办公自动化系统案例分析 (1).docx

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1、办公自动化系统案例分析摘要：办公系统自动化的核心就是知识管理，给使用人员提供详尽的知识学习功能和资料共享，保证操作人员由以前的被动操作慢慢的转变成主动性的学习，提升自身的创新能力和反应能力。但是当前的系统的工作安排上具有固定性，在遇到岗位变动时，不能做出及时的处理。为了更好的跟上当前社会经济的发展，我们要在办公自动化领域进行一场新的变革。本文通过对办公自动化系统案例分析，对其系统设计进行研究，探讨办公自动化的可行性和使用状况。关键词：办公自动化；网络；系统设计；案例分析目 录1.前言41.1 办公自动化发展历史41.2 办公自动化系统的研究现状52.系统的可行性分析52.1技术可行性52.2经

2、济可行性52.3管理可行性63.系统的需求分析与总体设计63.1系统需求分析63.1.1功能分析63.1.2工作流系统具体流程描述73.1.3 工作流系统预期达到的目标83.2系统总体设计83.2.1系统用例图83.2.2系统活动图123.2.3工作流类的设计183.2.4 工作流系统功能模块图213.3数据库设计213.3.1数据库的结构设计213.3.2数据库表224.系统具体实施与测试234.1系统运行环境234.1.1 软件配置234.1.2 硬件配置234.2系统测试244.2.1 测试目的244.2.2测试内容244.2.3测试方法245.结论与展望25参考文献26致 谢271.前

3、言1.1 办公自动化发展历史办公自动化从广义上说，凡是能够提高办公效率的系统（软件、硬件）都可以称作OA。OA软件从它产生发展到今天从功能领域经历以下五代产品。第一代OA：数据处理自动化阶段。自80年代中期开始，伴随传统MIS（管理信息系统）的兴起与发展，OA进入以数据处理自动化为标志的第一代OA阶段。它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。第二代OA：C/S(Client/Server)架构下的工作流自动化阶段 。伴随企业内部局域网的兴起和发展，第二代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。不同部门及各员工间的协作

4、大大加强，从而使企业办公的效率得到较大的提高。因此这是真正意义上办公自动化的开始。第三代OA：无障碍工作流自动化阶段。90年代中期开始，随着互联网（Internet）的兴起与发展，办公自动化管理模式获得极大的突破。以Internet为基础，第三代OA实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。然而，由于受到企业传统的文化环境、管理模式和业务流程的束缚，协同工作的模式难以建立，工作流程自动化的效益也难以全部实现。第四代OA：协同工作型办公自动化软件（KM1代）。90年代末期开始，随着协同管理思想（Collaboration）的兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、

5、跨越时空协同的第5代协同工作型OA开始兴起。第四代OA的核心是KM（知识管理），实现方式是Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）相结合的信息系统。第五代OA：协同发展型办公自动化（KM2代）。第五代OA已经超越了传统办公的狭义范畴，它是一种领先的企业管理思想。在实现方式上，它仍然以工作流程自动化Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）为核心。从两者的关系来看，工作流程自动化是实现协同的重要手段。而KM仍然是OA的核心。但与第4代OA中的KM（KM1代）相比较，KM2代的涵义发生了重大的变化。KM2代的优势在于，其注重知识的收集、积累与继承，最终目标是要实现企业及员工的

6、协同发展，而不是关注办公事务本身与企业本身的短期利益。1.2 办公自动化系统的研究现状科学技术突飞猛进的发展，在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件，社会向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进。科学技术的飞速发展也使办公室这一传统的以人工(脑力和体力劳动的高度结合)为主的领域内古老的劳动方式发生了巨大的变化。办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝，办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代，办公室墙边的文件柜被又小又薄的磁盘所取代，包括记录，起草，编辑，修改，打印，存档，复制在内的办公室常规工作，无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了，这不但减轻或节省了人们的

