时间管理高效.ppt

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1、管理时间管理自己课程心理准备时间管理的必须时间管理的必须1、时间紧，任务重，压力大，没有时间学习和休闲2、做到骨干，管理层，但缺少安全感，每天都很忙3、一大堆的计划，等到晚上，很多重要的事情都没有作4、总是被计划外的、意外的因素干扰我们希望我们希望（）控制时间，而不是被时间所控制。利用好时间管理，变被动为主动，由自己来操纵时间。（）能够减轻工作压力，能够留出更多的时间，从容地安排。（）可以节约时间。（）利用相同的时间，更加专注于做重要的事情。（）利用好时间管理，可以提高工作效率，改善工作的质量。（）平衡时间，掌握好利弊，进行有效工作。小游戏小游戏一寸光阴一寸金一寸光阴一寸金一寸光阴一寸金一寸光

2、阴一寸金时间的意义时间的意义管理时间，就是管理行为，管理行管理时间，就是管理行为，管理行为，其背后是对我们情绪、假设和核为，其背后是对我们情绪、假设和核心信念的管理。心信念的管理。选择的标准选择的标准什么样的事情是你优先选择做的，请在你认可的情况前打什么样的事情是你优先选择做的，请在你认可的情况前打喜欢做的事情喜欢做的事情熟悉的事情熟悉的事情容易做的事情容易做的事情花费时间少的事情花费时间少的事情已经排定时间的事情已经排定时间的事情资料齐全的事情资料齐全的事情经过筹划的事情经过筹划的事情上级临时交代的事情上级临时交代的事情别人的事情别人的事情有趣的事情有趣的事情紧急的事情紧急的事情 一、时间的

3、特性一、时间的特性 无弹性无弹性 非储存非储存 无替代品无替代品 非转借非转借 非买卖非买卖 公平性公平性 客观性客观性时间的客观和主观时间的客观和主观时间的公平和不公平时间的公平和不公平2007年年2月月7日日8日日2007年年2月月7日日8日日能不能控制全部时间能不能控制全部时间被动时间（被动时间（ResponseTimeResponseTime）可支配时间（可支配时间（DiscretionaryTimeDiscretionaryTime）时间管理的途径时间管理的途径第一个途径是优先计划管理，就是把事情按照目标来进行优先第一个途径是优先计划管理，就是把事情按照目标来进行优先设定，优先计划管

4、理可以使事情井井有条，不忙不乱。设定，优先计划管理可以使事情井井有条，不忙不乱。第二个途经是自我组织管理，主要是通过调整自身的工作方式第二个途经是自我组织管理，主要是通过调整自身的工作方式和方法来实现工作效率。和方法来实现工作效率。怎样把控时间怎样把控时间时间的四则运算时间的四则运算：找出隐藏时间：找出隐藏时间：减少无谓的时间浪费：减少无谓的时间浪费：提高工作成效：提高工作成效：根除浪费时间习惯：根除浪费时间习惯 沟通管理沟通管理怎样把控时间怎样把控时间计划表有三个组成部分：计划表有三个组成部分：（）时间已具体确定的会谈、会议（）时间已具体确定的会谈、会议（）时间没有具体确定的待处理事项（）时

5、间没有具体确定的待处理事项（）电话、记录等信息（）电话、记录等信息具体操作步骤：具体操作步骤：（）把已确定的会谈、会议安排到日程中；（）把已确定的会谈、会议安排到日程中；（）把待做的事项列表，标明所需时间和、（不可授（）把待做的事项列表，标明所需时间和、（不可授权，可授权）；权，可授权）；（）把待做的事项安排到日程表中，注明所需文件出处；（）把待做的事项安排到日程表中，注明所需文件出处；（）做完的事项勾掉。（）做完的事项勾掉。二、浪费时间的主要因素二、浪费时间的主要因素及解决办法及解决办法“电电 话话”比工作重要比工作重要 害怕冒犯别人害怕冒犯别人 喜欢旁听别人接打电话喜欢旁听别人接打电话（希

