刘晓-行政工作的统筹管理.docx

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1、如何正确认识行政管理工作刘晓学习导航通过学习本课程，你将能够：了解现代企业的运行模式；明确行政管理工作的目标；提升行政管理工作的绩效价值；知道行政管理工作的内容和特点；把握行政管理工作的发展趋势。如何正确认识行政管理工作一、现代企业的运行模型现代企业要想健康运作、保持生存，有五个不可或缺的重要模块：1.战略目标企业要有明确而清晰的战略目标。2.企业组织企业的战略目标清晰后，就要进行企业组织内部结构建设，根据组织目标的战略定位，建立企业的组织机构和组织部门。3.岗位角色组织部门定位好后，各个组织部门的职能和各个岗位的职责就确立好了。4.业务流程明确定位后，要重点考虑规范业务流程工作。5.企业文化

2、业务流程规范化之后，营造团队文化和团队氛围成为保持企业正常运作的最重要模块。总之，在保持现代企业健康运行的过程中，行政管理起着非常重要的作用。行政管理是企业管理和行政管理的统称，在企业生存和发展过程中为企业提供各种战略性支撑和服务。二、行政管理工作的目的行政管理工作有四个基本目的：1.整合行政架构行政管理工作集合了整个行政架构，梳理企业内外部的各种关系，使组织健康稳定地发展。2.提供有效支持行政管理为企业管理工作提供人力、财力、物力等最基础的支持和服务。3.进行监控保护行政管理工作要监控企业运营管理过程中出现的新问题、新现象，及时提出改善管理的措施和意见，保持企业健康有序地运行和发展。4.建立

3、文化支撑行政管理工作首先是倡导一个有序的文化氛围，然后监控和引导企业在良好有序的发展过程中建立健康有序的企业文化。三、行政管理工作的绩效价值行政管理工作的绩效价值主要体现在以下方面：1.深度企业所有的工作都离不开行政管理，行政管理工作关系到企业的方方面面，为各个部门的持续、健康、有序发展提供最基础的支撑。2.广度行政管理工作从企业内部辐射到外部，实现各部门间有效联系的同时，保证企业和各外部单位的关系良好而健康。3.重要性行政管理工作是领导和员工、部门与部门进行有效沟通的桥梁。4.敏感性行政管理工作中的各项政策和制度牵涉到每一个员工的自身利益，可能会牵一发而动全局。这四个方面的绩效价值，体现了行

4、政管理的不可或缺性，及其在企业管理中的重要地位和作用。四、行政管理工作的内容行政管理日常工作主要包括三个方面：第一，行政事务管理；第二，办公事务管理；第三，人力资源管理。五、行政管理工作的特点行政管理工作的特点主要有四个：1.服务性服务性体现在“三办”和“三务”：“三务”即参与政务、处理事务、办理会务，“三办”即办事、办会、办文。2.综合性其他部门不分管的工作，行政管理工作都需要分管，行政管理部门需要关注和处理企业内部方方面面的事务。3.动态性行政管理部门是企业管理工作的前沿部门，会随时关注企业管理和运营过程中的新问题、新现象，随时为管理者做出预警性的决策。4.前沿性行政管理部门是连接组织内部

5、领导与员工，以及组织外部公司与其他单位的桥梁，会将组织外部的政策信息、组织内部的问题和现象进行及时反馈和灵活处理。六、行政管理工作的发展趋势无论任何公司涉猎任何行业，行政管理部门是不可或缺的最重要的部门。随着企业内部管理水平的提高和现代化管理技术手段的运用，行政管理工作的发展趋势体现为以下方面：1.管理工作由事务型转为智能型过去，大部分行政管理工作属于事务型管理，行政管理更多地被定义为服务部门。今后，随着行政管理部门地位以及行政管理人员管理水平的提高，尤其是办公设备现代化水平提高，行政管理会由事务型向智能型过渡。2.行政管理工作日益专业化行政管理工作日益专业化不仅要求管理人员具备专业经验，同时

6、管理工作也更精细化、专业化。3.行政管理人员的高学历化以及行政工作的永业化随着管理工作的日益精细化和分工的专业化，这项工作对行政管理人员的要求越来越高，具备多年管理经验的人更易上手。行政管理工作的永业化体现在，无论企业发展到何种状态，行政管理部门永远不会被其他部门所取代。总之，行政管理工作的发展趋势和特点给行政管理人员带来更多的挑战。行政管理人员如何做好自我管理刘晓学习导航通过学习本课程，你将能够：正确执行行政管理人员的核心职能；了解行政管理人员的素质要求；增强行政管理人员职业道德规范的水平；学会做好行政管理人员的自我管理。行政管理人员如何做好自我管理一、行政管理人员的核心职能一般来说，行政管

