时间管理3-学员版.ppt

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1、工作规划与时间管理工作规划与时间管理工作规划与时间管理工作规划与时间管理A-1 郭蔼欣郭蔼欣Apr 12,2011 队名队名 LOGO 组名组名 队长队长 参加参加工作规划与时间管理工作规划与时间管理课程的课程的 目的目的 派组员分享派组员分享建立学习团队建立学习团队职业竞争力的重要组成职业竞争力的重要组成职业心态职业心态职业竞争力职业竞争力沟沟通通技技巧巧个个人人效效能能团团队队合合作作演演讲讲技技巧巧商商务务礼礼仪仪成人能力成人能力ASKASK模型模型Attitude态度态度Skills技能技能Knowledge知识知识培训目标培训目标树立积极的时间管理的心态树立积极的时间管理的心态找出与

2、控制影响我们时间管理的找出与控制影响我们时间管理的主要因素主要因素采取专业的方法来管理时间采取专业的方法来管理时间提高个人及团队的工作效能提高个人及团队的工作效能第一部分第一部分 正确的时间管理心态正确的时间管理心态第二部分第二部分 订立目标与规划人生订立目标与规划人生第三部分第三部分 时间管理方法及技巧时间管理方法及技巧第四部分第四部分 个人效率管理个人效率管理 目录目录第一部分第一部分 正确的时间管理心态正确的时间管理心态第二部分第二部分 订立目标与规划人生订立目标与规划人生第三部分第三部分 时间管理方法及技巧时间管理方法及技巧第四部分第四部分 个人效率管理个人效率管理目录目录有效地管理时

3、间最终的含义是：有效地管理时间最终的含义是：持持续续地地，有有系系统统地地下下决决心心去获得和运用这些增强我们能力的技巧，才是一个良好的时间管理者最基本的品质，也是一种潜在于我们每个人身上的品质。我们越是告诉自己我们不具备管理时间所必须的“那种心态”，我们就越会相信自己不能管理好时间。正确的动机正确的动机 +正确的心态正确的心态 +正确的技巧正确的技巧 =好的时间管理好的时间管理72岁寿命的人一生的时间分配岁寿命的人一生的时间分配:睡觉 21年 工作 14年 个人卫生7年 吃饭 6年 在交通旅程中 6年 排队 5年 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其他 3年 您达至人生成功

4、的时间仅占人生的五分之一！您达至人生成功的时间仅占人生的五分之一！影响圈影响圈制定计划制定计划扩大可控圈扩大可控圈关注圈关注圈同其它同事一样,我也感到时间紧迫,工作负担过重01我总有紧张感,许多事情经常要在同一时间处理.高度的责任感,巨大的工作量,繁重的任务,突如其来的约会,还有他人对我工作的期待,所有这一切都令我倍感紧张01我通常不是主动的工作,而是被动的工作,所以我无法深思熟虑的采取行动,而只能被动的作出反应.客户,上司,同事,打不完的电话,纷繁的工作,整天围着我转,好像”陀螺”一样.01我的份内工作通常是在下班后完成的,我整天都无法集中精力,因为有太多的干扰因素和许多琐事分散我的注意力.

5、01我的工作时间和业余时间永远存在着冲突,由于工作加班,我经常很晚见到家人.01时时间间管管理理的的自自我我诊诊断断第一部分第一部分 正确的时间管理心态正确的时间管理心态第二部分第二部分 订立目标与规划人生订立目标与规划人生第三部分第三部分 时间管理方法及技巧时间管理方法及技巧第四部分第四部分 个人效率管理个人效率管理目录目录供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法替代无法替代无法失而复得无法失而复得 时间的特性时间的特性 人生最重要的是確定最重要的是最重要的！人生最重要的是確定最重要的是最重要的！“The most important thing in life is to find o

6、ut what the most important thing is the most important thing.”Stephen Covey Stephen Covey“不能管理时间，便什么也不能管理不能管理时间，便什么也不能管理”美国管理大师杜拉克美国管理大师杜拉克人生管理人生管理人生使命（人生法）人生长期目标（10年）人生短期目标（1年）策略计划（写下来）行动（持续、不放弃）梦想成真不断调整锁定工作的目标锁定工作的目标 剥洋葱法剥洋葱法长期目标长期目标即时目标即时目标大大目标目标中期目标中期目标大目标大目标即时目标即时目标更小目标更小目标小目标小目标设定目标设定目标实现目标实现目

7、标SMART原则原则目标要尽量具体化，明细化目标要尽量具体化，明细化目目标标必必须须可可以以衡衡量量，让让执执行行者者与与评评估估者者都清楚知道衡量的标准都清楚知道衡量的标准目目标标要要具具有有挑挑战战性性,要要高高于于现现在在的的实实际际状况状况明确的明确的 SpecificSpecific可衡量的可衡量的 MeasurableMeasurable具有挑战性具有挑战性 AmbitiousAmbitious有时间限制的有时间限制的 Time-bondTime-bond任任何何目目标标都都必必须须受受时时间间限限制制；以以及及资资源源投入的限制投入的限制现实的现实的 RealisticReali

