办公软件应用_-_Excel基础知识介绍.ppt
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1、办公软件应用办公软件应用-Excel基础知识介绍基础知识介绍演讲:苏良生MSN:sls_版本:20081016目录目录第一部分工作簿与工作表的概念第二部分窗口(主视窗、菜单栏、工具栏、工作簿窗口)第三部分数据输入(加快输入数据的方法、数据有效性)第四部分工作簿、工作表窗口管理第五部分保护工作簿、工作表第六部分图表第七部分数据分析(排序、筛选、分类汇总、数据透视)第八部分网络应用(共享工作簿)第九部分打印(页面设置、分页符)第十部分常用快捷键和图标介绍Excel电子表格电子表格n简介Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件,确切地说,它是一个电子表格软件,可以用来制作电子表
2、格、完成许多复杂的数据运算,进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能,还可以制作网页呢工作表与工作簿工作表与工作簿n工作表(Sheet)与工作簿(Book)的概念工作簿是Excel使用的文件架构,一个Excel文件便是一个工作簿,我们可以将它理解为是一本活页夹,在这个活页夹里面有许多活页纸,而这些活页纸在Excel中称作工作表主视窗主视窗n主视窗中可显示多个工作簿主视窗主视窗n主视窗由以下组件组成菜单栏和工具栏:存放所有执行命令的场所数据编辑栏:输入、编辑单元格数据的地方名称框:显示单元格位置状态栏:显示窗口的各种状态信息,包括操作信息、数字状态菜单栏与工具栏位置调整菜单栏与工具栏位置
3、调整n工具栏、菜单栏个性化设置为扩大工作簿的编辑视野,我们常把多个工具栏设在同一行显示,例如常用常用常用常用和格式格式格式格式工具栏设在同在一行内显示可用鼠标上下拖动工具栏或菜单栏的移动把手移动把手移动把手移动把手来移动位置,左右拖动两工具栏交接处的移动把手移动把手移动把手移动把手可调整两个相邻工具栏的显示范围每个工具栏的尾部有一个下拉选项钮,点击可添加或删除该工具栏的按钮,你可打造个性化工具栏;当多个工具栏设在同一行显示时,一般屏幕会显示不下那么多按钮,这时这个工具工具工具工具选项钮选项钮选项钮选项钮会变成,你按下它就会发现,那些没能显示出来的工具按钮都藏在这个选项里了小贴士:并排的工具栏还
4、会根据你每一次的操作,调整工具栏的显示内容,它会将你常用的工具钮提出下拉选项外,直接显示在工具栏上,而将不常用的工具钮慢慢收进下拉选项中。所以过了一段时间,你会发现工具栏非常具有你个性的使用风格哦!(菜单栏也会同样根据你的操作习惯调整显示简易版菜单)工具栏工具栏n n视图视图视图视图 工具栏工具栏工具栏工具栏 设置显示或隐藏各种工具栏视图视图视图视图 工具栏工具栏工具栏工具栏 自己定义自己定义自己定义自己定义可找到更多工具栏,比如组织结构图任务窗格任务窗格n任务窗格可以方便你完成几项特定的工作视图视图视图视图 任务窗格任务窗格任务窗格任务窗格 可显示或隐藏任务窗格工具工具工具工具 选项选项选项
5、选项 视图视图视图视图 显示显示显示显示(启动任务窗格)可关闭默认显示任务窗格工作簿窗口工作簿窗口n工具选项视图如果你打开一份Excel文档发现无:行列标号、滚动条、工作表标签、网格线、零值工具工具工具工具 选项选项选项选项 视图视图视图视图 窗口选项窗口选项窗口选项窗口选项 可设置显示工作表与工作簿工作表与工作簿n新建工作簿默认有3个工作表(可按自己需要修改默认值)1个空白工作表的文件大小为14KB,而3个空白工作表的文件大小为24KB,也就是说即使不填入数据,空白工作表也是占空间的,所以建议删除空白工作表后再保存新建工作簿内工作表数设置:工具工具工具工具 选项选项选项选项 常规常规常规常规
6、单元格与单元格位置单元格与单元格位置n工作表内的方格称为单元格工作表顶端有列标题,左边有行标题,将列标题和行标题组合起来,便是单元格的位置一张工作表共有256列(AIV)x65536行(165536),相当于一千六百多万个单元格删除:删除:删除:删除:会用相邻的单元格来填充被删除的地方,会影响到其它公式对该单元格的引用清除:清除:清除:清除:只是将单元格的数据擦掉,不会影响到其它公式对该单元格的引用加快输入数据的方法加快输入数据的方法1n自动完成(只选用于文字数据)当你输入数据时,Excel会把当前输入的数据和同列中其他的单元格数据比较,一旦发现有相同的部份,就会为该单元格填入剩余的部份,若自
7、动填入的数据恰巧是你接着想输入的文字,这时只要直接按回车键,就可将数据存入单元格中;反之,若不是你想要的文字,则可以不予理会自动填入的文字,继续输入即可加快输入数据的方法加快输入数据的方法2n选择列表(只选用于文字数据)Excel会从选取的单元格往上、往下查找,只要找到单元格内有数据,就把它放到列表中,直到遇到空白单元格为止加快输入数据的方法加快输入数据的方法3n自动填充可以将数据填充连续的几个单元格;也可以根据单元格的数据,自动产生一串递增或递减的序列填充控制点:当我们选中某个单元格或范围时,其周围会被粗边框围住,在粗边框的右下角有个小框,那就是填充控制点;显示或隐藏填充控制点:工具工具工具
