美世-海航商业职位说明书撰写培训材料.pdf

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1、海航商业控股有限公司职位说明书撰写培训海航商业控股有限公司职位说明书撰写培训2009年07月14-15日美世美世.中国中国1Mercer内容概要内容概要?职位说明书职位说明书什么是职位说明书什么是职位说明书如何撰写精确适用的职位说明书如何撰写精确适用的职位说明书?职位说明书撰写的步骤与后续安排相关事项职位说明书撰写的步骤与后续安排相关事项2Mercer什么是职位？什么是职位？职位是职位是职位是职位是:一个组织结构的基本单位一个组织结构的基本单位它属于组织，而不属于职位任职者它属于组织，而不属于职位任职者以结果为导向以结果为导向 职位一定有产出职位一定有产出动态的，而又是相对稳定的动态的，而又是

2、相对稳定的3Mercer当一个员工流动时，他带走的是他的管理风格、解决问题的能力和绩效表现水平。他留下来的是他所处职位的当一个员工流动时，他带走的是他的管理风格、解决问题的能力和绩效表现水平。他留下来的是他所处职位的“功能功能”、工作的范围和应担负的职责。换句话说，他的职位仍然存在。、工作的范围和应担负的职责。换句话说，他的职位仍然存在。职位与任职者的关系职位与任职者的关系4Mercer职位说明书是职位说明书是?一个描述的过程：一个描述的过程：（职位描述是明确组织为了实现其经营战略，按最有效方式配置的职能、职责和结构的一个过程）分析与识别检验与确认撰写与更新?一份职责清单：一个职位的所有相关职

3、责的清晰列表一份职责清单：一个职位的所有相关职责的清晰列表?一个管理工具：一个管理工具：准确的描述职位现状被任职者与主管共同接受，消除管理层与任职者对职位理解的偏差为职位评估提供准确信息指出对职位期望的目标和结果，将作为个人目标设定与业绩考核的基础为职位能力需要与开发提供有用的信息为遴选适当的任职者提供要求5Mercer典型的职位说明书内容典型的职位说明书内容1.基本信息基本信息2.职位目的职位目的3.职位规模职位规模4.工作交互关系工作交互关系5.主要职责与评价标准主要职责与评价标准6.职位的任职资格要求职位的任职资格要求海航商业职位说明书模板海航商业职位说明书模板第二页第二页第一页第一页6

4、Mercer第一部分：基本信息第一部分：基本信息填写说明填写说明指直接上级职位的任职者姓名直接上级姓名直接上级姓名7指职位说明书定稿、或者修改与更新的时间编写编写/更新时间更新时间8指该职位直接汇报工作的上级职位名称职级上级职位职级上级职位6该职位目前任职者姓名任职者姓名任职者姓名5暂不填写暂不填写直接上级签名直接上级签名10暂不填写暂不填写任职者签名任职者签名9指职位的实际名称职位职位4指职位所处的部门名称，需细化到组别，如计划财务部/预算管理中心、综合管理部/后勤服务室等部门部门/组组3指职位所处的海航商业内的单位名称，如民生百货总部或民生百货解放路店等单位单位2供人力资源部统一管理文件用

5、，建议的格式是：XX(单位代码)-XX(部门代码)-XX(职位代码)，暂不填写暂不填写编码编码1填写说明填写说明填写项目填写项目序号序号职位信息职位信息，帮助在组织的大背景下识别职位，帮助在组织的大背景下识别职位?该职位的名称?该职位所在的组织?该职位的上级职位关系7Mercer第二部分：职位目的第二部分：职位目的填写说明填写说明职位目的职位目的，主要回答，主要回答“职位存在职位存在”的三个问题：的三个问题：?职位为什么为什么存在？?职位的存在有什么限制条件限制条件？?职位如何如何存在？职责综述职责综述职责综述职责综述职位为什么存在？职位为什么存在？职位为什么存在？职位为什么存在？职位如何存在

6、？职位如何存在？职位如何存在？职位如何存在？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？“为了为了”“为了为了”“（做）（做）”“（做）（做）”“根据根据”“根据根据”市场份额、利润、销售、数量、质量、服务市场份额、利润、销售、数量、质量、服务市场份额、利润、销售、数量、质量、服务市场份额、利润、销售、数量、质量、服务组织、指导、制定、计划、操作组织、指导、制定、计划、操作组织、指导、制定、计划、操作组织、指导、制定、计划、操作政策、原则、方针、监督政策、原则、方针、监督政策、原则、方针、监督政策、原则、方针、监督主要内容主要内容主要