8、stic但目标也不是越高越好，要结合现实生但目标也不是越高越好，要结合现实生产力，需要在现实的基础上进行产力，需要在现实的基础上进行进一步提高第一季度的销售额满足公司发展所需的人力,加快招聘速度目标内容目标内容完成时间完成时间2011年2011年步骤一步骤一:设定目标设定目标好的例子好的例子目标内容目标内容完成时间完成时间完成第一季度销售额200万2011年3月31日完成一月份招聘计划,招聘到20个合适人选2011年1月31日步骤一步骤一:设定目标设定目标根据目标制定计划为什么不做计划？计划赶不上变化计划限制了自由紧急的事情总是先到，要先处理我没有时间做计划我的时间不由我控制 防止不肯定的情况

9、变化防止不肯定的情况变化 把注意力集中于既定目标把注意力集中于既定目标 达到运作上的经济合理达到运作上的经济合理 利于监督与控制利于监督与控制制定工作计划的重要性在于：制定工作计划的重要性在于：人生计划人生计划年计划年计划月月/周计划周计划日计划日计划吃吃大大象象原原理理步步骤骤每个步骤每个步骤期望的结期望的结果果负责人负责人日期日期费用费用备注备注计划计划实际实际1234项目计划实施表：项目计划实施表：2011年年 4月月 13日日 日计划日计划序号工作项目时间排序完成情况备注1、开部门会议开部门会议9：0010：001完成完成需要跟进需要跟进XX事宜事宜2、制定下月工作计划制定下月工作计划

10、33、调试设备调试设备2：003：004改为改为11月月17日日4、处理处理XX事情事情25、XXXXX66、XXXXX5XXXXX关注效率曲线关注效率曲线11月份工作计划进度跟踪表月份工作计划进度跟踪表工作工作第一周第一周完成情况完成情况备注备注第二周第二周1开发类开发类2降成本类降成本类3品质整改类品质整改类4学习研究类学习研究类完成情况完成情况备注备注月计划分类将下个月的工作分类，如：开发类、降成本类、品质整改类、学习类、研究类等；然后每一类有多少项工作计划，每项工作需要完成到什么程度，给每项工作制定一个月度完成目标。集体的智慧集体的智慧以小组为单位,在组长的带领下,来制定一个真实的计划

11、,可以是日计划,周计划,月计划,也可以是项目计划第一部分第一部分 正确的时间管理心态正确的时间管理心态第二部分第二部分 订立目标与规划人生订立目标与规划人生第三部分第三部分 时间管理方法及技巧时间管理方法及技巧第四部分第四部分 个人效率管理个人效率管理目录目录其实其实“时间管理时间管理”就是就是 “事件管理事件管理”案例总结案例总结问题不是没有时间，而是在分配、使用时问题不是没有时间，而是在分配、使用时间上出了问题。间上出了问题。如果你不去控制生活中的事件，你将被这如果你不去控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。些事件所控制。适当地控制事件可以提高较高的生产力并适当地控制事件可以提高较高的生

12、产力并获得内心平静。获得内心平静。无计划执行不力没目标资料混乱拖延不授权/乱授权不分轻重责权不明干扰不会说No影响工作成效的常见原因（主观）影响工作成效的常见原因（主观）第第4章章给你的工作吃给你的工作吃“高效丹高效丹”症状：工作越来越没效率；症状：工作越来越没效率；总是疲于应付突发的事情；总是疲于应付突发的事情；每天的预定目标只完成了一半；每天的预定目标只完成了一半；下班时发现很多重要的事情都没干。下班时发现很多重要的事情都没干。病因：无目标、无计划，工作无规律；病因：无目标、无计划，工作无规律；做事拖拉，时常抱着做事拖拉，时常抱着“还有明天还有明天”的想法；的想法；时间管理不善，做事不分先

13、后、主次。时间管理不善，做事不分先后、主次。第一剂：立即行动不要拖拉第一剂：立即行动不要拖拉 不要把难事往后拖不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后推不要把不喜欢的事往后推 不要把喜欢的事做过了头不要把喜欢的事做过了头 提醒你注意：提醒你注意：有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；间间,但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立 即行动，往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，即行动，往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，另外选择一个适当的时机。另外选择一个适当的时

