管理沟通专题与上司和下属沟通.ppt
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1、管理沟通专题与上司和下属沟通 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望在什么情况下属与上级关系容易出现问题:在什么情况下属与上级关系容易出现问题:n1.上级工作不称职;上级工作不称职;n2.上级无能;上级无能;n3.上下级之间有严重分歧;上下级之间有严重分歧;n4.有多个上司,尤其是上司之间有矛盾;有多个上司,尤其是上司之间有矛盾;n5.下属过分依赖上级;下属过分依赖上级;n6.下属对上级有逆反心理;下属对上级有逆反心理;n7.下属不称职。下属不称职。专题:
2、与上司、下属或同级沟通专题:与上司、下属或同级沟通2专业才能卓越专业才能卓越一、上行沟通一、上行沟通上下沟通的重要上下沟通的重要1、上司、部属两情不通,就很难沟通、上司、部属两情不通,就很难沟通2、上情不达于下,则人惑;下情不通于上,则有疑、上情不达于下,则人惑;下情不通于上,则有疑3、上司怀疑部属,部属就不服从,做起事来不尽心尽力、上司怀疑部属,部属就不服从,做起事来不尽心尽力4、通上下之情,彼此有默契,一切好商量、通上下之情,彼此有默契,一切好商量3专业才能卓越专业才能卓越(一)作为下属的职业经理(一)作为下属的职业经理职业经理是经营者的替身职业经理是经营者的替身n职职业业经经理理因因高高
3、层层经经营营者者或或管管理理者者分分身身乏乏术术而而出出现现。职职业业经经理理在在自自己己职职责责上上,实实现现管管理理的的专专业业性性。这这种种管管理理分分工工基基础础上上的的协协作作,大大大大提提高高了了整整个个组组织织的的效效能能和和生生产力。产力。4专业才能卓越专业才能卓越代表公司代表公司n代代表表公公司司进进行行管管理理,或或者者说说是是代代表表了了经经营营者者的的意意志志。对对于于权限范围内的事,公司必须全力支持,并承担相关责任。权限范围内的事,公司必须全力支持,并承担相关责任。体现经营者的意志体现经营者的意志n职职业业经经理理与与高高层层决决策策层层实实际际上上形形成成了了委委托
4、托代代理理的的关关系系,你你的的权权力力是是高高层层赋赋予予的的,你你的的行行为为要要体体现现高高层层的的意意志志,你你的的所有工作都是要实现高层的目标。所有工作都是要实现高层的目标。n假假如如一一个个职职业业经经理理有有这这样样的的想想法法:老老总总最最近近又又胡胡思思乱乱想想了了,又又要要搞搞什什么么新新花花样样,老老总总的的决决定定不不现现实实等等等等,可可以以说说,这这个个经经理理是是不不称称职职的的。作作为为职职业业经经理理,你你必必须须意意识识到到你你是是经经营营者者的的替替身身,不不管管上上司司的的想想法法是是对对是是错错,首首先先你你要要做做的的是是执执行行。当当然然,职职业业
5、经经理理有有义义务务指指出出上上司司的的错错误误决决定定,但但前前提提是是要要有有充充分分的的证证据据,而而在在上上司司改改变变他他的的决决定定之之前前,你你的的首要任务是执行。首要任务是执行。5专业才能卓越专业才能卓越从经营者的角度考虑问题从经营者的角度考虑问题n1.具有全局观具有全局观n从从本本部部门门的的角角度度去去考考虑虑问问题题,对对于于职职业业经经理理人人来来说说是是不不够够的的。因因为为是是经经营营者者的的替替身身,你你必必须须具具有有全全局局观观,你你的的想想法法要要和和公公司司的的整整体体战战略略以以及及和和其其它它部部门门的的工工作作相相衔衔接接。如如果果你你只只是是考考虑
