王一恒-时间管理与工作效率.ppt

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1、时时间间管管理理与与工工作作效效率率讲师:王一恒2010年07月8日传承商业智慧传承商业智慧 演绎人生精彩演绎人生精彩同事同事客户客户下属下属上司上司人是多维的，时间是单维的人是多维的，时间是单维的课课程程流流程程 工作效率提升之策略工作效率提升之策略 如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理良好的个人习惯与学会与人共事良好的个人习惯与学会与人共事 优质的工作效能来自正确的时间管理优质的工作效能来自正确的时间管理 分享体会与总结分享体会与总结管理追求管理追求“效率效率”和和“效果效果”手段：效率手段：效率结果：效果结果：效果资资源源利利用用目标实现低低浪费浪费高高成就成就目标目标时间是最贵

2、而有限的资源，时间是最贵而有限的资源，若不善加管理，一切失之于若不善加管理，一切失之于惘然，评估一个人日行成效惘然，评估一个人日行成效，最容易的做法就是考核其，最容易的做法就是考核其对时间管理及应用对时间管理及应用世界管理大师彼德世界管理大师彼德世界管理大师彼德世界管理大师彼德.杜拉克杜拉克杜拉克杜拉克工作效率不高的的根源工作效率不高的的根源工作效率不高的的根源工作效率不高的的根源缺乏明确的目标缺乏明确的目标缺乏明确的目标缺乏明确的目标拖延拖延拖延拖延缺乏优先顺序缺乏优先顺序缺乏优先顺序缺乏优先顺序想做的事情太多，而且有头无尾想做的事情太多，而且有头无尾想做的事情太多，而且有头无尾想做的事情太

3、多，而且有头无尾缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁不懂授权不懂授权不懂授权不懂授权不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求仓促决策仓促决策仓促决策仓促决策懒惰与心理消极懒惰与心理消极懒惰与心理消极懒惰与心理消极行动缓慢行动缓慢行动缓慢行动缓慢作作作作事拖拉事拖拉事拖拉事拖拉 会议冗长会议冗长会议冗长会议冗长 不不不不速之客闯入速之客闯入速之客闯入速之客闯入 话干扰话干扰话干扰话干扰 经常加班加点经常加班加点经常加班加点经常加班加点 穷于应付突发事件穷于应付突发事件穷于应付突发事件穷于应付突发事件漫谈、聊天漫谈、聊天漫谈、聊天漫谈、聊天 交交

4、交交待不清，事情做错待不清，事情做错待不清，事情做错待不清，事情做错 不敢拍板，等指示不敢拍板，等指示不敢拍板，等指示不敢拍板，等指示 考考考考虑事情过于复杂虑事情过于复杂虑事情过于复杂虑事情过于复杂 管事必亲躬管事必亲躬管事必亲躬管事必亲躬 完完完完美主义办事美主义办事美主义办事美主义办事 凭记忆办事凭记忆办事凭记忆办事凭记忆办事 主办人员迟到主办人员迟到主办人员迟到主办人员迟到本质追究：本质追究：本质追究：本质追究：态度来自习惯态度来自习惯态度来自习惯态度来自习惯中国人中国人中国人中国人比较随性，大而化之，例如喜宴迟到、工作时随性；比较随性，大而化之，例如喜宴迟到、工作时随性；比较随性，大

5、而化之，例如喜宴迟到、工作时随性；比较随性，大而化之，例如喜宴迟到、工作时随性；兴致来了就特别有劲、加班兴致来了就特别有劲、加班兴致来了就特别有劲、加班兴致来了就特别有劲、加班 、干劲十足，感觉很重要、干劲十足，感觉很重要、干劲十足，感觉很重要、干劲十足，感觉很重要日本人日本人日本人日本人分秒必争，可以相同的一件事做十几年，但其态度严分秒必争，可以相同的一件事做十几年，但其态度严分秒必争，可以相同的一件事做十几年，但其态度严分秒必争，可以相同的一件事做十几年，但其态度严谨，一就是一，二就是二，非常执着，只有公司，没有个人谨，一就是一，二就是二，非常执着，只有公司，没有个人谨，一就是一，二就是二

6、，非常执着，只有公司，没有个人谨，一就是一，二就是二，非常执着，只有公司，没有个人美国人美国人美国人美国人是契约式的工作精神，订好游戏规则就依规则进行，是契约式的工作精神，订好游戏规则就依规则进行，是契约式的工作精神，订好游戏规则就依规则进行，是契约式的工作精神，订好游戏规则就依规则进行，下班时间一到，立即消失，不见人影，非常注重个人下班时间一到，立即消失，不见人影，非常注重个人下班时间一到，立即消失，不见人影，非常注重个人下班时间一到，立即消失，不见人影，非常注重个人時間不可以缺少時間不可以缺少時間不可以替代時間不可以替代時間不可以存儲時間不可以存儲時間不可以增減時間不可以增減但時間可以管理

