东和地产行政人事管理手册.doc

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1、东和地产山东东和房地产开发有限公司行政人事管理手册10 手册说明11 手册内容本手册系依据公司章程和公司的实际相结合编制而成，包括：公司行政人事管理体系的范围；公司关于行政人事管理体系要求的所有制度、规程文件；12 适用范围本手册适用公司的行政人事管理。13 手册管理本手册由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜均由总经理办公室统一负责，未经董事长批准，任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时，应将手册交还行政人事部办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司。在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈

2、到行政人事部。行政人事部应定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审；必要时应对手册加以修改。20 行政人事管理方针、管理目标21 行政人事管理方针211 以最新、最好的服务提高行政人事管理质量。212 以房地产开发项目为中心提供快速、优质、可靠的后勤保障。213 以认真负责的敬业精神，做好纵向沟通和横向协调工作。214 团结合作，发挥公司行政人事管理的整体功能。22 行政人事管理目标221 拟定例行事务的实施计划表。222 严格控制办公成本，物品管理无差错。223 创建安全文明的公司环境，不发生重大安全事故。224 扩大服务网，追求100%“彻底服务”意识。225 内部评议85%以上。30

3、行政事务管理制度31 门卫接待制度11 为加强出入公司的人员、物品的管理，特制定本制度。12 凡人员及物品出入公司大门应遵守本制度，由保安人员负责管理。13 本公司人员出入管理131 本公司员工出入公司，应穿着规定服装，配挂胸卡于胸处，以便识别，并严禁赤足或穿着拖鞋。132 员工出入公司，如果携有物品，应接受保安人员的检查和登记。133 员工上下班时，应排队打卡，并不得代替他人打卡，如发现依考勤管理规定处分。134 凡进出公司及在公司范围以内，无论上下班时间一律佩挂胸卡，未按规定佩挂者，依有关规定处分。135 工作时间内因公外出（1）从业人员临时因公外出时，应经直接上级批准，保安人员记录出入公

4、司时间。如遇异常情况应即联络其所属部门的主管处理。（2）工程部、销售部人员外出，应填写出工单，说明去施工、销售现场或其他场所，保安人员要做详细登记。（3）因故请假出公司者,应按规定办理请假手续后打卡出公司。（4）下班时间除加班外,禁止逗留。14 公司外人员出入管理141 工程承包人及雇用人员须入公司工作，先由工程承包人填具“出入公司申请书”一式两份，经工程部经理及负责安卫的主管领导核准后，一份送办公室审核，一份送门卫存查，并凭此换发“工程承包人入公司凭证”。如入公司工作时间在一日以内，可免送办公室审核。（1）入公司：凭身份证明文件及“工程承包人入公司证”交门卫核对无误后换发“工程承包人入公司证

5、”佩挂入公司。（2）出公司：当日工作完毕出公司时，应交还“工程承包人入公司证”，换回身份证明文件及“工程承包人入公司凭证”。午间出公司用餐及工作中出入公司时亦同。142 凡公司外人员来访者，应先填签“来宾登记表”，保安人员负责引领前台接待。143 离开公司时，应携 “贵宾证”交还“保安室”，并由保安人员签注离开公司时间。144 禁止来宾未经准许进入公司，发现或接获他人举报，应由办公室查明责任归属，如因保安人员管理不严，公司给予当值人员20元处罚。 32 前台接待制度11 总台或楼层值班人员，统称前台接待。12 前台接待上班须着工作装、化淡妆。13 前台接待要按以下程序工作：8：15到公司，穿工

6、作服，检查打卡机，开空调机（夏天）；8：20，站立迎候员工上班；8：30收卡。由公司派车接送上班的员工，因堵车或其他非主观原因不能准时上班的，不以迟到论，但要注明原因。工程部常驻工地人员，应有工程部经理说明原因，前台进行登记。14前台接待对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来访客、高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。15 全体文员，应视本部门的具体情况，参照总台的工作程序做好工作。前台接待要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。会议结束后，立即清理会议室。16 前台接待应推迟10分钟下班，下班前应先关好空调

