文书档案的收集与整理.ppt

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1、文书档案的收集整理朱家华 2011.04一、档案的概念一、档案的概念o档案是国家机关、社会团体、企业事业单位和其他社会组织在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。档案是国家机关、社会团体、企业事业单位和其他社会组织在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。o档案的本质属性是原始记录性。o档案的基本作用是凭证作用和参考作用。o档案的基本门类有文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、人事档案等。档案的本质属性是原始记录性。o档案的基本作用是凭证作用和参考作用。一、档案的概念一、档案的概念二、文书档案二、文书档案o文书档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织在领

2、导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。o文书与档案的联系：文书是档案的前身，档案是文书的归属。办理完毕、具有保存价值的文书，经过归档整理后才能转化为档案。o凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，办理完毕，对本单位和社会具有查考利用价值的文件材料均属收集范围。o每个单位都应根据国家档案局的文件制定本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表。o收集是文书档案工作的起始环节，其他各个环节相比，它处于一种特殊地位。三、文件材料的收集三、文件材料的收集1、归档范围o（1）本单位形成的文件材料o（2）上级机关制发的属于本单位主管业务和需要贯彻执行的文件o（3）下级单位报送的重要文件材料o（4

3、）同级机关和非隶属机关需要贯彻执行的文件材料三、文件材料的收集三、文件材料的收集 （一）收集的范围（一）收集的范围2、不归档的范围o（1）上级来文三个方面的不归档：一是任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；二是上级机关发来供参考的文件材料；三是征求意见的未定稿文件材料。o（2）同级机关和不相属机关来文两个方面不归档：一是参加非主管机关召开的会议的不需要贯彻执行和无查考价值的文件；二是非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；三、文件材料的收集三、文件材料的收集 （一）收集的范围（一）收集的范围 （3）本机关形成文件的八个方面不归档：一是重份文件；二是无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；三是未经

4、会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件；四正式文件、电报上摘录的工作参考的非证明材料；五无特殊保存价值的信封，一般性表态建议或意见的人民来信；六是机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；七是机关负责兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；八是为参考目的从方面收集的文件材料。三、文件材料的收集三、文件材料的收集 （一）收集的范围（一）收集的范围3、不归档文件的处理o（1）属于清退范围的按规定清退o（2）其他不归档文件，登记造册销毁，禁止混入废旧报纸出售，防止失泄密。三、文件材料的收集三、文件材料的收集 （一）收集的范围（一）收集的范围1、收文2、发文3、帐外文件（工作计

5、划、总结；会议记录；会议文件；统计报表；调研材料；对外签定的合同、协议等）档案法第十条、重庆市实施档案法办法第十一条规定：国家机关工作人员在公务活动中形成的文件材料应当归档，任何个人不得拒绝归档，不得拒为已有。三、文件材料的收集三、文件材料的收集（二）收集的途径和方法（二）收集的途径和方法o齐全完整，一方面是指所有应当归档的文件材料都应收集齐全完整；另一方面是一份文件要齐全完整，正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与被转发件，多种文字形成的同一文件材料o符合档案保护要求：文件制作材料的纸张、字迹材料，公文办理过程，如领导批示等。o建立相关制度，加强文件的收集。三、文件材料的收集三、文件材

6、料的收集（三）收集的具体要求（三）收集的具体要求o将处于零乱的和需进一步条理化的文件，进行分类、组合、排列和编目，使之系统起来。o归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。o归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。四、整四、整 理理o依据：重庆市机关归档文件整理实施细则（渝档发200934号）o件的确定：件是归档文件整理的单位。o一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，正文与文

7、件处理单位为一件。四、整四、整 理理（一）原则 o遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）质量要求o归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。o整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。四、整四、整 理理传统方法与简单方法整理的不同1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。2、计量单位不同，前者是“卷”为单位，后者是“件”为单位，明确文件处理单要归档。3、装订方法不同，前者是三孔一线，后者只要符合档案保护要求即可。4、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，各单位视具体情况简化

8、分类层次。四、整四、整 理理5、取消案卷，卷内文件目录，只编以件为单位的归档文件目录。6、无需拟定案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊7、无需编页号，目录改设“页数”项。8、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处即可。9、归档文件直接装盒保管。10、档案盒的设置有较大的变化。四、整四、整 理理1、分类o分年度：按照文件形成年度分，取消按针对年度分类。但来文与复文作为一件时放入复文年，跨年度的会议文件放入闭幕年。o分机构（分问题）：按文件的承办机构（按分类方案）o分期限o归档文件的保管期限分为：永久、定期（30年、10年）永久保管的文书档案主要包括：o（一）本机关制定的法规政策性文件

9、材料；四、整四、整 理理（三）方法和程序（三）方法和程序o（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；o（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；o（四）机关重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；o（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性材料；四、整四、整 理理（三）方法和程序（三）方法和程序o（七）上级机关制发的属于机关主管业务的重要文件材料；o（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料定期保管的文件材料o上述八个方面一般性文件列为定

10、期保管，其中较为重要的30年，其次为10年。四、整四、整 理理（三）方法和程序（三）方法和程序o2、装 订o确定“件”，删除重份。o装订：符合保护要求，左下整齐归档文件装订前一要对破损的文件修裱；二要对字迹模糊或易退变的文件进行复制；三要对超大纸张折叠和小纸张进行托裱。文件材料的装订：永久保管的档案必须去掉金属物，要求使用缝纫机装订或三孔一线装订。30年、10年保管的档案保持原装订。四、整四、整 理理3、排 列按照不同保管期限进行排列o永久：党群类，行政类，业务类o30年：党群类，行政类，业务类o10年：党群类，行政类，业务类四、整四、整 理理4、编 号加盖归档章o长X宽65mmX18mmo按照排列结果，分保管期限分年度编号全宗号保管期限年度室编件号馆编件号四、整四、整 理理5、编 目o按编定的件号逐件编写归档文件目录计算机录入时文号项中年度使用平角中括号o归档文件目录式样件号责任者文号题 名日期页数备注四、整四、整 理理6、装盒，填写备考表、档案盒封面和背脊四、整四、整 理理四、整四、整 理理7、档案上架排列联系方式o丰都县档案局o朱家华o电话：70605329