7、理人员有五大核心职能：1.管理行政管理人员的日常管理一般侧重以下方面：第一，管理企业内部基础制度和管理规则的建立与推行，以及进行有效的监控和监督；第二，管理企业内部各项有效资源，如人、财、物、技术、市场、信息、员工士气等，提高企业内部工作效率；第三，管理企业内部各种基本设备和设施；第四，管理企业文化。2.协调行政管理人员的协调控制职能主要体现在：第一，协调组织内部各种人际关系，如上下级之间的关系、平级之间的关系、各部门之间的关系等；第二，协调组织内部和组织外部的各种人际关系。3.控制行政管理人员的控制职能主要体现在以下环节：第一，控制成本。成本控制不仅是财务部具有的意识，也是行政管理部门必须树

8、立的第一意识。在企业内部管理过程中，小到基本的办公设施，大到办公厂房，都需要行政管理部门进行统一采购。第二，控制内部开支。4.服务服务是行政管理工作人员的宗旨，是贯穿于整个行政管理工作的第一项职能，也是最基础的职能。5.公关行政管理人员的公关职能，主要是树立和梳理组织内部和组织外部各种关系，包括危机公关。在这五项职能中，管理是主干，协调是核心，服务是根本。行政管理人员应该树立五大基本意识，培养这方面的管理职能。二、行政管理人员的素质要求1.行政管理人员需具备的基本素质行政管理人员需要具备的基本素质包括：思想素质行政管理人员的思想素质要过硬，要有坚忍不拔的工作品质，还要有克己奉公、为公司为工作奉

9、献的意识。心理素质行政管理人员要有百折不挠、坚忍不拔的心理素质。能力素质行政管理部门对行政管理人员能力素质的要求非常强，尤其是沟通和协调能力。知识素质和专业要求行政管理工作岗位虽然对从业人员的专业没有太严格的要求，但是对知识素养方面有更多的要求。行政管理人员不仅要懂得日常规范和礼仪，还要懂得办公设备的实际应用和操作。今后随着企业要求日益严格，行政管理人员还需懂得财务、战略决策、法律法规等方面的知识。身体素质面对庞大的工作压力，行政管理人员需要有健康的体魄，也是保证其他工作得以有效实施的最基础的关键和核心。2.行政管理人员的职业素质特征行政管理人员的职业素质特征主要表现为：复合性行政管理的重要作

10、用和重要地位，要求行政管理人员一专多能。层次性行政管理工作有四个明显的特点：反、忙、杂、乱。虽然行政管理人员都从事行政管理工作，但是对自己的定位不同、要求不同、投入不同，最后可能形成三个层次，即初级的行政管理人员、中级的行政管理人员和高层的行政管理人员，最后享有的机会、被企业重视的程度、得到的东西也各有千秋。动态性行政管理部门是一个前沿部门，是企业的窗口和形象部门，是领导与群众联系最频繁的部门，因此具有动态性和前沿性。所以，对于行政管理人员而言，对自己学习能力的投资日益重要。3.行政管理人员的品质要求行政管理人员的品质要求主要包括：第一，礼貌而不居高临下；第二，诚实而不弄虚作假；第三，参谋而不

11、越权行事；第四，谦虚而不傲上凌下；第五，谨慎而不唯唯诺诺；第六，公正而不见风使舵；第七，敬业而不妄自尊大；第八，敬重而不阿谀奉承；第九，慎言而不论是道非；第十，本分而不炫耀示人。4.行政管理人员的能力要求企业对行政管理人员的能力要求主要包括两个方面：办事能力行政管理人员的办事能力包括：操作能力、写作能力、阅读概括能力、编辑校对能力、统计分析能力、决策能力和沟通协调能力等。沟通能力行政管理人员的沟通能力包括：交际能力、口头表达能力、协调能力和组织能力等。三、行政管理人员的职业道德规范1.行政管理人员的职业态度行政管理人员的职业态度主要包括：主动性行政管理人员的主动性主要表现为：首先，永远比上司和

