电子表格软件.ppt

《电子表格软件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电子表格软件.ppt（29页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、电子表格软件 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望内容提要内容提要ExcelExcel工作表工作表工作表工作表u建立基本概念建立基本概念u工作表的操作与编辑工作表的操作与编辑u公式与函数的应用公式与函数的应用u打印工作表打印工作表Excel Excel 图表图表u图表相关名词术语图表相关名词术语u创建和修饰图表创建和修饰图表数据管理数据管理u数据清单概念数据清单概念u数据排序数据排序u筛选数据筛选数据u分类汇总分类汇总u数据透视表数据透视表行号名字框工作

2、表活动框列标工作表标签编辑栏任务窗格ExcelExcel工作界面工作界面工作簿与工作表工作簿与工作表1.工作簿（工作簿（Workbook）工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下成，在默认的情况下是由是由3个工作表组成的。个工作表组成的。2.工作表（工作表（Worksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。它是工作簿的一部分，也称作电子报表。工作簿（工作簿（工作簿（工作簿（255255255255）工作表的操作工作表的操作1.

3、1.1.1.数据的输入数据的输入数据的输入数据的输入输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式步骤步骤1 1：明确内容输入的单元格：明确内容输入的单元格当前活动单元格当前活动单元格步骤步骤2 2：内容输入（注意观察编辑栏）：内容输入（注意观察编辑栏）确认操作确认操作EnterEnterTabTab取消操作取消操作EscEsc数据类型：文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值。数据类型：文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值。运算符名称运算符名称运算符名称运算符名称表示形式表示形式表示形式表示形式运算结果运算结果运算结果运算结果算术运算符 加(+)、减(-)、

4、乘(*)、除(/)、百分号(%)、乘方()数值关系运算符=、=、True、False文字连接符&(字符串连接)字符串引用运算符区域运算符“:”对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用。联合运算符“,”将多个引用合并为一个引用。交叉运算符“”产生对同时隶属于两个引用单元格区域的引用。2.2.2.2.认识公式与函数认识公式与函数认识公式与函数认识公式与函数 =（B4+25）/SUM（D5:F5）公式特定符号公式特定符号区域范围引用区域范围引用单元格地址单元格地址数值型常量数值型常量ExcelExcel函数函数运算操作符号运算操作符号 使用公式使用公式使用公式使用公式有关工作表的操作有关

5、工作表的操作1.工作表的操作方法工作表的操作方法u编辑单元格数据（编辑单元格数据（F2F2或双击）或双击）u移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动）移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动）u有规律数据的快速填充有规律数据的快速填充u插入与删除行、列、区域插入与删除行、列、区域u选择工作表中的数据选择工作表中的数据u工作表的更名工作表的更名u插入与删除工作表插入与删除工作表u复制工作表复制工作表2.工作表的编辑工作表的编辑3.3.3.3.浏览工作表的方法浏览工作表的方法浏览工作表的方法浏览工作表的方法4.4.4.4.工作表的修饰工作表的修饰工作表的修饰工作表的修饰u用编辑键进行浏览（用编辑键进行浏览

6、（PageUpPageUp、PageDownPageDown）u用用F5F5功能键快速定位到某个单元格功能键快速定位到某个单元格u分割屏幕法分割屏幕法(冻结拆分窗口冻结拆分窗口)u用工具栏中的按钮进行格式化用工具栏中的按钮进行格式化u工作表标题的处理工作表标题的处理u用用“格式格式|单元格单元格”命令修饰工作表命令修饰工作表在工作表中更有效地工作在工作表中更有效地工作1.设置数据输入帮手设置数据输入帮手2.使用条件格式用来使用条件格式用来醒目显示重要数据醒目显示重要数据3.为单元格添加注为单元格添加注释信息释信息函数是函数是ExcelExcel自带的一些已经定义好的公式。自带的一些已经定义好的

7、公式。如何在工作表中应用函数如何在工作表中应用函数不同类型的函数要求给定不不同类型的函数要求给定不同类型的参数同类型的参数函数名（参数函数名（参数函数名（参数函数名（参数1 1 1 1，参数参数参数参数2 2 2 2，）代表函数功能代表函数功能=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9=Average=Average（B2:B10B2:B10）函数应用举例函数应用举例 函数按功能分为以下几种类型：函数按功能分为以下几种类型：u 数学与三角函数（比如，数学与三角函数（比如，SUMSUM、SUM IF SUM IF）u 统计函数（比如，统计函数（比如，AVERAGE AVER

