机关公文写作学习与探讨.ppt

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1、机关公文写作机关公文写作学习与探讨学习与探讨2008年8月n n公文：是指行政机关在行政管理活动中产生的，公文：是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格法定的生效程序和规范的格式制定的具按照严格法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。有传递信息和记录作用的载体。什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷坛，什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷坛，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事公文是各级各类国家

2、机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。管理提供所需的信息。认识公文的特点、内涵是认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。公文处理是围绕公文形成写好公文的先决条件。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。会组织的各级各类人员。机关公文写作学习与探讨机关公文写作学习与探讨机关公文写作学习与探讨机关公文写作学习与探讨n n公文的种类公文的种类

3、（一）命令（令）（一）命令（令）（一）命令（令）（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。嘉奖有关单位及人员。（二）决定（二）决定（二）决定（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告（三）公告（三）公告（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通

4、告（四）通告（四）通告（四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知（五）通知（五）通知（五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。n n公文的种类公文的种类 （六）通报（六）通报（六）通报（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案（七

5、）议案（七）议案（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。提请审议事项。（八）报告（八）报告（八）报告（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示（九）请示（九）请示（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复（十）批复（十）批复（十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见（十一）意见（十一）意见（

6、十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函（十二）函（十二）函（十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要（十三）会议纪要（十三）会议纪要（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。n n中国石油销售企业中国石油销售企业(二级公司二级公司)常用公文的种类常用公文的种类n n通知通知 最常用的公文之一最常用的公文之一。属下行文。属下行文。适用于批转下级机关的公文，转适用于批

7、转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。周知或者执行的事项，任免人员。n n报告报告最常用的公文之一最常用的公文之一。属上行文。属上行文。适用于向上级机关汇报工作，反适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。映情况，答复上级机关的询问。n n通报通报 最常用的公文之一最常用的公文之一。属下行文。属下行文。适用于表彰先进，批评错误，传达适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。重要精神或者情况。n n中国石油销售企业中国石油销售企业(二

8、级公司二级公司)常用公文的种类常用公文的种类n n请示请示请示请示最常用的公文之一最常用的公文之一。属上行文。属上行文。适用于向上级机关请求指示、批适用于向上级机关请求指示、批准。准。n n批复批复批复批复 最常用的公文之一最常用的公文之一。属上行文。属上行文。适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。n n会议纪要会议纪要 最常用的公文之一最常用的公文之一。适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是比较特殊的一种文体。会议纪要是比较特殊的一种文体。1 1、它既不是上行文，也不是下行文。但它可以随着工作的需要，既能充当上、它既不是上行文

9、，也不是下行文。但它可以随着工作的需要，既能充当上行文，又可以充当下行文。行文，又可以充当下行文。2 2、会议纪要作为一种正式公文，没有印章。在会议纪要上签字也是一种错误、会议纪要作为一种正式公文，没有印章。在会议纪要上签字也是一种错误的做法。的做法。n n实际工作中容易混洧使用的文种实际工作中容易混洧使用的文种 报告报告 请示请示 报告报告报告报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。关的询问。请示请示请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。n n混洧使用原因分析混洧使用原因分析 1 1、习惯性

10、口语造成。如某一物品损坏或某一事件发生，领、习惯性口语造成。如某一物品损坏或某一事件发生，领导或员工说导或员工说“打个报告上来打个报告上来”、“向上级单位打一个报向上级单位打一个报告告”。例：某加油站验钞机损坏无法使用，加油站经理。例：某加油站验钞机损坏无法使用，加油站经理说说“向上级公司打报告新购一台验钞机。向上级公司打报告新购一台验钞机。n n混洧使用原因分析混洧使用原因分析2 2、习惯性做法造成。由于实际工作中的一些具体困难基层、习惯性做法造成。由于实际工作中的一些具体困难基层单位无力或无权解决，需要上级单位解决，因此，造成单位无力或无权解决，需要上级单位解决，因此，造成出现一些问题后向

11、上级打报告，说明情况，由上级解决。出现一些问题后向上级打报告，说明情况，由上级解决。3 3、对文种正确使用要求不理解造成。问题出现后究竟如何、对文种正确使用要求不理解造成。问题出现后究竟如何解决，这是根本。但由于对相关文种的使用要求不理解，解决，这是根本。但由于对相关文种的使用要求不理解，想当然使用想当然使用“报告报告”或或“请示请示”。实际工作中最常见的就是该用实际工作中最常见的就是该用“请示请示”而使用而使用“报告报告”。以加油站验钞机损坏需要新购为例，应使用的文种为以加油站验钞机损坏需要新购为例，应使用的文种为“请示请示”。例：关于申请购买验钞机的请示。例：关于申请购买验钞机的请示n n