6、虑你你本本部部门门的的工工作作,当当你你的的部部门门与与其其它它部部门门发发生生冲冲突突时时,你你可可能能就就会会维维护护本本部部门门的的利利益益,而而没没有有从公司的全局来分析问题。这种现象称为从公司的全局来分析问题。这种现象称为“角色错位角色错位”。n2.做正确的事情做正确的事情n传传统统的的管管理理要要求求职职业业经经理理正正确确地地做做事事情情,现现代代管管理理则则要要求求职职业业经经理理做做正正确的事情。确的事情。n正正确确地地做做事事,就就是是按按照照规规章章制制度度的的要要求求和和标标准准做做事事,或或者者按按照照上上司司的的要要求求做做事事。而而做做正正确确的的事事,则则是是做
7、做有有助助于于公公司司目目标标或或部部门门目目标标达达成成的的事事。正正确确地地做做事事可可能能会会离离成成功功越越来来越越远远,因因为为很很可可能能越越正正确确就就错错得得越越厉厉害害。而做正确的事,就会离成功越来越近。而做正确的事,就会离成功越来越近。实现个体价值实现个体价值n职职业业经经理理在在为为公公司司创创造造价价值值的的同同时时,也也要要实实现现个个体体的的价价值值。职职业业经经理理与与高高层层是是委委托托代代理理的的关关系系,有有权权利利按按照照约约定定享享受受一一定定的的权权力力,并并获获取取相相应的利益。应的利益。6专业才能卓越专业才能卓越你可以正当地要求上司你可以正当地要求
8、上司但是你也应该提供给上司但是你也应该提供给上司n提供他对事情的看法提供他对事情的看法清楚分析问题的内容清楚分析问题的内容n提供更多的信息提供更多的信息各种行动方案以及你的各种行动方案以及你的选择建议选择建议n对复杂的问题提供建议对复杂的问题提供建议你选择该项行动方案的你选择该项行动方案的n指引适当的方针指引适当的方针理由及思考经过理由及思考经过n提供支持与保护提供支持与保护执行该项行动方案的预期执行该项行动方案的预期结果,以及应变计划结果,以及应变计划工作的进度报告工作的进度报告(二)与上司沟通(二)与上司沟通7专业才能卓越专业才能卓越上级需要上级需要下属沟通行为下属沟通行为n支持支持尽责,
9、尤其在上级弱项处予以支持尽责,尤其在上级弱项处予以支持n执行指令执行指令聆听、询问、响应聆听、询问、响应n了解部属情况了解部属情况定期工作汇报,自我严格管理定期工作汇报,自我严格管理n为领导分忧为领导分忧理解上级、敢挑重担、提出建议理解上级、敢挑重担、提出建议n提供信息提供信息及时给予反馈、工作汇报、沟通信息及时给予反馈、工作汇报、沟通信息8专业才能卓越专业才能卓越下对上沟通技巧下对上沟通技巧n除非上司想听,否则不要讲。除非上司想听,否则不要讲。n若是意见相同,要热烈反应。若是意见相同,要热烈反应。n意见略有差异,要先表赞同。意见略有差异,要先表赞同。n持有相反意见,勿当场顶撞。持有相反意见,
10、勿当场顶撞。n想要有些补充,要用引伸式。想要有些补充,要用引伸式。n如有他人在场,宜仔细顾虑。如有他人在场,宜仔细顾虑。n心中存有上司,比较好沟通。心中存有上司,比较好沟通。9专业才能卓越专业才能卓越(三)如何向上司汇报(三)如何向上司汇报与上司沟通的障碍与上司沟通的障碍n汇报工作时,上司与中层经理的期望是不同的。汇报工作时,上司与中层经理的期望是不同的。10专业才能卓越专业才能卓越n对于上司和中层经理来说,关注工作进度和结果、相对于上司和中层经理来说,关注工作进度和结果、相应的指导和建议以及工作评价是两者所共同关注的,应的指导和建议以及工作评价是两者所共同关注的,但两者关注的焦点也有所不同,