14、机。第二剂：第二剂：ABC法则法则 把你的工作按照以下标准分成三种类型：把你的工作按照以下标准分成三种类型：A型：今天必须做型：今天必须做重要并且紧急的任务。重要并且紧急的任务。B型：今天应该做型：今天应该做重要或紧急，但不是既重重要或紧急，但不是既重 要又紧急的任务。要又紧急的任务。C型：今天可以做型：今天可以做既不重要也不紧急的日常既不重要也不紧急的日常 任务。任务。考虑一项任务的优先程度考虑一项任务的优先程度这项任务是否既重这项任务是否既重要又紧迫？否要又紧迫？否 是是这项任务是否必要？这项任务是否必要？否否 是是这项任务能否助你更这项任务能否助你更有效地工作？有效地工作？否否 是是这项

15、任务是否日常性这项任务是否日常性的？的？否否 是是 是否今天就需要完成？是否今天就需要完成？否否 是是这项任务是否有最后这项任务是否有最后期限？期限？否否 是是 这项任务是否重要但这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不不紧迫，或紧迫但不重要？重要？否否 是是不必做，取消它不必做，取消它留待有空时再做留待有空时再做分出时间来完成分出时间来完成制订可行的期限制订可行的期限留出时间完成留出时间完成立即行动立即行动A型型任务任务C型型任务任务B型型任务任务否否否否否否否否否否否否否否是是是是是是是是是是是是是是平衡日常工作任务平衡日常工作任务A型：型：你应该尝试每天完你应该尝试每天完成几项紧急和重要成几

16、项紧急和重要的任务。的任务。B型：型：你的工作主要由这你的工作主要由这部分任务构成，这部分任务构成，这些任务应占去大部些任务应占去大部分工作时间。分工作时间。C型：型：这些不紧急的事这些不紧急的事情应待有时间再情应待有时间再做。做。一个工作日一个工作日提醒你注意：提醒你注意：任何工作日，都应任何工作日，都应该是该是A型、型、B型、型、C型任务的混合。型任务的混合。你应该把这三种类你应该把这三种类型的工作任务均匀型的工作任务均匀分布于全天，而不分布于全天，而不是按顺序干完是按顺序干完A型型任务，再干任务，再干B型任型任务，等等，注意三务，等等，注意三者的平衡。者的平衡。第二剂：第二剂：ABC法则

17、法则提醒你注意：提醒你注意：世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟三天后举行，你还认为它是三天后举行，你还认为它是A型的任务吗？一旦得知任何影型的任务吗？一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的响你工作优先顺序的新信息，你

18、就应该重新评估你工作的优先顺序。优先顺序。80%的利润来自于20%的客户80%的财富为20%的人所拥有80%的结果来自于20%的投入80%的问题来自于20%的起因第三剂：第三剂：80:20定律定律 第三剂：第三剂：80:20定律定律 80：20定律主张：以一个小的诱因、投入定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自于你所付出的成果，来自于你所付出的20%。因此，你只。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要的要集中精力处理工作

19、中比较重要的20%的那分，的那分，就可以解决全部的就可以解决全部的80%。第三剂：第三剂：80:20定律定律应用应用80:2080:20定律，你必须学会：定律，你必须学会：寻求捷径，而非全程参与；寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；练习用最少的努力去控制工作、生活；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；完成最重要的工作，不必事必躬亲；特别提醒：特别提醒：我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上

20、。键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。第三剂：第三剂：80:20定律定律重要不紧急的事情往往只占重要不紧急的事情往往只占20%20%第四剂：第四剂：“多管齐下多管齐下”法法“多管齐下多管齐下”法意思有两层：法意思有两层：一层意思是：将一件事情所需要涉及的各个部门的工作尽量一层意思是：将一件事情所需要涉及的各个部门的工作尽量同步进行，同步进行，或者有效地将各个环节的工作联系起来，不要或者有效地将各个环节的工作联系起来，不要脱节。脱节。第二层意思是：在所有属于自己的工作中，尽量将同类型的第二层意思是：在所有属于自己的工作中，尽量将同类型的工作合并进行，工作合并进行，避免许多重复的工作。避

21、免许多重复的工作。第五剂：因数分解法第五剂：因数分解法 将一件困难的事情细分化成几小件将一件困难的事情细分化成几小件比较容易的事情的方法叫比较容易的事情的方法叫“因数分解法因数分解法”。重要重要/不重要的事情：不重要的事情：主动性、积极性的工作主动性、积极性的工作（它可以帮助你事（它可以帮助你事先你的目标）先你的目标）应对性工作（日常工作中经常出现的琐碎事应对性工作（日常工作中经常出现的琐碎事情）情）设立优先顺序设立优先顺序紧急紧急不紧急不紧急不不重重要要重重要要时时间间矩矩阵阵图图小组讨论小组讨论把我们工作把我们工作/生活中的事件放生活中的事件放入时间矩阵中入时间矩阵中紧急紧急不紧急不紧急不