7、内容主要内容思考角度思考角度思考角度思考角度填写参考填写参考填写参考填写参考8Mercer第二部分：职位目的第二部分：职位目的填写示例与要点填写示例与要点填写要点：填写要点：?按照“三段论三段论”的格式进行填写，即，“为了为了，根据，根据，（做），（做）”?对于“为了”的填写，要符合职位所在的组织层面与主要职责定位，即，填写的是职位的直接直接目的或直接产生、直接影响、直接控制的结果?对于“（做）”，填写的是职位核心职责的概括与提炼概括与提炼，应体现完成职位目的所履行的核心职责内容，而非罗列所有的职责；在描述中，需准确把握动词动词的使用，以体现本职位在此职责中的角色?“职位目的”可在开始时撰写，

8、也可在职责描述完成后总结示例示例为了确保员工薪酬福利计算的科学性和分配的公平性，根据国家人力资源部颁布的薪酬福利政策法规和公司薪酬策略与制度，拟定薪酬福利管理办法，拟定与跟踪薪酬与福利预算，计算与发放总部与南昌工厂员工工资，复核赣州与于都分公司薪酬发放数据，申报员工所得税，缴纳福利保险项目，并定期分析人工成本，编写人工成本分析报告。为了确保员工薪酬福利计算的科学性和分配的公平性，根据国家人力资源部颁布的薪酬福利政策法规和公司薪酬策略与制度，拟定薪酬福利管理办法，拟定与跟踪薪酬与福利预算，计算与发放总部与南昌工厂员工工资，复核赣州与于都分公司薪酬发放数据，申报员工所得税，缴纳福利保险项目，并定期

9、分析人工成本，编写人工成本分析报告。薪酬福利专员薪酬福利专员二、职位目的二、职位目的9Mercer第二部分：职位目的第二部分：职位目的“三段论三段论”示例示例职位为什么存在？职位为什么存在？职位为什么存在？职位为什么存在？职位如何存在？职位如何存在？职位如何存在？职位如何存在？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？为了为了最大限度地利用销售资源，增加销售额，提高重要客户贡献率最大限度地利用销售资源，增加销售额，提高重要客户贡献率重要客户销售经理重要客户销售经理在指定的销售区域内在指定的销售区域内,根据根据公司销售政策与策略公司销

10、售政策与策略制定制定所负责产品的销售策划案和具体目标，所负责产品的销售策划案和具体目标，监督和领导监督和领导销售代表完成销售目标，销售代表完成销售目标，建立建立市场信息渠道，市场信息渠道，建立和持续维护建立和持续维护新老客户关系新老客户关系示例示例10Mercer第二部分：职位目的第二部分：职位目的“三段论三段论”示例示例职位为什么存在？职位为什么存在？职位为什么存在？职位为什么存在？职位如何存在？职位如何存在？职位如何存在？职位如何存在？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？职位的存在有什么限制条件？为了通过科技手段提高工作效率与生产率为了通过科技手段

11、提高工作效率与生产率计算机维护主管计算机维护主管在公司经营目的及政策限制下在公司经营目的及政策限制下向公司各部门向公司各部门提供提供有关电脑管理及信息沟通服务的有关电脑管理及信息沟通服务的建议建议职位目的不够直接职位目的不够直接限制条件不够具体限制条件不够具体不是职位的主要职责不是职位的主要职责为了确保公司计算机正常运转与网络安全为了确保公司计算机正常运转与网络安全根据公司计算机设备与网络管理办法根据公司计算机设备与网络管理办法组织计算机维护员及时解决计算机问题，并定期检查网络安全状况组织计算机维护员及时解决计算机问题，并定期检查网络安全状况修改建议修改建议修改建议修改建议修改建议修改建议示例

12、示例11Mercer第三部分：职位规模第三部分：职位规模填写说明填写说明职位规模职位规模，即，能适当反映职位职责大小的相关数据：，即，能适当反映职位职责大小的相关数据：?财务：财务：主要指职位在工作中所需承担的业务指标或者所赋予的审批权限?非财务：非财务：指职位所管辖的下属人数填写要点：填写要点：?该项内容针对的是管理类职位?财务：主要填写年度销售目标、毛利额、年度费用预算等方面的数据?非财务：主要填写直接下属和/或间接下属的员工人数12Mercer第四部分：工作交互关系第四部分：工作交互关系填写说明填写说明工作交互关系工作交互关系，即，职位的工作网络：，即，职位的工作网络：?内部：内部：在工