7、整机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时的注意事项。17 前台接待违反本制度或其他与其本职工作相关的工作制度的，视情节给予其批评，或处于50元以上、100元以下罚款，屡教不改的，扣除年终奖金直至给予辞退处理。33 考勤管理制度10 为加强公司职工考勤管理，特制定本规定。20 本规定适用于公司总部。各下属全资或控股企业、项目部、销售处或参照执行或另行规定，各企业自定的考勤管理规定须由公司总经理审核签发。30 员工正常工作时间为上午8时30分至12时，下午2时至5时30分。员工应提前15分钟到达，上班时间一到，准时投入工作状态。每

8、周日不上班，因季节变化需调整工作时间由办公室另行通知。40 公司职工一律实行上下班打卡登记制度。50 所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记过一次和罚款50元的处分。60 公司前台接待监督员工上下班打卡，并负责将员工出勤情况告行政人事部，行政人事部据此核发全勤及填报员工考核表。70 所有人员须先到公司打卡后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。80 上班时间开始后5分钟至15分钟到班者，按迟到论处，超过15分钟以上者，按旷工半日论处。提前15分钟以内下班者按早退论处，超过15分

9、钟者按旷工半天论处。90 员工外出办理业务前须向本部门负责人（或其授权人）申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。100 上班时间外出办私事者，一经发现，即罚款100元，并给予警告1次的处分。110 迟到或早退5分钟以上，15分钟以下者，每次罚款20元；15分钟以上，两小时以下者，每次罚款50元。 120 员工无故旷工半日者，每旷工0.5个工作日，自当月起薪金降0.5级，年终奖视情节轻重予以部分或全部扣减。连续旷工超过5个工作日，或一年内累计旷工超过10个工作日，作严重违纪处理,公司将与之即时解除劳动合同，不给予任何经济补偿。130 职工因公出差，须事先填写出差登记表，副经理以下人员

10、由部门经理批准；各部门经理出差由主管领导批准；高层管理人员出差须报经总经理批准。到达出差后应及时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至行政人事部备案。凡过期或未填写出差登记表者不再补发全勤奖，不予报销出差费用，特殊情况须报总经理审批。34 工作服管理制度10 职员统一工作服的使用与管理，均以本规定为准。保安等特殊工种所用制服的管理规定另行制订。20 本规定中的制服，是指在公司业务中穿着的由公司统一制作的服装。30 制服分夏装和冬装两种： 其穿用时间分别为：夏装，5月1日至10月15日；冬装，10月16日至4月30日。40 除特殊场合外，职工上班时必须穿工作服。主管上级有指导

11、与监督职工穿用制服的责任。50 遵守事项：51 不得擅自改变制服样式。52 不得典卖、让渡、转借制服。53 制服应保持整洁。如有污损，应自费清洗或修补。54 制服如丢失或破损不能穿用时，应直接报告主管上级。60 制服配发一人一套，分夏装和冬装两式。70 制服的配发期间原则上为三年，自配发日算起。但未到换发期，制服破损不能穿用时，不在此例。反之，到换发期，制服尚可穿用时，应继续使用。80 新职工从正式上班起，配发制服。职工更换制服时，应填写制服申请表，与旧制服同时经主管上级交办公室。制服丢失或严重破损时，不再上交。90 下列情况下，职工须交还制服。91 辞职。92 辞退100 制服管理。101

12、职工对配发的制服有保管、补修的责任。102 尽量减少制服在非工作时间的损耗。103 制服清洗由个人负担费用。110 制服丢失，失盗或破损时，如系个人原因，应由本人全部或部分赔偿。120 食堂人员的制服配发，适用于以上规定。130 如有必要，对临时工的制服配发，适用于以上规定。140 本规定自年月日起实施。35 胸卡管理制度10 目的为配合人员管理及门卫管理需要，维护公司办公区之的安全秩序，特制定本制度。20 适用范围凡本公司员工（总经理除外）30 实施细则：31 员工进出公司时及上班时段内须佩戴胸卡，不得转借他人。32 来宾访客则于门卫室申请来宾证后，方可进入公司洽谈业务。33 胸卡证之制发由