7、办公劳动，而且大大提高了办公效率，改善了办公环境，使人们从原先繁重的重复性，例行性的办公事务中解放出来，从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。用于办公室工作的这些技术越来越先进，设备越来越多，功能越来越强，性能也越来越高，这为实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。 2.系统的可行性分析2.1技术可行性“办公自动化系统”对用于开发系统的计算机硬件和软件的要求程度都比较低，该系统使用 Tomcat 6.0、jdk1.6 和 Mysql 进行开发。用 My Eclipse 7.0 作为主要开发工具，系统采用的 Hibernate 和Servlet技术。总体而言，使用这些

8、技术在程序开发上是行的通的。2.2经济可行性“办公自动化系统”在电脑配置和开发技术上的具体要求不是很严格的。在一些程序系统的使用上也都是免费的，例如Tomcat、数据库还有在工作中用的流引擎JBPM等。在电脑的配置上低配就可以的，价格也是非常便宜的。这个系统总体来说的话是比较复杂的，但是随着信息技术的发展，这个系统的进一步开发和维护的费用也都是很实惠的，总体上来说该系统在经济方面是具有可行性的。我们需要注意到的主要问题和技术因素问题：a.需要一个综合性较强的数据库运行环境；b.系统各程序间有着良好的信息沟通和协调能力；c.要根据生活中的实际情况进行实时模块划分，并确定模块功能；d.要充分的对开

9、发系统时的信息资料进行收集整理e.使用JSP语言实现前台页面视图，使用AJAX技术实现数据与页面的整体实现，并实现与数据库之间的各项操作。2.3管理可行性针对一些事业单位工作具体要求我们可以在开发系统时引用模块开发的方法，将整个系统划分为多个功能模块，并根据开发小组成员的实际能力分配相应的模块，这种将系统功能平行划分的方法有助于系统开发的组织和管理。3.系统的需求分析与总体设计3.1系统需求分析3.1.1功能分析C/S (Client/Server, 即客户机/服务器模式) 和B/S (Browser/server,即浏览器/服务器模式)是当今世界开发模式技术架构的两大主流技术。C/S 模式是

10、美国Borland 公司最早研发,B/S 模式是美国微软公司研发。目前,这两项技术以被世界各国所掌握。但是,这两种技术各有其自身的优点与缺点,二者针对某些特定的应用都有其相应的适用面。客户器/服务器结构模型一般包括客户端和服务器端,每个客户端都必须安装应用程序才能使用系统。应用系统任何一个地方出错或修改, 都必须对客户端系统和服务器端系统进行全面维护,这就增加了系统的维护工作。浏览器/服务器结构模型具有良好的跨平台特性和开放性。此结构模式有如下特点:(1)采用开放的网络传输协议TCP/IP 和HTTP,使系统大大简化;(2)开发环境和应用环境分离,减少了系统的开发成本,提高了系统的可维护性;(

11、3)通过防火墙与国际互联网实现无缝连接,可访问系统网络上的Web 实时信息;(4)便于网络的扩展和升级。由于使用B/S 模式,用户端不用安装复杂的应用程序,只要通过浏览器即可访问系统。因此对于办公自动化系统来讲可以给用户提供随时办公的优越性, 因此选择使用B/S 模式作为系统的开发模式。按照当前农发集团办公中出现的问题，我们建立的系统需要满足会议信息自动提醒、文件上的传送和接受等功能。我们简单的列出系统需要有以下这些功能：表3-1 系统模块功能表序号功能模块功能描述1发文流程发文流程基本上是上级和相关部门协调和处理问题的一系列的过程,这个过程调度过程的有效控制和跟踪,达到完美的发文过程。发文过

