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1、摘 要随着我国国际化程度的提高,综合国力的不断上升,存货管理存在的问题越发的受到重视。企业能否在激烈的竞争中脱颖而出,并能够稳定而持续的发展,提高盈利水平,是企业永恒的主题。本文通过对添灏建材公司存货管理中的发现的问题进行详细的分析,如人力资源政策不合理、仓储管理不完善、采购计划不合理、存货内部控制信息沟通存在问题、盘点清查不规范及目前公司存货管理所面临的内外部不确定性的因素,统一分析其中存在的问题形成原因,再说明企业加强存货管理的重要性,并提出符合公司实际情况的存货管理和有效控制的解决措施:提升员工专业技能、优化仓储管理制度、制定科学合理的采购计划、增强存货管理内部信息传递等。一个企业想要更
2、好地实现高效、全面发展,必须得充分意识到存货管理对于公司运营存在非常重要的意义,为企业日后能够创造出更大的经济利益和社会影响力奠定坚实的基础。关键词:添灏建材公司 内部控制 存货管理 AbstractWith the development of internationalization and the strengthening of Comprehensive National Power in China, the problem of inventory management has been paid more and more attention. Whether an enter
3、prise can stand out in the fierce competition, whether it can develop steadily and continuously, and whether it can improve its profit level is the eternal theme of an enterprise. Through a detailed analysis of the problems found in the inventory management of Tianhao Building Materials Company, exp
4、lain the human resources policy is not reasonable, the warehouse management is not perfect, the purchase plan is not reasonable, the stock internal control information communication has the question, the stock inspection is not standard, the present company stock management faces the internal and ex
5、ternal uncertain factor, the unified analysis has the question reason, combining with the actual situation of the company, the paper explains the importance of strengthening the inventory management, and the solutions of the inventory management and effective control are as follows: improving the pr
6、ofessional skills of the staff, optimizing the warehouse management system, making the scientific and reasonable purchase plan, strengthening the internal information transmission of the inventory management, etc. . In order to realize high-efficiency and all-round development, enterprises must full