13、行政人事部统一负责。40 种类及样式：41 胸卡分为三种：411 正式卡：指正式任用员工所戴；412 试用卡：指试用期间员工所佩戴；42 正式卡及试用卡均须张帖员工个人相片，无相片者，须于领用一周内补贴。50 佩戴：胸卡一律佩戴于胸前明显的地方，须正面朝前可供识别，以夹扣或别针挂在胸前即可。在施工、销售现场，工程部、销售部人员要佩戴胸卡。60 员工胸卡管理：61 胸卡损毁，应向行政人事部办理重发（须以旧证换新证），并缴交工本费若干。62 胸卡证未依规定张贴相片者，视同未戴胸卡处理。63 胸卡遗失，应向行政人事部办理重发，应缴交罚款50元。64 员工调动不同部门时，应向行政人事部办理重发，并不需

14、付工本费。65 员工离职时，应将胸卡缴回行政人事部。66 进出公司：661 员工出公司时，应将识别证交于门卫保管，待回公司再依序领取；因遗失，则由门卫登记确认后方可放行，门卫并应将名单交到办公室。662 遗失胸卡的人员应尽速到办公室补办。缴交罚款30元。70 来宾证管理：来宾访客进入公司应于门卫室申请来宾证,公务完毕离公司需缴回,不得将来宾证借给他人使用。80 实施与修改：本制度经总经理核准后公布实施,修改时亦同。36 卫生制度10 本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特制订本制度。20 凡本公司卫生事宜，除另有规定外，皆依本制度实行。30 本公司卫生事宜，全体人员须一律确实遵行。40 凡

15、新进入员工，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。50 各工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。60 各工作场所内的走道及阶梯，至少每日清扫一次，并采用适当方法减少灰尘的飞扬。70 各工作场所内，严禁随地吐痰。80 饮水必须清洁。90 洗水间、更衣室及其他卫生设施，必须保持清洁。100 排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通。110 凡可能寄生传染菌的原料，应于使用前适当消毒。120 凡可能产生有碍卫生的气体、灰尘、粉末，应作如下处理：121 采用适当方法减少有害物质的产生；122 使用密闭器具以防止有害物质的散发；123 在产生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引

16、或排除等处置。130 凡处理有毒物或高温物体的工作或从事有尘埃、粉末或有毒气体散布的工作，或暴露于有害光线中的工作等，需用防护服装或器具者，公司按其性质制备相应的防护服装或器具。从事以上工作的员工，对于本公司设备的防护服装或器具，必须妥善保管。140 各工作场所的采光、应满足下列要求：141 各工作部门须有充分的光线；142 光线须有适宜的分布；143 光线须防止眩目及闪动。150 各工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。160 凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。170 各工作场所须保持适当的温度，并根据不同季节予以调节。180 各工作场所须保持空气流通。190

17、 食堂及厨房的一切用具，均须保持清洁卫生。200 垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。210 公司应设置常用药品并存放于小箱或小橱内，以便得员工取用。220 本准则经总经理核准后施行，修改时亦同。37 食堂管理制度11 食堂人员应严格遵守公司的一切规章制度。按时上下班，坚守工作岗位，服从上级安排，有事要请假，未经同意不得擅自离开工作岗位。12 树立全心全意为员工服务的思想，讲究职业道德。文明服务，态度和蔼，主动热情，礼貌待人，热爱本职，认真负责。做到饭热菜香，味美可口，饭菜定量食品足量，平等待人。13 员工一律凭就餐卡打卡就餐，禁止收取现金。严格登记手续。任何人在食

18、堂就餐须按规定标准收费。14 坚持实物验收制度，做到日清月结，账物相符。每周盘点一次食堂仓库，每月上旬定期公布账目，接受员工的监督。15 爱护公物。食堂的一切设备、餐具均需有登记，有账目，不得贪小便宜将厨房用料或炊具带回家。16 做好炊事人员的个人卫生。做到勤洗手，剪指甲，勤换、勤洗工作服，工作时要穿戴工作衣帽。17 炊事人员每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。18 在厨房和餐厅内严禁穿拖鞋、短裤和赤膊。19 把好验收关，严禁腐烂，变质的原料入仓，以防止食物中毒。110 安排好员工就餐排队问题，缩短排队时间，按时开膳，打菜人员需戴口罩。111 每周制定一次食谱。早、午、晚餐品