12、程需要按照具体的事业单位的要求进行合理调整,在发文完成后的文件信息需要进行存档。提交申请后的文档,需要按照文件的重要度分级别查询,具体的权限标准由用户自己决定。2收文流程收文过程主要是处理收到上级部门和其他部门的文件,输入消息注册和维护,并提供调查,并在同一时间,整个过程传入消息的有效控制和跟踪,达到完美的传入消息流等等。3会议流程要对会议流程有着一个详细的把握，合理的进行会议管理、审批、计划、准备、记录,查询功能。我们要提前对会议召开的议题和会议内容进行合理的研究审批和资料准备,具体的安排有会议参与者、时间、地点、内容问题,会议文件，并把这些程序和文件可以用电子邮件发送给参与会议的人员。有些

13、会议已经召开了的话,可以把讨论结果,参与者，会议结果进行合理的整理并记录。4出差流程简单的来说就是出差前的审批，到出差后的费用报销，出差内容的总结，进行流程化管理可以合理的把握住出差的工作效率，提高业务。5工作计划工作计划主要实现员工对自身工作的总结及下次工作计划，并提供查询和维护，同时对工作计划和总结的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的工作计划流程等。6个人信息管理员工的自身信息的记录，包括后期信息的修改和完善7值班管理主要包括值班人员对值班时间内的一些事情的记录，为后期公司统计和查询节约了很多的时间3.1.2工作流系统具体流程描述1）公文管理主要是公司内部机密文件形成下发、运行、管理、传

14、输、存储到安全销毁的一个完整的周期，以特定的原则和方法对文件进行制作颁布和处理，可以让他发挥到应用的管理作用的一个过程。包括公文收发管理，文件管理和规划管理。2）会议管理 主要是集团内部开始举行会议，从起草发文科长审核、院领导审核到最后的会议通知，专人对会议内容进行整理记录到最后的存档过程。它的功能主要包括对会议室的管理、会议的准备、计划、审批、记录、查询。在会议召开前还要对会议内容进行仔细的准备，对会议到会人员、会议地点、内容、会议召开的准确时间，都要通过email进行通知。在会议召开后，要安排专人对会议内容进行星系的记录和整理。3）档案管理 是本集团根据国家或市一级档案管理的要求，把国家下

15、发的一些重要文件、省市一级下发的重要通知文件等进行一个统一的保存、分类组卷、立卷归档、划分保管期限、档案注销等一整套管理方法。它的功能还包括档案的查询和借阅。也就是对档案有着收集、整理、保存、检测、统计和查阅的作用。4）值班管理 主要包括值班人员对值班时间内的一些事情的记录，为后期公司统计和查询节约了很多的时间。3.1.3 工作流系统预期达到的目标农发集团需要建立一个统一的信息平台，把当前公司分散的资源进行全面的统计并时刻进行更新，对公司整体的资源有着良好的掌控和管理。工作人员可以在这个信息平台上进行资源共享，利用信息对公司内部的人事、公司的业务、公司工作项目、内部的组织进行一个总体的整合管理

16、，并且根据公司的实际情况实时在这个平台进行更新管理。同时实现，异地办公，办公也不在受到地域的限制，把这个系统还要整合成综合型的网络办公系统。3.2系统总体设计3.2.1系统用例图（1）参与者的确定1）参与者来源参与者的一个重要来源是涉众(也成为利益相关者,和构建系统利益关系中的所有的人和事物,涉众也不会是所有的参与者，但是两者还是存在着联系，因此对该系统是存在着影响的)。参与者的另一个来源是客户的职位设置,这里我们需要另外注意的是,参与者必须直接和系统积极的发送行动并且得到反馈,要不然就不是参与者。2）具体参与者业务主角（Business Actor）指的是参与者的固定模型，这个角色的话一定要

