李革增—行政秘书公文写作.ppt

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1、1聚成华企在线商学院行政秘书行政秘书公文写作公文写作讲师：李革增讲师：李革增2什么是公文 公文一般指行政机关：是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。-国家行政机关公文处理办法什么是商务公文？机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有规范格式和行文关系的公文。（文件）3商务公文写作一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写作的注意事项四、商务公文签发流程五、商务公文范本4一、主要的商务公文1.命令：机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的公文。2.议案：国家人大或常委会向大会提出，并请求大会予以审议的文书。3

2、.决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下属机构不适当的决定事项。4.通知：用于批转下属机构的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下属机构办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。5.公告 通告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文.6.通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。7.报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。8.请示：用于向上级机关请求指示、批准。9.批复：用于答复下属机构的请示事项。10.指示：上级领导机关对下级机关部署工作提出要求的下行文。11.函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答

3、复问题，向有关主管部门请求和答复审批事项。12.会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。工作总结、意向书、合同书、简介、说明书、请柬、各种法律文书等5二、公文的写作方法与技巧 1、写作规则2、写作的四条原则3、写作的用词特点4、写作程序5、写作内容61 1、写作规则、写作规则 1.1.在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）的行文关系，要根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机的行文关

4、系，要根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机关关不能越级请示和报告不能越级请示和报告。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。送上级单位。2.2.上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。直接报送主管部门处理。3.3.在行文时，公司内部之间对有关问题在行文时，公司内部之间对有关问题未经协商一致未经协商一致，不能各自向，不能各自向下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。4.“4.“请示请

5、示”应当应当一事一议一事一议，并只写一个主送机关，需要同时送其他，并只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。“报告报告”中不能夹带请示事项。中不能夹带请示事项。5.5.上行文时，不能以公司名义向上级机关负责人报送上行文时，不能以公司名义向上级机关负责人报送“请示请示”、“意见意见”和和“报告报告”。只有上级机关负责人直接交办的事项，才能直接向。只有上级机关负责人直接交办的事项，才能直接向上级机关负责人报送。上级机关负责人报送。76 6、成文日期以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责、成文日

6、期以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。人的签发日期为准。电报以发出日期为准。7 7、公文除、公文除“会议纪要会议纪要”和电报外，应当加盖印章。联合上报的公文，和电报外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。8 8、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外法规、规章

7、名称加书名号外，一般不用标点一般不用标点符号符号。标题。标题=发文机关发文机关+主要内容主要内容+文种文种9 9、印发机关和印发日期。印发机关统称本单位办公室或文秘部门，印发日期、印发机关和印发日期。印发机关统称本单位办公室或文秘部门，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。政府机关仅以版头和印章为标以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款；党的文件一般写落款，并必须写全称。志，不写落款；党的文件一般写落款，并必须写全称。1010、结构层次序数结构层次序数，要依次用，要依次用“一一”、“（一）（一）”、“1”1”、“（1 1）”。82、写作的四条原则第

8、一条是逻辑紧密。就是文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，不错乱，给人一种“针插不进、水泼不进”的感觉第二条是结构清晰。一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多个大的层次，每一个大的层次中要有若干小的层次，通过层次的排列，使结构清晰；二是层次的排列要有先后顺序，不能排错，必须按照内容的内在联系排列。第三条是内容表述正确。不能出现观点错误，如果把观点表述错了，那是严重的失职行为，也是领导不能允许的。所以，必须保证内容表述的正确性。一方面是所写的事实必须真实，不能有假；另一方面是按照内容的客观要求表达观点，企业公文中所表达的观点，并不是作者

9、个人的观点，而是内容本身就存在的，因此必须依据内容的客观要求表达观点。第四条是语言表达准确。一是要选择好语言表述形式，企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式，应当根据需要选用相应的表述形式；二是谴词造句要准确，必须根据所要表达的内容需要，选用恰当的词句表述内容；三是必须慎重使用形容词，企业公文不是文学作品，不能为了追求文章“生动”就大量的使用形容词，只有在确实需要的时候，才能使用形容词。93、用词特点a.简明 是指用词简单准确，不会造成误解b.准确 是指用词含义准确，不会造成误解c.朴实 是指用词通俗自然，恰如其分d.庄重 是指用词严肃端庄，不带感情色彩e.规范 是指用词符合语法

10、与逻辑要求104、写作程序自我提问：自我提问：a、写什么？、写什么？b、要达到什么目的？、要达到什么目的？c、采用什么文本？、采用什么文本？d、给谁看？、给谁看？e、要求对方做什么？、要求对方做什么？明确文书写作主旨明确文书写作主旨11自我提问：a.需要哪些资料信息？b.有哪些收集渠道？c.怎样收集？d.达到什么目的？收集资料信息收集资料信息125、写作内容A、有事而发，言之有物B、目的明确，为了解决某件事C、内容真实，不能虚拟D、内容实在，主要内容有：a.标题 b.题注 c.收件单位或个人 d.正文、导语、主体 e.结束语 a.附件或说明 b.落款、日期13三、商务公文其它注意事项 1、名称

11、：通稿统一、排列有序、使用简称2、数字规范：公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。3、计量单位的规范（不要混用）4、注意加盖印章时,要求印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。印章应距正文2-4mm，以防止添加文字。5 5、一般在“请示”公文中要