6、望保持消息灵通）（希望保持消息灵通）自我膨胀自我膨胀 社交乐趣社交乐趣（逃避工作的（逃避工作的 借口）借口）过虑过虑 转接转接 速办速办 统一时间统一时间“社交闲谈社交闲谈”OAOA办公办公 站立站立 过虑过虑 学会说学会说“不不”“会会 议议”会而不议 议而不决 决而不做没有会后追踪不能准时 脱离议题没有目的和议程资料准备不足参加人（该到的未到）外来干扰“会议组织者要用80的时间准备会议”“不速之客不速之客”站立站立婉转谢绝婉转谢绝交给其他相关人员交给其他相关人员另行约定另行约定“沟通不良沟通不良”原因原因 办法办法没有沟通意识没有沟通意识 沟通方式沟通方式 （邮件电话口头微笑等邮件电话口头

7、微笑等）没有去做沟通没有去做沟通 尊重接纳别人（倾听）尊重接纳别人（倾听）目的不明确目的不明确 学习沟通的字眼学习沟通的字眼无效沟通无效沟通 用开放的心理用开放的心理沟通不善沟通不善 “沟通是提高团队生产力的关键！沟通是提高团队生产力的关键！”“进度失控进度失控”原因原因 办法办法不明白事情重要性不明白事情重要性 什么事什么事 什么人什么人 什么时间什么时间顺其自然顺其自然 什么方式完成什么方式完成交代下去工作就忘了交代下去工作就忘了 随时提交进度报告随时提交进度报告管理部门就是管理你的下属处理事务的时间和结果！管理部门就是管理你的下属处理事务的时间和结果！“资料不全资料不全”排出优先顺序排出

8、优先顺序作出标准或系统（麦当劳）作出标准或系统（麦当劳）分类保管分类保管“不会拒绝不会拒绝”为了你的目标为了你的目标为了你的生产力为了你的生产力为了你的效益为了你的效益要学习、练习、习惯在适当的时候说要学习、练习、习惯在适当的时候说“不！不！”“拖拖 延延”“小张的报告小张的报告”明天吧！明天吧！明天吧！分析案例：“任经理的一天”浪费时间的根本原因在于自己！浪费时间的根本原因在于自己！四、有效管理时间“五字真言”快定计划快快定计划快 行动快行动快准瞄准目标，采取行动准瞄准目标，采取行动空暂时清空，为了去接收更多新信息空暂时清空，为了去接收更多新信息多进修多进修 沟通沟通 反省反省 休息休息闲休

9、息是为了更好的工作闲休息是为了更好的工作 娱乐娱乐 休闲是为了放松心情，从而休闲是为了放松心情，从而提高工作效率，做出更正确的决策提高工作效率，做出更正确的决策五、时间管理的法则五、时间管理的法则（一）设定目标（一）设定目标 请问：你想成功吗？请问：你想成功吗？成功目标成功目标理理由由让生活有方向，充实、快乐克服懒惰，积极向上产生热忱（尤其销售）区别轻重缓急，产生最大价值提高生产力，成长进步设设定定目目标标的的原原则则SMARTSMARTS-具体的M-可以计量的A-可以达成的R-合理的T-有时间性的把把目标目标白纸黑字写下来！白纸黑字写下来！说出你一生最想完成的三件事说出你一生最想完成的三件事

10、 第一件：第二件：第三件：（二）分清轻重缓急（二）分清轻重缓急 最重要的、最能产生生产力的事情“生命中的鹅卵石生命中的鹅卵石”把握自己的时间把握自己的时间轻轻 vsvs 重重时间管理的四象限时间管理的四象限紧急的紧急的紧急的紧急的重要的重要的不紧急的不紧急的不重要的不重要的重要的重要的时间管理的策略时间管理的策略第一象限的事情应该首先做应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上，应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上，这样就可以从容地处理各种问题了这样就可以从容地处理各种问题了第三象限的事尽量少做第四象限的事最好别做把握自己的时间把握自己的时间缓缓 vsvs 急急处理原则处理原则1 1、不