19、种要多式样，提高烹调技术，改善员工伙食。对因工作需要不能按时就餐和临时客餐，可事前有预约和通知。112 做好安全工作。使用炊事器具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生。113 严禁随便带无关人员进入厨房和保管室。114 易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生。115 食堂工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。116 食堂组长要经常督促、检查，做好防盗工作。39 车辆管理制度10 车辆管理11 公司公务车的证照及稽核等事务统由行政人事部负责管理。配属于售楼处的车辆由销售经理或指派专人调派，并负责维修、检验、清洁等。12 本公司人员因公用车须于事前向车辆管理员申请调派

20、；车辆管理员依重要性顺序派车。不按规定办理申请，不得派车。13 每车应设置“车辆行驶记录表”，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。办公室每月抽查一次。发现记载不实、不全或未记载者应呈报主管提出批评，对不听劝阻屡教屡犯者应给以处分，并停止其使用权利。14 每车设置“车辆使用记录表”，办公室主任检查加油及修护记录，以了解车辆受控状况。每月初连同行驶纪录表一并转办公室稽核。20 车辆使用21 使用人必须具有驾照。22 公务车不得借予非本公司人员使用。23 使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外

21、观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。24 驾驶人须严守交通规则。25 驾驶人不得擅自将公务车开回家，或做私用，违者受罚。经公司特许者例外。26 车辆应停放于指定位置、停车场或适当合法位置。任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失，并予之以处分。27 为私人目的借用公车应先填“车辆使用申请单”，注明“私用”，并经行政人事部认可后使用，费用自负。28 用车人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。29 私用时若发生事故，而致违规、损毁、失窃等，在扣除理赔额后全部由私人负担。30 车辆保养31 车辆维修、清洗

22、、打蜡等应先填“车辆使用申请单”，注明行驶里程，核准后方得送修。32 车辆应由车管员指定保养部门，或到特约修护厂维修，否则修护费一律不准报销。自行修复者，可报销购买材料零用费用。33 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过2000元时，应与车辆管理员联系请示批示。34 如由于驾驶人使用不当或车辆管理员疏于保养，而致车辆损坏或机件故障，所需之修护费，应依情节轻重，由公司与驾驶人或车辆管理员负担。35 发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾驶人与公司各负担一半。40 费用报销41 公务车油料及维修费以

23、凭证实报实销。42 私车公用凭实证报销。43 公车私用431 1500CC以内每次行驶30KM内，缴交公司2元/KM；每次行驶超过30KM，1.6元/K.432 1600CC以上：每次行驶30K内，缴交公司2.2元/KM每次行驶超过30KM内,缴交公司2.2元/KM；每次行驶超过30KM,缴交1.8元KM。310 办公用品管理制度10 目的为规范办公用品的管理,特制订本制度。20 办公用品种类本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：21 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。22

24、 管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。23 管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。工程部专用办公用具：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。30 办公用品的管理办法31 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及工程部专用办公具。 32 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。33 领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。34

25、管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。35 管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。36 办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”，交行政人事部统一采购，次月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。37 每部门设立“办公用品领用记录卡”一张，由部门内勤员统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制文具领用状况。38 办公用品严禁取回家私用。39 行政人事部可向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品办公室门无法采购者，可以经行政人事部同意授权

26、各部门自行采购。310 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政人事部请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交行政人事部。311 印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由行政人事部统一印刷、保311 公司图书管理办法10 总则11 本公司图书的管理，除另有规定外，悉依本办法办理。12 本公司图书由行政人事部负责管理，并于每年5月12日各清点一次。13 新购图书除按顺序编号外，应将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书馆登记总簿”并填制图书卡插放于图书之末页。14 本公司图书由人事行政部编

27、制目录卡以供员查阅。15 借书人以本公司员工为限。16 辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，概不得外借，但必须阅览者限于当天归还，其借还手续比照办法第十四条、十五条规定办理。17 一般书报杂志可随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携出公司或撕剪，但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考不在此限。18 员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时，应随时通知收回，借书人不得拒绝。19 员工的借书分个别借书与科别借书两种，科别借书系指属某科之专用图书，由单位主管具名借用。20 借书时间、借阅期间及册数21 借书时间限办公时间内上午10点30分至11点，下午3点至3点30分，其他时间概不受理。2