12、有附注，应当加圆括号标注即：联系人：*联系电话*）6 6、主题词的使用：必须按照主题词表标注，不是从标题中挑几个关键词，而是要从整个文章的宗旨去确定主题词。147、主送机关：顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党政军群的顺序排列，县四大家领导班子排序应为：县委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部委，县直机关各单位和各人民团体党委（

13、党组、总支、支部），汤泉池管理处党委”各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。8、附件：写在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字。格式为：附件：序号+标题+件数附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。写作“附件如文”、“附件份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。附件不

14、是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。15制发文件的程序和流程是：草拟部门内审核会签审核签发部门内复核登记文号、打印用印登记分发、办理存档四、商务公文签发流程四、商务公文签发流程 16五、商务公文范本 1、公文格式（示范）2、主要公文说明：。：17（一）公文找错：通知（一）公文找错：通知 会议性通知会议性通知大有公司通知大有公司通知资讯部员工：资讯部员工：鉴鉴于于资资讯讯部部员员工工目目前前对对业业务务还还不不熟熟练练，决决定定星星期期六六进进行行培培训训。详详情情请请见下表：见下表：其他事项：提供午餐其他事项：提供午

15、餐 特此通知特此通知大有公司资讯部（公章）大有公司资讯部（公章）2005年年3月月3日日 时 间 地 点 人 员 准备材料18 大有公司关于资讯部培训的通知大有公司关于资讯部培训的通知大有发200512号 资讯部员工：资讯部员工：鉴鉴于于资资讯讯部部员员工工目目前前对对业业务务还还不不熟熟练练，决决定定星星期期六六进进行行培培训。详情请见下表：训。详情请见下表：其他事项：提供午餐其他事项：提供午餐 特此通知特此通知大有公司（公章）大有公司（公章）二二0000五年三月三日五年三月三日 时 间地 点人 员 准备材料19报告是机关单位向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，以及答复上级机关询

16、问的陈述性公文。报告属上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本部门，本单位贯彻执行各项方针、政策、批示的情况，反映实际工作中遇到的问题，为上级机关制定方针、政策或者作出决策、发指示提供依据；也可以用来向上级机关陈述意见，提出建议，如针对本地区、本单位、本部门带有普遍意义或倾向性的问题，提示解决的途径，为上级机关当好参谋；还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌握情况的基础上，准确、有效地指导工作。但是，在日常公务活动中，一些行政机关单位尤其是企事业基层单位，往往把“报告”与“请示”相混淆。2000年8月20日，国务院关于发布国家行政机关和公文处理办法，

17、明确地将“请示”和报告作为两类两种公文。（二）公文范例：（二）公文范例：报告报告20报告的特点：（一）行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文，旨在为上级机关提供情况，不需要受单位批复，属单向行文。（二）表达的陈述性。报告用于汇报工作、反映情况。具体地陈述本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策的情况，某一阶段做了哪些工作，怎样开展的，取得了哪些成绩，存在什么问题，表达手法是叙述和说明。21报告的分类根据性质的不同，报告可分为综合报告和专题报告两种；根据时间期限的不同，可分为定期报告和不定期报告两种；根据内容不同，可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。需要说明的是，有些专业部

18、门使用的报告文书，例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”等，虽然标题也有“报告二字，但其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告不同，不属于行政公文范畴，不应与之混淆。按内容划分的几种报告：（一）工作报告。是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。如国务院所作政府工作报告，在省会议上所作的计划生育工作报告。（二）情况报告。是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。22（三）建议报告。是指根据工作中的情况动向和存

19、在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。（四）答复报告。是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。（五）递送报告。是以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。23报告的结构、内容和写法报告一般由首部、正文和尾部组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。主要包括标题和主送机关两个内容。报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成，如部关于抗灾救灾工作情况的报告；另一咱是由事由和文种构成，如政府工作报告等。报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。顶格写于文首、其后用冒号。24（二）正文。报告正文的结构一般由

20、开头、主体和结语等部分组成。1、开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文。2、主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。3、结语。根

21、据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。25（三）尾部。一般包括署名和成文时间两项内容关于署名，如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。五、撰写报告应注意的问题（一）严格使用文种，尤其应当注意不要与请求混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。（二）材料要真实。向上

22、级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（三）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。26例文:答复报告市人民政府关于治理河水质污染的问题的报告省人民政府：省政府转来委员会提出的关于河水质污染状况的报告，经市委政府研究，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：一、解决河水质污染问题的关键是尽快建成区污水处理厂（略）二、热电厂的粉煤炭也是

23、污染源之一。解决方案（略）三、略。市人民政府（盖章）一九年月日 27（二）公文范例：会议记录会议记录：格式会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。记录头的内容有：1会议名称；2会议时间；3会议地点；4会议主席（主持人）5会议出席、列席和缺席情况；6会议记录人员签名。28要求 会议记录的要求归纳起来主要有两个方面，一个是速度要求，一个是真实性要求。速度要求；真实性要求真实性要求的具体含义是：1准确。不添加，不遗漏，依实而记。2清楚。首先是书写要清楚，其次，记录要有条理。3突出重点。会议记录应该突出的重点有：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。29“教育是为美好生活作准备！教育是为美好生活作准备！”斯宾塞斯宾塞Thanks！