级秘书职业资格证考试.ppt

《级秘书职业资格证考试.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《级秘书职业资格证考试.ppt（37页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、秘书职业资格证考试常识笔试笔试理论理论100分分上机上机理论实践理论实践100分分理论1、所需书籍基础知识占30%国家职业资格培训教程三级秘书占70%2、理论部分全部是选择题，有单选和多选。这部分知识比较零散，整本书都是重点，要考过还是要考你对知识的熟悉程度，总之，就是要多看。例1、会前筹备工作o一、会议筹备方案的内容：一、会议筹备方案的内容：o1、确定会议的主题和议题。2、确定会议的名称。3、确定会议的议程。4、确定会议的时间和地点。5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。6、确定会议文件的范围，并做好印制或复制工作。7、确定与会代表的组成。8、确定会议住宿和餐饮安排。10、确定会议的

2、筹备机构。二、会议筹备方案的作用：二、会议筹备方案的作用：1、确保会议的周密组织。2、确保会议服务质量和沟通协调到位。3、确保领导的意图得以贯彻执行。三、会务机构分工的要求：三、会务机构分工的要求：1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。2、分工明确，责任到人。3、加强协调，定期沟通。四、会务筹备情况检查结果的形式：四、会务筹备情况检查结果的形式：1、书面形式。2、口头形式。3、协调会形式。十、会议文件审核的方法：十、会议文件审核的方法：对校法，折校法，读校法。十一、会议文件审核的程序：十一、会议文件审核的程序：自审，初审，会审，终审。十二、与领导沟通会议有关事宜的意义：十二、与领导沟通会议有关

3、事宜的意义：1、提高效率2、协调整体3、各自发挥作用。十三、与领导沟通会议有关事宜的原则：十三、与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性，及时性，全面性原则。十六、会议应急方案的内容：十六、会议应急方案的内容：1、可能出现的问题(人员，场地，设备，资料，健康与安全，行为)2、出现问题时负责解决的会议工作人员)等等。例2礼宾次序礼宾次序o所谓礼宾次序是指重要的礼仪场合的参加团体或个体的位次按一定的规则和惯例进行排列的先后次序。礼宾次序体现了主人对宾客应予的礼遇及这种礼遇给予宾客以平等的地位。因此，涉及公众团体中有多边关系的公关活动自然要求公关人员能够按照礼宾次序予以安排。很显然，这对公关组织和公众都

4、是至关重要的，否则可能引起不必要的争执和误会，给组织形象和公众心理蒙上阴影。o礼宾次序的基本内容包含两个方面：o一般情况下，以右为大、为长、为尊，以左为小、为次、为偏。二人同行前者为大，右者为尊;三人并行中者为尊，三人前、后行，前者为大;二人并坐，右者为尊;三人并坐，中者为大。乘坐小轿车时，尊者由右边上车，位低者由左边上车;车内二排席，后排中间为尊位，右边次之，左边再次之，前排司机旁位为最次。o第二个方面是就位次的主体而言，即位次对象的大小先后。位次本身是固定的，但位次的对象却是随着活动内容的不同而有所变动。要为固定的位次找到适合这一位次的对象同样具有客观的依据标准(当然仅仅是就每一次特定的公

5、关活动而言的)。o一般在重要的礼仪场合位次对象的排定有以下三种方法：o第一，按身分和职务的高低排列o第二，按字母或笔画顺序排列。o第三，按通知和抵达时间的先后排列。会议座位的安排o一、关于会议主席台座次的安排（1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。3）几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也

6、可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。o4）对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。大型会议座位小型会议座位布置单项选择题示例o小型会场内座位安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于DA、接近入口处、正对门B、远离入口处、背对门C、接近入口处、背对门D、远离入口处、正对门（二）多项选择题示例1、要保证会