12、同事多想一步、多做一步；其次，沟通要主动，因为行政管理部门不仅是服务部门，更是管理决策部门，强调主动沟通。适应性行政管理人员的适应性主要表现为：第一，适应团队的基本工作；第二，适应公司的严要求和高标准；第三，适应与不同上司沟通。团队精神在今天，小成功或许可以依靠个人魅力，而大成功永远基于团队的合作，行政管理部门更是如此。行政管理人员不仅要带头提倡和推广团队精神，更要把每一个部门的团队荣誉感和士气激发调动起来。尊重他人尊重是了解和沟通的前提，是支持与配合的前提。创新精神行政管理如果沿用以往的老办法，不仅繁琐而且出力不讨好，因此行政管理人员要有创新的思维和举措。坚持原则任何事情如果缺乏坚持，都没有

13、效果，行政管理工作也是如此，做事不仅要有韧性更要秉持原则。服务与贡献服务与奉献是当今社会的要求。认同与分享认同上司，才能读懂上司，才能准确理解其真正意图。双赢与相互依存让别人赢的过程中，自己也收获许多，这种双赢的思维和心态非常值得提倡。温柔的心和自省每天反省，每天总结，才会获得循序渐进的进步。要点提示行政管理人员的职业态度：主动性；适应性；团队精神；尊重他人；创新精神；坚持原则；服务与贡献；认同与分享；双赢与相互依赖；温柔的心和自省。2.行政管理人员的工作原则行政管理人员的工作原则主要包括：准确原则准确原则主要体现为：第一，准确理解国家对本行业的相关政策和制度；第二，准确理解上司的意图和具体操

14、作意见；第三，准确传达给下属或其他执行部门的指示。及时原则工作要及时进行，如果滞后，就没有执行的必要了。严谨原则严谨原则体现在对人和对事上：第一，思维缜密，不漏项，不混乱；第二，说话和办事细致周到。同步原则同步原则主要表现为：第一，与组织效率同步；第二，与上司工作效率同步；第三，思维同步。保密原则保密原则要求行政管理人员具有一定的法律意识和法律观点，该说则说，不该说则一个字都不泄漏。3.行政管理人员的“七”高行政管理人员的“七”高主要包括：综合素质高当今时代，唯有变化是不变的，综合素质高才是职位安全和稳定的保证。行政管理人员不仅要具备专业知识，还要具备财务、战略决策以及法律法规等方面的知识。权

15、大责高行政管理部门的直接权利比较大，其次隐形权利比较大。所以权大责高，行政管理人员一定要谨慎。薪水高薪水高是有前提的，取决于行政管理人员自身综合素质、管理水平以及定位的高低。说服本领高行政管理人员要具备很强的沟通协调能力。发展愿望和前景高今天很多行政总裁和CEO都是出身于行政管理。道德水平高能力非常强但道德品质有问题的人，所处的职位和岗位越重要，对企业的杀伤力越大。所以，行政管理人员道德水平一定要高。成就感高行政管理人员顺利地处理了一个内部甚至与外部的纠纷时，获得的愉悦感和价值感是无法用金钱和物质衡量的，这就是行政管理人员的高成就感。行政部门如何做好事务管理刘晓学习导航通过学习本课程，你将能够

16、：学会做好行政事务管理工作；明确行政事务管理的范围和原则；掌握行政事务管理的方法；提升行政事务管理的技巧。行政部门如何做好事务管理一、行政事务管理的范围行政管理工作，尤其是在事务处理方面，事无巨细，范围很广。除了行政事务处理、办公事务处理、人力资源管理三大模块外，行政管理工作还有一些具体的事务：第一，电话、复印机、传真机管理；第二，文书资料管理；第三，办公用品管理；第四，车辆管理；第五，食堂管理；第六，员工宿舍管理；第七，办公室布局管理等。二、行政事务管理的原则行政事务管理有三个基本原则：第一，目标统一，责权一致；第二，分工协作，指挥统一；第三，利益原则，精干高效。三、行政事务管理的方法行政事

17、务管理的方法主要包括：1.制度先行面对细碎庞杂的事务性工作，可以用制度统一规范。首先要有制度，制度先行，而不是出了问题再定制度。2.流程管理在进行事务管理时，除了用制度管理外，还可以用流程化、标准化进行管理。3.会议管理行政部门要定期举办例会，通过会议进行管理，可能会做得更高效。四、行政事务管理的技巧1.电话、复印机、传真机管理对于电话、复印机、传真机等最基本的办公设备的管理，要注意以下方面：第一，指定专人负责；第二，建立台账；第三，遵守操作规程，定期维修和维护；第四，仅限业务使用，严禁挪作它用；第五，重视安全保密，防止泄密和信息丢失；第六，具有成本意识。2.文书资料管理文书资料管理包含四部分