8、AGE、COUNTIFCOUNTIF）u 逻辑函数（比如，逻辑函数（比如，IF IF）u 财务函数（比如，财务函数（比如，PMT PMT）u 日期和时间函数（比如，日期和时间函数（比如，TODAY TODAY）u 数据库函数（比如，数据库函数（比如，DCOUNT DCOUNT）u 查找与引用函数（比如，查找与引用函数（比如，VLOOKUP VLOOKUP）u 文本函数（比如，文本函数（比如，CONCATENAT CONCATENAT）u 信息函数（比如，信息函数（比如，ISBLANK ISBLANK）单元格地址在公式中的作用单元格地址在公式中的作用绝对绝对绝对绝对地址：地址：A1A1相对相对相

9、对相对地址：地址：$A$1$A$1混合混合混合混合地址：地址：$A1$A1 A$1 A$1E4=B1+A2+C2公式的公式的自动重算自动重算自动重算自动重算功能基于参加计算的数据均引功能基于参加计算的数据均引用其存放位置。用其存放位置。创建三维公式创建三维公式1.1.不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称工作表名称!单元格引用地址单元格引用地址2.2.不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：工作簿名称工作簿名称 工作表名称工作表名称!单元格引用地址单元格引用地址例如例如:=Sale1.xls=Sale1

10、.xls 销售统计销售统计!$E$4+Sale2.xls!$E$4+Sale2.xls销统计销统计!$E$4+Sale3.xls$E$4+Sale3.xls 销售统计销售统计!$E$4+Sale4.xls!$E$4+Sale4.xls销销售统计售统计!$E$4!$E$4打印工作表打印工作表1.1.工作表的打印设置工作表的打印设置2.2.打印预览打印预览设置页面设置页面设置页边距设置页边距设置页眉设置页眉/页脚页脚设置工作表的选项设置工作表的选项 更直观地显示数据（图表）更直观地显示数据（图表）1.选取数据选取数据选取数据选取数据2.2.插入图表插入图表插入图表插入图表 独立图表独立图表 嵌入图

11、表嵌入图表3.编辑图表编辑图表编辑图表编辑图表4.4.修饰图表修饰图表修饰图表修饰图表图表创建步骤：图表创建步骤：数据表格数据表格数据表格数据表格图表的作用是将表格中的数字数据图形化，以此来改善工作表的视觉效图表的作用是将表格中的数字数据图形化，以此来改善工作表的视觉效果，更直观、更形象地表现出工作表中数字之间的关系和变化趋势。果，更直观、更形象地表现出工作表中数字之间的关系和变化趋势。图表相关名词术语图表相关名词术语图例图例数据标记数据标记数据序列数据序列类型轴类型轴(X)(X)刻度线刻度线值轴（值轴（Y Y）数据标记：一个数据标记对应于工作表中一个单元格中的具体数值，它在图表中的表现 形式

12、可以有：柱形、折线、扇形等等。数据系列：绘制在图表中的一组相关数据标记，坐标轴：通常由类型轴（X轴）和值轴（Y轴）构成。图 例：每个数据系列的名字都将出现在图例区域中，成为图例中的一个标题内容。绘图区：它含有坐标轴、网格线和数据系列。图表区：它含有构成图表的全部对象，可理解为一块画布。创建图表创建图表1.1.1.1.选择图表类型选择图表类型选择图表类型选择图表类型2.2.2.2.选择图表元素选择图表元素选择图表元素选择图表元素 图表标题图表标题图表标题图表标题 X X X X轴标题轴标题轴标题轴标题 图表标记图表标记图表标记图表标记 数据标签数据标签数据标签数据标签 图例图例图例图例 刻度线刻

13、度线刻度线刻度线 编辑图表编辑图表1.1.改变图表类型改变图表类型2.2.修改图表数据修改图表数据3.3.添加和删除数据序列添加和删除数据序列4.4.修改各种图表组成元素修改各种图表组成元素 修饰图表样例修饰图表样例 图表中的组成元素同普通表格中的数据一样，不仅能对其内容进行修图表中的组成元素同普通表格中的数据一样，不仅能对其内容进行修图表中的组成元素同普通表格中的数据一样，不仅能对其内容进行修图表中的组成元素同普通表格中的数据一样，不仅能对其内容进行修改，而且能够为其穿上一件改，而且能够为其穿上一件改，而且能够为其穿上一件改，而且能够为其穿上一件“漂亮漂亮漂亮漂亮”外衣，使整个图表更加赏心悦