11、要成为、不要成为“紧急紧急”的奴隶。分清轻重缓急的奴隶。分清轻重缓急2 2、如何设定优先顺序？1、我必须做什么？是否必须做？是否必须由我做？2、什么能产生最大生产力？“勤奋”一词的变化 日本企业对加班加点员工看法的转变 3、什么能给我最大满足？“均衡”“短期目标和长期目标的结合短期目标和长期目标的结合”时间管理要诀二管理好你的管理好你的2080的财富为的财富为20的人所拥有的人所拥有（三）运用（三）运用2020、8080法则法则 这是一条黄金法则这是一条黄金法则 2020的事情产生的事情产生8080的生产力的生产力 2020的人创造并拥有着的人创造并拥有着8080的财富的财富 2020的客户产

12、生的客户产生8080的效益的效益 奥斯卡的票房中，奥斯卡的票房中，2020的影片产生的影片产生8080的票房的票房 如何做？如何做？重新审视自己的时间表，尽量压缩低价值时间；重新审视自己的时间表，尽量压缩低价值时间；让更多的时间去做有价值的事情！让更多的时间去做有价值的事情！“让没有价值的事情见鬼去吧！让没有价值的事情见鬼去吧！”（四）善待时间（四）善待时间 谁扛走了富翁的箱子？谁扛走了富翁的箱子？点金：时间会在不知不觉中溜走，觉醒时已经晚了；我们无法延长自己的生命，但可以提升生命质量；生命是由时间组成的，过去现在未来 善待时间善待生命善待时间善待生命 时间管理要诀一时间管理要诀一4Ds4Ds

13、原则原则Do it now（要自己做的）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。Delegate it（可授权的）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Do it later（稍后再办的）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。Dont do it（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管时间管理要诀三时间管理要诀三少小不努力少小不努力老大老大徒徒伤悲伤悲我要跑的比你快！我要跑的比你快！我要跑的比你快！我要跑的比你快！我要跑的比你快！我要跑的比你快

14、！我要跑的比你快！我要跑的比你快！明确目标明确目标立即行动立即行动体会时间的价值，珍惜时间的价值体会时间的价值，珍惜时间的价值想要体会一年有多少价值，你可以去问一个失败重修的学生想要体会一年有多少价值，你可以去问一个失败重修的学生想要体会一月有多少价值，你可以去问一个不幸早产的母亲想要体会一月有多少价值，你可以去问一个不幸早产的母亲想要体会一周有多少价值，你可以去问一个定期周刊的编辑想要体会一周有多少价值，你可以去问一个定期周刊的编辑想要体会一小时有多少价值，你可以去问一对等待相距的恋人想要体会一小时有多少价值，你可以去问一对等待相距的恋人想要体会一分钟有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅人

15、想要体会一分钟有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅人想要体会一秒钟有多少价值，你可以去问一个死里逃生的幸运人想要体会一秒钟有多少价值，你可以去问一个死里逃生的幸运人活动日志（活动日志（Action LogAction Log）管理者如何判别您们利用自己时间的有效程度管理者如何判别您们利用自己时间的有效程度选择一段时间用活动日志（选择一段时间用活动日志（ActionLogActionLog）的形式记录你们每天的各种活动的形式记录你们每天的各种活动对收集到的数据进行评估对收集到的数据进行评估活动日志活动日志 姓名 日期 分析您的日志分析您的日志一旦您记了几天的日志，就可以分析了。您也许会惊讶地看到你在处理一些小事情上花费了大量的时间您也许会看到您在一天中的某个时候精力充沛，其他时间精力差一点，这将由您中间休息，吃饭次数和数量，营养的质量决定活动日志给您分析这些变数提供了一种基础