竞越-时间管理和工作组织技巧.ppt

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1、Planning and Time Management时间管理和工作组织技巧时间管理和工作组织技巧您好,欢迎您Good Morning and Welcome!学员自我介绍（分小组进行）姓名岗位用一个成语描述自己Overcome the Barriers to Success克服成功的障碍克服成功的障碍课程目标建立有效的时间管理概念建立有效的时间管理概念区分重要和紧迫区分重要和紧迫l l学会优先计划管理学会优先计划管理建立有效的时间管理系统建立有效的时间管理系统找到制约成效提高的障碍找到制约成效提高的障碍学习相应的时间管理技术学习相应的时间管理技术Current Reality现状现状Bus

2、iness（工作）工作）用一幅画描绘你的工作感受、环境或状况用一幅画描绘你的工作感受、环境或状况Use one picture to describe your current business environmentCurrent Reality现状现状Business（工作）工作）完成测试问卷完成测试问卷Do your test 请把总分加起来请把总分加起来Total UPThe Addictive Experience一切瘾性问题的共同症状一切瘾性问题的共同症状出现一种可以预见的感受出现一种可以预见的感受成为吸引你所有注意力的焦点成为吸引你所有注意力的焦点短暂消除痛苦和负面感觉短暂消除痛

3、苦和负面感觉产生一种人为的自我重要、权威、产生一种人为的自我重要、权威、控制、安全、亲密和成就的感觉控制、安全、亲密和成就的感觉加重所要治疗的问题和感受加重所要治疗的问题和感受逐渐使正常机能退化逐渐使正常机能退化理查忙吗？他落得什么下场呢？原因有哪些？小组讨论 DiscussionDo the Things Right.把事情做对把事情做对VS选对的事情做选对的事情做Do the Right Things.效率效率与与成效成效Choices Management选择管理选择管理决定命运的是选择而不是机会决定命运的是选择而不是机会Choices Not ChancesDetermineDesti

4、nyChoice Management选择管理Flight or Fight你走哪条路都一样The Golden Rule黄金规则黄金规则从结局出发从结局出发BeginWiththe EndinMind WHAT AM I HERE FOR?Goal Setting确定确定目标目标具体具体pecific可以衡量可以衡量easurable可以实现可以实现chievable相关相关/结果导向结果导向elevant/Result-oriented时间阶段时间阶段ime phasedWhat am I here for?我的最主要的工作目的是：我的最主要的工作目的是：衡量这个目的的关键指标是：衡量这个

5、目的的关键指标是：Time Log Time Log 时间记录表时间记录表事情事情 8:30-8:458:30-8:45 8:45-9:008:45-9:00 9:00-9:159:00-9:15 9:15-9:309:15-9:30 9:30-9:459:30-9:45 9:45-10:009:45-10:00 10:00-10:1510:00-10:15 10:15-10:3010:15-10:30 10:30-10:4510:30-10:45 10:45-11:0010:45-11:00Priority Matrix优先矩阵重要 Important紧急 UrgentMIMIIMIIIMI

6、V营业厅值班长处理顾客投诉为办公室内部通讯提供信息陪老公看父母帮老板复印资料Priority Matrix优先矩阵重要 Important紧急 UrgentMI 必要,有直接价值MII 必要,有间接价值MIII 必要,没有价值MIV不必要,没有价值应变（应变（Reactive）与与VS 制变（制变（Proactive）制变制变Proactive 制变制变主动选择主动选择=对选择承担责任对选择承担责任“最好最好”的敌人是的敌人是“好好”The enemy of the“best”is the“good”.Pareto Principle 帕雷托原则帕雷托原则 20活动活动 80结果结果 Acti

7、vities ResultsC_ S_ _ _ _ _对每天所做的事情进行分析,将会发现约有80%都是非重要的事务,而只有20%或更少才是重要的。一生也是如此。20%80%20%80%Pareto Principle帕雷托原则帕雷托原则个人练习：重心向右延伸我目前的工作压力主要来自于以下事件该事件由哪些环节影响我只要做好工作就可改善我的工作状况Effectiveness Challenges对成效的挑战轻重缓急多变危机管理轻重缓急多变危机管理轻重缓急多变危机管理轻重缓急多变危机管理 Priorities ShiftPriorities Shift电话干扰电话干扰电话干扰电话干扰 Telepho