13、作中，该职位与其所在组织内部其所在组织内部有直接直接关联的机构/职位?外部：外部：在工作中，该职位与其所在组织外部其所在组织外部有直接直接关联的机构填写要点：填写要点：?对内：海航商业控股有限公司及海航集团之内，包括本部各部门、各间门店之间的工作联系，都属于内部联系?对外：海航商业控股有限公司及海航集团之外的机构之间发生的工作联系，都属于外部联系?这些工作关系机构/职位应该是该职位履行其职责需要直接联系直接联系的机构/职位?请将职位的直接上级和下级职位（如有）填写在“内部”区域的左方，即“3”与“4”的位置?如果对内或对外工作联系的机构/职位比较多，可以适当分类与归纳?并不是每个职位都有外部联

14、系机构，应根据该职位实际的工作情况填写13Mercer第四部分：工作交互关系第四部分：工作交互关系填写示例填写示例人力资源总监人力资源总监HRDGeneral Manager1、总经理、总经理Government政府机关HR Association人力资源协会HR Consultant人力资源顾问External Service外部服务机构Applicator应聘者Subsidiary4、直接下属、直接下属HR VP3、集团人力资源副总裁、集团人力资源副总裁EXTERNAL外部外部EXTERNAL外部外部HR Manager6、子公司人力资源经理、子公司人力资源经理Finance Direct

15、or5、财务总监、财务总监Sales Director2、销售总监、销售总监14Mercer第五部分：主要职责第五部分：主要职责填写说明填写说明主要职责主要职责，即，职位主要承担的责任范围：，即，职位主要承担的责任范围：?职责定位?主要工作内容填写说明填写说明：?对于“主要职责范围”的填写，用一个词组或短语词组或短语提炼出每一项工作职责?对于“主要工作内容”的填写，以动词动词开头，详细描述主要的工作内容?原则上，对工作职责的描述，要符合一定的逻辑性逻辑性?业务部门职位：一般按所负责的工作流程工作流程排列?职能部门职位：一般按所负责的职能模块职能模块排列?部门负责人：一般从宏观到微观顺序排列，如

16、“计划工作流程计划工作流程具体模块部门管理具体模块部门管理”等评价标准评价标准(定量定量/定性定性)主要职责范围主要职责范围序号序号五、主要职责五、主要职责15Mercer第五部分：主要职责之第五部分：主要职责之“主要职责范围主要职责范围”填写示例与要点填写示例与要点填写要点：填写要点：?将相关内容填入职位说明书之后，要整体审核整体审核该职位的主要职责是否已含括到该职位说明书中，并在语言表述上进一步梳理?对“主要职责范围”的描述，需要使用比较具体的具体的行为动词行为动词体现不同层级职位的职责与权限，尽量避尽量避免用比较免用比较“模糊的模糊的”动词去概括，如负责、参与等动词去概括，如负责、参与等

17、?列出的职责应控制在58项示例示例培训管理培训管理为了提高员工的知识技能与业绩表现，识别培训需求，建议、计划、组织、协调以及跟踪培训课程的开展现金流管理现金流管理为了维持足够的流动现金与最大的投资回报，预测短期与长期的资金需求，控制债务、债权以及过度投资主要职责范围主要职责范围?标题?目的/结果?动词（思考性、行为性）/活动-现金流管理-为了/流动率与投资回报-预测、控制/现金流、债权、债务?标题?目的/结果?动词（思考性、行为性）/活动-培训管理-为了/知识与技能的应用-识别，建议，计划，组织，协调，跟踪/培训课程16Mercer第五部分：主要职责之第五部分：主要职责之“主要职责范围主要职责

18、范围”行为动词示例行为动词示例选拔承担发出组织配合支持参与协助P参与参与/协助协助指导提议建议C提供咨询、建议提供咨询、建议制定设计谈判发布培训协商保管整理统计履行预测收集分类计划测试巡查提供维护服从维修执行发出检讨整改控制推动发展验收评估跟进分析招聘分配实施控制编制完成建立提供R执行执行/承担承担/实施实施决定指派授权委任推动批准审批审核统筹规划A审核审核/审批审批/批准批准17Mercer第五部分：主要职责之第五部分：主要职责之“评价标准评价标准”填写要点填写要点?“你依靠什么指标证明你在这个职责领域取得了好成绩？你依靠什么指标证明你在这个职责领域取得了好成绩？”销售额，市场份额，客户满意