11、主要表现在以下几点但两者关注的焦点也有所不同,主要表现在以下几点1.出发点的差异出发点的差异n中层经理期望通过工作汇报,说明自己和部门是如何完成这件工中层经理期望通过工作汇报,说明自己和部门是如何完成这件工作的,遇到了什么困难,如何克服的,为此付出了多少的辛劳,作的,遇到了什么困难,如何克服的,为此付出了多少的辛劳,希望上司能够给予理解和肯定,给予积极的评价,所以,他们更希望上司能够给予理解和肯定,给予积极的评价,所以,他们更重视工作过程。重视工作过程。n而上司更为关注的是下级工作是否能够按照原定的工作计划完成而上司更为关注的是下级工作是否能够按照原定的工作计划完成任务,达到预定的工作目标,对
12、结果更感兴趣,没有多余的时间任务,达到预定的工作目标,对结果更感兴趣,没有多余的时间听取下级描述怎样进行工作。如下所示:听取下级描述怎样进行工作。如下所示:11专业才能卓越专业才能卓越2.评价的差异评价的差异n上司容易发现下属在工作中的不足上司容易发现下属在工作中的不足,特别是对自己所期望特别是对自己所期望的方面更为关注的方面更为关注,如果下属没有达到预期目标,得到的评如果下属没有达到预期目标,得到的评价会很低。一般情况下价会很低。一般情况下,上司只关注结果上司只关注结果,而很少对过程而很少对过程加以关注。加以关注。n中层经理对自己的工作过程给予较高的评价,并希望因中层经理对自己的工作过程给予
13、较高的评价,并希望因此从上司那里得到公正的评价。所谓公正的评价就是即此从上司那里得到公正的评价。所谓公正的评价就是即使自己在某些地方没有做好,或者没有达到预期结果使自己在某些地方没有做好,或者没有达到预期结果,也也希望上司对自己的工作态度和努力予以中肯的评价。希望上司对自己的工作态度和努力予以中肯的评价。3.表达的差异表达的差异n评价的语言带有感情色彩,容易引起误解。领导可能认评价的语言带有感情色彩,容易引起误解。领导可能认为如果说重了,会打击下级的工作积极性,所以就间接为如果说重了,会打击下级的工作积极性,所以就间接地提醒下级。地提醒下级。12专业才能卓越专业才能卓越o工作评价中,上司面带微
14、笑,拍着下级的肩膀说:工作评价中,上司面带微笑,拍着下级的肩膀说:“好,总的说来不错。好,总的说来不错。”o上司对于你的工作汇报,点了点头说:上司对于你的工作汇报,点了点头说:“好,总的说好,总的说来不错。来不错。”o上司说:上司说:“好,你的工作总的说来还不错啊!好,你的工作总的说来还不错啊!”n这三种表达方式似乎没有什么区别,其实代表了上司的三这三种表达方式似乎没有什么区别,其实代表了上司的三种态度:种态度:n如果中层经理没有领悟到上司说话的真正含义,将第三种如果中层经理没有领悟到上司说话的真正含义,将第三种评价当成领导最好的肯定,就会造成下级理解上的偏差,评价当成领导最好的肯定,就会造成
15、下级理解上的偏差,得到错误的信息。等到领导责备下级工作做得有问题的时得到错误的信息。等到领导责备下级工作做得有问题的时候,下级会感到很茫然。候,下级会感到很茫然。13专业才能卓越专业才能卓越4.信息的差异信息的差异14专业才能卓越专业才能卓越汇报的要点汇报的要点1.精简精简n上司上司对你的汇报最为忌讳的可能就是:渲染。一个聪明对你的汇报最为忌讳的可能就是:渲染。一个聪明的上司不是从你工作辛苦与否来评价你,相反,如果你的上司不是从你工作辛苦与否来评价你,相反,如果你工作又快又好,他就会认为你是有能力的。所以,不要工作又快又好,他就会认为你是有能力的。所以,不要带着邀功的心态,极力强调你的工作的难