17、是在实际的工作中相对应的工作人员。业务工人是另外的一个参与者。助于系统的边缘角色，它的工作就是写着用例的完成。 3）参与者与各角色关系a和角色之间的关系b和涉众之间的关系c和用户之间的关系参与者是利益相关者的代表，它代表了利益相关者对系统的利益要求，并提出了建设系统的要求；与会者通过代理其他用户或实例的用户使用该系统；并通过任务可以使用它来总结，每个被分配到的与会者都要负起该角色的工作职责。（1）创建用例用例模型主要有用例图，用例描述，有的时候还加上一些简单的运行图，状态图和序列图进行辅助描述。使用案例图用图形方式，生动地表明，参与者之间和系统之间的关系。但是使用案例，在案例中，详细描述参与者

18、和系统边界的联系。在这个过程内，而且还为一部分重要的流程，还有这个过程中可能出现的一些系统变化，我们都可以用详细的图形进行图片演示说明。1）用例案例是用来描述一个参与者怎么使用该系统,以达到这个目标的一组场景,并且,还用实际的例子来强调参与者和系统功能两者存在的联系,实际的例子是说明的就是这个系统的功能,那么参与者简单的把他当做是该系统的使用者。所以,很多的实际例子下都是和一个或一系列参与者进行对应的。2）参与者参与者给每个人最直观的理解是那部分使用系统的人,具体的来说也就是那些使用这个系统的使用者。实际的案例使用者,一部分说明了是操作人,一部分又说明了在外部系统边界以外的,系统边界的情况下相

19、关实例的其他系统。3）系统边界指的是软件处理系统的中的一些问题的一个范围区间。和具体的系统要求来说的话，我们可以用具体的图形来形象的表现出它们，用具体的项目清晰的对项目范围作出定义，还详细的说明了系统边界和程序内部系统中的关系，从整体上对它进行了一个分析。（3）用例图表3-2 Use Case图符号说明符号说明表示Actor，是用户作用于系统的一个角色（Role）。Actor有自己的目标，通过与系统的交互达到目标。表示Use Case，是对系统的用户需求（主要是功能需求的描述），Use Case表达了系统的功能和所提供的服务。表示Unidirectional Association，是Acto

20、r与Use Case之间的关联关系。关系方向显示系统或角色启动通信。表示Include Association，是指一个基本Use Case的行为包含或使用了另一个Use Case行为。表示Extend Association，是指一个Use Case可选扩展另一个Use Case提供的功能。表示一般用例和特殊用例之间的泛化关系。1）用户用例图图3-1用户用例图2）管理员用例图图3-2管理员用例图3）公文管理图3-3公文管理用例图4）会议管理图3-4会议管理用例图5）档案管理图3-5档案管理用例图6）值班管理图3-6 值班管理用例图3.2.2系统活动图表3-3状态图图例符号说明表示初始状态，是

21、状态图的起始位置。起始状态在一个状态图中只能有一个。表示状态终止，是状态图的最后位置。终止状态在一个状态图中可以有多个。表示状态。表示判定。工作流在此处按监护条件的取值而发生分支。表示动作。1）用户管理图3-7 用户管理活动图2）公文管理图3-8 公文管理活动图3）会议管理图3-9 会议管理活动图4）档案管理图3-10 档案管理活动图5）值班管理图3-11 值班管理活动图3.2.3工作流类的设计（1）类图设计类有这样几个使用者：类的调用者、类的维护者、类的阅读者。站在这些使用者的角度上看，如何选择类成为关键。以下是关于如何选取，如何进行设计的提示：1）低扇入：需要调用的类目比较少2）接口简洁3

22、）封装好4）函数的调用与调用顺序无关5）参数多的函数，对参数进行结构化6）函数参数少7）注释明白，完整8）高扇出：在系统中使用的比例是非常大的。（2）各类之间关系表3-4类图符号说明符号说明表示类图中的类。是类图中关联关系，最普通的关联是二元关联。除了关联的基本形式，还有六种关联的修饰，分别是角色，名称，多重性，聚合，组合和导航性。表示泛化关系。是一种存在于一般元素和特殊元素之间的分类关系。图3-12 类之间关系图3.2.4 工作流系统功能模块图图 3-13 OA组织结构图3.3数据库设计3.3.1数据库的结构设计在那些针对用户的数据库设计我们可以运用对象的含义对它们的关系和定义进行相互交换。