19、，员工满意，培训反馈?评价标准越少越明确评价标准越少越明确数量质量财务技术评价?一个职责可以被多种标准评价，最终由组织文化和企业战略决定取舍一个职责可以被多种标准评价，最终由组织文化和企业战略决定取舍“销售”：销售额销售增长客户数新增客户数市场份额?评价标准并非业绩目标，但它是可以被用来衡量结果的工具和准绳评价标准并非业绩目标，但它是可以被用来衡量结果的工具和准绳18Mercer第五部分：主要职责之第五部分：主要职责之“评价标准评价标准”评价标准举例（评价标准举例（1）Objectivity 客观客观Objectivity 客观客观Subjectivity 主观主观Subjectivity 主

20、观主观Figures数据数据Figures数据数据 Contract Value 合同金额 Operating Cost 运营成本Sales turnover 销售额 Production output 产量Ratios比率比率Ratios比率比率 Absenteeism 缺勤率 Market Share 市场份额 Margin per capital每单位毛利 Staff turnover 员工流失率Scale of Values价值衡量价值衡量Scale of Values价值衡量价值衡量 Service Efficiency服务的效度 Service Quality服务质量General

21、 Description一般描述一般描述General Description一般描述一般描述Satisfaction/dissatisfaction from clients,supervisor or users客户、主管、用户的满意/不满意表示 Supervisors Comments,Clients feedback主管的意见，用户的反馈19Mercer第五部分：主要职责之第五部分：主要职责之“评价标准评价标准”评价标准举例（评价标准举例（2）Finance 财务财务营业收入营业收入采购成本采购成本毛利润毛利润/净利润净利润费用实际发生率费用实际发生率市场份额市场份额人工成本人工成本T

22、ime 时间时间/效率效率处理订单时限处理订单时限库存周转率库存周转率招聘周期招聘周期工作完成及时性工作完成及时性产品上市周期产品上市周期Quantity 数量数量新的终端客户数量新的终端客户数量优质客户保有率优质客户保有率销售量销售量Quality 质量质量报告内容的全面性报告内容的全面性数据准确性数据准确性会计核算发生错误次数会计核算发生错误次数Human 人的反映人的反映客户满意度客户满意度/客户投诉次数客户投诉次数员工流失率员工流失率员工满意度员工满意度上级上级/领导满意度领导满意度培训满意度培训满意度20Mercer第六部分：任职资格要求第六部分：任职资格要求填写说明填写说明职位职责

23、所要求的特定专业或行业领域知识专业/行业知识专业经验：在某行业及专业领域内工作的年限管理经验：通过直接管理下属完成工作要求的年限工作经验完成职位职责所需要使用的工具、方法和流程；分析和解决具体业务/技术问题的特定技巧和能力完成职位职责所需要的关键行为素质，包括对全体员工要求的核心行为以及对管理人员要求的领导力行为等技能/行为素质包括在政府认可的单位获得的学历、所学习的专业、获得的职业资格证书教育背景填写说明主要内容填写说明主要内容21Mercer第六部分：任职资格要求第六部分：任职资格要求填写示例与要点填写示例与要点填写要点：填写要点：?职位任职资格要求是对任职者的基本要求，即“门槛标准门槛标

24、准”，而不是最高要求，因此任职资格要求不宜过高?职位的任职资格要求，不等同于当前当前任职者的实际情况，应避免混淆?学历：可以从硕士、大学本科、大专、中专或技校、高中、初中等学历中选择?熟练掌握根据市场薪酬数据变化进行公司薪酬结构数据更新的方法熟练掌握根据市场薪酬数据变化进行公司薪酬结构数据更新的方法?沟通协调、全局观念、变革管理、团队激励沟通协调、全局观念、变革管理、团队激励/发展发展技能/行为素质?人力资源管理、组织行为学、零售行业运作知识等人力资源管理、组织行为学、零售行业运作知识等专业/行业知识?专业经验：专业经验：6年以上大型企业人力资源管理工作经验年以上大型企业人力资源管理工作经验?