16、处。此外,一带着邀功的心态,极力强调你的工作的难处。此外,一般上司都很忙碌,所以,把汇报做得简明扼要恐怕才能般上司都很忙碌,所以,把汇报做得简明扼要恐怕才能够令你的上司赏识。够令你的上司赏识。2.有针对性有针对性n汇报的内容要与原定目标和计划相对应,切忌漫无边际,汇报的内容要与原定目标和计划相对应,切忌漫无边际,牵扯到其它没有关系的事情。牵扯到其它没有关系的事情。15专业才能卓越专业才能卓越3.从上司的角度来看问题从上司的角度来看问题n由于中层管理人员与上司之间存在很多差异,所以从上由于中层管理人员与上司之间存在很多差异,所以从上司的角度来看待你的工作,可能会使你的汇报的内容更司的角度来看待你
17、的工作,可能会使你的汇报的内容更为贴近上司的期望。假设,由于种种原因,不是为贴近上司的期望。假设,由于种种原因,不是100100的的完成工作。你认为自己工作已经做得很不错了,上司应完成工作。你认为自己工作已经做得很不错了,上司应该体谅你的难处。这种想法是从身为下属的身份的角度该体谅你的难处。这种想法是从身为下属的身份的角度来考虑问题,如果从上司的角度来考虑问题,上司所关来考虑问题,如果从上司的角度来考虑问题,上司所关注的是工作完成与否。而且,现在很多老总都是白手起注的是工作完成与否。而且,现在很多老总都是白手起家,都经历了很多磨难,在他们的眼中,你的工作条件家,都经历了很多磨难,在他们的眼中,
18、你的工作条件比起他们创业时要好得多。在这种情况下,你又怎么能比起他们创业时要好得多。在这种情况下,你又怎么能期待老总对你的表扬呢期待老总对你的表扬呢?16专业才能卓越专业才能卓越4.尊重上司的评价,不要争论尊重上司的评价,不要争论n在上司对你的评价低于你的期望时,不要争论。因为争在上司对你的评价低于你的期望时,不要争论。因为争论需要三个阶段:提出问题的焦点,提出持不同观点的论需要三个阶段:提出问题的焦点,提出持不同观点的理由,寻找问题解决的途径。而在汇报时,你根本没有理由,寻找问题解决的途径。而在汇报时,你根本没有时间把争论进行到第三阶段,因而你的上司也就无法赞时间把争论进行到第三阶段,因而你
19、的上司也就无法赞同你的观点。理智的中层经理人不会在这种时候试图解同你的观点。理智的中层经理人不会在这种时候试图解释,更不会与上司发生争论。释,更不会与上司发生争论。5.补充事实补充事实n在汇报完后,一般上司会给予评价,他的评价其实就是在汇报完后,一般上司会给予评价,他的评价其实就是一种反馈,从中可以知道上司对哪些地方不很清楚,你一种反馈,从中可以知道上司对哪些地方不很清楚,你可以补充介绍,或提供补充材料,加深上司对你所汇报可以补充介绍,或提供补充材料,加深上司对你所汇报工作的全面了解。工作的全面了解。17专业才能卓越专业才能卓越您在什么时机报告合适?18专业才能卓越专业才能卓越您可以报告时机:
20、一、做好计划时:一、做好计划时:主要作用和目的:主要作用和目的:1 1、让主管了解计划的内容,籍此请主管确认一些、让主管了解计划的内容,籍此请主管确认一些重要事项。重要事项。2 2、请主管指示和审核计划,并认可。、请主管指示和审核计划,并认可。19专业才能卓越专业才能卓越您可以报告时机:二、中间报告:二、中间报告:主要作用和目的:主要作用和目的:1 1、让主管了解您的工作进度。、让主管了解您的工作进度。2 2、让主管知道您在干什么。、让主管知道您在干什么。20专业才能卓越专业才能卓越您可以报告时机:三、紧急报告:三、紧急报告:主要作用和目的:主要作用和目的:1 1、发生可能影响目标的实现的重大