28、2 借书期间一律为三星期，到期应即归还，倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。23 借书册数以四册为限。24 科别借书期间与册数不受前二条的限制，遇调（离）职应将借用图书全部归还。30 借还书手续31 员工欲借书应先查阅图书目录卡片，填写借阅单，持单向管理员取书，管理员将图书交借书人，应先抽出图书卡，由借书人签章后，一并与借阅单妥为保管。32 员工还书时应将所借图书交予管理员收讫，管理员除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。40 罚则41 员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。42 员工借书期限

29、届满，经通知仍不还书者，或遇清点期而仍不还者，除未还书前应停止其借书权外，必要时并应签报议处。50 附则51 本办法未尽事宜随时呈请董事长裁决。52 本办法吃不开奉董事长核准后实施，修改时亦同。312 印章管理制度10 本制度就公司内使用的印章的制度，改正与废止、管理及使用方法作出规定。20 本规定中所指印章是在公司发行名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。30 公司印章的制定、改记得与废止的方案由办公室主任提出。40 行政人事部经理必须在提出的议案中对新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明。50 公司印章的刻制由行政人事部经理负责，更换或废止的印章应由规定的各管理

30、人迅速交还行政人事部经理。60 除特别需要，由行政人事部经理将废止印章保存三年。70 公司印章散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向公司递交说明原因的报告书，行政人事部经理则应根据情况依本章各条规定的手续处理。80 行政人事部经理应将每个印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保存。90 印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报行政人事部经理。100 公司印章的使用依照以下手续：101 使用公司或高级职员名章时应当填写“公司印章申请单”。（以下简称申请单），写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人；102 使用部门印章和分公司印

31、章，需在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交印章管理人。110 公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。120 代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。130 公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。140 常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有关文字证明者，可省去填写申请单的手续。印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。1

32、50 公司印章的用印依照以下原则进行：公司、部门名章，分别用于以各自名义行文时；职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。160 用印方法：161 公司印章应盖在文件正面；162 盖印文件必要时应盖骑缝印；163 除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥；164 股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到经理批准后，可采取印刷方式。170 本规定从发布之日起实行。年月日313 公司文件管理制度10 总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。20 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原

33、则，全公司各类文件由行政人事部归口管理。30 收文的管理31 公文的签收311 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交行政人事部机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。312 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。32 公文的编号保管321 行政人事部文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号

34、、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政人事部办理正常手续。322 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政人事部文书进行登记编号保管，不得个人保存。33 公文的阅批与分转331 凡正式文件均需分别由行政人事部经理根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。332 一般函、电、单据等，分别由行政人事部机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。333 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第

35、二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。34 文件的传阅与催办341 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。342 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。343 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失

36、泄密。344 文件阅完后，应送交行政人事部要秘书，切忌横传。345 行政人事部机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。40 发文的管理41 发文的规定411 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。412 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司字发文。413 对全公司影响较大，涉

37、及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。42 发文的范围421 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。422 公司下发文件主要用于： 公布公司规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； 公布公司体制机构变动或干部任免事项； 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。423 公司上行文、外发文主要用于： 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资

38、供应、科研、基建、经营管理等事宜。424 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。425 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。426 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。50 文件的立卷与归档51 文件的归档范围511 凡下列文件统一分别由行政人事部负责归档： 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 公司发出

39、的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等； 经理办公室、中层干部会以及各种专业例会记录； 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； 有保存价值的员工来信，来访记录及处理结果； 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等； 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料； 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品； 公司日志和大事记； 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。512 各业务部门日常工作

40、中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。52 立卷要求521 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。522 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。523 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。524 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向资料室移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。60 文件的销毁61 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。62 经审核同意销毁的文件，应

41、派专车分别由公司机要秘书和行政人事部经理送到指定的纸厂监视销毁。314 档案管理制度10 主要内容及适用范围规定公司行政人事部各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行客户档案管理制度。20 档案的管理机构21 文书结案后，原稿由公司行政人事部所辖档案室归档。22 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。23 档案室主要职责：231 制定或参与制定档案工作的规章制度；232 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；233 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；234 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；235

42、 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。30 档案的种类31 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。32 公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。33 计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。34 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。35 批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。36 凭证性文书材料。包括公司各部门

43、上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。37 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。38 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。39 劳资人力资源资料。包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。310 声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、

44、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。311 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。312 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。40档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。50 档案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。51 立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。52 立卷归档的时间521 凡已办理完毕的具有保存价