18、：公文写作与保存、档案管理、信件管理、印章管理。档案管理档案的种类。档案包括文书档案、技术档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。档案的定义。档案是企业在经营和发展过程中，过去已经形成的具有保存价值的文字、图表、音像等各种形式的资料。档案的特点。档案的特点主要有：第一，客观真实性，它是已经发生过的事实，因此客观真实；第二，原始性，档案为第一手资料，没有经过篡改；第三，知识存储性。要点提示档案的特点主要包括：客观真实性；原始性；知识存储性。档案管理的原则。档案管理的原则主要包括：第一，正确。正确指档案分类和存放正确，档案的分类不一样，查找效率也不一样。第二，简明。

19、简明除指档案存放分类正确，还指使用正确，即使分管档案者不在，其他人也可以按照分类高效使用。第三，具有成本意识。档案分为短期档案、长期档案和永久性档案。短期档案一定时间后可以销毁，长期档案需要更多地时间保存，永久性档案则需要永久保存。无论是用档案柜还是用库房，档案保存都需要很多成本，因此要注意分类保存。一般来说，短期档案保存期限小于或等于15年，过了这个期限就可以销毁；长期档案保存期限为16年到50年，第51个年头这些资料就可以销毁；永久性档案，则永远不可以销毁。表1A、B类档案比较表A类档案B类档案论证报告调研报告试验验证报告标准征求意见稿（最后一稿）标准送审稿等同、等效采用的国际标准或国外先

20、进标准原文或译文主要参考资料标样上级下达任务的文件标准报批稿标准编制说明及附件意见汇总处理表会议纪要或函审结论报批公文如表1所示，B类就是永久性档案，A类就是长期性档案。档案管理的经验和方法。在企业管理过程中，档案管理的具体经验和办法都由行政统一进行：译稿、签发、保存、销毁。面对各种形式的档案，行政管理人员可以采用一些具体的办法、措施及经验：第一，档案要保存“三稿”，即原稿、打印稿、复印稿；第二，档案一般要按A4纸的尺寸进行保存，如果要保存的档案不够A4纸大小，就要粘贴在A4纸面上进行保存；第三，进行分类管理，无论是纸制档案还是电子档案，档案分类要清晰，便于节约成本和定期维护；第四，档案管理要

21、具有六防意识，即防潮、防尘、防虫鼠、防霉变、防晒、防盗；第五，档案管理要具备三个制度，即借阅管理制度、定期维护制度、销毁制度。受天气影响，很多档案可能出现模糊不清的现象，因此应每两年进行一次档案维护。档案要根据销毁年限进行销毁，销毁过程应由这几个流程和步骤组成：首先由行政出具一个销毁册，然后由主管领导和主管上级签字认可，最后在指定地点由监销人监视，统一销毁。信件管理信件包含两个系统，邮政系统和电子系统。邮政系统包括各种报纸、杂志、包裹和物品；电子系统包括传真、邮件。信件管理，尤其是邮政系统的管理方式比较简单，其管理流程为：接收，打开包装，进行登记，分类呈送。印鉴和印章管理印章的分类。常用印章分

22、为法人章、财务专用章、公司公章三类。财务专用章主要用于财务内部和外部的财务结算，在财务部进行保存和管理。法人章由行政管理部门进行统一保存和管理。公司公章的使用要遵循以下规则：第一，公司对外提供和发布的文件和资料，加盖公司公章；第二，公司与其他部门联合行文，对外发布的与公司相关文件和资料，加盖公司公章；第三，公司对外出具的证明和材料，加盖公司公章；第四，公司对外发布的一些财务数字和数据，加盖公司公章；第五，公司的章程和协议，加盖公司公章；第六，公司用于内部人员的任免、调动和聘用的文件，加盖公司公章。印章的盖法。加盖印章时，要注意上不压正文，下骑年盖月。印章的管理流程。印章的管理流程主要包括：第一

