应用文写作讲义公文格式.ppt

《应用文写作讲义公文格式.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《应用文写作讲义公文格式.ppt（25页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、行政公务文书写作行政公务文书写作 第一节第一节 公文的格式公文的格式 l公文包括眉首、主体和版记三个部分。公文包括眉首、主体和版记三个部分。l置于公文首页红色反线以上的各要素统称置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。于主题词以下的各要素统称版记。一、眉首l眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等。眉首

2、位于公文首页上端，一般约占等。眉首位于公文首页上端，一般约占A4型型公文纸的公文纸的1/3或或2/5面积。面积。（一）公文份数序号（一）公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识公文份数序号，需每份公文的顺序编号。标识公文份数序号，需用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。并不是所有的公文都需要编制份数序号。一般并不是所有的公文都需要编制份数序号。一般只秘密公文中的机密和绝密公文需编制份数序只秘密公文中的机密和绝密公文需编制份数序号，但如果发文机关认为有必要，也可对不带号，但如果发文机关

3、认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。有份数序号。l（二）秘密等级和保密期限（二）秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。涉及秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明的规定分别标明“绝密绝密”、“机密机密”和和“秘密秘密”。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如需标识秘密等级，顶格标识在版心右上角的第一行，如需标识秘密等级，顶格标识在版心右上角的第

4、一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角的第一行，秘密等级和保密期顶格标识在版心右上角的第一行，秘密等级和保密期限之间用限之间用“”“”隔开，例如，隔开，例如，“绝密绝密六个月六个月”表明表明该公文属于绝密等级，保密的期限为六个月，过期即该公文属于绝密等级，保密的期限为六个月，过期即可解密。秘密等级和保密期限字体均为可解密。秘密等级和保密期限字体均为3 3号黑体字。号黑体字。l（三）紧急程度（三）紧急程度 紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明公文应当分别标明“特

5、急特急”、“急件急件”。如需。如需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第一行，标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标明秘密等级与紧两字之间空一字；如需同时标明秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。字体为字体为3 3号黑体字。号黑体字。l（四）发文机关标识（四）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加由发文机关全称或规范化简称后加“文件文件”组成，例如，组成，例如，“省人民政府文件省人民政府文件”、“省商务厅文件省商务厅文件”，对一

6、些特定的公文可，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，联合行文只标识发文机关全称或规范化简称，联合行文时应使主办机关名称在前，时应使主办机关名称在前，“文件文件”二字置于二字置于发文机关名称右侧。发文机关标识要求套红印发文机关名称右侧。发文机关标识要求套红印在文件首页上端居中位置对称排列，采用小标在文件首页上端居中位置对称排列，采用小标宋体字，字号由发文机关酌定，以醒目美观为宋体字，字号由发文机关酌定，以醒目美观为原则。原则。l（五）公文文号（五）公文文号 公文文号，是发文机关为便于登记、管理、引用公文文号，是发文机关为便于登记、管理、引用所编制的公文序号。它主要有两种形式。一种是

7、只编所编制的公文序号。它主要有两种形式。一种是只编序号，即序号，即“第第号号”。这种编号多用于政府发布性命。这种编号多用于政府发布性命令、人大公告等公文。另一种是由发文机关代字、年令、人大公告等公文。另一种是由发文机关代字、年份和序号三个要素构成的。一般称份和序号三个要素构成的。一般称“发文字号发文字号”。如。如“国发国发200620061 1号号”。行政机关、企事业单位发文。行政机关、企事业单位发文一般用这种文号。一般用这种文号。发文字号中，发文字号中，“机关代字机关代字”有稳定而规范的用法，有稳定而规范的用法，不能随意编改。如不能随意编改。如“国发国发”即国务院的机关代字，它即国务院的机关

8、代字，它居三者之首；居三者之首；“年份年份”是发文当年的年份，用阿拉伯是发文当年的年份，用阿拉伯数码标全称，不能简写，也不加数码标全称，不能简写，也不加“年年”字，外用六角字，外用六角括号括号“”括起来，居三者之中；括起来，居三者之中；“序号序号”是以是以年度为限从年度为限从“1”“1”开始编流水号，不编虚位号（如开始编流水号，不编虚位号（如“01”“01”），也不加），也不加“第第”字，居三者之末。三者不能字，居三者之末。三者不能随便换位。随便换位。l行政机关联合行文，只标注主办机关的发文字行政机关联合行文，只标注主办机关的发文字号；行政机关与其他机关联合发文，原则上应号；行政机关与其他机关

9、联合发文，原则上应用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。但只能标注一个机关的发文字号。l发文字号位居发文字号位居“发文机关标识发文机关标识”下空下空2 2行，用行，用3 3号黑色仿宋字，居中标注。号黑色仿宋字，居中标注。l（六）签发人（六）签发人 上报的公文须标识签发人的姓名，平行排列上报的公文须标识签发人的姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。标识方式是先写姓名居右空一字。标识方式是先写“签发人签发人”，后标冒号，冒号后标识签发人姓名。联合行