7、但時間可以管理 时间效率本身是无法管理的，因为它只是个行为模式，换句话说效率与时时间效率本身是无法管理的，因为它只是个行为模式，换句话说效率与时时间效率本身是无法管理的，因为它只是个行为模式，换句话说效率与时时间效率本身是无法管理的，因为它只是个行为模式，换句话说效率与时间的管理就是生活模式的实践间的管理就是生活模式的实践间的管理就是生活模式的实践间的管理就是生活模式的实践 时 间 特 性：既然知道了问题：为什么安于现状既然知道了问题：为什么安于现状为何你我不满意现状为何你我不满意现状,但是但是却安于现状却安于现状1.1.无奈无奈無奈無奈2.2.不确认改变之后会更好不确认改变之后会更好3.3.

8、因为现状是你我最熟悉的因为现状是你我最熟悉的当你开始不满意现状时，表示会有新的事物发生在你的当你开始不满意现状时，表示会有新的事物发生在你的身上身上但是要用但是要用用用“新的思考方式新的思考方式”课课程程流流程程 时间管理常规问题与突围策略时间管理常规问题与突围策略 如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理良好的个人习惯与学会与人共事良好的个人习惯与学会与人共事 优质的工作效能来自正确的时间管理优质的工作效能来自正确的时间管理 分享体会与总结分享体会与总结有效地有效地利用时间是利用时间是高效率高效率的工作的基础的工作的基础把时间用于重要的事情上，而不只是紧急的事情上把时间用于重要的事情上，

9、而不只是紧急的事情上要能够区分什么是重要的，什么是紧急的要能够区分什么是重要的，什么是紧急的结果而非方法是时间管理策略的重点结果而非方法是时间管理策略的重点有理由在必须说有理由在必须说“不不”的时候不感觉内疚的时候不感觉内疚时间管理的关键不在于是否懂得讲师们所说优先排序之类的那些方法，而在于个人习惯的知觉与克服，即个人习惯的知觉与克服，即,个人事务的管理个人事务的管理。时间发展足迹时间发展足迹关注个人价值的实现关注个人价值的实现关注时间的效能关注时间的效能关注未来时间的管理关注未来时间的管理关注现有时间的条理化关注现有时间的条理化第四代时间第四代时间第三代时间第三代时间第二代时间第二代时间第一

10、代时间第一代时间时间管理时间管理1 1、紧急状况、紧急状况2 2、迫切问题、迫切问题3 3、限期完成的会议或工作、限期完成的会议或工作1 1、防患未然、防患未然2 2、准备工作、准备工作3 3、改进产能、改进产能4 4、人际关系、人际关系5 5、规划、休闲、规划、休闲1 1、忙碌琐碎的事、忙碌琐碎的事2 2、处理文件等函件、处理文件等函件3 3、无聊电话、无聊电话4 4、浪费性时间、浪费性时间5 5、逃避性活动、逃避性活动1 1、造成干挠的访问、电话、造成干挠的访问、电话、信件、报告信件、报告2 2、许多迫在眉睫的急事、许多迫在眉睫的急事3 3、不速之客、不速之客4 4、某些会议、某些会议5

11、5、受欢迎的事情、受欢迎的事情紧急紧急重要重要A ABCD做重要而不紧急的事管理者才不会累死做重要而不紧急的事管理者才不会累死20%-25%20%-25%立即做立即做（减少）（减少）50%-65%50%-65%稍后做（焦点）稍后做（焦点）15%15%授权授权（少做）（少做）1%1%（不做）（不做）16 我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?要事第一要事第一 例例:美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯与效率专家艾维美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯与效率专家艾维.利利2 2、5 5万美元的事例万美元的事例用更多的时间去执行优先工作用更多的时间去执行优先工作第一，要求用3分钟时间在白纸上写出第二

12、天所要做的最重要的6件事情；第二，请再用2分钟时间对6件事情的重要性进行排序；第三，要求在第二天上班后的第一件事情，就是拿出白纸来看哪件事情最重要，就做，此事没完成之前，不做其他事情；第四，如果你觉的有效，请教您的下属建立每天任务清单建立每天任务清单1、写下当天工作任务清单2、将工作任务分为三类（ABC法则）要事第一（80/20定律）A）重要或重要及紧迫（必须做MUST）B）紧迫但不重要（应该做SHOULD）C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做CAN）请记住：紧迫请记住：紧迫优先优先课课程程流流程程 工作效率提升之策略工作效率提升之策略 如何进行有效的提升工作效率如何进行有效的提升工作

