房地产公司行政管理流程优化.pdf
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1、-0-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.行政管理行政管理流流程优化设计程优化设计20082008年年1212月月-1-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.流程框架流程框架行政管理行政管理(AD)(AD)后勤管理后勤管理会议接待会议接待文档管理文档管理日常行政事务管理日常行政事务管理ADAD-040040公务接待公务接待ADAD-010 010 规章制度管理规章制度管理ADAD-080080低值易耗品管理低值易耗品管理ADAD-050050会议管理
2、会议管理ADAD-020020印章管理印章管理ADAD-060060公文管理公文管理ADAD-090090差旅管理差旅管理ADAD-070070档案管理档案管理ADAD-100100车辆管理车辆管理ADAD-030030服务类供应商选择服务类供应商选择-2-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.流程逻辑概览流程逻辑概览二级流程二级流程三级流程三级流程工作逻辑工作逻辑上游流程上游流程下游流程下游流程对比泛海现对比泛海现状状日常行政事务管理AD-010规章制度管理集团公司系统内规章制度因公司内外环境资源的变化,引起规章制度不断
3、优化的过程。职能策略制定/调整档案管理、网络信息发布、其他相关流程增加AD-020印章管理规范集团公司系统内部印章的刻制、日常使用、停用注销等印章管理的相关工作收购兼并、项目公司成立档案管理规范AD-030服务类供应商选择集团公司系统内部监理公司、外部审计机构、律师事务所、软件公司等相关服务类供应商按金额及事件大小采用招标及内部推荐方式进行选择。相关流程合同法务管理增加会议接待AD-040公务接待规范集团公司内部依据月度工作安排进行的计划性公务接待及未提前通知或在计划范围内的临时性公务接待情况月度计划预算编制付款管理、档案管理规范AD-050会议管理规范集团公司较正式会议的工作程序如总裁办公会
4、、董事会从提出会议计划到会议结束跟踪反馈会议中问题情况的解决流程。月度计划预算编制档案管理规范-3-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.流程逻辑概览流程逻辑概览二级流程二级流程三级流程三级流程工作逻辑工作逻辑上游流程上游流程下游流程下游流程对比泛海现对比泛海现状状文档管理AD-060公文管理各部门及项目公司以公文形式上报等待集团领导批示相关问题意见及接收集团公司出台的集团系统内部遵循的公文性文件。无档案管理规范AD-070档案管理规范除会计档案外其它所有档案从档案按期收集整理归档,日常档案保管及档案按期审批注销的管理工作
5、。其他相关流程部门/项目公司绩效管理修订后勤管理AD-080低值易耗品管理各职能部门申请、使用、归还低值易耗品,及各级行政职能部门对低值易耗品日产保管及验收的工作程序。月度计划预算编制账务管理、付款管理规范AD-090差旅管理出差事项按出差按级别、出差所在地、出差是否预算计划内须向不同授权人提交申请,办理相关借款,出差事项结束后报销的管理工作。无付款管理修订AD-100车辆管理集团系统购置的所有机动车辆的购置、使用及维护、车辆保险办理及日常车辆运行发生的费用等。资产取得、使用及维护付款管理规范-4-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights re
6、served.ADAD-010010 规章制度管理规章制度管理ADAD-010 010 规章制度管理行政人事部其他部门及项目公司环境资源分析职能优化分析职能优化建议行政职能优化建议书规章制度修改董事会审议AD-070档案管理规章制度接收征求相关部门及项目公司意见SP-030职能策略制定/调整其他相关流程ITIT-090090网络信息发布各职能部门审核制度汇编更新规章制度原制度废止风险控制部 审核-5-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.ADAD-010010 规章制度管理规章制度管理流程内容流程内容详细说明详细说明适用范