23、，统一印制，公司公章都有统一印制的地方；第二，专人保管，如果出了问题，保管人要负全部责任；第三，统一销毁，公章需要销毁时，要上报，由主管领导签字，最后统一进行销毁。3.办公用品管理管理的内容办公用品管理的内容包括：办公用品的采购、办公用品的发放和使用、办公用品的保管。容易出现的问题办公用品采购环节最容易出问题，因为小到低值易耗品，大到办公场地和办公大型设备的采购，都事关整个公司的成本费用。一般来说，采购环节出现的问题主要有：第一，事前控制政策不利；第二，缺乏制度或不按制度执行和落实；第三，采购过程缺乏第三方监管部门，在采购和报账过程中出现问题；第四，采购人员长期持有公司大笔流转现金，将采购资金

24、挪作私用；第五，报销过程中采购价和市市场价差幅太大。管理的方式和原则办公用品的管理方式和原则主要包括：第一，确定采购的必要性；第二，预算管理，整个办公用品管理过程中要有预算，各部门提交办公用品季度预算，交给行政部门进行审核和审批。第三，严格执行询价议价，公司要订立统一的采购制度，如费用在2000元以下的，最少要提供两家供应商，费用在2000元以上的，最少要提供三家及以上的供应商，而且要提供详尽的报价单；第四，职责分离，采购和实用部门职责分清、分离，更容易落实责任；第五，遵循一致性原则，如办公用品的采购要统一规格、统一形象、节省成本；第六，不以现金付款作为付款方式；第七，由第三方监控部门进行监管

25、，如财务部或审计部；第八，制定对采购人员的有效激励制度，因为缺乏常见的激励制度，采购人员会以权谋私。4.车辆的管理技巧车辆管理的重要性公司车辆管理直接影响到公司的生产、经营、内部管理和对外联络。小企业可能有几十辆车，大公司可能有千百辆车。无论企业规模大小，车辆都是保证企业正常生产和管理的基础工具。车辆管理的特点企业车辆管理的特点主要包括：第一，作业分散；第二，时间要求性强；第三，安全技术要求性高。车辆管理的内容企业车辆管理的内容主要包括：第一，车辆的统一购置；第二，车辆购置档案和技术档案的建立；第三，车辆的报废要造一个报废册，同时由主管领导审批；第四，车辆的合理调度；第五，相关规定和管理制度的

26、建设；第六，定期的保养和维修；第七，车辆油耗的管理控制；第八，对司机的统一管理和培训，包括驾驶规范和基本礼仪。5.食堂的管理技巧食堂管理的特点行政部门对食堂管理的特点主要包括：群众性。外部客户来谈事，到点就会在公司的员工餐厅吃饭。因此企业食堂群众性波及面大，影响面深远。安全性。现在很多学校餐厅都容易出事故，更不必说员工餐厅。艰巨性。员工众口难调，做好食堂管理有很大的困难。技术性。食堂师傅的烹调技术和水平很重要。食堂管理的内容企业食堂管理的内容主要包括：第一，计划管理；第二，质量管理；第三，民族习惯管理；第四，食堂的人员管理。食堂管理的模式食堂管理的模式主要有：第一，由公司内部指定专门部门的专门

27、人员进行管理；第二，由公司内部人员承包；第三，全部外包。食堂人员的配备食堂工作人员的数量一般按照1.5%的比例配备。例如，如果企业有100名员工，食堂就需要配备2名工作人员。食堂财务管理的内容食堂财务管理的内容主要包括：第一，固定资金；第二，流动资金；第三，定耗管理。食堂材料管理的流程食堂原材料管理流程：采购，领用，分配。6.员工宿舍的管理技巧员工宿舍类型员工宿舍一般分为单身宿舍、倒班宿舍和家属楼。现在大部分企业都没有家属楼，所以，宿舍管理主要指倒班宿舍和单身宿舍的管理。员工宿舍管理方法员工宿舍的管理方法主要包括：第一，建立管理制度；第二，宿舍物品的统一配备；第三，卫生管理；第四，安全管理。7

28、.办公室布局的管理技巧办公室布局的原则办公室布局的原则包括：第一，统一；第二，和谐；第三，便利；第四，高效。办公室布局考虑的关键因素办公室布局考虑的关键因素包括：空气。空气不能正常流通，会影响员工的工作效率。光线。过亮的光线和过暗的光线都会分散员工的注意力。声音。噪音污染会干扰到正常的工作效率。工作现场布局。即使办公室非常紧凑，也要保持桌子与桌子之间、挡板与挡板之间至少1米的距离。空间过大或者空间不足，都会影响工作效率。设备。影印设备、复印设备、传真设备等都是公用的，要放在最便于员工统一使用的地方。文件。文件特别是纸制文档保存状况会影响工作效率。职能分布。职能部门的地点布置是一门学问。办公室的

