医院工程档案管理分析.docx

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1、医院工程档案管理分析摘要：文章概述了医院工程档案管理的意义、特点和范围，分析了当前医院工程档案管理的现存问题，具体阐述了加强档案管理的有效措施，期望能够引起相关人员对于医院工程档案管理工作的重视。关键词：医院工程；档案管理；档案验收医院工程的档案管理，就是针对每一项基建或修缮项目从收集、整理、组卷到编目，以专业化的手段和规范化管理，使工程档案完好化、精确化，使得基建工程档案的信息得到充分利用，有效发挥档案在建设工程中的作用。一、档案管理的意义一实现归档材料的完好性。在医院的建设工程中，大型的基建类工程并非主流，并且在施工过程中，一般有监理公司为质量把关，工程所涉及的资料也由建设公司和监理单位负

2、责整理归档。而中小型工程多为修缮类，预算在万元以下的中小型工程占据了主要部分。中小型修理工程主要包括平房修理、网线安装、粉刷、做防水以及其他各种零活，这类工程无论冗杂程度如何，都有一套完好的工作流程，从前期预备、施工到竣工验收、结算分别由医院中不同的专人负责，因此这类工程的档案材料形成时间长、经手人员多，稍有不慎很简单遗失或漏归，所以，需要随时收集、整理并准时归档，以确保它的完好性。二便于查找和利用。在对每一项中小型工程完成建档立卷后，精确做好档案的编号，以便能快速查找。一套完好的工程档案，不仅能随时接受上级卫生主管部门的审查，还使得在出现问题时有据可依。如有类似的工程，可以通过查阅档案实行相

3、同的处理方式解决，提高工作效率。三为医院节约开支。院内的全部工程从申请到结算都有一套完好的审批流程，递交的申请和预算都由相关的各级负责人层层把关。而档案管理就是要将全部资料整合在一起，使各个环节有据可依，即使后来原有工程出现问题，可以查阅当时的归档材料，若发觉在保修期内，则医院有权要求有关建设公司负责承当本次费用，避开医院的额外开支。二、档案管理的特点医院工程档案的建立不仅系统性地把握了工程中的全部要素，而且具有鲜亮的自身特点。一准时性。一般来讲，在资料的整理过程中，前期假如没有准时收集，则原始资料极易缺失和遗漏。医院工程对资料收集的准时性要求显得更为突出，前期资料预备时间长且后续各部分资料经

4、手人员不同，更易出现问题。因此，为了有序地支配和开展工作，不影响院内工程的竣工验收及结算，准时性非常重要。二完好性。成套的档案记载着整个工程的建设状况，反映的是工程的全过程和最终成果。根据医院有关要求及工作流程，可在系统性的管理下将文字材料及各类图纸依次排列，便于检查档案的完好程度。三真实性。工程档案是施工过程中的原始资料。可以说，它是真实状况的完好记录，必需保持这一特性，才能得到应有的效益。四精确性。工程档案的精确性依托于真实性而存在，工程预算书必需以现场的真实状况为根据，计算精确无误，同时，只有精确地记录下工程的全过程，才能为今后的修缮或是改造提供参考。三、归档基本程序、范围及内容科学地确

5、定工程资料的归档范围是做好工程档案管理的重要工作，因为它涉及今后的查阅使用。如若归档范围模糊、管理不规范，那么档案资料的收集工作就难以进行，而之后的整理与立卷也无从谈起。建档工作是工程档案管理的第一步，也是今后归档借阅的基础。由于医院内修缮工程种类众多，每个修理工程都有所差异，其冗杂程度不尽一致，产生的档案数量也随之改变，对案卷确实立也不尽相同。因此分类方式不行仅凭个人主观推断，还须考虑到工程之中的潜在联系，根据有关规定和要求合理地进行分类，结合重要程度和工作程序制订排列的顺序，便于管理和查阅。虽然医院内修缮类工程涉及范围广，但是一个完好的工程都包括以下4个基本部分：前期资料、过程资料、竣工资

6、料和结算资料。为了全面反映医院工程建设的全过程，爱护档案的系统性和完好性，归档内容大致包括综合性文件资料及图纸。如：立项申请，上级领导转办批准文件，工程量清单，工程预算书，预评价报告及环评报告，工程项目方案与设计的可行性报告，规划局、消防局及环保、卫生部门等各类政府部门的批复文件，招投标及论证文件，工程监理文件，工程项目合同书，洽商变更会议纪要，特别状况说明，工程竣工验收报告，外审公司审核报告，工程结算申请，土建或水电等施工图纸及竣工图纸。四、档案管理存在的问题一缺少专职档案管理人员。施工现场繁忙，待整理的资料琐碎，假如不能准时归档，可能造成资料的积累，无法选取有效的材料，致使工程档案资料不够