10、文时后标冒号，冒号后标识签发人姓名。联合行文时要注明会签人的姓名。主办单位的签发人姓名置要注明会签人的姓名。主办单位的签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。“签发人签发人”三字采用三字采用3 3号仿宋体，签发人姓名采用号仿宋体，签发人姓名采用3 3号楷体字。号楷体字。（七）红色反线（七）红色反线 发文字号之下发文字号之下 4 4毫米毫米 处印一条与版心等宽处印一条与版心等宽（156 156毫米毫米 ）的红色线。）的红色线。二、主体二、主体 l主体包括标题、主

11、送机关名称、正文、附件、主体包括标题、主送机关名称、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。成文日期、公文生效标识、附注等。（一）标题（一）标题 (二）主送机关名称二）主送机关名称 （三）正（三）正文文 （四）附件说明（四）附件说明 （五）成文日期（五）成文日期 （六）公文生效标识（六）公文生效标识 （七）附注（七）附注 l（一）标题（一）标题 l公文标题公文标题“应当准确简要地概括公文的主要内容，应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文文种，一般应当标明发文机关并标明公文文种，一般应当标明发文机关”。也。也就是说，完全的公文标题由发文机关、主要内容就是说，完全的公文标题由发文机关、主

12、要内容概括（也叫概括（也叫“事由事由”）、文种三个要素组成。主）、文种三个要素组成。主要内容概括通常用介宾短语要内容概括通常用介宾短语“关于关于的的”组成。组成。它是公文主旨的集中体现，要求高度概括和明了它是公文主旨的集中体现，要求高度概括和明了公文主要内容。公文主要内容。l公文标题根据实际情况有时可省略发文机关，有公文标题根据实际情况有时可省略发文机关，有时可省略主要内容概括，但在任何情况下均不能时可省略主要内容概括，但在任何情况下均不能省略文种。在两种情况下可省发文机关：一是用省略文种。在两种情况下可省发文机关：一是用红头文件发出；二是正文后落了款。省略主要内红头文件发出；二是正文后落了款

13、。省略主要内容概括的，一般是事项简单、正文简短，在媒体容概括的，一般是事项简单、正文简短，在媒体播载或公众场所张贴的知照、公布性公文。应当播载或公众场所张贴的知照、公布性公文。应当注意的是：文种不能省略。注意的是：文种不能省略。（二）主送机关名称（二）主送机关名称 主送机关即公文的主要行文对象，是发文机主送机关即公文的主要行文对象，是发文机关要求对公文予以执行、办理或答复的受文机关。关要求对公文予以执行、办理或答复的受文机关。公文不能送某个领导人个人。公文不能送某个领导人个人。除直接面向社会发布的普发性公文外，如决除直接面向社会发布的普发性公文外，如决定、公告、通告、会议纪要等，公文一般都有主

14、定、公告、通告、会议纪要等，公文一般都有主送机关。主送机关的位置应在标题之下空一行，送机关。主送机关的位置应在标题之下空一行，左侧顶格写主送机关名称，回行时仍顶格，采用左侧顶格写主送机关名称，回行时仍顶格，采用3 3号仿宋字体，最后一个主送机关名称后标冒号。号仿宋字体，最后一个主送机关名称后标冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。同类型机关的统范化简称或同类型机关的统称。同类型机关的统称，如各省、自治区、直辖市人民政府。称，如各省、自治区、直辖市人民政府。l （三）正文（三）正文 正文是公文的主体，是反映公文具体内容的正文

15、是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文的标识在主送机关名称之下一行，每部分。正文的标识在主送机关名称之下一行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。行。正文的写法从内容上讲，要观点鲜明、准确正文的写法从内容上讲，要观点鲜明、准确无误地把事情交待清楚：什么事、什么问题，需无误地把事情交待清楚：什么事、什么问题，需要受文单位做什么，解决什么问题。从形式上讲，要受文单位做什么，解决什么问题。从形式上讲，要条理层次清楚，文字简练确切，标点符号准确要条理层次清楚，文字简练确切，标点符号准确无误，篇幅力求短小精悍。需要使用序数符号标无误，篇幅力求短

16、小精悍。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、一、”，第二层用，第二层用“（一）（一）”，第三层用，第三层用“1.”“1.”，第四，第四层用层用“（1 1）”。正文采用。正文采用3 3号仿宋体字。号仿宋体字。l （四）附件说明（四）附件说明 附件是指随公文转发、报送的文件或资料。附件是指随公文转发、报送的文件或资料。它是正文内容的组成部分，对正文起说明、解释、它是正文内容的组成部分，对正文起说明、解释、补充、证实的作用，与公文正文一样具有同等效补充、证实的作用，与公文正文一样具有同等效力。力。公文如有附件，应标识附件说明。即在正文公文如有附