7、y understand the importance of inventory management to their business, and lay a solid foundation for creating greater economic benefits and Social Influence.Keywords: Tianhao Building Materials CompanyInventory management Internal controls目 录一、引言1二、存货管理的基本概念1(一)存货管理的定义1(二)内部控制的基本概念2三、添灏建材公司存货管理的现状分
8、析2(一)添灏建材公司简介2(二)公司存货管理内部控制现状3(三)添灏建材公司存货相关数据分析3四、添灏建材公司存货管理中存在的问题5(一)人力资源政策不合理5(二)仓储管理不完善6(三)采购计划不合理6(四)存货内部控制信息沟通存在问题7(五)盘点清查不规范7五、添灏建材公司存货管理的优化对策8(一)提升员工的专业技能8(二)优化仓储管理制度9(三)制定科学合理的采购计划9(四)增强存货管理内部信息传递10(五)规范盘点清查制度10六、结论11参考文献12致 谢13添灏建材公司存货管理内部控制何彩茹一、引言我国的经济水平的提高,不断完善的经济制度,使企业的管理模式和规章制度也随之改变。虽然我
9、国在会计准则制度方面制定了很多存货盘存和计价的方法,但是在企业实际的盘存计价过程中,效果不是特别好,甚至有很大的问题,影响到企业的运转。我国对存货管理内部控制的探索研究比其他国家稍晚一些,不够深入,至今为止仍有很大的提升的空间。如今,我国各个企业都逐渐建立起存货管理内部控制制度,但还是处于起步的阶段,仍然还有很多的需要改进和不断进步的地方。从现如今的东莞看,相当多的一部分企业或多或少都存在存货积压的现象,并导致企业资产周转率周转速度低下,降低了企业的核心竞争力。存货管理内部控制的问题应引起管理者的特别注意,制定一个合理高效的存货管理内部控制制度是大部分企业亟待解决的重要问题。本文立足于添灏建材
10、公司的实际状况,在实地调查的基础上了解并分析该企业存货管理内部控制实情,对于企业内部存货管理制度不健全、绩效考核指标选取不恰当等问题进行分析,并提出优化的对策建议,提高企业的经济效益和生命力。希望通过对该公司的研究,可以对建材行业的存货管理内部控制提供参考,在激烈的市场竞争中能有更大的优势。二、 存货管理的基本概念(一) 存货管理的定义存货管理是由企业拥有的准备将其卖出的产品、产成品、在提供劳务或者生产过程中等耗费的各种材料。出售获得利润是存货最终的目的。存货管理是对企业所拥有的存货进行存放管理,对信息管理的基础之上做出有效的分析,在成本和存货效益两者中间做出最优选择,让企业的经济效益得到提高
11、。(二)内部控制的基本概念内部控制(Internal Control)是指在一定的环境中,为了达到预期定下的目标,在经济活动中建立一种互相制约的组织形式和分工制度。由管理人员和全体部门共同进行的,在合理保证实现企业基本目标的一系列控制活动。三、添灏建材公司存货管理的现状分析(一)添灏建材公司简介添灏建材公司于1993年创立,注册资本15.9万元。添灏建材公司总部位于广东省东莞市,占地面积约14万平方米,企业员工八百余人。经过多年的努力奋斗拼搏,在东莞已经小有名气,由于其完善的售后体系,深受顾客的信赖和好评,建立起良好的口碑。该企业向市场供应数十种产品,颇受大众青睐,并且近三年来销售额飞速增长,
12、公司规模进一步扩大。添灏建材公司年产金属吊顶和墙柱饰面板280万平方米,各类灯箱逾6万台。图1 添灏建材公司组织机构示意图(二) 公司存货管理内部控制现状1.存货采购的环节 添灏建材公司的采购环节一般是先由营销部接收订单后,由领导审批通过后,采购人员直接跟供应商谈判,谈判通过后签订合同。2.验收入库环节 在存货入库之前,企业的员工会仔细检查原来公司存货的数量,确认与登记的数据无误后才可入库。一旦发现不合格,要立即退回。入库后须重新清点。入库时企业员工必须履行好自己的责任,不能出现马虎、懒散的情况。3. 仓储保管的过程存货的保管,应当选择认真负责的仓管员和良好的仓储设备,以达到存货保险的最大化,