23、我们特别要重视的是那些针对用户的数据库的设立理念和那些用于数据库管理系统是两个不同的概念。前者是用户对于数据库信息的一条思路，后者是数据库管理者管理的一套程序。字面量和对象是数据库里面最基础的机构。对象指的是数据库中的需要分析的数据，而这些数据又能够表示对象之间的互存的联系。字面量是数据的一种纤细数值，它没有特定的标志符号。1）面向对象设计的优点程序员只要良好的把握面向对象的含义，并不需要对面向对象的含义还有数据库资料的储存进行了解和把握的；非常多的软件系统公共完全可以实现自动化的；针对数据模型和应用编程软件两者有相当好的兼容性；可以更好的了解到对象的需求，用户也能够感觉到设计者人性化的设计。

24、2）面向对象设计的缺点在具体的对象数据库的设计中，对以往的那种编程方法是不可以使用的，因此使用者一定要在面向对象设计这方面要有一定的理解；这个设计还没有一个具体的、统一的模范标准；这个设计刚出来的时间不是很长，因此稳定性还是有待加强的。3.3.2数据库表1）Official 表 表3-5 公文管理表ColumnnameDatetypeNOT NULLDESCRIBEOidINTEGER编号TitleVARACHAR(100)标题ContentVARACHAR(1000)内容EnclosureVARACHAR(1000)附件StateVARACHAR(20)说明DatetimeVARACHAR(

25、100)FidINTEGERSidINTEGER2）em 表表3-6 职员信息表ColumnnameDatetypeNOT NULLDESCRIBEIdINTEGER编号PasswoedVARACHAR(50)密码NameVARACHAR(50)姓名SexVARACHAR(50)性别BirthdayVARACHAR(100)出生日期SchoolrecordVARACHAR(50)学历DeptVARACHAR(50)部门RoleVARACHAR(50)职位TelVARACHAR(100)电话AddressVARACHAR(1000)地址4.系统具体实施与测试4.1系统运行环境系统运行时服务器/客

26、户机的环境配置如下：4.1.1 软件配置 操作系统：Windows 2000、Windows XP及以上版本 开发平台：Tomcat6.0、jdk1.6、Mysql4.1.2 硬件配置 CPU：1.5G或以上 内存：512MB或以上 硬盘：2GB以上 显示器：VGA或以上 (1024*768 分辨率效果更好)4.2系统测试4.2.1 测试目的测试的目的就是为了能够在未交付给用户之前，发现系统中存在的缺陷和不足。我们需要根据系统中不同程序所附带的功能用例，并且用这些实际例子在系统程序中进行测试，看下能否成功运行。信息系统测试主要包括网络测试、硬件测试以及软件测试。其中网络测试和硬件测试是能够按照

27、具体的标准来进行测试的，系统测试是最关键的一步测试，这关系到系统程序的可靠性和安全性，也是合理测试程序功能最后的检查。4.2.2测试内容从整体来OA办公自动化系统通常包括四个大的模块：网上审批、公文管理、个人信息管理、以及公共信息管理，在这四个模块的测试中我们需要按照每个模块的功能、特点运用不同的方法。我们可以从六点方法中进行分析：1）兼容性测试2）性能测试3）安全测试4）功能测试5）用户界面测试6）接口测试4.2.3测试方法在功能性的测试上我们都是运用黑盒测试的方法。这个测试将全面的对0A系统模块功能进行整体模拟分析。在对非时将采用边界值法，都是使用对错法进行分析的，也就是分别用正确的数据和