29、布局类型办公室的布局类型主要有：私人的开间。一般中高层管理人员都有自己独立的办公区域，所有布局都以满足个人需求为出发点。公用的开间。现代大部分企业都用公用大开间进行办公。办公室布局的要求办公室布局的要求主要包括：第一，沿同一方向布局，所有部门进口出口是同一个方向；第二，员工的办工桌放在前面，管理人员的办公桌放在最后，便于及时监控和掌控；第三，内部和外部人员接触最频繁的部门，即市场、销售、行政，一般布置在楼梯口和电梯口，既不会干扰到其他部门，同时又能提高工作效率；第四，开间办公室，桌与桌之间的距离最少为1米；第五，光线从左后侧射入，这种光线是最安全和最舒适的；第六，设备和设施，包括传真机、复印机

30、、扫描仪等设备集中放在一个角落，便于员工对设备的操作、管理以及维护；第七，文件框放在私人的办公桌上，但档案柜要统一规划管理，而且尺寸与办公现场搭配适宜。除了上述要求外，办公室布局还需要注意一些细节，如灯管是否完好、窗帘是否齐整、椅子是否一致、卫生间是否整洁等。这些细节会体现出办公室和行政管理人员的管理水平。会议组织与活动管理刘晓学习导航通过学习本课程，你将能够：了解和正确认知会议；掌握保障会议成功举办的准备工作；了解大型会议活动的组织和策划情况。会议组织与活动管理一、会议的正确认知1.会议的现状研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召

31、开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%70%；哈佛商业评论通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。通常情况下，企业行政

32、部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期中外管理杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。2.会议的重要性会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。3.会议的定

33、义会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。4.会议的作用会议的作用主要包括：第一，会议能够为企业提供信息；第二，汇聚信息；第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递；第五，会议还可以为企业传达

34、指示、政策制度和精神；第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。5.会议的影响会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一

35、样。6.会议的频率不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。7.会议的规模根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

36、8.会议的结构会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。事前事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。事中事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。事后事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。9.会议的成本会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。时间成本会议的时间成本是

37、会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。直接会议成本直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。效率损失成本效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。二、成功会议的准备工作一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。1.会议政策会议政策包含：第一，寻找解决会议的其他方法；第二，会议的管理机构和机制；第三，了解会议的目的；第四，选择适合的参会人员；第五，合理安排会议的时间和地点；

38、第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人

39、员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。2.会议程序企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。会议的主题、目标、形式会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。会议具体议程谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话

40、题或主题。议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。议题排位顺序的原则议题排位顺序的原则主要包括：第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论；第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和

41、矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。人的选择需要遵循的原则任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场；第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。会议的时间、地点选择关于会议时间和地点的选取也有

42、一定的要求。时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。会议座次安排会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。图1会议座次安排（奇数）图2会议座次安排（偶数）当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次

43、排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。会议可能的结论会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。会议文件准备会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。3.会议文化会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。4.场外工夫场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”要

44、点提示保证会议成功的准备工作包括：会议政策；会议程序；会议文化；场外工夫。三、大型会议活动的组织和策划一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。1.签字仪式签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。人员准备人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。礼仪准本礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。2.庆典活动庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首

45、先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。3.新闻发布会随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：人选人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。文稿文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放。公文的写作与管理技巧刘晓学习导航通过学习本课程，你将能够：了解公文的含义、类别和文种；熟悉公文的写作特点、步骤及要求；掌握九种常用的公文写作形式；有效提升公文的写作与管理技巧。公文的写作与管理技巧一、公文的含义1.公务的定

46、义公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的文书，是为管理和开展各项行政工作而制定，具有规章制度性，为行政工作提供标准和范式。2.公文的特点公文是一种文书，公文的特点主要有两点：第一，公文具有强制执行力的法定效力；第二，公文具有自身的规范体系，包括文种选择、格式和要求的规范，甚至标点符号，以及语气和措词的使用规范。二、公文的类别按照不同的标准，可将公文分为不同的类别。1.按行文的方向按行文方向，一般可将公文分为上行文、平行文和下行文。上行文所谓上行文，是指下级机关向所属上级机关的发文。下行文所谓下行文，是指上级机关向所属下级机关的行文。平行文所谓平行文，是指相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。2