7、围适用范围本流程适用于集团公司系统内规章制度制定或因公司内外环境资源的变化,引起规章制度不断更新的过程流程目标流程目标规章制度流程的标准化规章制度的规范性、科学性、高效性流程责任部门流程责任部门行政人事部及其他制度制订部门重点活动说明重点活动说明环境资源分析:学习公司管理的先进方法,分析先进管理方法应用的必备条件分析公司管理的现状、存在改善的空间,以及公司业务的发展对各项管理具体提出了哪些要求职能优化分析:结合环境资源分析,对公司整体管理职能方面的问题、改善空间进行分析,以及管理职能在公司业务发展中的定位进行分析归纳职能优化建议:公司各部门、项目公司对本部门管理的现状、问题进行描述,并对管理职
8、能方面的优化提出建议规章制度修改:结合职能优化的分析,修改、完善规章制度,提高规章制度的科学性、高效性,行文的规范性、准确性审批:行政人事部审批制度行文的规范性及与各其他职能部门制度不存在矛盾;项目公司办公室除以上审批外要审批制度是否符合集团公司对应制度总则规章制度接收:行政人事部已经通过审批的规章制度与流程下发到公司各部、项目公司,项目公司据此进行日常管理。如果在日常管理中与流程有出入,应本着提高效率、控制风险的原则,进行流程与制度的微调,并在职能优化建议中提出改进建议,在全公司推广关键控制点关键控制点各项规章制度的优化需征询相关部门及项目公司意见各项规章制度的优化需经风控部审核重要规章制度
9、的优化全部要经董事会审议通过更新后的规章制度原制度废止相关文档相关文档行政职能优化建议书制度汇编-6-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.ADAD-020020 印章管理印章管理ADAD-020 020 印章管理-刻制主管副总项目公司申请刻章刻制印章审批单审核、审批办理印章刻制保管印章颁发印章启用文件启用印章通知印章保管员办理备案手续项目公司印章制作的权限就在项目公司在集团公司备案即可是否丢失报告办公室挂失、公告、补刻等是否续相关文件或会议纪要依据CI标准办理印章刻制IM-030收购兼并IM-110 项目公司成立上报集团
10、备案颁发印章启用文件启用印章通知印章管理办法行政人事部-7-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.ADAD-020020 印章管理(续)印章管理(续)ADAD-025 025 印章管理-使用印章使用部门印章使用申请印章使用审批表审批、签字相关负责人登记、办理用印手续印章使用登记簿加盖空白公文章将已用公文复印件及空白原件交归印章保管员资料存档或销毁印章保管员印章外带审批单随行监督印章交接续盖印主管副总/总裁印章管理制度需携带印章外出或加盖章之空白公文加盖章之空白文本携带印章外出印章交接印章使用特殊情况处理否是根据印章使用的方
11、式和用途不同相应审批权限不同印章使用登记簿AD-070档案管理-8-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.ADAD-020020 印章管理(续)印章管理(续)ADAD-02028 8 印章管理-失效项目公司印章停用审定是否销毁 办理印章失效相关手续归还印章机构撤销等印章是否销毁销毁并填写记录印章销毁记录表旧印处理批复旧印留存是否主管副总印章停用或销毁备案印章停用销毁证明发布印章停用通知行政人事部-9-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.ADAD-02
12、0020 印章管理印章管理流程内容流程内容详细说明详细说明适用范围适用范围该流程适用于规范集团公司系统内部印章的刻制、日常使用、停用注销等印章管理的相关工作流程目标流程目标印章使用的规范化印章使用的安全性、合规性,保障公司的利益流程责任部门流程责任部门行政人事部重点活动说明重点活动说明申请刻章、办理印章刻制:集团公司的印章刻制(包括公司章与部门章)统一由行政人事部办理。项目公司的印章刻制由项目公司项目公司行政事务管理部门统一办理保管印章:公司章由各级行政事务管理部门负责保管,部门章和项目公司章分别由各部门、项目公司行政岗负责保管登记、办理用印手续:各级公司行政部门负责公司印章使用的登记与用印手