8、工具 选项选项选项选项 编辑编辑编辑编辑 单元格拖放功能当自动填充结束时,单元格旁边会出现一个自动填充选项自动填充选项自动填充选项自动填充选项钮,它提供你选择自动填充方式(建立不同的自动填入序列,自动填充选项自动填充选项自动填充选项自动填充选项钮下拉菜单中的项目也会随序列的特性而有所不同)显示或隐藏自动填充选项:工具工具工具工具 选项选项选项选项 编辑编辑编辑编辑 显示粘贴选项按钮加快输入数据的方法加快输入数据的方法4n序列(有4种类型)运用自动填充功能来填充具有某种规律的数据(1)等差序列:例如:1、2、3、4、5、6(2)等比序列:例如:2、4、8、16;5、25、125(3)日期:例如:
9、2007/9/5、2007/9/6、2007/9/7(4)自动填入:与上述三种序列不同在于,自动填入序列是属于不可计算的文字数据,例如:一月、二月、三月,星期一、星期二、星期三等都是。Excel将这类型文字数据建立成数据库,让我们使用自动填入序列时,就像使用常用序列一样自定义序列:工具工具工具工具 选项选项选项选项 自定义序列自定义序列自定义序列自定义序列 新序列(有2种创建方式:单元格导入或输入添加)例如:方案一、方案二、方案三;小组一、小组二、小组三等比序列不能以拖动填充控制点的方式来建立,具体方法是:选中填充范围(含起始值)后需到编辑编辑编辑编辑 填充填充填充填充 序列序列序列序列中设置
10、数据有效性数据有效性n可避免输入时由于人为疏忽造成的错误若你想要对单元格的内容加以限制时,最好的方法就是在输入数据之前,先出现提示信息来警告我们数据的限制。待完成输入后,系统根据设定进行判别验证我们可以为选定单元格设定序列,序列内容用非输入法状态下的逗号分隔开,例如:标模一科,标模二科,整机一科,整机二科工作表的编辑作业工作表的编辑作业n简单演示以下内容(Shift选相邻;Ctrl选不相邻)选取多个相邻或不相邻的单元格范围、选取整列或整行、选取整张工表表插入、复制、删除、移动单个或多工作表(快速复制:Ctrl拖动)插入、复制、删除、移动、显示、隐藏单个或多个行、列双击自动调整到最合适的行高或列
11、宽调整工作表的显示比例(方便于视力不好的同事)插入、删除、修改批注显示、隐藏单个或全部批注(工具工具工具工具 选项选项选项选项 视图视图视图视图 批注)单个或多个工作表搜索、替换(查找和替换查找和替换查找和替换查找和替换对话框选项)设置多个工作表的字体、行高、列宽(必须选中整个工作表)设置单元格格式设置单元格格式设置单元格格式设置单元格格式(重点介绍:自动换行、合并单元格)选择性粘贴选择性粘贴选择性粘贴选择性粘贴格式格式格式格式 自动套用格式自动套用格式自动套用格式自动套用格式工作簿窗口工作簿窗口n将所有打开的工作簿同时显示在一个屏幕上多重窗口排列:窗口窗口窗口窗口 重排窗口重排窗口重排窗口重
12、排窗口调整好各窗口位置的工作环境可以保存起来供下次使用:文件文件文件文件 保存工作区保存工作区保存工作区保存工作区(下次打开此工作区文件即可看到原布局好的窗口)查看同一个工作簿内不同的工作表查看同一个工作簿内不同的工作表n将同一个工作簿内不同的工作表同时显示在一个屏幕上窗口窗口窗口窗口 新建窗口新建窗口新建窗口新建窗口窗口窗口窗口窗口 重排窗口重排窗口重排窗口重排窗口 水平并排水平并排水平并排水平并排并排比较两个工作簿并排比较两个工作簿n同时比较两个工作簿可能很困难多重窗口排列:窗口窗口窗口窗口 并排比较并排比较并排比较并排比较当一个工作簿滚动时,另一个工作簿也会发生等量滚动拆分与冻结窗口拆分
13、与冻结窗口nExcel是按照拆分线来冻结窗口的我们通常用来冻结(保持显示在屏幕上不滚动)标题行双击拆分线可快速撤消拆分线拆分线拆分线拆分线;需撤消交叉拆分线时,点中交叉处双击即可没有做窗口拆分的情况下,你也可以直接选取某个单元格来执行窗口窗口窗口窗口 冻结窗口冻结窗口冻结窗口冻结窗口,冻结线是该单元格上边框和左边框的延伸保护工作簿保护工作簿n工具选项安全性工作簿的保护分成两个层次:一是防止工作簿被别人打开;二是防止工作表被别人修改设置修改权限密码修改权限密码修改权限密码修改权限密码后,无密码只能以只读方式打开文件,不能将他所做的修改存回到原工作簿文件中,也就是能改不能保存若以只读方式打开文件,
14、你可将修改以后的数据另存成其他文件,此时另存的文件仍具备与原文件相同的打开权限密码,但是修改权限密码会自动取消设置密码方式2:文件文件文件文件 另存为另存为另存为另存为 工具工具工具工具 常规选项常规选项常规选项常规选项保护工作簿的结构和窗口保护工作簿的结构和窗口n工具保护保护工作簿保护工作簿结构以后,就不能移动、复制、删除、隐藏、取消隐藏、新建工作表及改变工作表的名称和页次标签颜色了保护工作簿窗口以后,便不能移动、拆分、冻结、关闭、或改变窗口的大小了保护工作表保护工作表n工具保护保护工作表保护工作表单元格得先锁定,所有新建工作表的单元格默认是锁定的,如果被改动了,可以按全选钮,然后格式格式格
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