17、件，应标识附件说明。即在正文之下空一行左空两字标识之下空一行左空两字标识“附件附件”二字，后标冒二字，后标冒号和附件标题。附件如有数份，用序号标识，序号和附件标题。附件如有数份，用序号标识，序号使用阿拉伯数字（如号使用阿拉伯数字（如“附件：附件：1.”1.”），附件名称后不加标点符号。），附件名称后不加标点符号。l （五）成文日期（五）成文日期 成文日期是公文生效的时间，是公文的一项成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。成文日期以负责人签发的日上说就是一纸空文。成文日期以负责人签发的日期为准，

18、联合行文以最后签发机关负责人的签发期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。为了增强其准确性，成文日期要用汉日期为准。为了增强其准确性，成文日期要用汉字的小写数字书写，即用字的小写数字书写，即用“、一、二、三、一、二、三 十十”这些数字书写；不能用阿拉伯数字或与汉这些数字书写；不能用阿拉伯数字或与汉字混用；尤其字混用；尤其“”不能写成不能写成“零零”，因为它与，因为它与汉字的大写数字汉字的大写数字“壹、贰、叁壹、贰、叁”等是一个数序的。等是一个数序的。成文日期一定要年、月、日齐全。成文日期一定要年、月、日齐全。成文日期一般写在正文的右下方，有附件的成文日期一般写在正文的右下方，有附件

19、的则写在附件说明的右下方。成文日期与正文之间则写在附件说明的右下方。成文日期与正文之间要留空行，以便用印章。由于印章一般要盖在成要留空行，以便用印章。由于印章一般要盖在成文日期上，所以成文日期还要依印章的位置而定。文日期上，所以成文日期还要依印章的位置而定。l （六）公文生效标识（六）公文生效标识l公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有两种情况。两种情况。l（1 1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名字，只标识成文时间。

20、成文时间右空四个关的名字，只标识成文时间。成文时间右空四个字；加盖的印章上距正文一行，端正、居中，下字；加盖的印章上距正文一行，端正、居中，下压成文时间，印章用红色。压成文时间，印章用红色。l （2 2）联合行文印章。当联合行文需要加盖两个）联合行文印章。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空七个字；印章时，应将成文时间拉开，左右各空七个字；主办机关印章在前，联合行文机关印章在后，两主办机关印章在前，联合行文机关印章在后，两个印章均压成文时间，印章间互不相交或相切，个印章均压成文时间，印章间互不相交或相切，印章用红色；当联合行文需加盖三个以上印章时，印章用红色；当联合行文需加

21、盖三个以上印章时，为防止出现有空白印章，应将各发文机关名称为防止出现有空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多三个印章，两端不得超过关印章在前，每排最多三个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；在最后一排印章布，印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空两个字标识成文时间。之下右空两个字标识成文时间。l （七）附注（七）附注l附注是指需要说明的其他事项。它是对公文的发附注是指需要说明的其他事项。它是对公文的发

22、放范围、使用时须注意的事项所作的说明，如放范围、使用时须注意的事项所作的说明，如“此件发至县团级此件发至县团级”、“此件可见报此件可见报”等，不是对等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。方式解决。l公文如有附注，居左空两字加圆括号标识在成文公文如有附注，居左空两字加圆括号标识在成文时间的下一行。时间的下一行。三、版记三、版记 l版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。日期、版记中的反线

23、等。（一）主题词（一）主题词 （二）抄送机关（二）抄送机关 （三）印发（三）印发机关和印发日期机关和印发日期 （四）版记中的反线（四）版记中的反线l（一）主题词（一）主题词 主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关制定和发布。如文制发机关的最高行政主管机关制定和发布。如国家行政机关公文的主题词是由国务院办公厅编国家行政机关公文的主题词是由国务院办公厅编制的国务院主题

24、词表规定的。制的国务院主题词表规定的。主题词居左顶格用主题词居左顶格用3 3号黑体字标识号黑体字标识“主题词主题词”三字，后标冒号；词目采用三字，后标冒号；词目采用3 3号仿宋体字，词目之号仿宋体字，词目之间不加顿号而是空一字。间不加顿号而是空一字。l（二）抄送机关（二）抄送机关 抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当写全称或规范化简公文内容的其他机关，应当写全称或规范化简称、统称。称、统称。公文如有抄送机关，在主题词下一行，左公文如有抄送机关，在主题词下一行，左空一字，用空一字，用3 3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“抄送抄送”，后标，

25、后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。后标句号。l（三）印发机关和印发日期（三）印发机关和印发日期 在抄送机关下一行，左空一字，用在抄送机关下一行，左空一字，用3 3号仿号仿宋体字标识印发机关，右空一字，用阿拉伯数宋体字标识印发机关，右空一字，用阿拉伯数字标识印发日期。印发机关是指公文的印制主字标识印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。或文秘部门，也可标识发文机关。l（四）版记中的反线（四）版记中的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开，一是版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。美观。