12、混洧使用原因分析混洧使用原因分析 如加油站出现某安全隐患或发生某一事件，上级单位需要如加油站出现某安全隐患或发生某一事件，上级单位需要了解情况且要求下级单位出具正式的书面材料，则需要使了解情况且要求下级单位出具正式的书面材料，则需要使用用“报告报告”这一文种。这一文种。只要搞清楚只要搞清楚“报告报告”与与“请示请示”的概念，实际工作中就不的概念，实际工作中就不会出现混洧使用的问题。会出现混洧使用的问题。同时，要注意在使用同时，要注意在使用“请示请示”时，须掌握时，须掌握“一事一请一事一请”的的原则，不得原则，不得“多事一请多事一请”。如加油站既需要新购验钞机，。如加油站既需要新购验钞机，又需要

13、增加人员编制，就不能将两件事在一个请示中反映。又需要增加人员编制，就不能将两件事在一个请示中反映。n n需要注意的几点需要注意的几点n n报告递交上级单位后不一定有下文。因为报告是向上级机报告递交上级单位后不一定有下文。因为报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告上交报告上交后，上级机关会根据实际情况作出决策。对下级单位不一后，上级机关会根据实际情况作出决策。对下级单位不一定有答复。定有答复。n n请示递交上级机关后一般情况下要有下文，也就是与请示请示递交上级机关后一般情况下要有下文，也就是与请示相对应的文种相对应的文种批复。如果没

14、有请示也就没有批复。批复。如果没有请示也就没有批复。“批复批复”就是针对就是针对“请示请示”而存在的。例：而存在的。例：关于申请购买关于申请购买验钞机的请示验钞机的请示上报后，上级机关如同意，应以正式公文上报后，上级机关如同意，应以正式公文的形式作出答复的形式作出答复关于同意购买验钞机的批复关于同意购买验钞机的批复。但。但实际工作中，小项的请示上级机关既是同意也不一定正式实际工作中，小项的请示上级机关既是同意也不一定正式下批复，但大项的请示，上级机关必须也一定会正式下批下批复，但大项的请示，上级机关必须也一定会正式下批复。复。n n请示是一种经常使用的文种，具体写法在后面我们再学习请示是一种经

15、常使用的文种，具体写法在后面我们再学习探讨。探讨。n n实际工作中容易错误使用的文种实际工作中容易错误使用的文种 会议纪要会议纪要 会议纪要最常犯、最容易犯的错误会议纪要最常犯、最容易犯的错误在会议纪要的在会议纪要的正文后空白处签字正文后空白处签字签上与会者人员的名字。签上与会者人员的名字。会议纪要作为一个文种，是一种正式公文（不加盖公会议纪要作为一个文种，是一种正式公文（不加盖公章的公文），如果在会议纪要上签上与会者的名字，一是章的公文），如果在会议纪要上签上与会者的名字，一是违反了公文处理规定；二是画蛇添足；三是不伦不类、挑违反了公文处理规定；二是画蛇添足；三是不伦不类、挑战公文的严肃性、

16、权威性。因为会议纪要在前言中一般都战公文的严肃性、权威性。因为会议纪要在前言中一般都写明了时间、地点、参加会议人员姓名、会议议题，因此，写明了时间、地点、参加会议人员姓名、会议议题，因此，注意不能在会议纪要上签字。注意不能在会议纪要上签字。打擦边球做法。打擦边球做法。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-1999n n范围范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。求、公文中各要素排列顺序和标识规则。n n 本标准适用于国家各级

17、行政机关制发的公文。其他机关本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文珂参照执行。公文珂参照执行。n n 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。有关规定执行。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19991 1 定义定义 本标准采用下列定义本标准采用下列定义1.11.1字字wordword 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。空间。1.21.2行行lineline标识公文中纵

18、向距离的长度单位。本标准以标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3 3号字高度加号字高度加3 3号号字高度的字高度的7/87/8倍的距离为一基准行；公文标题以倍的距离为一基准行；公文标题以2 2号字高度号字高度加加2 2号字高度的号字高度的7/87/8倍的距离为一基准行。倍的距离为一基准行。2 2 公文用纸主要技术指标公文用纸主要技术指标国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-1999 公文用纸一般使用纸张定量为公文用纸一般使用纸张定量为60g/60g/-80g80g/的胶版印的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度为刷纸或复印纸，纸张