8、ne InterruptTelephone Interrupt缺乏轻重缓急，缺乏目标缺乏轻重缓急，缺乏目标缺乏轻重缓急，缺乏目标缺乏轻重缓急，缺乏目标 Lack of PrioritiesLack of Priorities贪多嚼不烂贪多嚼不烂贪多嚼不烂贪多嚼不烂 Incomplete ProjectsIncomplete Projects不速之客不速之客不速之客不速之客 Drop-in VisitorsDrop-in Visitors无效授权无效授权无效授权无效授权 Ineffective DelegationIneffective Delegation杂乱的桌面找不到东西杂乱的桌面找不到东

9、西杂乱的桌面找不到东西杂乱的桌面找不到东西 Missing PapersMissing Papers缺乏自律拖延缺乏自律拖延缺乏自律拖延缺乏自律拖延 Lock of Self-disciplineLock of Self-discipline不会说不会说不会说不会说“不不不不”Inability to Say NoInability to Say No会议会议会议会议 MeetingsMeetingsCompass+Clock=Time Management罗盘时钟罗盘时钟=时间管理时间管理Compass+Clock=Time Management罗盘时钟罗盘时钟=时间管理时间管理4 DsD_

10、D_D_D_4 DsDo It Now Do It Now 立刻做立刻做Delegate Delegate 授权授权Do It Later Do It Later 以后做以后做Dont Do It/Dump Dont Do It/Dump 不做不做在在你管理的工作领域你管理的工作领域有哪些第三象限的问题有哪些第三象限的问题可以尝试用标准化、系统化的方法解决可以尝试用标准化、系统化的方法解决?Priority Matrix优先矩阵重要 Important紧急 Urgent立刻做立刻做 以后做以后做 授权授权 不做不做 The Heart of Priority Management 优先管理的核

11、心优先管理的核心Make a list of things to do todayMake a list of things to do today把每天要做的事情写下来；把每天要做的事情写下来；Set Priority and work on the most importantSet Priority and work on the most important确定优先次序，从最重要的开始做；确定优先次序，从最重要的开始做；Do it every day!Do it every day!每天这么做！每天这么做！讨论使用日计划的好处使用日计划的困难Daily Plan 每日计划在你在你_办公

12、室之办公室之_计划第计划第_的工作的工作 做 的事情 授权 的事情桌面清理5S清理清理 SIFT整顿整顿 SORT清扫清扫 SWEEP保持保持 SUSTAIN自律自律 SELF-DISCIPLINEClean the Desk清理桌面-未完成根据根据4D原则处理文件原则处理文件建立建立3-5个待处理文档个待处理文档建立输入与输出建立输入与输出使用活页码使用活页码每日清理桌面每日清理桌面记事贴的使用记事贴的使用桌面管理桌面管理关于笔记关于笔记吊档吊档制作制作资料柜的使用资料柜的使用Clean the Desk清理桌面-已完成彻底清除不需要的文件资料等彻底清除不需要的文件资料等对文档分类并合理放置

13、对文档分类并合理放置做标识做标识保持保持回顾与分享回顾与分享与同学分享：与同学分享：What,When,Where What,When,Where 对你最有对你最有意义的是什么？意义的是什么？Why Plan?计划原理计划原理计划意味着将未来呈现在眼前，以便计划意味着将未来呈现在眼前，以便你现在就为将来而奋斗。你现在就为将来而奋斗。Planning is bringing the future into the present,so that you can do something about it now.Mind Map大脑图大脑图小组讨论解决理查的问题Overcome the Barr

14、iers to Success克服成功的障碍克服成功的障碍离开了行动的远景就如同离开了行动的远景就如同与梦幻结合与梦幻结合Vision without action is Vision without action is marrying with dreams.marrying with dreams.课程目标建立有效的时间管理概念区分重要和紧迫l l学会优先计划管理建立有效的时间管理系统找到制约成效提高的障碍学习相应的时间管理技术学习行动回顾学习行动回顾我最主要的三点收益我最主要的三点收益、课后我准备做的几点行动课后我准备做的几点行动、学习收获与分享课程的内容可以解决我的实际问题如何运用，如何解决？跟一个其他小组的同事分享良好的习惯良好的习惯-成功的保证成功的保证