13、降低存货被盗、保管不善、变质等情况发生。仓管员应定时对存货进行清点、定时检查存货的质量有没有出现损坏,是否出现丢失,有问题及时上报,做好记录,并对存货的问题作出相应的应对措施,减少不必要的问题发生。4. 领用出库环节存货出库环节必须严格按照企业的规章制度来执行。领料时应该持生产安全部持有的领料单办理领料手续,仓管员仔细检查领料单上的内容,是否清晰,有没有涂改,有没有伪造,领取的数量是否小于库存的数量,经过上级领导的批准签字,方可领用。领用时还须仔细核查领用的数量是否和领料单上的数额是否一致,确认无误后才可出库。5. 盘点清查现状该企业采用实地盘点法,由仓库人员对所有存货进行仔细清点,但是没有确
14、定的处理规范流程,加上报废的存货审批环节存在漏洞、不完善的问题,一旦出现问题无法确定相关人员的责任,从而盘点经常出现异常的情况发生。(三) 添灏建材公司存货相关数据分析1. 存货资产比率存货资产比率,即该公司的存货在流动资产中的占比情况。存货资产占比,直接影响到企业流动资产的周转速度,从而进一步对企业的短期偿债能力产生影响。其公式如下:存货资产比率=存货/流动资产合计*100%表2 添灏建材公司的存货资产比率情况表年份201620172018存货(万元)337734683479流动资产(万元)561458725893存货资产比率60.15%59.06%59.04%由表2可以得知,添灏建材公司的
15、存货资产比率在2016-2018年都在比较高的水平,三年来的平均值都在60%左右,有稍微的递减趋势,为了进一步分析添灏建材公司存货管理的情况,更明确分析添灏建材公司的存货管理情况是否合理,故选取与添灏建材公司类似的永汉利建材公司进行比较,该公司的存货资产比率情况如表2所示:表3 永汉利建材公司存货资产比率情况表年份201620172018存货(万元)707787793671779流动资产(万元)223798249149229563存货资产比率31.63%31.28%31.27%从表3看来,永汉利建材公司的存货资产比率情况比较低,并在三年内都保持在31%左右。添灏建材公司跟永汉利建材公司存货资产
16、比率相对来说比较高,贮存成本高,会提高企业的存货积压风险,存货资产比率高占用企业较多的资金,使得企业的机会成本大大增加,资金周转速度也会降低。2. 存货周转率分析存货周转率是指企业为了销售商品所产生的成本费用和平均存货量的比值。存货周转率=主营业务成本/平均存货*100%。存货周转率是在企业经营和管理中是离不开的重要指标之一。添灏建材公司2016-2018年的存货周转率如表4所示:表4 添灏建材公司的存货周转率年份201620172018主营业务成本(万元)208525182745平均存货(万元)213021972251存货周转率0.98 1.15 1.22 从表4可以看出,添灏建材公司近三年
17、来的存货周转率都是上升的,平均在1.1%左右。但是在经济腾飞的今天,1.1%的存货周转率是比较慢的,存货周转率低,流动性弱。为更进一步分析存货周转率情况是否合理,故选取与添灏建材公司相似的永汉利建材公司进行比较,该公司的存货周转率如下表5所示:表5 永汉利建材公司的存货周转率年份201620172018主营业务成本(万元)652167527852存货平均余额(万元)132012401332存货周转率4.94 5.45 5.89 从表5可以看出,永汉利建材公司的存货周转率比添灏建材公司的存货周转率高一些,并且每一年都在上升,可以得知该公司存货周转速度是比较快的,所占用资金较少,存货风险相对添灏建
18、材公司来说较低,流动性也强。四、添灏建材公司存货管理中存在的问题存货管理内部控制是否完善,能否按照国家规定准则和企业的相关规定执行,是存货管理内部控制的一个很大的影响因素。故笔者对添灏建材公司存货管理内部控制的实地调查,进行深入讨论,并对存在的问题提出相关的建议。(一)人力资源政策不合理添灏建材公司对原材料盘存的过程中,经常会丢失了单据,损坏原材料。说到底,都是因为企业盘存、监管力度的不完善造成的。企业每天有很多的存货不断进出,难免会出现清点错误,仅仅在于表面功夫,缺少对日常的监督管理,缺乏对员工的培训。添灏建材公司的员工对存货的验收只是在于清点数量是否一致,而对产品的质量不太关注,这就导致不