21、问题和突发事、发生可能影响目标的实现的重大问题和突发事件时,应及时向主管报告。件时,应及时向主管报告。21专业才能卓越专业才能卓越您可以报告时机:四、工作结束时:四、工作结束时:主要作用和目的:主要作用和目的:1 1、工作终了时一定要向主管报告,让主管及时知、工作终了时一定要向主管报告,让主管及时知道工作完成是您工作成效得到确认重要步骤。道工作完成是您工作成效得到确认重要步骤。2 2、保证工作的有效性。、保证工作的有效性。22专业才能卓越专业才能卓越让上司怎么看你让上司怎么看你n主动报告你的进度主动报告你的进度让上司知道让上司知道n对上司的询问有问必答,而且清楚对上司的询问有问必答,而且清楚让
22、上司放让上司放心心n充实自己、努力学习,才能了解上司的言语充实自己、努力学习,才能了解上司的言语让上司轻松让上司轻松n接受批评,不犯两次错误接受批评,不犯两次错误让上司省事让上司省事n不忙的时候,主动帮助他人不忙的时候,主动帮助他人让上司有效让上司有效n毫无怨言接受任务毫无怨言接受任务让上司圆满让上司圆满n对自己的任务,主动提出改善计划对自己的任务,主动提出改善计划让上司进让上司进步步23专业才能卓越专业才能卓越服从老板服从老板6大原则大原则n老板绝对不会有错老板绝对不会有错n如果发现老板有错,一定是我看错了如果发现老板有错,一定是我看错了n如果我没有看错,一定是因为我的错,才害老如果我没有看
23、错,一定是因为我的错,才害老板犯错板犯错n如果是他自己的错,只要他不认错,那就是我如果是他自己的错,只要他不认错,那就是我的错的错n如果老板不认错,我还坚持他有错,那就是我如果老板不认错,我还坚持他有错,那就是我的错的错n总之,老板绝对不会有错,这句话绝对不会有总之,老板绝对不会有错,这句话绝对不会有错错24专业才能卓越专业才能卓越二、下行沟通二、下行沟通(一)作为上司的职业经理的角色定位(一)作为上司的职业经理的角色定位n在下属面前,职业经理必须扮演五种角色:在下属面前,职业经理必须扮演五种角色:25专业才能卓越专业才能卓越下属需要下属需要上级沟通行为上级沟通行为n关心关心主动询问、问候、了
24、解需要与困难主动询问、问候、了解需要与困难n支持支持帮助解决问题、给予认可、信任,帮助解决问题、给予认可、信任,给予精神、物质帮助给予精神、物质帮助n指导指导诱导、反馈、考核、在职辅导、培训诱导、反馈、考核、在职辅导、培训n理解理解倾听、让部属倾述倾听、让部属倾述n重视重视授权、信任、尊重、认可授权、信任、尊重、认可n得到指示得到指示清楚的指令、不多头领导、健全沟通渠道清楚的指令、不多头领导、健全沟通渠道n及时的反馈及时的反馈定期给下属工作上的反馈定期给下属工作上的反馈n给予协调给予协调沟通、调解、解决冲突沟通、调解、解决冲突(二)下属沟通(二)下属沟通26专业才能卓越专业才能卓越上对下沟通技
25、巧上对下沟通技巧n不急着说,先听听看。不急着说,先听听看。n不说长短,免伤和气。不说长短,免伤和气。n广开言路,接纳意见。广开言路,接纳意见。n部属有错,私下规劝。部属有错,私下规劝。n态度和蔼,语气亲切。态度和蔼,语气亲切。n若有过失,过后熄灭。若有过失,过后熄灭。27专业才能卓越专业才能卓越n有一位表演大师上场前,他的弟子告诉他鞋带松了。有一位表演大师上场前,他的弟子告诉他鞋带松了。大师点头致谢,蹲下来仔细系好。等到弟子转身后,大师点头致谢,蹲下来仔细系好。等到弟子转身后,又蹲下来将鞋带解松。又蹲下来将鞋带解松。n有个旁观者看到了这一切,不解地问:有个旁观者看到了这一切,不解地问:“大师,
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