19、白度为85%-90%85%-90%，横向耐折度，横向耐折度 1515次，次，不透明度不透明度 85%85%，PHPH值为值为7.5-9.57.5-9.5。3.3.公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸幅面及版面尺寸3.13.1公文用纸采用公文用纸采用GB/T148GB/T148中规定的中规定的A4A4型纸，其成品幅面尺寸型纸，其成品幅面尺寸为：为：210210*297*297，尺寸允许的偏差见，尺寸允许的偏差见GB/T148GB/T148。3.23.2公文页边与版心尺寸公文页边与版心尺寸 公文用纸天头公文用纸天头(上白边上白边)为为37 37 1 1 公文用纸订口公文用纸订口(左白边左白边)为为28

20、28 1 1 版心尺寸为版心尺寸为:156:156*225*225(不含页码不含页码)国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19994 4 公文中图文的颜色公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。5 5 排版规格与印制装订要求排版规格与印制装订要求5.15.1排版规格排版规格 正文用正文用3 3号仿宋体字号仿宋体字,文中如有小标题可用文中如有小标题可用3 3号小标宋体字或黑体字号小标宋体字或黑体字,一一般每面排般每面排2222行行,每行排每行排2828个字。一级标题用黑体

21、，后面不加标点符号；个字。一级标题用黑体，后面不加标点符号；二级标题用楷体，后面标注句号（正文与二级标题连排）。三级标题二级标题用楷体，后面标注句号（正文与二级标题连排）。三级标题无特殊要求，一般用仿宋体，但需与正文连排。无特殊要求，一般用仿宋体，但需与正文连排。5.25.2制版要求制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过过。5.35.3印刷要求印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2 2。黑色油墨应达到色谱所。黑色油墨应达到色谱所标标BL100%BL100%

22、，红色油墨应达到色谱所标，红色油墨应达到色谱所标Y80%Y80%，M80%M80%。印品着墨实、。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。均匀；字面不花、不白，无断划。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19995.45.4装订要求装订要求 公文应左侧装订，不掉页。公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过两页页码之间误差不超过4 4。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/41/4处，允许误差处，允许误差44。平订订锯与书脊间的距离为平订订锯与书脊间的距离为

23、，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏，后背不可散页明订。，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏，后背不可散页明订。四角成四角成9090度，无毛茬或缺损。度，无毛茬或缺损。有些公文如领导讲话稿可骑有些公文如领导讲话稿可骑角订或不装订，根据领导工作习惯灵活掌握。角订或不装订，根据领导工作习惯灵活掌握。6 6 公文中各要素标识规则公文中各要素标识规则 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即公文首页红色反线（宽度同版心，即156 156）以上的各要）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）素统称眉首；

24、置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。记。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19996.16.1眉首眉首6.1.1 6.1.1 公文份数序号公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第版心左上角第1 1行。（一般国家行政机关的公文且为重要

25、行。（一般国家行政机关的公文且为重要的公文标公文份数序号，中石油公文一般未见标识）的公文标公文份数序号，中石油公文一般未见标识）6.1.26.1.2秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级用如需标识秘密等级用3 3号黑体，顶格标识在版心右上角第号黑体，顶格标识在版心右上角第1 1行，两字之间空行，两字之间空1 1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用用3 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 1行，秘密等级和行，秘密等级和保密期限之间用保密期限之间用“”隔开。隔开。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政

26、机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19996.1.36.1.3紧急程度紧急程度 如需标识紧急程度，用如需标识紧急程度，用3 3号黑体字，顶格标识在版心右上号黑体字，顶格标识在版心右上角第角第1 1行，两字之间空行，两字之间空1 1字；如需同时标识秘密等级与紧急字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1 1行，紧急程度行，紧急程度顶格标识在版心右上角第顶格标识在版心右上角第2 2行。行。6.1.46.1.4发文机关标识发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加由发文机关全称或规范化简称后加“文件文件”组成；

27、对一些组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为关标识上边缘至版心上边缘为25 25。对于上报的公文，发。对于上报的公文，发文标识上边缘至版心上边缘为文标识上边缘至版心上边缘为80 80。如需标识秘密等级、。如需标识秘密等级、保密期限以及紧急程度，则标识方法为：保密期限以及紧急程度，则标识方法为：机密机密一年一年 特特 急急 同样标识位置在版心右上角第同样标识位置在版心右上角第1 1、第、第2 2行（右侧顶格）行（右侧顶格）国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文

