，还可以向相关人员进一步了解情况。n小组讨论的意义在于：小组各成员对同一职位有不同视角，他们的意见可保证该职位说明书内容更加确切、完整，文字表达更加准确。3.2职位说明书反馈和确认三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式n经职位分析小组讨论确定后的职位说明书可返回职位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并

32、进行必要的修改。n职位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并归档保存，成为正式的职位说明书档案。3.2职位说明书反馈和确认三、职位说明书编写流程和方法职责描述小组讨论反馈和确认确定格式根据需求进行职位说明书的更新或重新起草起草/更新重新进行职位分析和描述，起草或更新职位说明书的时机：v 新职位产生时v 工作发生变化时 v 定期审核，一般至少一年审核一次，发现缺陷则进行修改。目 录职位分析与职位说明书的意义与作用 一职位分析流程和方法二职位说明书编写流程和方法三本项目职位说明书编写工作介绍四四、本项目职位分析与职位说明书编写工作介绍4.1项目工作步骤制定职位说明书的格式调查各部门现有职位清单选取基准职位各部门修改、确认职位说明书修改职位说明书，并最终定稿职位信息收集撰写职位说明书初稿Thanks