14、目。这外衣，使整个图表更加赏心悦目。这外衣，使整个图表更加赏心悦目。这外衣，使整个图表更加赏心悦目。这件件件件“漂亮漂亮漂亮漂亮”的外衣装饰的对象大到整个图表区、绘图区、小到一个个数据的外衣装饰的对象大到整个图表区、绘图区、小到一个个数据的外衣装饰的对象大到整个图表区、绘图区、小到一个个数据的外衣装饰的对象大到整个图表区、绘图区、小到一个个数据标记、坐标轴甚至网格线。标记、坐标轴甚至网格线。标记、坐标轴甚至网格线。标记、坐标轴甚至网格线。数据清单数据清单正确创建规则：正确创建规则：正确创建规则：正确创建规则：u列名唯一列名唯一u纯数据（杜绝空行、非法数据）纯数据（杜绝空行、非法数据）u同列数据

15、的数据类型和格式应完全相同同列数据的数据类型和格式应完全相同u避免在一张工作表上放置多份数据清单避免在一张工作表上放置多份数据清单利用记录单可以进行下列操作：利用记录单可以进行下列操作：利用记录单可以进行下列操作：利用记录单可以进行下列操作：u输入数据输入数据u修改和删除数据修改和删除数据u查找数据清单中的记录查找数据清单中的记录 使用记录单编辑数据清单使用记录单编辑数据清单 建立数据清单以后，可以用下面的方法输入数据：从其他应用程序导入数据；直接往工作表中输入信息；使用Excel提供的记录单功能。记录单是Excel提供的一种较轻松的工具，用以完成数据清单的创建和维护工作。使用记录单输入数据的

16、方法：首先将鼠标指针放在数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据/记录单”命令，打开当前选中数据清单的记录单。利用记录单对话框不仅可以添加记录，还能够修改和删除记录，还可以使用通配符查找相近的记录，如在“姓名”编辑框中输入“王*”，单击“下一条”按钮即可查找四个分公司中所有姓“王”的员工。2.排序条件：排序条件：uu单一条件单一条件单一条件单一条件的排序（快速排序）的排序（快速排序）uu多重条件多重条件多重条件多重条件的排序（轻重缓急）的排序（轻重缓急）1.1.数据类型：数据类型：u文本文本A,B,ZA,B,Z Z,X,AZ,X,Au数字数字1 1,2,2,10,9,10,9,u日期日期Ja

17、n 1,Jan 1,Dec 31,Dec 31,数据排序数据排序 排序：是数据组织的一种手段。通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。当排序的约束条件只有一个时，可采用排序按钮“升序”按钮 和“降序”按钮，实现快速排序。如果需要设置两个以上的排序约束条件，可使用“排序”对话框进行排序条件的设定。多重条件的排序多重条件的排序用以设置两个以上的排用以设置两个以上的排序约束条件序约束条件。利用排序功效的持续性特点解决多条件的复杂排序问题利用排序功效的持续性特点解决多条件的复杂排序问题利用排序功效的持续性特点解决多条件的复杂排序问题利用排序功效的持续性特点解决多条

18、件的复杂排序问题 自定义排序序列自定义排序序列1.1.升序升序 北京、东京、南京、西京北京、东京、南京、西京2.2.降序降序 西京、南京、东京、北京西京、南京、东京、北京3.3.自定义自定义 总部（南京）、分部（北京、总部（南京）、分部（北京、东京和西京）东京和西京）可以根据需要定义一个自定义排序序列，而不受可以根据需要定义一个自定义排序序列，而不受可以根据需要定义一个自定义排序序列，而不受可以根据需要定义一个自定义排序序列，而不受ExcelExcelExcelExcel对各对各对各对各种类型数据的排序规则的限制。种类型数据的排序规则的限制。种类型数据的排序规则的限制。种类型数据的排序规则的限

19、制。筛选数据筛选数据大表大表明晰明晰的小表的小表有条件的筛选有条件的筛选u自动筛选自动筛选u高级筛选高级筛选 使用使用“高级筛选高级筛选”功能功能“高级筛选高级筛选”功能完成筛选功能完成筛选那些需要匹配计算条件或那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的筛选条件中含复杂的“与与”和和“或或”关系的数据。关系的数据。或或或或与与与与 分类汇总分类汇总先分类（排序），先分类（排序），后按类汇总分析。后按类汇总分析。分级显示符号分级显示符号分级显示符号分级显示符号 分级显示数据分级显示数据 嵌套分类汇总嵌套分类汇总嵌套分类汇总的前提嵌套分类汇总的前提嵌套分类汇总的前提嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上是数据已按两个以上是数据已按两个以上是数据已按两个以上关键字排序分类关键字排序分类关键字排序分类关键字排序分类。