19、必要的麻烦;仓库的管理人只有两人,在仓库特别忙碌的时候,极其容易出现对存货内部控制制度监管力度不够的情况,也容易导致仓管人以权谋私或者不负责的情况出现。另一方面建材是一种特殊的材料,应增加对采购程序的监管力度,更多的引进高精尖的人才,对建材的种类、材料有过硬的知识才对。存货管理的员工大部分都是初中或者高中毕业,只有极少数的本科生,缺乏有技术的人才,甚至没有经过培训就直接开始工作;招聘员工的时候,大部分情况下都是考虑本地人优先,裙带关系优先,这更容易导致公司错失高精尖人才,缺少企业的竞争力,导致员工素质偏低,工作效率不高等现象。(二)仓储管理不完善作为建材公司,建筑材料对仓储条件有严格的要求,比
20、如需通风,阴凉,干燥等,这些条件,对于建筑材料的储存是极其重要的。在添灏建材公司的仓库中,一方面,由于管理者未重视仓库设施,仓库通风条件差,只设置了一个通风设施,远远不足庞大的仓库的建筑材料的通风需求;另一方面,东莞经常性下雨,室内潮湿,建筑材料与空气中的湿气结合,会导致产品质量的变化,容易导致浪费;加上建筑材料种类繁多,每个材料需要不同的保管方式,而仓库管理员缺乏相关的知识,也缺乏责任心,导致2018年添灏建材公司库存商品因生锈损失资金达36万元。通过对该公司的实地调查,对于钢板、铁、铜等材料随地摆放,没有按照科学合理的保管措施,进入仓库后可以看到生锈的各种原材料,更夸张的是,一些材料由于长
21、期缺乏管理,已经完全不可使用了。(三)采购计划不合理对添灏建材公司的实地调查情况来看,该公司采购计划比较随意,没有制定科学合理的采购计划,甚至没有专门的人员指导。采购的材料、数量、供应商都有较大的随意性,很多情况下都是存货不够或者不多时才去购买,这种情况下购买的材料以及多少都是凭借以往的经验,加上急用就会导致采购的成本多高、质量良莠不齐的现象;由于建筑材料的特殊性,一次性购买过多导致存货积压,加上管理不善容易导致霉变等,产品的质量降低,无疑大大增加了企业的负担。添灏建材公司的采购员没有良好的采购能力、判断力,有时会为了大批量的购买会有折扣,一次性购入超过企业短期的销售量,这是因为企业不规范的绩
22、效考核,导致了资金周转慢,存货压制的情况,这样的运营方式给企业的营运成本增加,降低了企业的竞争力。添灏建材公司缺乏完善的采购计划,加上缺少科学的监督机制,使得业务人员有没有按照市场的最低价采购,缺乏验证程序,容易受到销售方提出的销售折扣做出损耗公司利益的决策。(四)存货内部控制信息沟通存在问题企业的内部人员信息沟通能否流畅,是一个企业能够健康发展的关键因素之一,企业进行每一项业务,做出的每一个决定,都会企业内部人员息息相关。添灏建材公司对于员工的信息录入只存在于手工录入阶段,并未录入在企业的信息系统中,该公司不重视员工之间的沟通,而一个企业的生产活动依靠各个部门的良好沟通,高效协作,并在不断的
23、沟通中发现提出问题加以解决,才能推动企业的良好运行。企业的内部控制不仅需要良好的内部控制制度,更需要员工之间良好的沟通。然而企业并没有意识到这一点,企业只注重公司整体的发展却忽视了各个部门的关系。很多部门都是只关注自己的工作,忽视了与其他同事的交流。从目前的情况来看,企业虽然建立了与信息沟通相关的管理部门,如信息沟通部等,却形同虚设,没有使其发挥应有的职能,该部门只是从事信息收集,整理归纳等工作,没有落实到实处。添灏建材公司在存货管理内部控制的过程中信息沟通交流非常少,效率低下。通过对存货管理的分析结果来看,添灏建材公司各部门交流缓慢,不能及时更新存货信息,忽略完善信息沟通关系系统,导致各部门
24、传递、接收信息缓慢。采购环节中,由于信息化程度低下加上采购部和仓储部门缺少沟通,导致该公司对存货的信息不到位,制定的采购计划不符合实际情况,对企业经营的影响大大增加;在仓储内部环节,发现异常情况时,不能做到及时上传反馈,很多情况下错过了最佳的时间,也出现了很多不必要的损失;由于缺乏信息沟通,企业上下级之间,部门之间的信息存在时间差,更新缓慢,导致信息传递的时间大大增加,存在滞后性,准确性也下降,更加影响公司员工在工作中不能很好的做好工作,反而会出现更多的矛盾点。(五)盘点清查不规范在当前企业的盘点中,一般采用实地盘点法,由仓库人员对所有存货进行一一清点,而这种清点方式不仅耗费大量的时间,而且也