13、续,总部各部门行政管理岗负责部门内部印章使用的登记与用印手续需携带印章外出或加盖章之空白公文:各级公司行政部门负责公司印章使用的登记,总部各部门行政管理岗负责部门内部印章使用的印章使用登记归还印章:公司总部的失效印章(包括公司章与部门章),应统一交各级行政部门处理关键控制点关键控制点项目公司印章刻制须上报集团公司备案集团公司申请印章刻制须经行政人事部副总审批申请使用印章时根据印章使用的方式和用途不同相应审批权限不同发出印章停用通知印章是否销毁须经行政人事部副总审批相关文档相关文档印章管理办法刻制印章审批单启用印章通知印章使用审批表印章外带审批单印章使用登记簿印章停用销毁证明旧印处理批复印章销毁
14、记录表-10-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.ADAD-0 03030 服务类供应商选择服务类供应商选择ADAD-0 03030 服务类供应商选择服务类供应商选择责任部门其他相关部门及项目公司主管副总是否联合评标、确定中标单位中标审批单审批审批收标通知中标单位制定服务类供应商选择方案配合发标入围公司名单是否进行公开招标?制定招标文件、联合调研资审发标提供相关信息支持服务类供应商选择方案比选供应商、洽商合作条件相关流程AL-090 合同法务管理-11-Copyright 2008 Deloitte Consulting
15、.All rights reserved.ADAD-0 03030 服务类供应商选择服务类供应商选择流程内容流程内容详细说明详细说明适用范围适用范围本流程适用于集团公司系统内部咨询公司、外部审计机构、律师事务所、软件公司等相关服务类供应商选择流程目标流程目标规范重要服务类供应商选择,控制服务类供应商的质量在各种服务类供应商选择过程中,除了各专业部门负责主要工作外,行政部门应该视涉及金额和重要程度进行不同程度的参与,保证整个过程的合规流程责任部门流程责任部门涉及到服务类供应商选择的相关部门重点活动说明重点活动说明制定服务类供应商选择方案:在公司经营过程中出现需要第三方提供咨询或协助的情况,相关部
16、门应明确选择供应商的目的并制定相应的选择方案制定招标文件、联合调研资审:对大型服务类供应商的选择必须采用招标的方式,根据此次供应商选择的目的制定招标文件,并组成招标小组对投标单位进行调研和资格审查联合评标、确定中标单位:负责该次招标的招标小组将最终入围的供应商名单进行联合评标/最终确定中标单位行政部在确定供应商名单和确定中标单位两个关键环节要对工作过程的合规性和结果的公正性进行审视关键控制点关键控制点服务类供应商选择方案经主管副总审批中标单位经主管副总审批相关文档相关文档服务类供应商选择方案入围公司名单中标审批单-12-Copyright 2008 Deloitte Consulting.Al
17、l rights reserved.ADAD-040040 公务接待公务接待ADAD-0 04 40 0 公务接待主管副总了解来宾情况来宾接待备忘录制定接待计划接待计划审批表审批接待费用报销接待活动资料存档月度预算SP-070 月度计划预算编制接待部门月度预算接待管理制度通知各部门准备接待通过 落实接待计划未通过审批通过未通过协助接待部门完成接待工作AD-070档案管理FA-130付款管理行政人事部-13-Copyright 2008 Deloitte Consulting.All rights reserved.ADAD-040040 公务接待公务接待流程内容流程内容详细说明详细说明适用范围
18、适用范围本流程适用于规范依据月度工作安排进行的计划性公务接待及未提前通知的临时性公务接待情况流程目标流程目标公务接待工作的规范化树立良好的公司形象流程责任部门流程责任部门行政人事部重点活动说明重点活动说明了解来宾情况:各部门根据自己的月度工作计划中要进行的公务接待事项提前与被接待单位沟通了解即将接待的来宾情况如人数、时间、内容等,临时性接待任务应按接待审批程序口头请示公司领导,同意后先执行接待任务事后及时补办相关手续制定接待计划:根据月度计划确定接待来宾的情况后,制定出来宾到访后的具体接待计划审批:行政人事部根据集团公司的接待管理制度对接待计划进行审批,主管副总主要依据本月该部门的预算情况审批
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- 房地产公司 行政管理 流程 优化
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