13、效率良好的个人习惯与学会与人共事良好的个人习惯与学会与人共事 优质的工作效能来自正确的时间管理优质的工作效能来自正确的时间管理 分享体会与总结分享体会与总结问题一问题一动机动机没有目标，人生行若游魂。没有目标，人生行若游魂。白龙马与驴的故事白龙马与驴的故事聚焦效应与手表定律聚焦效应与手表定律完完成成工工作作的的时时标标准准目标量化三要素时量时量数量数量质量质量目标量化目标量化三要素三要素完成工作的时间量完成工作的时间量完完成成工工作作的的时时数数量量问题二问题二行为行为缺乏条理与计划，寻找占用了你所有时间。缺乏条理与计划，寻找占用了你所有时间。保持重点保持重点80/20的运用的运用备注：做计划

14、是珍惜时间的最有效途径备注：做计划是珍惜时间的最有效途径80/20定律定律案例：在老家修车两家老板周计划执行事项清单周计划执行事项清单以周为单位的好处是可以培养整体感。一日型的计划表会使人目光局促，因为只看到眼前，于是我们只问事情急不急，多快可以完成，却不问重不重要，能做得多完美。反之，以周为单位，我们会有更宽广的视野，也才能以相对重要性的观点来评量每日的生活。忌讳忌讳：计划计划管理管理-空空一是制定计划“一厢情愿一厢情愿”二是制定计划“不从实际出发不从实际出发”每日时间规划法每日时间规划法1.1.列出任务列出任务2.2.估计工作需要时间估计工作需要时间3.3.预留机动时间给意外事件预留机动时

15、间给意外事件4.4.决定优先决定优先,删减和委派删减和委派5.5.事后检查事后检查时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法保持办公桌的整洁有序保持办公桌的整洁有序工作环境工作环境“6 6”不同层次员工的准备工作不同层次员工的准备工作金领高管的准备工作金领高管的准备工作、整体工作目标、阶段性工作规划、整体工作目标、阶段性工作规划、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手白领阶层的办公室白领阶层的办公室“”、工作计划表、常用文件及工具书、工作计划表、常用文件及工具书、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录杂乱的办公桌显示杂乱的心杂乱的办公桌

16、显示杂乱的心思。文件的堆积将妨碍注思。文件的堆积将妨碍注意力的集中，导致情绪紧意力的集中，导致情绪紧张，以及增加翻查的时间张，以及增加翻查的时间掌握现时工作环境掌握现时工作环境-找出影响你的外在的东西找出影响你的外在的东西保持办公桌的整洁有序保持办公桌的整洁有序将所有可以吸引你视线的东西全挪开将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面将你每天必须用的文具放在上面 (电话电话,时间表时间表,笔记笔记本本,日历日历,笔座笔座.).)将你要用的器材放在容易找到的地方将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬

17、头可以看到的地方方将一些你知道不会作出反应的信件抛弃将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档利用文件夹来将不同的文件归档时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法学会说学会说“不不”拒绝的学问拒绝的学问灵活运用日常价值法灵活运用日常价值法快速反应，马上决断快速反应，马上决断注意国人的注意国人的“讲面子讲面子”婉言谢绝，而非强力拒绝婉言谢绝，而非强力拒绝动之以情，晓之以理动之以情，晓之以理提供良好的建议提供良好的建议不不-学会对别人说这个字，可委婉可直接学会对别人说这个字，可委婉可直接时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法避免干扰避免干扰不要采取无条件的不要采取无条件的“

18、门户开放政策门户开放政策”安排秘书挡驾（电话、不速之客等）安排秘书挡驾（电话、不速之客等）站立会客站立会客在办公室外接见外界不速之客在办公室外接见外界不速之客让秘书控制会谈时间让秘书控制会谈时间限时面谈限时面谈以下时间问题如何解决：上级管理上级管理烦烦同级管理同级管理-差差下级管理下级管理-松松无效的会议为何开不完无效的会议为何开不完没有人去在意会议的成本。没有人去在意会议的成本。为了满足发表欲。为了满足发表欲。为了社交活动。为了社交活动。为了躲避效益，替延迟找借口。为了躲避效益，替延迟找借口。习以为常。习以为常。为了推卸责任。为了推卸责任。愚弄别人，使人相信重要决定有他们的功劳。愚弄别人，使