25、管理经验：团队管理经验管理经验：团队管理经验2年以上年以上工作经验?学历：大学本科以上学历：大学本科以上?专业：人力资源管理等相关专业专业：人力资源管理等相关专业教育背景六、任职资格要求六、任职资格要求示例示例人力资源经理人力资源经理22Mercer内容概要内容概要?职位说明书职位说明书什么是职位说明书什么是职位说明书如何撰写精确适用的职位说明书如何撰写精确适用的职位说明书?职位说明书撰写的步骤与后续安排相关事项职位说明书撰写的步骤与后续安排相关事项23Mercer“职位说明书（职位说明书（JD）撰写）撰写”任务的分工角色任务的分工角色?海航商业项目组成员：海航商业项目组成员：1.组织协调JD

26、撰写在控股本部、业态总部、试点区域管理中心和试点门店按计划展开；2.有效推动进程，协助JD协调员解决撰写过程中遇到的问题；3.按时收集各个单位完成的所有JD，并与美世顾问共同对JD进行最终审核修订?美世顾问团队：美世顾问团队：1.主导对选定的15个标杆职位进行职责分析访谈，与职位任职者和其汇报对象澄清职位相关信息，整理完成JD，作为JD撰写的样例参考；2.协助海航商业内部项目组按计划推动JD撰写进程，协助解答撰写过程中遇到的疑难问题；3.与海航商业内部项目组共同对各单位提交的JD进行最终的审核修订?JD撰写协调员：撰写协调员：1.完成自身JD，指导、协助和跟进部门内各职位任职者完成JD初稿的撰

27、写；2.就JD初稿与处室及部门负责人进行沟通和修订，形成部门JD确认稿；3.按要求格式对部门内所有JD进行整理完善，并按时提交本次项目组?职位任职者（如一岗多编，可选择其中较为胜任者）：职位任职者（如一岗多编，可选择其中较为胜任者）：1.在JD撰写协调员的指导和帮助下完成JD初稿的撰写?处处/室经理：室经理：1.协助推动处/室内JD撰写的进程；2.完成自身JD，与JD撰写协调员共同对本处室职位任职者完成的JD初稿进行修改完善?部门总经理部门总经理/区域总监区域总监/店长：店长：1.协助推动部门/区域/门店内JD撰写的进程；2.完成自身JD，与JD撰写协调员共同对本部门/区域中心/门店内职位任职

28、者完成的JD初稿进行修改完善24Mercer“职位说明书（职位说明书（JD）撰写）撰写”的步骤和时间规划的步骤和时间规划美世顾问根据访谈结果整合职位信息形成美世顾问根据访谈结果整合职位信息形成JD并确认并确认任职者本人按照要求和指引撰写任职者本人按照要求和指引撰写JD协调员结合必要的任职者访谈对协调员结合必要的任职者访谈对JD进行修改完善进行修改完善美世顾问对美世顾问对15个标杆职位任职者及其上级进行访谈个标杆职位任职者及其上级进行访谈标杆职位标杆职位非标杆职位非标杆职位协调员组织任职者进行协调员组织任职者进行JD撰写的讲解与说明撰写的讲解与说明7月月16-18日日7月月20-21日日7月月1

29、6日日7月月17-20日日7月月21-22日日协调员与职位所属处室和部门负责人确认协调员与职位所属处室和部门负责人确认JD，定稿后提交项目组，定稿后提交项目组7月月23-24日日海航商业项目组与美世顾问共同对提交海航商业项目组与美世顾问共同对提交JD进行最终的审核修订进行最终的审核修订7月月27-28日日25Mercer注意事项注意事项?撰写的标准化程度：撰写的标准化程度：职位说明书是人力资源管理的一个基础性和标准化的工具，其内部包含信息直接影响职位价值评估结果-即职级的评定，进而直接决定薪酬范围，因此要求职位说明书内容的书写格式、句式等都需要符合规范标准的要求；?提交职位说明书的文件名称：提交职位说明书的文件名称：统一为“所属单位名称部门所属单位名称部门/处室名称职位名称处室名称职位名称”，即，对应职位说明书第一部分的内容。例如，“民生家乐纺织城店食品处民生家乐纺织城店食品处/调味食品课课长调味食品课课长”等；?职位说明书提交前的检查：职位说明书提交前的检查：各个单位/部门在提交职位说明书时，需要根据职位清单的职位名称与职位个数，进行一一核对，以避免遗漏。