22、不重重要要重重要要1 1级优先级优先2 2级优先级优先3 3级优先级优先4 4级优先级优先时时间间矩矩阵阵图图紧急紧急不紧急不紧急不不重重要要重重要要危机危机已到期的项目或任务已到期的项目或任务重要会议重要会议准备工作准备工作预防措施预防措施计划计划建立关系建立关系授权授权干扰，如某些电话干扰，如某些电话某些文件，报告某些文件，报告某些会议某些会议某些你喜欢做的事情某些你喜欢做的事情过于简单的事过于简单的事垃圾信件垃圾信件某些浪费时间的事某些浪费时间的事时时间间矩矩阵阵图图紧急紧急不紧急不紧急不不重重要要重重要要1 1级优先级优先2 2级优先级优先3 3级优先级优先4 4级优先级优先不负责任不

23、负责任工作无计划工作无计划依赖别人来完成基依赖别人来完成基本的事情本的事情时时间间矩矩阵阵图图紧急紧急不紧急不紧急不不重重要要重重要要1 1级优先级优先2 2级优先级优先3 3级优先级优先4 4级优先级优先注重短期效应注重短期效应工作中充满危机工作中充满危机以善变著称以善变著称感觉自己受到委屈，感觉自己受到委屈，事情在自己控制以外事情在自己控制以外时时间间矩矩阵阵图图紧急紧急不紧急不紧急不不重重要要重重要要1 1级优先级优先2 2级优先级优先3 3级优先级优先4 4级优先级优先工作压力大工作压力大精疲力竭精疲力竭工作中充满危机工作中充满危机总是在到处救火总是在到处救火时时间间矩矩阵阵图图紧急紧

24、急不紧急不紧急不不重重要要重重要要1 1级优先级优先2 2级优先级优先3 3级优先级优先4 4级优先级优先目标与方向明确目标与方向明确平衡平衡自制与纪律自制与纪律状况在控制之下状况在控制之下较少的危机较少的危机时时间间矩矩阵阵图图紧急紧急不紧急不紧急不不重重要要重重要要1 1级优先级优先2 2级优先级优先3 3级优先级优先4 4级优先级优先25%-30%25%-30%15%15%50%-60%50%-60%2%-3%2%-3%时时间间矩矩阵阵图图紧急紧急不紧急不紧急不不重重要要重重要要1 1级优先级优先2 2级优先级优先3 3级优先级优先4 4级优先级优先20%-25%20%-25%65%-8

25、0%65%-80%15%15%1%1%时时间间矩矩阵阵图图第一部分第一部分 正确的时间管理心态正确的时间管理心态第二部分第二部分 订立目标与规划人生订立目标与规划人生第三部分第三部分 时间管理方法及技巧时间管理方法及技巧第四部分第四部分 个人效率管理个人效率管理目录目录建立有效文件管理系统建立有效文件管理系统文件归类文件归类合理放置合理放置4Ds4Ds原则处理文件原则处理文件日清日毕日清日毕 办公室的办公室的5S运动：运动：5S起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（SEIRI）、）、整顿（整顿（SEITON）、）、清扫（清扫（SEISO）、）、清洁（清洁（SETKETSU）、）、素养（素

26、养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为开头，简称为5S。5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。程度地提高工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定

27、不低。开始系统化你的工作开始系统化你的工作提醒：提醒：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。西。开始系统化你的工作开始系统化你的工作教你一招：教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整）要将

28、文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。清楚地贴上标签。（4）建立问题档，一部分编号）建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个，代表每年的每一个 月；另一部分编号月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。号，代表一个月的每一天。优先管理系统优先管理系

29、统 4-D4-D法法Do DoDoDonowit laterdelegatedont do优先管理的优先管理的LAELAE法法listlist 写出清单AppointmentAppointment 分配时间ExecuteExecute 贯彻执行Do The Things Right (以正确的方式做事）VSDo The Right Things （做正确的事）效率与效能效率与效能黄金定律黄金定律 Begin With The End In Mind以终为始以终为始从现在开始，希望你可以按照以下的方式去尝试：从现在开始，希望你可以按照以下的方式去尝试：1 1、找一个不受别人干扰的地方，思考及定义：、找一个不受别人干扰的地方，思考及定义：a)10a)10个短期目标个短期目标 b)10b)10个长期目标个长期目标 c)c)你的人生使命你的人生使命2 2、使用一个有周计划的笔记本、使用一个有周计划的笔记本3 3、每周找一天，用半小时计划下一周、每周找一天，用半小时计划下一周4 4、每天早上用、每天早上用1515分钟计划当天工作分钟计划当天工作5 5、分析自己的时间使用状况，使用个人效率系统（、分析自己的时间使用状况，使用个人效率系统（4D4D，LAELAE）提升效率）提升效率6 6、定期检讨人生目标、定期检讨人生目标梭子鱼珀西PPF-M12-.PPF-M12-26