19、人相信重要决定有他们的功劳。时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法开有效的会议开有效的会议时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法开有效的会议开有效的会议自问这个会议非开不可吗？自问这个会议非开不可吗？确保会议目的要集思广义确保会议目的要集思广义提前将议程发到与会者，明确时间计划提前将议程发到与会者，明确时间计划控制会议局面，总结纪要控制会议局面，总结纪要尽量推掉你无关的会议尽量推掉你无关的会议ABCDFE时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法开有效的会议开有效的会议带着建议赴会，带着任务离开带着建议赴会，带着任务离开时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法授权授权-通过别人把事情做好通过

20、别人把事情做好“事必躬亲事必躬亲”是管理者的一个严重的时间陷阱。是管理者的一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是跨越这种陷阱的唯一途径便是“授权授权”。在探讨授权的真义与授权的技巧之前，希望你先在探讨授权的真义与授权的技巧之前，希望你先根据底下的测验，做一番自我考核，看看自己是根据底下的测验，做一番自我考核，看看自己是否具有否具有“事必躬亲事必躬亲”的倾向。的倾向。为什么怕授权为什么怕授权“：下属功高盖主：下属功高盖主/怕部属做不好怕部属做不好/自己做比较放心自己做比较放心/不愿意放弃权力不愿意放弃权力/对下属不信任对下属不信任有效授权有效授权7步法步法选对人选对人（要找心态积极且德才

21、兼备的人，要用人所长）（要找心态积极且德才兼备的人，要用人所长）明确结果明确结果（说清目标和任务，明确你要的结果）（说清目标和任务，明确你要的结果）责、权、利一致责、权、利一致（告之任务的职责、权力和好处）（告之任务的职责、权力和好处）检查评估检查评估（授权不等于弃权，过程中要检查过问）（授权不等于弃权，过程中要检查过问）解决困难解决困难（搞知可能遇到的障碍，过程中帮助解决）（搞知可能遇到的障碍，过程中帮助解决）不重复与倒授权不重复与倒授权（责任除以（责任除以2等于等于0，教他做不能替他做），教他做不能替他做）承担责任承担责任（谁授权谁负责，敢于承担责任）（谁授权谁负责，敢于承担责任）可以授权

22、的工作可以授权的工作日常工作及需要专业技术型日常工作及需要专业技术型工作工作收集事实与数据收集事实与数据可以代表其身份出席的工作可以代表其身份出席的工作某些特定领域中的决定某些特定领域中的决定监管项目监管项目准备报告准备报告不可授权的工作不可授权的工作人事问题（如激励、保持士气）人事问题（如激励、保持士气）发展及培养部下发展及培养部下下达目标下达目标解决部门间的冲突解决部门间的冲突维护纪律和制度维护纪律和制度授权不授责任授权不授责任无可授权的人则不授权无可授权的人则不授权任务的最终职责任务的最终职责问题三问题三拖延，乌龟跑的比兔子快拖延，乌龟跑的比兔子快1 1、拖延的现象分析、拖延的现象分析背

23、后本质是不用承担责任背后本质是不用承担责任2 2、拖延的、拖延的8 8大原因大原因 复杂任务的担忧复杂任务的担忧 /害怕犯错害怕犯错 /犹豫不决犹豫不决 /对对事先优先次序的困惑事先优先次序的困惑/对琐事的厌烦对琐事的厌烦 /缺乏关注的重点缺乏关注的重点 /懒惰懒惰 /状态不精状态不精措施:立即行动，不进则退；1、立即行动，请勿拖延、立即行动，请勿拖延2、职责所在，请勿推辞、职责所在，请勿推辞3、关注细节，一丝不苟。、关注细节，一丝不苟。解决拖延三部曲解决拖延三部曲建立正确的思维模式建立正确的思维模式预设一个后果预设一个后果创造一个回报创造一个回报时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法准时准

24、点准时准点导致一个人约会迟到的理由大概有以下各种原因：导致一个人约会迟到的理由大概有以下各种原因：(1)(1)担心早到而无所事事；担心早到而无所事事；(2)(2)对时间的敏感性及判断力不够；对时间的敏感性及判断力不够；(3)(3)处事不富条理而延误时间；处事不富条理而延误时间；(4)(4)对约会的对象欠缺尊重；对约会的对象欠缺尊重；(5)(5)轻视守时的价值；轻视守时的价值；(6)(6)视不守时为洒脱；视不守时为洒脱；(7)(7)以约会迟到作为显示权威或身份的手段。以约会迟到作为显示权威或身份的手段。问题四问题四只追求完美，缺乏迅速行动只追求完美，缺乏迅速行动1、正确认识执行力、正确认识执行力