7、议在安静的环境中顺利进行就需要考虑以下哪些因素ADA、会议拥有隔音设施B、谢绝访客参观C、关闭场内的手机、呼机D、调整会场扩音器的音量2、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门事先要ABA、进行会商B、广泛征求意见C、由各部门分别提出意见D、由牵头部门提出主要意见 写一篇计 划书招标书录像题写总结实践运用二一道录像题和三道写作题录像题o看一个视频，看两遍，然后找出视频中不正确或好的地方，至少15点。o一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友

8、泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板炒你，赌气泄密。一、办公环境管理o办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬环境包括办公宣含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。o要求：o1在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物；o2做好室内通风和温湿度的调节；o3防止光线太弱或过强；o4保持室内整洁和安全。录像中高叶的办公室缺少绿色植物，办公桌零乱，文件随意堆放在椅子上是错误的；办公自动化设备摆放合乎规范，室内光线自然是对的。下面我们来看一个视频，找出不正确的地或做的好的地方。根据以上梳理，我们可以对高叶的工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断：o1办公室内缺少绿色植物，错；o

9、2办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对；o3将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理，对；o4办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错；o5电话铃响三声内接听，用语规范，对；o6一边接电话一边记录重要信息，对；o7对总经理布置的工作能马上落实，对；o8能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员，对；o9能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，对；o10提前进入会场检查并调试设备，对；o11能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；o12能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对；o13能在会议中安排钟秘书做好会议记录，

10、对；o14准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错；o15能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对；o16注重横向沟通，使员工为共同目标而合作，对；o17以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节，对；o18在小型展示会举办前能对会场进行现场检查，对；o19有处理突发事件的应对能力，对。请批o。“请批函”是“函”的一种，它是以函的形式请求批准和审批事项。“请批函”又分请求批准的函和批准回复的函。o”；“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求审批和答复审批事项”。o；“请批函”是向没有隶属关系的有关主管部门或职能单位行文，从行文关系上看多数为平行文

11、。广州局销售公司请求批准函局销办函*5号广州局：o我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。o可否，请批复。oo广州局销售公司（盖章）o一九九六年一月十日如何写函如何写函o一）函的结构。函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。o1标题。函的标题通常有两种结构形式：o1）由“事由文种”构成。o（2）由“发文机关事由文种”构成。正文o2正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。o（1）原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模

12、式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“日来函收悉”，或“（关于的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。o（2）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。o3发函单位。加盖单位公章。4发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。总结o一、总结的概念总结，是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工

13、作的事务性文书。特点o二、总结的特点总结有回顾性和经验性两个特点：1回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。2经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。总结的分类o三、总结的分类从内容的涵盖来分，可分两种：1综合性总结：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。2专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。四、总结的写作格式和注意事项o总结一般由标题、正文、落款三个部分组成。1标题标题必须准确、?洁，一般有以下几种写法：一是公文式标题：单位名称+时限+内容+文种。二是文章式标题。这是根据总结的内容概括而成的，标题中不出现“总结”字样，多用于经验性总结。三是双

14、行式标题。这种标题一般由正标题与副标题组成，正标题揭示观点或概括内容，副标题标明单位、时限或工作方面，对正标题进行补充，。四是提问式标题，即标题中提出问题以引人深思，从而达到对工作进行指导的目的。2正文o正文有开头、主题和结尾组成。开头：总结的开头基本要求是开门见山。内容包括概要介绍基?情况（时间、地点、背景、工作进程、总体收获等）以及对以往工作的基本回顾与评价。o主体：这是总结的主体部分，也是总结的关键所在，不仅篇幅比重较大，而且思想容量丰富。它要求观点与材料的统一，有点面情况，有分析概括，善于把实践提高到理性高度来认识。在写法上要做到纲举目张，观点明确突出，材料典型充实，叙述与说明、议论相结合，有理有据，绝不浮泛空洞。结尾：正文的结尾部分主要写明当前存在的问题与今后的打算，要概括简洁。3落款o总结的落款一般写在正文的右下方，如在标题中已有单位名称，则不必在此重复。要注意的是，如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。总结o其实它并没有我们想象的那样难，只要有考试的决心，在付出一点辛劳，一般都能过的。