25、容易出错;通过账面盘点核算,又无法确保账实相符。由于添灏建材公司在盘点过程中盘存不善导致的企业出现巨大的亏损,影响了企业的经营和获利。由于盘点时没有专业的监督人员,导致盘存结果的错误,甚至有人在伪造盘点数据。在现在的库存盘点的方式下,添灏建材公司员工自行盘点,没有监督,缺乏约束,而有些盘存人员为了将存货偷偷拿去变卖,常常会通过不正当的手段掩盖真实的数据,隐瞒损失的数据,最后让盘存数量跟实际有很大的偏差。另一方面,添灏建材公司盘点人员缺乏专业培训就直接上岗,知识技能不过关,加上员工的流动性太强,短时间内无法让新员工熟悉该公司的盘存制度,公司材料种类多且复杂,数量加大、新员工缺乏经验,凸显了在新员
26、工在独自盘存的时候不熟悉导致效率低下,容易出现错误的问题,进而导致盘存数据失真。侧面放映出了添灏建材公司存存货管理内部控制缺乏监督。由于经营规模的限制性,没有成立起公司存货监盘内部控制检查制度,有的即使出于审计的要求建立了一系列内部控制制度,但大部分没有真实的起到内部控制风险的作用,因为基本都是形式上的。五、添灏建材公司存货管理的优化对策(一)提升员工的专业技能一个企业能否顺利开展工作,与员工的能力密不可分。因此,有针对性的加强对员工的知识技能的培养,使其对基础知识的了解和技能的掌握,从而能更加的胜任工作,处理事务更加的得心应手。添灏建材公司应该对存货管理的检查和监督力度加大,严格做到惩罚分明
27、,让每个项目每个工作都能做得没有差错。该企业管理层更要及时检查和监督存货验收、入库情况是否属实,有无漏记错记等情况。对于企业存货管理内部控制制度应该适应企业的发展需求,包括组织中的人和物品的管理,同时还要制定相应的激励机制,调动员工的积极性;制定惩罚制度,对于不负责的员工,给予适当的惩罚,提高员工的素质,培养其吃苦耐劳,兢兢业业的良好操守。加强企业内部员工的知识储备,提高员工的责任心,在其岗位上努力尽责,为企业贡献自己的力量。管理者要对员工进行定期的问候。多开展活动,如出去搞活动,过年过节时对员工进行慰问,对员工的关怀,认真倾听员工的心声,建立邮件沟通的方式等,这些都是促进管理层对下属员工的特
28、别重要的方法,当员工跟上级领导之间有了沟通时,有更进一步的接触,员工才会对公司产生归属感。在企业中,员工跟上级领导之间不可避免的会有信息沟通的障碍,要克服这种障碍,须从上级领导主动沟通开始。当出现意见不一致时,双方应更加主动的沟通,最终达到一致意见,可以避免许多矛盾,甚至还可以减少员工因情绪激动导致工作出现差错的概率。(二)优化仓储管理制度在存货的管理方面,添灏建材公司应该建立一系列高效率、高质量的存货管理系统,对存货周转率进行提高,减少存货积压,提高企业的资金周转率,推动企业的发展,提高企业的经营能力和收益,使得利益最大化。存货管理,需要各个部门都做好本工作,每一项工作都有明确的规定,每一项
29、业务不能完全由一个人办理,各部门互相制约和监督,保证存货的管理是科学严谨,没有差错的。公司的上层领导者要意识到存货管理的是非常重要的,尤其是贵重材料,企业的相关员工必须更加上心,以防止仓储部门由于管理的失利而被盗或者变质等情况的发生,从而加强对存货的管理。同时,定期核实仓储部门员工有没有把对存货管理落实到实处。针对添灏建材公司的材料的特殊性,容易发生损坏、变质等问题,应针对各类材料的不同有不一样的保管方式。如木材类的建筑,针对容易霉变、潮湿的情况,将其放置在干燥阴凉的地方,以防霉腐。其次针对某些产品要注意防火,防爆等,要尤其注意,避免出现不必要的损失。(三)制定科学合理的采购计划制定完善的采购
30、制度才能防止业务员在采购过程中出现过度采购、质量不佳、存货积压等情况的发生。第一,制定采购计划的人员要有比较好的专业的素质,对添灏建材公司的经营程度有一个基础的了解,明白存货销售的不同时间的销售情况,制定完整科学的采购计划,减少不必要的支出,节省采购资金,使公司的各种风险和损失降低,提高企业的经营管理能力。采购人员制定的计划要与相关部门仔细审核,审核通过后由领导批准、改正后才可进行,保证采购的透明化、制度化、有效化。第二,制定完善的采购规章管理制度,使采购的每一个环节都严格按照制度进行,减少采购的随意性,让采购过程更加的合理化,不仅要比较不同供应商的价格,还要对商品的质量、性能等多方面进行比较