28、格式GB/T-1999GB/T-1999 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 22 *15 *15 （宽（宽*高）。（一般红头文件已事先印好，使高）。（一般红头文件已事先印好，使用中注意套用，此处只作一般性了解）。用中注意套用，此处只作一般性了解）。联合行文时应使主办机关名称在前，联合行文时应使主办机关名称在前，“文件文件”二字置二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须

29、保证公文首页显示正文。多，必须保证公文首页显示正文。6.1.46.1.4发文字号发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号 括入；序括入；序号不编虚位（即号不编虚位（即1 1不编为不编为001001），不加），不加“第第”字。字。发文字号之下发文字号之下4 4 处印一条与版心等宽的红色反线。处印一条与版心等宽的红色反线。国家行政机关公文格式国家行

30、政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-1999 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 22 *15 *15 （宽（宽*高）。（一般红头文件已事先印好，使高）。（一般红头文件已事先印好，使用中注意套用，此处只作了一般性了解）。用中注意套用，此处只作了一般性了解）。联合行文时应使主办机关名称在前，联合行文时应使主办机关名称在前，“文件文件”二字置二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过于发

31、文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。多，必须保证公文首页显示正文。6.1.46.1.4发文字号发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号 括入；序括入；序号不编虚位（即号不编虚位（即1 1不编为不编为001001），不加），不加“第第”字。字。发文字号之下发文字号之下4 4 处印一条与版心等宽的红色反线。处

32、印一条与版心等宽的红色反线。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19996.1.56.1.5签发人签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文安号右侧。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文安号右侧。发文字号居左空发文字号居左空1 1字，签发人姓名居右空字，签发人姓名居右空1 1字；签发人用字；签发人用3 3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3 3号楷体字号楷体字标识签发人姓名。标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第如有多个签发人，主办单位签发人姓名

33、置于第1 1行，其他行，其他签发人姓名从第签发人姓名从第2 2行起在主办单位签发人姓名之下按发文行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4 4 。6.2 6.2 主体主体6.2.16.2.1公文标题公文标题国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-1999 红色反线下空红色反线下空2 2行，用行，用2 2号小标宋体，可分一行或多行居中号小标宋

34、体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。6.2.2 6.2.2 主送机关主送机关 标题下空标题下空1 1行，左侧顶格用行，左侧顶格用3 3号仿宋体字标识，回行时仍顶号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。6.2.36.2.3公文正文

35、公文正文 主送机关名称下主送机关名称下1 1行，每自然段左空行，每自然段左空2 2字，回行顶格。数字、字，回行顶格。数字、年份不能回行。年份不能回行。6.2.46.2.4附件附件 公文如有附件，在正文下空公文如有附件，在正文下空1 1行左空行左空2 2字用字用3 3号仿宋体字标识号仿宋体字标识国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-1999“附件附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：附件：1.XXXXXXX”1.XXXXXXX”）；附件名称后不加标

36、点符号。附件应与公文正）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第文一起装订，并在附件左上角第1 1行顶格标识行顶格标识“附件附件”，有序号时标，有序号时标识序号；附件序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一识序号；附件序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第起装订，应在附件左上角第1 1行顶格标识公文的发文字号并在其后标行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。识附件（或带序号）。6.2.5 6.2.5 成文日期成文日期用汉字将年、月、日标全；用汉字将年、月、日标全；“零零”写为写为“O”O”；成文日期的标识位置见

37、下；成文日期的标识位置见下所述。所述。6.2.6.6.2.6.公文生效标识公文生效标识6.2.6.1 6.2.6.1 单一发文印章单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空成文日期右空4 4字；加盖印章应上距正文字；加盖印章应上距正文1 1行之内，端正、居中下压成行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。文日期，印章用红色。n n 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；n n当印章下弧有文字时，采用中套方式，

38、即印章中心线压在成文日期上。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19996.2.6.2 6.2.6.2 联合行文印章联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空期拉开，左右各空7 7字；主办机关印章在前；两个字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互

39、不相交或相切，相距不超过互不相交或相切，相距不超过3 3 。当联合行文需加盖当联合行文需加盖3 3个以上印章时，为防止出个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3 3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空相切