28、不正确的数据，在系统流程中进行验证测试，主要是对系统主要的功能进行测试分析，还需要充分的把握好分支流程对主干流程的影响，争取把每一个流程都详细的进行测试，争取模拟到各种不同的办公现场。另外因为这次开发建立的办公自动化系统是按照工作流程的完整方式来进行的，采用B/S了结构主要以网页页面的方式来展现、实现系统设计功能，因此我们可以根据Web页面测试标准方法对系统内部的灵活性、一致性、舒适性、直观性进行综合的测试。测试主要标准有：灵活性主要是使用者在使用系统功能的方便性，还有在数据的输入、输出上的方便性；一致性的测试主要查看菜单选项，以及在Windows中按F1键总是得到帮助信息 ，整个软件使用术语

29、或者特征命名是否一致? 页面上各种功能的布局是否和日常操作一致；舒适性测试软件的外观和功能是不是与使用者的要求相符合；直观性测试是对系统页面进行一个预览，查看是否整洁，不唐突，不拥挤，整个页面要简单明了，可以让用户对功能上了解能够一目了然；整个程序在用户操作错误时需要给出适当的提示，系统还需要附带还原的功能，这样就可以避免因错误操作带来的数据损失。具体测试时对主要页面元素进行了以下内容的验证测试：1）背景/色调 整体是否美观大方，是否符合大众的审美要求；2）程序页面在计算机窗口中的页面是否显示正常、美观、大方，登陆页面的表单格式、大小，是否对提交的一些数据资料进行合理验证3）页面元素的容错性列

30、表（如输入框、时间列表或日历）；4）页面元素清单（为实现功能，是否将所需要的元素全部都列出来了，如按钮、单选框、复选框、列表框、超链接、输入框等等）；5）元素是否显示（元素是否存在）；6）页面元素的外形、摆放位置（如按钮、列表框、核选框、输入框、超链接等）；7）页面元素是否显示正确（主要针对文字、图形、签章）。8）页面元素的容错性是否正确5.结论与展望办公自动化系统是一个将企业管理及基础办公需求作为核心，基于B/S模式的信息服务系统，它集先进的计算机技术与办公自动化理论于一身，适应当今办公自动化系统的开发需求。通过调研以及细致合理的规划分析，采用结构化和原型法相结合的开发方法，并采用模块化的开

31、发机制，使用流行的系统开发技术，经过两个月的开发与设计，办公自动化系统的用户身份验证模块和其他基本功能模块已开发成为一个较完善的信息交互平台，初步具备实际使用的能力。参考文献1杨明极，许雪松，成雨哲. 基于 B/S 结构的移动电子政务系统的设计J . 电子设计工程，2013，21（12）：28-30.2国俊保. SaaS 模式下电子政务系统架构分析J.计算机光盘软件与应用，2013，（5）：43-44.3何中华 . 旅游电子政务系统的设计与应用J . 中国电子商务，2013，（10）：4-4.4蒋伟.基于Web服务的电子政务系统研究J.电脑编程技巧与维护，2013，（10）：73-74.5郭零

32、兵,邓德胜.我国移动电子政务发展现状分析J.生产力研究,2011(8):63.6李宗恒,李俭伟.主要智能手机操作系统发展现状与前景展望J.移动通信,2010(2):117-118.7叶小榕； 邵晴. 基于Android平台的移动电子政务系统J. 科技导报，2011，（21）：5-9.8郭宏志.Android 应用开发详解M.北京:电子工业出版社,2010.69熊晓波. 电子政务系统功能设计J. 科技传播, 2011,16:200-20210宋庆泉. 移动办公系统实现框架综述J. 油气田地面工程, 2010.4: 87-88.致 谢本论文是在XXX老师的谆谆教诲和指导下完成的，论文从选题、构思到定稿无不渗透着导师的心血和汗水；教授渊博的知识和严谨的学风使我受益终身，在此表示深深的敬意和感谢。我还要感谢含辛茹苦、任劳任怨、望子成龙、不图回报的父母的养育之恩，他们给予我的爱和支持让我顺利地完成了自己的学业。最后，因本人水平有限，在文中难免有不足之处，恳请各位老师批评指正。