31、,通过对不同供应商不同产品的比较,进行登记,争取用最低的价格买到质量最优最实惠的产品。第三,对于大型的产品的购入需要投入更多的人力选择供应商,多方面决定,不可以只由采购人员一方面做出决定,避免采购员与供应商私下联手,相互勾结。所有的采购计划必须按照采购计划的内容进行,做好监督,没有领导的一致通过不能私下更改,同时把采购合同上报给财政部,所有的员工遵守公司的管理制度,推动公司的发展。(四)增强存货管理内部信息传递存货管理内部控制涉及到企业的各个部门,如财务、生产、存货等多个部门,要促进各个部门的沟通顺畅,可建立多个部门联合开展例会的方式,定期和不定期召开财务、生产、存货等多个部门的相关负责人进行
32、沟通,明确清晰地把每个阶段各个部门涉及到存货管理的注意事项都在会议上做出讨论,并找出更合理的解决办法,同时做好记录,把讨论出来的结果用文件的形式保存下来。改变以往之间部门沟通少和信息传达不通畅的情况,从而加强企业内部控制体系建设,进一步提高存货管理水平。添灏建材公司应该尽快对信息系统进行更新,打破信息壁垒,让员工的表达渠道畅通。在互联网突飞猛进的时代,应该引入先进的信息化的管理系统,确保信息的上传下达能够通畅,改变传统的信息传达的方式,能尽可能的加快信息上传下达的速度,让公司管理层提出和制定的管理目标发展战略能够让每一个员工及时收到,使其了解公司的未来发展方向,明确其工作任务;另一方面,添灏建
33、材公司要让倾听民声,设置员工表达的渠道,比如设立意见信箱,每个员工都积极发言表达自己的想法,并设置激励政策。其次,通过使用互联网的方式,让各部门的信息传递畅通,与存货相关的部门,如仓储部、采购部、财务部等能够实现即时的信息公开,也是能够能尽量减少各部门为了一己私利做出损害其他部门的情况发生。(五)规范盘点清查制度对于添灏建材公司仓储部门职责模糊的状况,用工作职责分配表的方式,使公司上下所有人都清楚明确自己的所在的工作的岗位要求,并且每个人都要依照工作职责分配表上的要求执行。上级管理层更应该做好监督的责任,管理好整个部门。面对仓库管理不规范的情形,可以采用以下方法:对仓储部门的进出进行规范化管理
34、,从以下几个方面做起。首先,仓管部门设置一人专门负责登记进出人员,除本部门的人以外,其他人出入必须严格登记,包括姓名、进入时间、出库时间、缘由等情况,除此,还须安装多个监控摄像头,做到监控无死角,仓库物品一旦丢失,立即查看监控查找嫌疑人,必要时,还须报警。其次,仓库的钥匙也要严加管理,持有仓库钥匙的人员必须做好登记,必须珍惜爱护,不得丢失,仓储经理也要做好监督工作,提高责任意识。仓储部门的员工要严格遵守企业准则的规定,每个时间段至少有两个人负责看管,交接工作时须仔细核对好每一项工作,务必减少错误的发生。添灏建材公司应该尽快落实对仓库管理人员关键岗位的轮换,并保持每年一次,做好监督,建立健全机制
35、和使用专门的档案加以落实。在日常的工作运行中,企业管理人员注意岗位轮换职责落实的情况,定期或者不定期对其进行考核,及时发现存在的问题加以解决,提出相应的应对措施。六、结论存货的管理应用,对于企业资金来说起着必不可少的作用。我国近年来经济技术的不断发展,特别是加入世贸组织以来,建材行业在人们的生活中占据着不可磨灭的作用。全球化进程的加快,我国企业的竞争更加激烈,若企业想要更好的占据市场,获得更大的效益,存货在其影响是及其重大的,需要加强对企业存货的内部控制的管理。在深入了解添灏建材公司存货管理内部控制之后,发现该公司存货管理中人力资源、仓储条件、采购计划、信息沟通等不完善不到位的问题,这些问题对
36、存货管理内部控制产生的影响,需要作出的对策已经一一提出。只有企业中的管理层高度重视起来,员工严格的按照下达的通知行事,做好自己的工作,严格的按照规章制度进行,才能让企业更好的发展起来,获得更大的收益。由于自身所学的理论知识和实践知识都很有限,对添灏建材公司内部控制的分析不够透彻,未能对该公司的每一个细节都深入调查分析,还需要进一步扩大,提出的建议能否在实际情况中得到一个很好的效果,还有待研究。针对研究的不够完善的地方,笔者将会更加努力地深入学习,为今后的进一步理解积累经验。参考文献1张陆园.JL铜业有限公司存货管理研究D.安徽大学,2017.2颜薇. SF公司存货管理问题研究D.湘潭大学,20
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