25、2、结果第一，完美第二。、结果第一，完美第二。3、认真第一，聪明第二、认真第一，聪明第二4、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地；、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地；措施措施:职业素养，全力以赴职业素养，全力以赴视频：喜剧之王视频：喜剧之王问题五问题五自我设限，杀死了你的潜能力。自我设限，杀死了你的潜能力。自我否定，走不出自我的框架自我否定，走不出自我的框架措施措施:寻找捷径，脑力激荡；寻找捷径，脑力激荡；化繁为简与寻求合作化繁为简与寻求合作成功人士的心态管理八个关键因素成功人士的心态管理八个关键因素认真认真快快坚守承诺坚守承诺保证完成任务保证完成任务乐观乐观自信自信爱与奉献爱与奉献决

26、不找借口决不找借口课课程程流流程程 工作效率提升之策略工作效率提升之策略 如何进行有效的提升工作效率如何进行有效的提升工作效率良好的个人习惯与学会与人共事良好的个人习惯与学会与人共事 优质的工作效能来自正确的时间管理优质的工作效能来自正确的时间管理 分享体会与总结分享体会与总结设定工作节奏。设定工作节奏。这里的工作节奏是指工作进展速度。营造活泼而快捷的工这里的工作节奏是指工作进展速度。营造活泼而快捷的工作节奏，有六种方法：作节奏，有六种方法：1、经常、经常“走动式管理走动式管理”；2、每天倡导积极行动；、每天倡导积极行动；3、提倡全员参与的头脑风暴或群策群力解决问题的讨论、提倡全员参与的头脑风

27、暴或群策群力解决问题的讨论会；会；4、每天都问员工是否有什么新想法；、每天都问员工是否有什么新想法；5、庆贺成功；、庆贺成功；6、多些微笑和开怀大笑，让工作充满乐趣。、多些微笑和开怀大笑，让工作充满乐趣。建立良好的习惯（改变你的行动链）建立良好的习惯（改变你的行动链）结果导向结果导向策略优先策略优先行动快速行动快速写下想改变的习惯。写下想改变的习惯。写下你的目标。写下你的目标。列出习惯带来的问题。列出习惯带来的问题。列出改变习惯的好处。列出改变习惯的好处。奖励自己。奖励自己。坚持坚持2121天。天。回顾新的习惯行为回顾新的习惯行为建立良好的人际关系建立良好的人际关系倾听的艺术。倾听的艺术。保持

28、沟通管道的畅通。保持沟通管道的畅通。以合作代替争执。以合作代替争执。良好的人际关系。良好的人际关系。团队组织的时间管理与工作效率团队组织的时间管理与工作效率团队组织的时间管理与工作效率团队组织的时间管理与工作效率案例案例：华为的时间管理：华为的时间管理韵律原则韵律原则“韵律原则韵律原则”包括两个方面的内容：包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-maile-mail），），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；

29、要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。方，了解对方的行为习惯等。体质体质通过自我监测，发现并充分利用自己的高峰期通过自我监测，发现并充分利用自己的高峰期一般10-12点，需要充足的睡眠和营养充足的早餐（防止低血糖时间）下午3-5点，午餐不能太饱晚上10-11点，晚上不能太饱，绝不能沉迷于电视连续剧提升精力 按时睡觉和起床 少食多餐，每天5-6餐 每天吃早餐 每天喝48-64盎(ang)司水 工作90分钟短暂活动一下 每天进行身体锻炼 每星期2次力量训练 做自己

30、喜欢的事请回顾您的“时间管理评估问卷”。其实每一个问题都阐明了一个时间管理原则。每个人不可能同时都能做到那么多，但若每天坚持其中几条，每天节省10%的时间或更聪明地利用额外的30分钟，如此日积月累将产生令人吃惊的结果，并能产生成绩感和满意感。提示：提示：通过不浪费时间而在一天内完成更多事情通过不浪费时间而在一天内完成更多事情时间管理与工作效率时间管理与工作效率顺口溜顺口溜今天事情今天办，困难事情想法办；今天事情今天办，困难事情想法办；复杂事情梳理办，琐碎事情抽空办；复杂事情梳理办，琐碎事情抽空办；重要事情优先办，能办事情马上办；重要事情优先办，能办事情马上办；分外事情协助办，个人事情下班办；分外事情协助办，个人事情下班办；所有事情认真办，违法事情不要办！所有事情认真办，违法事情不要办！Thanks!Thanks!