40、；在最后一排印章之下右空2 2字标识成文日期。字标识成文日期。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19996.2.6.3 6.2.6.3 特殊情况说明特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，务使印章与正文同处一面，不得采取标识不得采取标识“此页无正文此页无正文”的方法解决。的方法解决。6.2.76.2.7附注附注 公文如有附注，用公文如有附注，用3 3号仿宋体字，居左空号

41、仿宋体字，居左空2 2字加圆括号标识字加圆括号标识在成文日期下在成文日期下1 1行。行。6.36.3版记版记6.3.16.3.1主题词主题词“主题词主题词”用用3 3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用词目用3 3号小标宋体字；词目之间空号小标宋体字；词目之间空1 1字。字。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19996.3.26.3.2抄送机关抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下公文如有抄送机关，在主题词下1 1行；左右各空行；左右各空1 1字，用字，用3 3号小号小标宋体字

42、标识标宋体字标识“抄送抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。同抄送机关。6.3.36.3.3印发机关和印发日期印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1 1行位置；行位置；有有3 3号仿宋体字。印发机关左空号仿宋体字。印发机关左空1 1字，印发日期右空字，印发日期右空1 1字。字。印发日期以

43、公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。6.3.46.3.4版记中的反线版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式GB/T-1999GB/T-19996.3.56.3.5版记的位置版记的位置 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。一行。7 7 页码页码 用用4 4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下

44、1 1行，行，数码左右各放一条数码左右各放一条4 4号一字线，一字线距版心下边缘号一字线，一字线距版心下边缘7 7 。单页码居右空。单页码居右空1 1字，双页码居左空字，双页码居左空1 1字。空白页和空白页字。空白页和空白页以后的页不标识页码。以后的页不标识页码。n n草拟公文应当做到：草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直

45、述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。急程度。（五）（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明

46、具体的年、月、日。日。（六）结构层次序数，第一层为（六）结构层次序数，第一层为“一、一、”，第二层为，第二层为“（一）（一）”，第，第三层为三层为“1 1”，第四层为，第四层为“（1 1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、（九）公文中的数字，除成文日期、部

47、分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。外，应当使用阿拉伯数字。中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要n n通知通知 最常用文体之一。下行文。最常用文体之一。下行文。告知性文体。要求简明扼要、写清做什么、怎么告知性文体。要求简明扼要、写清做什么、怎么做、要达到的目的、执行中的注意事项是什么做、要达到的目的、执行中的注意事项是什么等即可。等即可。如要做的工作较多，可分出层次，并用标题（可如要做的工作较多，可分出层次，并用标题

48、（可分多级，一般只用到分多级，一般只用到3 3级）写清重点。级）写清重点。中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要n n请示请示最常用文体之一。最常用文体之一。上行文。上行文。注意把握注意把握“一事一请一事一请”，不得，不得“一事多请一事多请”，一一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。抄送形式，但不得抄送其下级机关。要求简明扼要、写清请示什么。请示的内容写完要求简明扼要、写清请示什么。请示的内容写完后，回行左空后，回行左空2 2格，标识格，标识“妥否，请批示妥否，

49、请批示”。后。后面为句号。面为句号。中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要n n报告报告 最常用文体之一。最常用文体之一。上行文。上行文。就某一工作或多项工作向上级机关进行陈述，汇报工作，反映情况，就某一工作或多项工作向上级机关进行陈述，汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。答复上级机关的询问。一般情况下，要求简明扼要，主次分明，不需要华丽的词藻。但好的一般情况下，要求简明扼要，主次分明，不需要华丽的词藻。但好的报告也可分出层次，如汇报工作的报告，可将实际工作的好的做法报告也可分出层次，如汇报工作的报告，可将实际工作的好的做法加以提炼，总结出一些独特

50、的、富于创造性的且可操作性强的经验加以提炼，总结出一些独特的、富于创造性的且可操作性强的经验做法。这需要起草报告的人员具有较好的文字写作水平。做法。这需要起草报告的人员具有较好的文字写作水平。起草报告时易出现的常识性错误：一是起草报告时易出现的常识性错误：一是XXXX汇报；二是就某一项工作汇报；二是就某一项工作起草报告时在第一个大问题（大标题）中出现起草报告时在第一个大问题（大标题）中出现“成立成立XXXX领导小组领导小组”，并分列组长、副组长、成员等。规范做法：一、，并分列组长、副组长、成员等。规范做法：一、“汇报汇报”非正非正式文种，必须使用式文种，必须使用“报告报告”；二、报告中如需体现