7、完好。除了必要的主体资料归档外，其余配套档案材料易丢失。档案管理过程不仅需要心细、有条理，而且对医院工程流程和工程本身要有肯定的了解和认识。医院工程档案管理普遍缺乏复合型人才，管理人员业务素养不高或是由各部分人员琐碎代管，档案资料则不能统一管理，不利于工程档案将来的借阅和使用，难以适应工作需要。二缺少独立档案资料室。由于对医院工程档案管理重视不够，长期没有独立的档案资料室，简单导致结算后的工程资料随便放置，未将档案资料妥当保存。若是有统一的档案资料室，从建档、归档到借档，整个过程便可系统地完善起来，有利于档案在医院将来进展建设中的使用。三缺乏信息化管理。目前绝大多数医院的工程档案管理仍局限于纸

8、质材料，经过长时间的存放，纸质材料可能会模糊不清，而电子化档案不仅便于保存，而且利于归类和检索。若是能够保存电子化图纸，变动或修改后的方案也可在档案中充分表达，整个工程档案从收集到编目都可高效进行，医院内的中小型工程档案的分类将变得更加细化，在节约资源的同时还可以提高效率。五、加强档案管理的有效措施一健全完善档案管理制度。档案管理制度是工程档案管理的指南针。在学习中华人民共和国档案法和建设工程文件归档整理规范gB/t50328-2022的各项规定后，结合医院工作的实际状况，完善档案管理制度，以保证工程档案的完好、精确。建立并完善工程档案管理制度，有利于形成系统化的档案管理体系。医院中的工程类档

9、案不同于其他档案，完成一个工程所需的时间较长，过程冗杂，若想将形成的档案材料完好地进行归档，从前期预备时就需要有专人负责，做好档案材料的整理工作，这样才能保证一项工程的文字材料及图纸的完好化、系统化。另外，在资料的整理过程中，经手人员分工应明确，保证在各个环节中有相关人员承当相应责任，避开工程出现问题后无处问责。考虑到医院工程前期预备工作时间较长的状况，从档案材料的前期收集开始，就要与施工管理同步进行，以保证形成完好的文件材料，这也是形成高质量工程档案材料的关键。目前，医院内许多万元以上的工程项目都是以招投标的方式外包，那么在材料的收集和整理过程中，更要将外包相关的资料具体列入档案内容中，削减

10、工程中的失误。二实施多样化管理。科技日新月异，档案管理的方式方法和技术手段也不断随之转变。我国制定的cAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求gB/t17678.1-1999，已属于多媒体电子文件档案管理，是以现代化手段整合工程档案的信息资源，使档案的管理层次实现了一个质的飞越。先进管理技术的应用，不仅可提高档案管理水平，更利于档案新型管理模式的深入探究。三把好竣工验收质量关。工程竣工投入使用后，随着时间的推移，不行避开地要重新进行装修改造，水电土建系统也可能随着使用需求而产生改变。而之前的工程档案对于今后的管理、使用、维护、改建、扩建等是一个重要的参考，特殊是竣工图纸尤为重要。在国家档案局与

11、国家发改委发布的重大建设项目档案验收方法中可以看出，项目档案验收的材料是工程竣工的重要凭证。即使是医院中的一般修缮工程，其档案验收都具有一票否决权。因此，根据工程档案的归档范围要求，结合医院的实际状况，在整个过程中所形成的全部档案特殊是竣工材料务必做到精确真实、系统完备、符合要求。四加强档案管理培训。工程档案管理的成效与管理人员的能力水平、管理者的重视程度密不行分。医院可按照制度流程，定期对档案管理人员进行有关学问的业务培训，使其加强工程档案管理的学习，对档案工作持有严谨的看法，从档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等方面把握档案管理要点，保证档案在形成过程中的系统性，从而为工程验收打

12、下良好的基础。六、结束语工程档案管理在医院工程管理中是特别重要的一项工作，而且随着行业的进展、科技的进步，档案管理的方法和技术手段也越来越多样。相关人员应当结合工作实际，不断学习、总结和探究，逐步提高医院工程档案管理的水平，从而适应医院的建设和进展。参考文献1王振华.建筑工程档案资料有效管理措施J.山西建筑,2008(6):229.2徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用J.上海煤气,2004(5):41.3住房和城乡建设部,国家质量监督检验检疫总局.建设工程文件归档整理规范:gB/t50328-2022s.北京:中国建筑工业出版社,2022.4国家档案局,国家发改委.重大建设项目档案验收方法档发20062号eB/ol.(2022-05-05)2022-01-08.作者:郭佳珣 单位:北京大学第一医院总务处本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页